摘要：在大数据的时代下，企业档案信息化建设已经成为一种必然趋势。档案信息化建设不仅提升了企业的管理效率，还可以为企业的经营决策提供数据支持，而且可以无限期的保存，一举多得。因此企业在档案信息化的建设过程中应该积极的应对各种问题，采取相应的解决措施，使企业的数据信息能够充分发挥其作用，为企业的现代化建设奠定基础。本文对大数据时代的企业档案信息化建设进行了探讨。
关键词：大数据时代；企业档案；信息化建设；措施
大数据时代下，企业档案工作环境也发生了巨大的变化，传统的档案工作方式已经不适合企业发展的需要，企业档案工作的革新已成为必然。信息化建设是大数据时代企业档案管理工作提出的新要求，企业应当加大信息化建设的投入，加强档案工作人员的培训，为档案信息化建设提供支出和保障，从而不断提高档案管理水平，发挥档案在企业经营发展过程的积极作用，推动企业的更好发展。
1大数据时代企业档案信息化建设的重要性
最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡，麦肯锡称:“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。”企业在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行数字化管理和提供利用，加速实现企业档案管理现代化，为企业生产经营决策服务。
1.1大数据时代企业档案信息化建设是档案管理发展的要求。随着时代的发展，档案管理从传统的纸质档案管理延伸到电子档案管理，文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展趋势，要求档案工作紧跟社会信息化步伐，加快档案信息化建设。
传统的档案管理方式是将纸质档案经过收集、整理、归档，统一保管在档案库房中。涉及档案查询利用时，需要根据档案目录等检索工具进行查找、定位，再到库房中调档，利用效率较低。这种方式显然已不适用于高速发展的信息社会。将纸质档案转化为电子数据保存在信息化设备上，有利于高效检索所需档案信息，提高工作效率。
1.2大数据时代企业档案信息化建设是企业信息化建设的要求。随着信息技术的迅猛发展，在激烈的市场竞争中，一个企业需要存储和处理的信息越来越多，为合理配置资源，在市场竞争中获取主动权，提高企业信息化水平势在必行。
企业档案作为企业发展的重要战略资源，真实地记录和反映了企业生产经营和管理活动各方面的信息，其管理水平是衡量企业现代化的重要标志。在大数据时代背景下，加快企业档案信息化建设是企业信息化的必然要求，也是增强企业竞争力的重要手段。
2大数据时代下企业档案信息化建设的措施
2.1健全企业档案信息化的规范标准
在管理上，要明确企业档案资料的整理、转交、存储、安全保证、原始数据利用以及利用方式，规划管理流程。随着科学技术的发展，电子文件得以产生，企业档案管理也要与时俱进，实现企业档案的电子化，即电子收集和电子管理。同时，在收集和管理资料的过程中，还要加强对前端的控制，使得企业档案资料实现规范化的管理和收集，做好文件的筛选，实现企业档案资源的统一化管理。
2.2加强队伍建设推进人才工程
深入推进素质提升工程。创新人才培养模式，建立健全多层次、多类型的大数据人才培养体系，培育大数据技术和应用创新型人才。抓好干部、员工队伍建设，开展大数据知识全员普及和教育培训，提高人人认知和应用水平。加强沟通交流工作。企业内部档案管理部门要与各部门进行多沟通交流，在源头上开展好档案前期工作，多跑腿、多张嘴，多沟通合作。对外，要向同行学习、向先进学习、向专家学习，建立一套适应本企业的科学的档案管理模式。
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2.3科学建设档案信息管理系统
在企业信息化建设的过程中，企业首先应尽快将纸质档案进行数字化处理，并按照分类原则进行分类存储；其次企业应该开发适合本企业发展的信息化档案管理系统，通过先进的技术处理手段，使档案信息管理系统能融入企业各项业务系统中，对档案的收集进行有效的前端管控，确保档案数据收集的完整性和及时性，并通过云计算技术，实现对档案数据的分析与处理；最后企业应合理利用动态的管理方法，将档案数据按照时间的先后顺序进行纵向比对，同时也要同行业内的其他企业的部门进行比对，并及时整理相关信息，提高数据信息的真实性与准确性，为企业的发展提供数据支持。
2.4提高企业档案信息化安全性
首先。企业要确保硬件设施的安全，对硬件设备进行定期检查，确保硬件设备的安全运行，及时更换老化的硬件设备和对硬件设备进行更新。其次，要确保网络安全。黑客、木马和病毒等一直以来都危害这网络安全，企业要运用先进的技术和手段，做好网络安全工作。最后，企业还要保障应用系统安全。通过建立用户访问权限平台、建立日志文档中心，不断更新系统和完善产品，确保应用系统的安全。
2.5深度开发、充分利用
之所以要利用大数据技术进行档案的信息化管理，就是要提高档案的利用效率，发挥档案资源的作用，因此必须充分认识并大力提高信息化档案的利用率。档案信息化建设主要包括以下几个部分：信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在统计学有关原理的指导下开展工作，在信息收集和统计的过程中应按照档案性质进行分类，便于在后期进行数据比对，加强数据的分析，为单位决策提供依据。
2.6提高大数据时代企业档案管理人员的专业水平和综合素质
①不断加强人力资源管理。一个企业，不仅要发展，更重要的是要能够长期稳健地发展。在各个企业内部，其管理模式对于企业的发展方向有着重要的意义，尤其是人力资源部的管理者，他们决定了企业未来会招聘什么样的员工，因此，人力资源部的管理者要具备识别人才以及充分调动人力资源的能力，把提高员工的综合素质作为工作的首要任务，不断强化管理观念，争取最大限度地发挥员工的潜在能力。因此，不断加强人力资源管理至关重要。②完善企业员工培训体制。在招聘员工后，各个企业要对其定期地进行统一的培训，但是，就当前调查报告显示，许多企业由于资金的短缺以及没有完善的培训体制制度等各种原因，导致他们没能提供给员工有价值的培训。所以，在企业的内部，存在着诸多综合素质低下的工作人员。因为员工没能接受到相关培训，所以在工作过程中，总会出现这样那样的问题，久而久之，就造成了大数据时代企业档案信息化建设管理体系落后的结果。因此，完善企业员工职业培训体制迫在眉睫。
2.7加强对企业档案信息化建设工作的时刻监督
所谓的对企业档案信息化建设工作的监督，即定期检查企业运行过程中各项相关信息是否符合国家有关条例的规定。实行该种监督制度，能帮助各个企业及时发现档案信息风险，并运用适宜的手段将其短时间内控制好、解决掉。由此可知，这有益于企业对非法信息风险的有效防范。与此同时，加强对企业信息化建设工作的时刻监督也有益于优化企业内部控制工作的体系，从而能有效地促进企业档案信息化建设管理方面的战略实施，从而提高整个企业的工作效率，最终达到促进企业良好发展的目的。
结束语
综上所述，对于大数据时代企业档案信息化建设，只有不断完善档案管理的信息化服务平台，拓宽服务渠道和内容，提高服务理念和质量，实现客户多样化的需求，才能让信息化档案更好的促进企业的发展，才能加快档案的管理进程。
参考文献
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[4]毕宏彦.企业档案信息化建设存在的问题与对策研究[J].办公室业务.2018(12)
论文作者:郑晓洁
论文发表刊物:《防护工程》2018年第29期
论文发表时间:2018/12/20
标签：档案论文; 企业论文; 信息化建设论文; 数据论文; 时代论文; 档案管理论文; 工作论文; 《防护工程》2018年第29期论文;