摘要：精简、节约以及实效是会务接待工作的首要原则，由会前沟通以及筹备工作开始，至后续各项会议要求的具体落实，都需要极大的细心和耐心作为基础支撑。无论是接待还是后续的会议和餐饮服务，都需要工作人员具有非常强的责任心，进而确保会议接待工作的质量和效率，提升主办部门的整体形象。在会务接待工作中引进精益管理的知识体系、服务理念以及方法论等内容，可以进一步深化并完善服务制度，进而再次提升会务接待工作的效率和质量。
关键词：精益管理理念；企业会务接待；应用策略
一、企业会务接待工作概述
会务接待工作属于企业生产经营业务中的一部分，该工作表面看似非常简单，对于企业的生产经营以及发展毫无用处，但是其实会务接待是一项十分复杂且关乎企业发展的工作，其涵盖业务洽谈、外事往来、会议出席、调查研究、请示汇报、学习交流等各类公务活动中的接待安排、协调以及服务等众多内容，关乎企业的整体发展，必须提高重视。
二、精益管理理念在企业会务接待工作中的具体应用
1、会议筹备精细化
会务接待是企业经营过程中的一项非常重要且细致的公关工作。会议筹备组要增强对接待过程的管控力度，全面思考并认真梳理筹备工作中的各项细节和重点，通过具体研究后将其进行落实。此外，还需增强接待日程管理和会议现场检查工作。积极应用信息技术，提升企业内部会议室预定的便捷性，进而使公司会议室的利用效率得到切实提升；采取实施入席指引和扫码签到措施，进而使管理人员会议召集、材料共享以及座位编排等工作的简便性得以提升，与会者的参会体验也得以提高；结合会议全程的管理工作内容构建一套移动应用体系，进而将共享会议组织、召集、签到、座位安排、会议材料等内容的目的进行实现。会务人员应提升与主办部门合作的密切度，结合会务接待的实际需求对接待方案进行拟定，其中包含来访人员的名单、接待人员名单、访问目的、具体日程安排以及天气状况等众多内容。工作人员需要将相关规定和制度作为根本标准，严禁各种超标准或者超规格的接待情况发生，杜绝将接待范围扩大、接待项目增加的情况发生，严禁组织各类营业性娱乐或者是健身场所活动，不得对各种专场文艺演出活动进行安排。将接待部门的统筹作用进行充分发挥，对用车、餐饮、住宿、日程安排等相关部门的配合能力进行保证。会议通知必须将召集人的姓名或者组织、单位名称、会议时间、会议地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带材料和具体联系方式等进行注明。要将回执附在通知的后面，进而对受邀人员是否参加会议的情况进行明确，还需将会议地点和住宿宾馆的路线附在其中，提升参会者的参会体验。
2、服务水准精细化
会议服务方面要将公司的会议资源进行充分且合理的利用，将办会开支最大限度节省。专属会议室可将实际情况作为依据对其进行灵活调剂，进而使得会议室使用效率得以提升。周密组织各项会议活动，将各细节问题进行落实。会务服务人员需要整齐着装，将服务标志佩戴好；不得浓妆艳抹和佩戴跨装首饰；不穿拖鞋、长发不得遮住眼睛；站姿和坐姿要大方端庄；语言要温和语气要亲切，保证语量的适中及普通话的规范，多使用礼貌用语；自觉维护及爱护会议室和接待室的各类设施，定期巡检接待室与会议室家具和各类物品的摆放和卫生等；会议开展过程中要及时添加茶水并将杂物取走。服务团队的相关人员需要接受专业化培训活动，用心学习其它单位或者酒店等会议接待的优秀经验，进而将会务接待水平进行提升，维护主办单位的整体形象。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆注重服务的个性化、程序化以及规范化；要将具体责任进行明确并将首问责任制、限时办结制以及责任追究制进行严格执行，评估验收各阶段任务，一旦发现问题即刻进行整改。此外，需要全面深入的查找整个过程中各项环节的浪费行为，进而降低会务接待成本。
3、工作分工精细化
上述讲到精简、实事求是以及高效是企业会务接待工作的基本原则，所以必须要确保企业内各部门之间的协同和配合。业务接待工作的归口管理部门是办公室，负责并指导公司系统各个部门的业务接待工作，并最后将业务接待标准和具体业务流程进行确定，将各类接待物品以及接待资源进行统筹，组织各部门对具体的接待方案进行制定，其中包含具体日常、就餐、车辆、接送、接待活动、住宿等内容。在会务接待推进的过程中如有临时变化发生，牵头部门需要负责机动处理，如问题比较严重要向相关领导进行报告和请示，并将变更的信息向相关部门进行及时通知。在接待工作完成之后，接待部门需要对接待清单进行如实填写，将接待对象的姓名、单位、职务、消费项目、地点、时间以及费用等进行明确。需要严格执行接待清单内的各项审批程序，从而严格管控各类费用报销。接待工作结束后还需评价和总结本次接待的质量，并提出针对性的改进和完善策略。
4、提升会务接待水平
务实节俭和对口接待是业务接待的原则，需要做到各项工作的厉行节约和规范统一。当前阶段信息网络高速发展，信息化管理的应用已经是当前阶段展会现场管理的必然发展趋势。当前已经有绝大部分专业展会实现了观众登记及入场环节的无纸化，借助会展信息系统规范整合参会人员的信息，并将其永久性存档，进而在会务接待的整个过程中将信息管理进行延伸。接待住宿在协议酒店或者系统内部的场所进行安排，接待部门对接待住房进行安排时不能发生超标的情况，并且不得在住房内添置各类豪华设施及放置贵重物品。接待用餐应优先在单位内部场所进行安排，如确实需要外出就餐，原则上要选择公司签约的餐厅，不得去私人会所以及高消费餐饮场所，严禁组织参会人员去营业性娱乐或者健身场所活动，不得安排各类专场性质的文艺演出。接待迎送时不张贴或者悬挂标语及横幅、不设置欢迎屏、不铺设迎宾地毯、不献鲜花、不安排接待人员在高速路口、车站、机场等位置接送，如确实有需要进行接送的由其他工作人员进行。业务接待应严格遵守保密原则，保密来宾人员的个人信息以及日程安排等；对关乎国家或者公司密级内容的信息需要将公司保密工作的具体制度执行。此外，应对业务接待经费的预算管理工作进行强化，年度预算应对上个年度的预算编制和执行状况进行综合考虑，并和本单位本年生产经营实际需求进行匹配，在预算审批程序履行之后具体执行。
结束语
综合上述所言，会务接待是一项十分复杂的工作，需要工作人员耐心细致的对待，每一次会务接待工作的顺利完成都需要整个会务接待组和主办部门的共同协作，将维护公司的公共关系作为核心推进会务接待工作的精益化管理理念。
参考文献
[1]孙亚男,李冬梅,刘超.科研院所会务管理系统设计[J].中国科技信息,2018(15):46-47+13.
[2]王征美.会议可视化管理应用的设计与实现[J].电子世界,2017(22):104.
[3]王琨.大型政务会议的会务管理平台应用浅析[J].智能建筑与城市信息,2011(12):88-89.
[4]蔡坚宏.智能会务管理服务系统[J].智能建筑与城市信息,2011(08):12-14.
论文作者:曹勇
论文发表刊物:《电力设备》2018年第24期
论文发表时间:2019/1/8
标签：会务论文; 会议论文; 接待工作论文; 人员论文; 部门论文; 会议室论文; 工作论文; 《电力设备》2018年第24期论文;