自然资源部数字档案室建设的问题与对策
徐保才
( 吉林省安图县自然资源局，吉林 安图 133600)
[摘要] 近年来，为适应我国社会的快速发展，自然资源的管理方式也在不断地升级换代。自然资源管理部门引入的自然资源数字档案室建设为其提供了更为便利的资源档案方法。关于数字档案室的建设问题受到了自然资源管理部门的高度关注，也改变了管理人员的工作理念与工作方式，在资源管理中充分发挥了科学技术的作用。通过在自然资源管理中引入数字档案室建设，能够更好地提高管理部门的工作效率。
[关键词] 自然资源管理；数字档案室；档案室建设
数字档案室建设即是利用数字化将档案室建设得更加规范与科学，同时增设档案室内的自然资源数据，将复杂事物简单化，为工作人员管理档案提供更加便利的审核方式。不过，自然资源数字档案室的建设仍然存在部分问题，在实际应用中会妨碍工作人员的工作效率。本文通过分析自然资源数字档案室建设存在的问题，进一步提出与之相对应的解决措施。
1 自然资源数字档案室建设中存在的问题
1.1 文件的整理方法有问题
传统的文件整理归档方式与现代化数字档案室的建设之间呈现冲突关系。自然资源管理部门纸质材料的归档方式是采用同一事因为一卷的方法进行，但在15 年国家规定每一份纸质文件均需要独立成件。由此，自然资源管理部门若仍要以传统方式进行管理，则需要对电子政务系统进行改进并增设立卷人档案组卷环节；如若依照独立成件的方法进行归档整理，则电子系统可实现完全自动化，且无需立卷人进行过多的操作，不过要求对现存的馆藏进行整理来适应现代化数字档案室管理系统。
1.2 电子文件的归档存在问题
自然资源管理部门的电子政务与档案管理分属于两套互相独立的系统，为了做到在线对电子文档进行归档，资源部实行了促进文体一体化的相关建设，借由对归档的模板进行编制、开发各个系统之间的归档接口，成功在系统内部建设完成了对文件进行在线归档管理，但因为各机关的政务系统的使用并不全面，导致现在仍然有大部分的业务不能在政务系统上顺利开展，尤其是部门内部有关于开发运行的业务体系，从而造成电子文档的在线归档并不完整。此外，部分机关的政务系统尚未达成电子签章的认证工作，关于电子文档在线管理的法律效力是否有效的问题仍待解决。
1.3 数字档案室的系统不可行
自然资源部门的数字档案室建设使用了云端体系，在技术层面来讲，各个进入自然资源管理部门数字档案室的人均可使用该系统内部有关本单位的文档，且不需要进行重复建设。但现实中由于内网终端的数量控制等原因导致不能在自然资源管理部门的督查局及其下属机构增设终端，从而造成部分隶属单位的档案数据不能与自然资源部门的档案数据相统一。
2 完善数字档案室建设的具体措施
2.1 统一归档整理方法
改变文档的归类整理方式是完善数字档案室建设的重要手段。可以让工作人员在使用过程中与之前的文件整理方式做出对比，增强档案室建设的高效性，从而使文件的整理方式更贴合实际应用。利用数字档案室来辅助文档整理需要将其所需的各项内容完全展现出来，例如: 收集、保存、应用、管理等，且设置好每一部分的权限，从而让职工在申请调阅之后可以直接跳转到下一位审阅人处，同时可以有效减少纸质材料的使用。
(2) 运行人员预先将“ #台锅炉RB联动 #台汽机快减”投切开关和“ #台汽机遮断联动 #台锅炉RB”投切开关按照要求投入。
提高数字档案室的建设比例可以从技术力量的支持、资金的配备以及档案室的内容等方面入手，让数字档案室的建设与实际工作之间形成紧密联系，增强效能，为工作人员提供更多便利。在提高数字档案室比例的同时也要分配好每一环节的负责人，保证每一项支出均有出处，且能够保证自然资源管理部门各分部的正常工作及运转，从而提高自然资源部门的数字档案室效能。在提高档案室比例的同时还需要格外注意人员调配的方式，不能够影响到原有工作的正常进行，可以从其他科室抽调出一定数量的职工与进行档案室建设的人员相互配合，将各科室的资料与档案室的资料充分对调，保证自然资源部门资料的全面性。
2.2 提高数字档案室的建设比例
环保已成为常态，环保督查回头看、2+26城错峰生产令对厂家的影响着实不小。部分落后装置退出市场，当前整个行业检修比较频繁，开工率较低。近期，中央环保督察组要再次进驻湖北、河南等地，受环保压力影响，河南部分企业前期已停产、限产两个月左右，湖北部分小厂也长期处于停产状态。近期湖北等地一铵的开工率暂未受到环保检查较大影响，但后期仍有较大的不确定性，厂家时刻保持警惕。以2018年6月为例，磷酸一铵、二铵的开工率仅为57%和62%，后期磷肥的开工率情况仍要重点关注环保检查力度。
2.3 利用新技术，打造档案云
自然资源部门在进行数字档案室建设的同时可以重点加强档案云的建设，进一步扩大其使用范围，为更多单位的系统提供档案云服务，可以参考自然资源部门信息管理中心的模式，在有能力的机构增设内网终端，连接进入数字档案室系统。利用云服务可以切实实现数字档案管理的规范化，提高资料的应用效率，且能够有效降低系统的开发成本。
3 结语
自然资源部门引入数字档案室管理模式为其档案管理和调阅工作提供了更多便利，也让档案的管理充分体现了科技化与现代化，与传统的档案管理模式形成鲜明对比。档案内容也更加规范、档案类别更加清晰，且各科室资料的存放也更加安全、便捷。
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[中图分类号] G27
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)32-0229-01
作者简介： 徐保才（1976-），男，本科，小教一级，研究方向：档案。
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