图书馆自动化系统的选择，本文主要内容关键词为：自动化系统论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
编者按：随着我国计算机通信网的发展和“211工程”的实施，高校图书馆引发了一场新的“自动化热”，据了解许多图书馆正在购买或将要购买自动化系统。为给大家提供一个参考，本期刊发乐桃文先生《图书馆自动化系统选择》一文。乐先生1983年毕业于武汉大学科技情报专业，1991年获美国扬伯翰大学商学院信息管理博士学位，在美国Dynix公司主持过图书馆自动化系统的开发，1995年到南犹他大学企业管理系信息系统专业任教。本文的内容于今年6月分别在杭州、上海、北京的讲习班作了介绍，受到听众的欢迎，本刊特请乐先生整理成文，以便更多人“共享”。
自动化系统在中国图书情报界并不是一个陌生的话题。尤其令人欣慰的是，尽管今天的国际图书馆自动化市场仍然被西方各大公司所垄断，然而在中国已经有了自己的图书馆自动化公司。随着社会各界对信息资源的需求不断增加，以及人们对改进信息提供方式及方法之期望和要求的不断增高，图书馆自动化必定会在中国广泛实现。
1 实现图书馆自动化的三条基本途径
实现图书馆自动化的具体方式可能因馆而异，然而，归纳起来不外乎三种途径。
1.1 自己进行系统开发这条途径的最大好处就是自己能够完全按照自身的需求来设计系统；此外，稍作修改，系统还可以为其他馆所用，可谓一举多得。然而，这条途径对于启动资金、技术力量、以及市场开发的要求都很高，靠一家图书馆单枪匹马去实现，可能有一定难度。
1.2 完全依赖系统提供商，即购买系统这条途径相对来说比较省时省事，不过，由于所买的系统往往并不是根据本馆实际需要而设计的，因此会遇到一些供需不符的问题。此外，一旦系统提供商生产了更先进的系统，用户馆还得决定是否立即跟进。跟进，又要花钱；不跟进，有些系统提供商在一定时候会决定不对老系统进行用户支持。再者，一旦系统提供商由于各种原因不得不退出市场，用户馆更是孤立无援。倘若那时系统出了问题，找个问话的人都找不着，最终还得去掏钱买其它系统。
1.3 购买某系统提供商的源码，自己再在其基础上开发符合自己需求的系统这条途径的优缺点介乎前两条途径之间。显然，要买人家的源程序，价格不会太低廉，但既能节省时间、人力，又能使系统最终符合自己的实际需要，而且之后又不必受系统提供商更新系统或退出市场的牵累。当然，愿意出卖自己源码的系统提供商极少，尤其是那些拥有较好性能系统的商家。
尽管有多种途径，但是对于绝大多数图书馆而言，要实现自动化，最终都得通过选购市场上某系统提供商的自动化系统。然而，由于自动化系统所涉及的各类资源，尤其是财力资源，对于普通图书馆来说往往十分巨大，我们不能光靠感觉来选择系统，而必须遵循一定的原则和方法，以免作出盲目的决定，浪费宝贵的资源，造成“吃不了，兜着走”的难堪局面。
2 图书馆自动化系统选择的基本原则和方法
2.1 成立系统选择小组，由专人负责作为图书馆的最高决策人员，图书馆馆长们不可避免地会参与自动化系统的最终拍板。然而，馆长们责任众多，工作繁忙，不可能忽略其他方面的责任而全力投入系统的选择工作。因此，必须有专门的人员负责系统选择的各项具体工作，为决策者们提供准确、可靠的决策依据。
2.1.1 系统选择小组的人员构成由于所买的系统往往会影响多部门，系统选择小组成员最好是由每个大部门各派一员骨干组成，而这些骨干必须精通本部门的业务。如果馆内部门过多，为了保证小组的工作效率，可从每两个或多个相关部门内选出一位骨干代表，进入小组，而这些骨干代表必须精通（至少熟悉）所代表的各部门的业务。
有时几家图书馆可能有意联手选择同一套系统。在这种情况下，选择小组须有各图书馆的骨干代表参加，而这些代表们必须熟悉本馆的业务和需求。如果参加联选的图书馆很多，则可视具体情况由每两馆或三馆派一位代表参加，当然，这些代表们必须能真正地代表有关馆的需求和意愿。
一般来说，这个选择小组不宜过大。为了保证工作效率，成员人数最好不超过5—6人。
2.1.2 系统选择小组的职责由于小组成员们平时也有各自的职责，其领导们应该妥善作出暂时的工作安排，使这些人员能在短期内相对集中精力，作好系统选择的工作。
选择小组的成员们代表着一个或多个部门、一馆或多馆的需求、愿望和利益，他们是各自所代表的单位的发言人，因此，他们的一项主要任务是与未来的系统使用者们保持密切的联系，及时将有关信息在决策者们、选择小组其他成员们和广大系统使用者之间作多向反馈。一方面，使用系统的最终是广大馆员们，因此，他们有权对新系统发表看法，他们的意见必须考虑，他们的理解与支持应该是选择小组成员们以及决策者们努力达到的目标。另一方面，及时而有效的信息反馈也能能使决策者们耳聪目明，作出最明智的决定，不仅于图书馆有利，对于决策者个人来说，也不会因为决定的不妥当而遭到大家的私下非议。
当然，除了纽带和桥梁作用外，小组成员们还有许多具体的技术工作要做，包括进行系统可行性研究。
2.1.3 系统的可行性研究进行系统的可行性研究，可以从下述5个方面着手：(1)法理性方面的可行性研究。那就是，新系统不论从硬件、软件、性能、技术、内容、外观，还是从其他任何一个角度来看，是否都符合国家的有关政策、法规？有人可能会问，还有不合法的自动化系统吗？答案是肯定的。如果系统所使用的技术涉及侵权问题，或者系统在文字上有煽动种族歧视、鼓吹民族分裂、或宣扬军国主义的倾向，那么这套系统就算技术性能再好，也不应该买。否则，花高价买来的系统不能用，岂不是哑巴吃黄连，有苦说不出吗？(2)运行方面的可行性研究。新系统究竟能不能解决我们所面临的问题？新系统是否解决了一个老问题却又引出了两个新问题呢？我们的馆员们是否接受这个系统？新系统能大大提高工作效率，但新系统的引进是否意味着一半工作人员要下岗呢？这些下岗人员的出路问题如何解决呢？省出来的人力可否用于新型图书馆业务的开发与开展呢？这些问题，选择小组成员们都必须探讨。(3)技术方面的可行性研究。新系统所使用的技术是仍处于试验阶段的技术还是已相当稳定可靠的技术呢？所用技术是否能代表技术的最新潮流？我们馆有没有支持这些技术的人员呢？新系统是否意味着70%的馆员们都必须接受再培训呢？这些问题也不能不考虑。(4)时间方面的可行性研究。新系统最快什么时候能启动？我们馆最迟什么时候必须实现自动化？是否必须在校庆大典之前？如果推迟半年或一年结果又如何呢？这些问题也必须加以考虑。(5)经济方面的可行性研究。那就是，新系统所产生的效益是否大于我们的投入？要多少年才能实现成本回收？纯效益有多大？
进行经济可行性研究时，一定要注意有些“效益”是较难数字化的。然而，正如维屯杰弗里和本特罗尼指出的那样，“有些分析家不认为存在有不可数字化的效益。他们强调所有效益都可数字化，只不过有些稍微困难些而已”[1]。例如，如果图书馆决策者们指望新系统能使馆员们在本馆工作的满意程度大大提高的话，而分析员通过用户调查，相信新系统能使工作人员们的平均满意程度提高至少200%，那么分析员可以如是问决策者：“如果可能的话，您愿出资多少以使您的馆员们的满意程度提高200%？”如果决策者回答两万元，那么新系统仅在“馆员满意程度提升”这一项指标上就可能带来两万元的效益。
另外，值得注意的是，在考虑新系统的花销上，不能只考虑“买”系统这笔一次性开支，还应考虑其他各种相关开支，如系统操作员的工资和福利、打印纸、电费、相关电话费、机房使用费、用户培训费、用户支持月费，等等。
尤其应牢记的是，时间是有价值的。系统明天所回报的一万元很可能不值今天我们买系统所花的一万元。这些因素，在经济可行性研究中都必须考虑到，以便所得的结论尽可能客观、准确。
关于经济可行性的具体计算方法可以用下面一个简单化了的例子说明：假如某某图书馆计划买某某公司的一套系统。该系统除了售价￥95,000外，每年还得花￥10,000去操作和维修。不过，使用该系统，每年可望获各种效益￥40,000。该系统的寿命计划为5年；5年后，该系统将被彻底淘汰。另外，预测今后的5年里，年通贷膨胀率为12%，换言之，一年以后的一元只值今天的0.893元，两年之后的一元只值今天的0.797元，以此类推。计算如表1所示。
表1 经济可行性数据
由表中数据可见，如果购买该系统，要到第五年才能收回成本。而且，所能实现的纯效益只有￥13,150(￥144,200—￥131,050)。五年之内的总利率也只有10%（纯效益／总投入＝￥13,150/￥131,050）。因此，这笔投资的回收率似乎不太高。
2.2. 深入了解本馆现有系统的功能及运行状况
系统选择人员必须对本馆现有系统有一个全面而透彻的了解。只有深入理解了现行系统的优缺点，才能在新系统的选择上有的放矢，使所选的新系统既能保持和发挥现有的长处，又能彻底克服现有的弱点，否则，尽管克服了现有弱点，却也失去了现有的优点，岂不令人顿足？这也是为什么进入选择小组的成员们必须是各单位的业务骨干，因为他们往往最了解现状。
有人可能问，我们的图书馆目前并没有使用自动化系统，怎么办呢？答案很简单，即使暂时没有使用自动化系统，任何一个图书馆也都有一个“现行系统”，不管这个系统是自动化的，机械化的，还是手工的。我们的目的就是要找出现行系统的优缺点，以帮助确定新系统的系统目标。
2.3 确定新系统的系统目标人们在购买物品时常犯的一个错误就是“随便看看，什么好就买什么”。结果是本欲买衬衣，却买了件夹克衫，本欲买领带，却买了根皮带。当然，也有意志比较坚定的，执意要买大衣，见某大衣式样新颖大方，很是新潮，也就不管合身不合身，买了再说，自己穿不了，可以送人。
然而，为图书馆选择自动化系统可不能这样。好不容易获得一笔资金，买错了恐怕就“时不再来”，“追悔莫及”了。
为了避免这种错误，系统选择人员务必在开始作选择之前就明确新系统所要达到的系统目标。具体目标，因馆而异，然而，概括起来可以分为以下几大类：
(1)软件功能：采购、编目、流通、期刊等等。系统的输入功能、处理速度、数据处理的精确度、输出功能、数据库功能，等等。
(2)硬件性能：机型（微型、中型、大型）、机种（IBM、DEC、苹果机等等）、内存量、可支持多少台终端，等等。
(3)网络接口：局域网、万维网、广域网、内联网等等。
(4)用户界面：文本式、图像式、视听支持，等等。
(5)其他：文字的汉化、说明书、用户手册、系统更新的频率、价格、时间表，等等。
显然，要做好这方面的工作，系统选择人员除了要熟悉、精通业务以外，还必须对计算机系统领域的新技术及新发展有比较全面的了解。
2.4 将需要及系统目标归类、评级我们的需求可能众多，我们提出的系统目标也可能五花八门。这都没有关系，关键是我们要对这些需求及系统目标有清醒的认识，因为不可能所有的需求和系统目标都同等重要。因此，我们有必要将这些众多的需求和五花八门的系统目标进行分类、评级。
第一类可称为“不可或缺”类，或“心脏类”。人没有心脏是不行的。任何一个系统提供商都必须能独立地满足这类需求，达到这类目标，否则就不是我们应该考虑的对象。
第二类可称为“相当重要”类，或“眼耳”类。眼睛、耳朵对人的正常生活十分重要，但没有心脏那么重要。如果一个系统提供商能满足所有心脏类需求，但却不能满足全部眼耳类需求，我们不应该立即将其否决，关键是看有没有办法（如从别处购买或自己提供）最终能满足这些眼耳类需求。
第三类可称为“可有可无”类，或“须眉”类。胡须、眉毛对人体来说并不那么重要。然而，一些系统提供商就是用这些须眉类的功能和性能迷惑了许多购买者，导致买方的许多冤枉开支。
一旦将需求和系统目标理性地归类分级，我们便能在系统选择及谈判中立于不“亏”之地。
2.5 确定系统的配套计划一套完整的自动化系统远远不只是计算机软件或硬件，系统选择及决策的有关人员必须确定系统的有关配套计划。
我们是既买软件、又买硬件，还是只买软件，自备硬件呢？两者各有利弊。由于图书馆自动化系统提供商们本身并不生产硬件，因此倘若从他们那里间接购买硬件的话，免不了要遭“雁过拔毛”之苦，多花不少钱财。然而，他们所卖硬件往往是肯定是他们所卖软件支持的，而且一旦出了问题，不管是硬件还是软件，都可以去找他们。倘若自筹硬件的话，或许在价格方面会得些便宜，然而又难保自备的硬件是否完全与所买的软件兼容，再者，一旦出了问题（如硬盘的爆死），不仅得找硬件提供商，还免不了要向软件提供商求救。有时，系统还可能出些莫名其妙的问题，硬件商和软件商都没有现成的答案，少不了还要彼此“踢踢皮球”，令人无可奈何。
此外，有关人员还必须明确系统安装、用户培训是否也配套购进。如果指望自己“无师自通”的话，是会冒些风险的，因为，临时请求卖方提供系统安装、用户培训服务的话，价格往往令人咋舌。尤其值得注意的是用户支持问题。用过自动化系统的人都知道，有时用户支持比系统的性能和价格都要重要。在这方面，并不是所有的系统提供商都有好名声。我们必须明确我们所需用户支持的程度。
2.6 初步了解市场现有系统提供商及其产品 俗话说，“山外有山，天外有天”。我们只有对市场有了一定的认识之后，才能够做到“知已知彼，百战不殆”。了解市场的办法有很多，包括参加各种展览会和展销会，阅读中外有关期刊和杂志，等等。还有一个好办法就是邀请有关商家前来作产品演示。商家为了扩展市场，一般都设有专项奖金，供直推销员们作产品推销旅行之用。
观看推销演示如同观看魔术、杂技，“外行看热闹，内行看门道”。系统选择人员可以既看热闹，又观门道。应该询问那些没有被演示的功能、性能。许多推销人员往往以这样或那样的借口来掩饰自家产品的弱点和不足。这从一个侧面可以为我们提供一些十分重要的信息。也有一些推销人员会主动述说其他商家产品的不足，这也从一个角度告诉我们，这些商家可能正是这些推销员所代表的商家的主要竞争对手，也许这些竞争对手的产品和服务具有一些他们自己所缺乏的优势和长处，而我们就应该设法去了解这些竞争对手的产品和服务。
对于系统选择人员来讲，此时最忌讳的是“一见钟情”，不能人家怎么说，我们就怎么信。我们必须切记此时的任务是要获得对市场尽可能全面的了解，以便我们确定向哪些商家发出投标的邀请。
一个行之有效的方法是为每一商家建立一个小档案，将各小组成员所获得的有关该商家的资料和信息都存入该商家的档案之中，这样大家对于各商家的认识和了解就会很快系统起来、全面起来。
2.7 邀请商家投标或递交提案当我们对市场有了比较充分的了解之后，我们就可以向各商家发出邀请信，告诉他们我们有兴趣购买一套自动化系统，如果他们有意竞标的话，请于某年某月某日之前，寄来提案。
当然，我们必须在信中明确陈述我们的“不可或缺”类和“非常重要”类需求及系统目标。这样，如果商家不能满足“不可或缺”类需求而又有自知之明的话，便不会参与竞标，一方面节省他们自己的人力、财力，一方面也节省我们的时间和精力。
2.8 证实各提案中的信息俗话说，“王婆卖瓜，自卖自夸”，“卖瓜的说瓜甜，卖花的说花鲜”。系统提供商要推销自己的系统，自然会“想方设法”达标，而系统选择人员们必须保持清醒的头脑，给各份提案“去水”。
去水的方法有很多，包括请投标者填写调查表，研究商家的现有用户手册、参观并尝试商家现有用户的系统、温习为各家所建立的档案信息，等等。
调查表可以与邀请信一起寄给各商家，请他们同提案一起寄回来。调查表的内容可以按照我们的需求设计。例如，如果我们很想了解商家用户支持的程度和质量的话，我们可以问这些问题：你们是否提供免费咨询电话？如果是，共有多少免费电话号码？你们是否提供免费在线支持？必要时，你们是否自费提供现场支持？你们的公司成立于哪一年？现有多少用户？现有多少全日制工作人员？包括多少专门从事用户支持的人员？用户支持人员在贵公司的平均工作年限大概有多长？等等。有些公司人员不多，作用户支持工作的人员更少，却声称有多少多少用户。内行人一听就知道他们的支持人员／用户的比率很低，因此不可能提供高程度和高质量的用户支持服务。
还有一个可行的去水方法，那就是向商家索要他们全部用户的单位名称、联系人姓名，以及联系人地址。如果商家声称有好几百乃至上千用户，却只给我们几十家甚或几家用户的联系信息，我们就要警惕这些可能是经过“特殊处理”的样板用户，说明该商家实力不够雄厚，可能有这样或那样的问题。有些公司则敢将他们所有用户的联系信息给人，说明其实力不弱，不怕别人挖墙脚。然而，即使在这种情形下，我们也应该对这些联系人进行随机抽样调查，征询他们的看法。用户如果自己吃过亏，一般是不希望别人也去吃同样亏的，所以，从这个渠道往往能获得许多极有价值的信息。即使从那些经过“特殊处理”的用户那里，有时也能获得意外的内幕信息。
2.9 将各提案打分、排名许多人会犯这样的错误，那就是盲目地将不同产家的系统互相比较，结果越比较，越糊涂。还有一个常犯的错误，就是既然这套系统被某某图书馆采用，一定是套非常好的系统，因此我们也采用之。这好比一个人见别人穿着某件衣服很漂亮，于是自己也买来穿，但给人的感觉并不怎么好一样。国际上许多时装设计师就是利用人们的这种心理而发财的。
正确的比较方法是将每一家系统提供商独立地同我们所确定的需求及系统目标进行比较，看看哪一家系统最能满足我们的需求及系统目标。有人或许会问，这样比较，又如何能决出胜负呢？办法很简单。首先给我们的每一个选择参数（即每一项需求和每一个系统目标）打分，也就是根据它们对于我们的重要程度，给出一个相对分数。例如，如果系统价格极其重要，我们给20分，系统性能也极重要，我们也给20分，用户支持很重要，给18分，时间表比较重要，给14分，等等。然后，按照每一套系统对于每一个选择参数的满足程度，给每一套系统打分。最后，按照每套系统所得总分，选出优胜者。以下是一个简单的例子：
表2 系统评分
必须记住，任何不能满足“心脏”类需求的系统不应该予以考虑。这些系统不参与评分。
还有一种办法，就是将各套满足“心脏”类需求的系统在每一选择参数内进行排名，最后看谁的总名次领先，如下表所示：
表3 系统排名
不过，这种排名方法十分粗糙，因为它没有考虑各参数的相对份量，因此必须慎用这一方法。
2.10 签订合同确定了最符合我们需求的系统，有关人员的工作并未完全结束，还有合同书的审读、论定及签订。
图书馆自动化系统的购买，往往涉及大笔资金，其合同书也往往是厚厚的一叠。此时可说是最关键的时刻，因为不论日后出了什么问题，合同书往往是法律系统参阅的最重要材料之一。合同书中往往布满了蝇头小字，而这些蝇头小字里往往又是机关密布，所以，有关人员再忙也必须逐字逐句地审读合同书全文。
审读合同书时，还必须注意卖方早些时候口头上的承诺是否已全部写进合同书。如果必要的话，系统选择及决策人员应该向有关法律工作人员（如商务律师、涉外律师）请教不明白之处。此外，倘若同一合同书有多份的话，还要注意每份之间的内容及用语是否完全一致。
系统选择完毕后，系统选择人员还须完成一项任务，那就是向那些来竞标却未中标的系统商们写感谢信。他们花了不少时间和精力来响应我们的邀请，出于基本礼貌，我们应该向其表示谢意，再说，这也是应该遵循的职业惯例。
3 结论
也许上述选择原则和方法对有些人来说太繁琐，也许这样选出的系统并非市场上“最先进”的系统，然而，有一点可以肯定，那就是遵循这些原则和方法所选出的系统往往最符合我们的实际需要，所花的资金往往也花得最是地方，就好比买衣服一样，也许我们所买的并不是最华丽的衣服，然而却是最合身、最得体的。在中国图书馆界资金空前短缺的今天，我们没有任何理由去盲目地消耗宝贵的资源。
（收稿日期：1996-07-16）