摘要：随着计算机技术在各个领域的广泛应用，在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案，电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。本文简要的对电子档案管理进行了分析，以供参考。
关键词：电子档案；管理；建议
1 电子档案的优越性
1.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效
在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。
1.2 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺
传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。
1.3 微机管理更有利于文档的保密
过去查阅档案时是整卷提供利用，利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。
1.4 微机管理有利于提高档案管理工作的质量
档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。
2 电子档案的整理、开发和利用
2.1 电子档案的整理
在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架，或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份，同时对光盘进行编目、排架等。
2.2 电子档案的开发利用管理
（1）开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。
（2）硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。
（3）数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。
（4）应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。
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（5）数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。
3 提高电子档案管理的对策和建议
3.1 电子档案和纸质档案两手抓
虽然随着办公自动化系统的广泛应用，电子档案显示了巨大的优势，但在实际工作中，仍然要重视纸质档案的及时归档。不论档案载体发生什么变化，纸质文件的集中归档保存不仅需要，而且显得更加重要。在今后相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件必须同时归档，同时立卷，不能因为立卷方式的改变而使归档文件有所遗漏，要对纸质归档文件进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保存和利用。
3.2 健全电子档案的管理制度
为确保电子档案信息的安全，必须建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度，制定适用的电子档案备份方案和应急管理机制，从电子档案形成、处理、传输、收集、整理、归档，到电子档案的保管、提供利用的全过程中，每一个环节上堵塞各种安全漏洞。具体包括：制定档案网络系统和信息安全管理制度、电子档案应用系统的安全操作制度、数据备份制度、网络安全保密制度等等。
3.3 制定科学的电子档案工作标准和规范
随着电子文件的大量产生，迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式，用标准和规范确定下来， 使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范的管理。
3.4 加强电子档案的保存与维护
（1）要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。
（2）要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质载体上，所以电子档案载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等，在条件允许下，配备防磁柜等专用设施。
（3）要对电子档案定期进行有效的检测与维护。电子档案载体很容易受到保存环境的影响，因此对保存的电子信息要定期进行检测与拷贝，应每半年进行一次，并将定期检验结果填写在电子档案管理登记表中，电子档案封存载体不外借。对于电子档案的检测与维护必须严格管理，必须建立相应的维护管理日志，并做好维护记录。
3.5 加强电子档案的网络安全建设
网络系统会不断受到病毒感染，互联网上的非法访问也不计其数，所以建立安全的网络体系刻不容缓。我们可以从以下两个方面入手：（1）限制入网访问防线。可以设置防火墙和访问者身份验证两个防线。（2）控制网络权限。网络权限控制是针对网络非法操作提出的一种安全保护措施。
3.6 提高档案人员的综合能力与素质
电子档案的管理与纸质档案的管理存在着一定的区别，对档案人员的知识结构要求有很大不同，档案管理人员应具备的基本素质是档案知识素质、计算机能力素质、信息资源开发素质。电子档案的归档、立卷、整理均在计算机上操作，因此档案人员的计算机操作能力必须要加强，在实际工作中既要严谨又要细致，要善于统计，善于利用档案的有效资源，做好专题研究。这就需要档案人员能够立足岗位，不断更新已有的知识，努力提高自身素质，以适应档案工作发展的需求。
结束语：电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以解决，以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。
参考文献：
[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界，2006(15).
[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案，2008(9).
[3]赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版)，2009（12）.
论文作者:李德平
论文发表刊物:《基层建设》2017年第8期
论文发表时间:2017/7/13
标签：档案论文; 电子论文; 文件论文; 档案管理论文; 立卷论文; 工作论文; 微机论文; 《基层建设》2017年第8期论文;