李婷
（北京电力经济技术研究院 北京市 100000）
摘要：随着信息化时代的飞速发展，信息化、数字化、网络化进程不断加快，获取信息的能力将直接影响其发展及市场竞争力。设立的纸质档案室或档案馆相比，数字化档案馆将以全新的技术思路和技术手段对信息进行管理和开发服务。
关键词：档案管理；信息化；数字档案馆
档案管理工作的实际化开展，能够保障民众工作、学习，使民众得到我国社会的基本保障。但档案管理问题一直以来皆为相关行业从业人员需解决的问题之一。随着人口增多、行业分类愈发丰富，档案管理问题的严重性与紧迫性亦较为明显地体现出来。就档案管理方面而言，人口增多意味着档案数量、分类问题的不断升级，为解决此类问题，优化管理工作，现阶段应切实将档案管理工作与先进技术结合，创建新时代背景下的信息化、数字化档案管理模式。本文根据现状做出档案管理工作的信息化、数字化措施，对数字档案馆的建设展开设想。
一、数字档案馆建设的必要性
随着时代的发展和社会的进步，信息的产生越来越多，对于信息的需求越来越大，数字档案馆的建设就成为一种必然趋势。传统的档案管理主要依靠纸质、音像等记录，这样的管理模式主要是人工操作，档案的收集、整理、分类、提供利用等环节都是用人工操作来完成，档案管理的工作量大，内容繁多，效率低下。建设数字档案馆可以对相关的档案信息进行快速存储和管理，进而保障档案信息的完整性、可靠性、真实性。
1、档案信息数字化是社会利用档案信息的需要。随着时代的进步，传统的人工查阅利用档案信息方式的弊端日益突出，如远程查阅困难，查阅数据耗时费力等。应加大档案信息化工作力度，加快数字化步伐，尽快将馆藏档案资源不断地转化为数字型信息，形成网络化档案信息，主动按社会需求提供优质服务，让用户方便、快捷地找到自己需要的档案信息。
2、数字化是档案工作自身发展的需要。随着计算机技术和信息技术的发展，办公自动化水平的提高，电子文件已经成为档案的主体。没有档案数字化的档案工作必将造成电子档案管理混乱和利用效率低下，跟不上社会的发展，也势必会影响其它领域的信息化进程。因此改变档案工作的管理模式，打破传统档案馆的封闭、半封闭状态，提高档案工作数字化水平，利用档案数字化将档案工作与其他领域有机结合起来，提升档案工作管理水平，促进企业进步，使档案工作顺应社会发展，是档案工作发展的方向。
二、档案管理的信息化与数字化建设措施
1、标准规范体系的建立。数字档案馆建设中，首先要建立相应的标准和规范，对档案信息资源的存储、描述、传输、交换以及管理做出相应的规范说明，并且制定切实可行的操作过程。规范标准可以保证档案信息化的统筹发展，利用制度来规范档案管理不仅仅可以帮助建立规范的流程，也可明确各个岗位在信息化中的职责，完善工作的标准和制度，规范档案信息化的建设过程与模式。通过数字化档案馆接收，要严格坚持规范性原则，保证数字化档案的利用、传递和保管等一系列工作规范化、秩序化和标准化，避免重复建设、互不兼容。数字档案馆的建立，需要明确其过程中的有关责任制，确保有安全的互联网环境及其运行的数据，规范档案工作，形成一致性的标准。档案整理、统计、服务及不同项目技术等构成其规范，若各档案机构没有依照一致的标准规范执行，没有形成统一的体系，那么数字档案馆的信息就无法在网络上畅通无阻，也无法实现资源共享。数字化档案馆的建立需要建设顺应信息化的档案管理机制，形成完备的档案工作流程及标准。
2、提高信息化水平。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆提高档案管理方面的信息化、数字化水平为解决现状中技术手段不足问题的最佳举措。就现阶段情况展开分析，相关技术已较为成熟，适逢我国近年来大数据工程的成功开展，信息技术于原有基础上进一步得到发展，此类技术已可切实应用于档案管理工作中。就提升信息化水平这一目标展开分析，首先即为针对现阶段档案的形式展开研究。现阶段档案多以纸质形式出现，提升信息化水平即为去纸质化。所谓去纸质化，即为将各类档案信息录入计算机中，根据计算机软件形成信息化档案创建。但需要注意的是，仅实现信息化是不够的，还需基于信息化基础上，充分实现数字化，针对档案管理工作展开分析，信息化即为将档案录入相关计算机软件中，并使其符合计算机软件中的相关程序要求，切实实现查找、查看等一系列工作。此类形式中，档案可作为拍摄图片存在于计算机相关软件中，而数字化即为针对相关软件的功能实现进一步的拓展，如为档案所有者创建虚拟存储空间，通过数字表格的形式将信息录入，与由拍摄设备拍摄成的照片资料相比，此类信息化手段能够基于原有基础上实现查找、编辑、存储等一系列操作，不仅提升档案管理方面的信息化手段，亦为归档问题作出有效的解决方案。
3、优化信息采集工作。优化信息采集工作的主要实施方向在于信息的收集方面。此类信息收集过程亦可借助当前技术展开工作。如智能手机与互联网服务的普及，相关信息采集人员可于手机中建设网页、设计问卷调查、表格调查等形式，切实拓展信息获取渠道。获取相关数据后，可通过计算机处理软件对信息展开处理，实现无用信息的筛选与鉴别。此类手段可保障信息缺失情况得到有效解决，与此同时实现档案完整、准确，为档案管理系统化做好准备。
4、实现大数据管理平台的开发。现阶段大数据技术的发展与成熟使各行业具备较为实际的发展，尤其为涉及数据较多、相关分类划分较为复杂的行业。档案管理工作中亦应借助此类数据处理技术展开工作，如借助大数据技术切实开展信息化管理平台的建设。此类建设过程中应切实注意相关平台的稳定性，同时将其与数据库相连接，使其具有丰富的数据基础支持。另外，大数据技术所代表的互联网数据管理方式能够切实对档案中所存在的信息展开采集、整理、检索、编排，使档案管理工作不仅具备线下条件，使用者亦可通过网络展开数据相关的各项工作，实现较为明确的管理工作，为档案管理工作的深度开发利用提供必要帮助。
三、数字档案馆设想
数字档案馆为基于现阶段技术条件所衍生的，较为高级的技术手段。此类技术手段主要以现阶段技术与实际条件为基础，结合云技术、大数据技术所展开的新型尝试。现阶段随技术发展，数字档案馆的设想已能够通过部分技术实现。此类技术中较为主要的技术即为Hadoop 系统技术。其应用方向主要分为HDFS 数据存储技术与Map Reduce 数据处理技术，两类技术作为分支系统存在于Hadoop 系统中，分别实现存储与处理功能。其主要优势在于数据处理高效性、数据存储容量大。除此以外，数字档案馆的系统建设中亦存在Hbase、Hive、ZooKper 等系统，此类系统共同构建数据管理系统。就现阶段情况展开分析，数字档案馆已脱离设想阶段，正处于不断尝试与磨合期中，相信未来此类技术能够更好地对数据管理技术做出贡献，实现技术方面的更大突破。
通过对数据管理工作展开分析，以推进相关工作的数字化与信息化作为实际角度展开分析与研究，主要描述的改善措施为现阶段可实现且实用性较高、适用性较广的相关措施，就实际而言，此类问题存在多种解决方式，具体应据实际情况与相关单位条件展开分析，若能对相关单位起到帮助便可起到实际作用，为管理方面的发展做出贡献。
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论文作者:李婷
论文发表刊物:《河南电力》2018年15期
论文发表时间:2019/1/22
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