浅谈新形势下的企业档案工作，本文主要内容关键词为：浅谈论文,新形势下论文,档案论文,工作论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
处于改革开放新形势下的企业档案工作，如何适应当前企业深化改革的需要，有效地服务于走向市场的企业生产经营活动，从而进一步推动自身的发展，这个迫切需要解决的重要课题已经历史地摆在我们档案工作者面前。我想就此谈点想法，不妥之处，请批评指正。
一、目前我国企业档案工作简况
从企业的所有制类型看，目前，我国的企业可以分为国有企业、集体企业、个体企业、股份制企业、“三资”企业等多种类型，本文主要是针对国有企业而言。国有企业在我国众多的企业中是重点，也是我们档案工作的一个重点，抓好国有大中型的企业档案工作，具有特别重要的意义。这主要是由国有大中型企业的地位所决定的，国有大中型企业是工业基础，是国家收入的重要来源，1993年底对1.3万多家国有大中型企业进行统计，他们的利润，占我国工业利润的2.6%，它们的工业产值，占全国工业总产值的46%，它们上缴的税收，占国家工业税收的67%。同时，国有大中型企业，是我国参与国际竞争的重要力量，要加入关贸总协定，就需要显示国有大中型企业的雄厚的经济、技术实力，只有搞好了国有大中型企业，才能在国家对市场进行宏观调控中，发挥积极作用。因此，搞好国有大中型企业档案工作是十分重要的。
（一）“企业档案”概念的提出和定义。
“企业档案”这个概念，是在1987年颁布《国营企业档案管理暂行规定》中才正式提出的。在此之前，我国的企业档案工作一直是文书档案和科技档案分别管理的。“企业档案”概念的提出，主要是根据企业由生产型转为生产经营开拓型的客观实际，企业需要提高决策能力，加强信息系统，以便及时、准确地获得综合的有效信息，企业的档案工作有必要向综合管理发展，提高信息开发能力和质量。因此，提出“企业档案”概念的目的是使企业档案管理向综合、整体方面发展，为国家的经济建设服务。
企业档案的定义可以表述为：企业档案是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件的总称。用一句话概括，企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。企业档案从总体上划分，包括党群工作、行政管理、生产技术管理、经营管理、产品、基本建设、设备仪器、会计、人事等方面的档案。这些方面的档案，从其形成规律和文件材料构成来看，可以分为三个部分：第一，党、政、群工作的档案；第二，生产经营和技术管理工作的档案；第三，科技工作的档案等。科技工作的档案称为科学技术档案，是企业档案的主体。
（二）我国企业档案工作简况。
我国的企业档案工作在改革开放以来的近15年有了很大的发展。
自1980年以来，我国开始将工作重心转向经济建设，在全国开展了企业整顿工作。为配合此项工作，在全国范围内，开展了企业科技档案工作的恢复整顿，经过5年左右的时间，全国80%以上的国有大中型企业都建立健全了科技档案工作，设置了科技档案管理机构，配备了干部，制定了档案管理制度，企业科技档案工作为企业的生产发展做到了有效服务。
从1987年开始，在全国范围内开展了企业档案管理升级活动，这是企业档案工作进行整体建设、全面提高管理素质的又一时机。通过企业档案管理升级活动，企业档案管理进行了整体建设，档案管理向综合管理方面发展，企业档案工作得到了全面加强。截止到1991年底企业档案管理升级停止时，全国共有国家一级档案管理企业649户，国家二级档案管理企业2000多户，省、直辖市、自治区级先进档案管理企业1万多户、1991年国家档案局发出了《工业企业档案分类试行规则》，为企业档案业务建设向综合管理发展提供了条件。
1991年底在全国范围内的企业档案管理升级工作停止以后，企业档案工作的任务是巩固和发展企业档案管理升级的成果。一方面，加强了企业档案管理的组织建设，特别是企业档案馆近几年有较大的发展，到1993年底全国已有近250个企业档案馆。另一方面，企业档案工作重点放在加强业务建设和企业档案信息资源的开发利用方面，企业档案部门都在贯彻试行《工业企业档案分类试行规则》。企业档案信息资源开发利用方面受到企业的特别重视，不少地区学习沈阳市档案局开发档案信息资源的经验，开展创效益活动，如福建、青岛、上海、天津等地利用国家档案局1992年发出的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》（征求意见稿）开展了创效益活动，收到良好的效果，受到了企业的欢迎。今年8月，此规定已正式颁布，在全国试行。
近两年来，随着企业贯彻《全民所有制工业企业转换经营机制条例》（以下简称《条例》）深化改革，建立现代企业制度，把企业推向市场，进一步搞好企业档案工作，更好地为企业的改革和发展服务，具有十分重要的意义。
二、新形势下企业档案工作面临的机遇和挑战
面对建立和发展社会主义市场经济的新形势，对国有企业特别是国有大中型企业深化市场竞争意识，加快转换经营机制，为自身的生存和发展注入了新的活力，也给企业档案工作带来了新的机遇和挑战。
1.进一步为依法管理企业档案和企业档案工作创造了机遇，同时奠定了坚实的思想基础。
在一定意义上讲，市场经济就是法制经济。当前，国家加快了经济立法，依法引导和规范经济运行，在此情况下，企业必然进一步加强法制、制度建设，自觉地运用法律来约束自己的行为和维护自己的合法权益。企业档案作为企业活动的原始记录，随着经济的发展和科技进步，企业经营档案、科技档案所占的比重越来越大，企业档案工作是企业管理基础工作之一，不可忽视。特别是，近些年来，企业在处理技术和经济纠纷中，在处理知识产权的问题方面，越来越多的人以企业档案为依据和参考，亲身体会到企业档案在维护企业合法权益方面所起的关键作用，从而进一步增强了档案意识，为档案工作者进一步依法管理企业档案和档案工作奠定了坚实的思想基础。
2.为大力开发利用企业档案信息资源，增加企业经济效益提供了机遇。
企业档案工作是企业的一项基础管理工作，在市场经济条件下，档案工作者要充分认识档案的价值，它具有历史作用和现实作用。科技档案更是潜在的生产力，它是属于企业的信息资源，一旦发挥作用，就能为企业创造社会效益和经济效益。企业档案工作必须以经济利益为杠杆，他们的劳动在社会公共分配中，才能得到价值认可，档案工作不再是廉价的，甚至是无价的劳动。因此，在市场经济条件下，为企业档案部门认识档案工作自身价值和为企业创效益提供了好的机遇。
3.为进一步加强企业档案业务管理基础工作，提供了机遇。
国家决定在全国企业中开展“转机制，抓管理，练内功，增效益”活动，目的是要求企业从转机制、抓管理两个方面苦练内功，增强自己的实力。转换机制是当前企业改革的重点，是为建立现代企业制度创造基础条件。企业管理作为企业的一项基础工作，其本身也是企业改革的内容，要把抓管理作为提高市场竞争力和提高经济效益的一个手段。在增强企业自身的实力过程中，企业档案部门应抓住这个机遇，进一步加强档案业务基础工作，增强为企业创效益的实力。
但是，也还要看到，在新旧体制转换过程中，企业档案工作难免会遇到种种影响把握和利用机遇的障碍，或者失去机遇。目前，企业档案工作中有下面几个问题应引起重视，注意克服和解决。
1.随着《企业法》和《条例》的进一步贯彻，企业的自主权不断扩大，企业有权决定内部机构的设立、调整和撤销，决定企业人员编制。从一些改革试点企业看，有的档案机构降格，档案人员被裁减。同时，有一些企业的领导，特别是分管档案工作的领导，客观上由于精力转移，对档案工作的关心、支持相对减少。有时企业档案部门及档案行政管理部门被这些现象所困惑，这说明我们还不能适应经济建设的新形势。
2.一些企业的档案人员思想不够稳定。由于新旧体制碰撞等原因，在增加收入、改善待遇方面，不可避免地有先有后，有所侧重，在工资制度改革中，试点企业在内部岗位测评中，企业档案人员分数偏低，工资待遇受到影响，思想波动较大，对新一轮改革的心理承受能力相对较弱。
3.企业档案资料出现收集困难和人为流失现象。随着企业内部权力的下放和各部门自主权的扩大，使企业各车间、各部门在企业各项活动中形成的文件材料多头、多层次管理，致使一些文件材料难于收集归档。另外，随着技术市场的开放和经济的搞活，为科技成果的有偿转让开辟了广阔的前景，也为科技档案资料信息进入技术市场提供最佳时机。在一些企业，尤其是中小企业的科技人员当中，有的通过各种渠道，将个人手中、有的甚至已经归档的科技档案信息拿到市场上交易，或者从事第二职业，使本企业的利益蒙受很大损失。
三、新形势下企业档案工作的任务
建立和发展社会主义市场经济，对企业档案工作来说，既是难得的机遇，也是严峻的挑战。只有勇敢地迎接挑战，采取相应的对策，才能捕捉和把握机遇。这是摆在我们面前的一个全新课题，对其进行探讨和回答，具有现实指导意义。解决这样一个重要课题，不是一朝一夕的事，要靠全体企业档案工作者的共同努力，应当抓住大好时机，考虑从以下几个方面开创企业档案工作新局面。
（一）解放思想，实事求是，转变观念，增强心理承受能力，树立与市场经济发展相适应的全新的档案工作观念。
档案工作者适应社会主义市场经济的发展，需要有一个思想不断解放，观念不断更新的过程，顺应形势，除弊兴利，增强心理承受力。
1.确立档案的定位观念。在社会主义市场经济条件下，企业档案工作如何找准位置，准确定位是很重要的。我国现在进行的社会主义市场经济体制的建立，可以说是一场革命，这是一场解放生产力、发展生产力的革命，它必须要涉及到经济基础和上层建筑的各个方面，也要涉及到档案事业的各个方面。对于档案工作者来说，在企业转换经营机制过程中，档案工作者一旦选定档案工作岗位，就必须增强抓住机遇的紧迫感和使命感，从特定的环境和自身的条件出发，创造性地工作。同时，要以定位观念确立正确的得失观，从全局和长远利益出发，尤其要防止拜金主义的滋生蔓延。
2.确立档案的时效观，为市场竞争出力。企业深化改革，逐步形成良性循环的内部机制，为档案工作者创造了公平竞争的环境。因此，企业档案工作者在市场竞争中，要有强烈的时间、效率观念，抓住契机，把握机遇，及时为企业提供档案，为企业竞争出一份力。
3.确定档案的价值观，为企业创效益。在社会主义市场经济体制下，企业的根本任务是发展经济，企业发展的标志是效益，企业的一切工作都以提高经济效益为中心，务求实效，避免任何形式主义。企业档案工作，特别是企业科技档案工作也必须以提高经济效益为中心，努力开发科技档案信息资源，发挥其作用，为企业创经济效益。
（二）企业档案工作要加强法制建设，接受档案行政管理部门对企业档案工作的指导、协调、监督、服务。
1.加强法制建设。
从1988年1月1日开始实施《档案法》以来，企业档案工作逐步由行政管理向法制管理迈进，法制建设开始加强，人们的档案意识逐渐增强。但是，企业档案工作的法制建设仍不健全、不完善。在社会主义市场经济建立和逐步健全的情况下，抓住国家加强法制建设这个契机，在企业档案工作中首先要抓好《档案法》和《档案法实施办法》以及相配套的有关企业档案工作的行政法规、规章的宣传贯彻、检查和监督。同时，还要建立与企业档案工作相适应的依法治档的运行机制，这种运行机制应该与企业发展、与企业管理的各种政策相吻合，使企业档案工作真正走上依法治档的轨道。
2.接受档案行政管理部门对企业档案工作的切实指导、协调、监督、服务。
档案行政管理部门如何指导、协调、监督、服务于企业档案工作。总的来说，应该是企业能做的事情让企业去做，档案行政管理部门应该做企业需要而又做不了的事，这两者是互补的关系，而不是一种替代关系。档案行政管理部门在加强企业档案工作中的主要职责是：(1)组织制定企业档案管理标准和管理规范；(2)总结、推广典型经验；(3)对企业档案管理人员进行培训，引导企业档案工作人员向管理要效益，眼睛向内练内功。企业档案工作应接受档案行政管理部门的指导、协凋、监督和服务，不断提高企业档案管理水平，为企业各项工作服务。
（三）企业档案工作要在企业中求得发展，必须进行自我健全，苦练内功，提高自身素质。
建立和发展社会主义市场经济，对企业档案工作者的素质提出了更高的要求。如果实力不济，便会失去机遇，因此，必须增强企业档案工作本身的实力。
1.优化档案业务基础工作。
没有良好的档案管理基础，无从为企业服务。企业档案管理升级工作改变了企业档案业务基础工作落后的状况。随着企业改革深入，生产经营发展，抓紧各种门类、各种载体档案的收集工作，丰富优化馆（室）藏，保证各种门类、各种载体的档案及时、完整、安全接收进馆。一是正常接收；二是接收撤销单位档案，应及时接收和注明变动情况。三是收集散存在个人手中的档案资料以及企业内外各种有价值的资料，扩大信息量。
提高案卷质量，即整理和分类科学，推行标准化管理，认真执行国家的有关标准和《工业企业档案分类试行规则》。
2.增强档案人员素质。
企业经营管理正逐步向国际惯例接轨，企业转换机制，人员减少，管理要求提高，同样，企业档案管理水平也要相应提高，人员素质是个关键问题。档案工作者不仅要有较高的政治素质，还必须具备较高的科技、文化知识，还要能系统地掌握档案专业知识和现代化管理知识。因此，对于档案工作者要优化知识结构和强化专业技能，要持续不断地吸纳新知识，同时，还要更加注重进行知识结构的适应性调整，努力成为本职工作的“行家里手”。
3.注意提高企业档案的现代化管理水平。
在建立和发展市场经济体制过程中，企业各方面对档案信息的需求有增无减，而且要求快速、准确、系统提供。因此，企业档案管理的手段和方法必须适应需要，积极借鉴、吸收国内外先进技术和管理方式，推进企业档案信息的传统管理向现代化管理转变的过程。
（四）面向企业中心任务，贴紧效益，开发档案信息资源，有效地为经济建设服务。
企业档案工作者必须服从和服务于经济建设这个中心，锲入经济建设主战场，开发档案信息资源，为企业提高经济效益出力。
1.企业档案部门应积极主动地参与企业生产经营等活动，了解需要，充分发挥档案的服务功能，为企业发展保驾护航，增添力量。
档案是历史的真实凭证，具有无可辩驳的法律依据作用，在企业生产经营活动中，企业档案可以为解决土地纠纷、合同争议、知识产权、验收交货等，发挥档案的法律依据作用，也为企业增益创收。例如，石家庄化肥厂生产的尿素，国家规定按5%上税，而河北省要求按工业品10%纳税，档案处查阅有关文件，证明按农产品5%纳税合理，以此为依据，上诉有关部门据理力争，使企业缓解了压力，仅此一项为本厂节约400多万元。又如，广州船舶国际股份有限公司在改制的资产评估和招投书验证（含A股和H股）工作中，档案发挥了一定的凭证作用和依据作用，据不完全统计提供档案2124卷（科技档案840卷，文档59卷，财会档案1225卷），由此充分证明了档案是企业发展不可缺少的重要条件。在企业的生产建设中，向科技人员积极提供科技档案资料，有力地发挥科技档案资料的知识储备功能，创造出可观的经济效益，这样的例子不胜枚举。
档案部门通过参与企业各项管理活动，一方面增进了与其它职能部门的联系，使档案工作得到更多人的关心和支持；同时，也使档案工作者自身赢得较佳的经济地位，真正成为市场经济的受益人。
2.企业档案部门要注意跟踪服务。
对于企业的基建、技改技措、科研、设计等工作，需要动态的跟踪服务，这样保证了档案的收集齐全，也保证了能及时了解需求，提供必要的档案资料。例如，一个基建项目，从项目立项开始，档案资料人员就要跟踪管理，他参与计划调度、鉴定、验收等直接管理活动，这样能使档案资料工作紧靠企业管理，真正成为该项目管理的组成部分，成为企业信息流的一个调控环节，基建项目建成后形成的基建档案，投产以后，在生产、维修、技术改造、扩建等过程中，还要提供利用。只要企业在不断运行、发展，这种需求就会不断进行，这种跟踪服务也就不能间断，保证全过程的档案资料齐全完整，又满足了需求。
3.企业档案工作的延伸服务。
企业对信息的需求是多方面的，不仅限于档案、资料，要搞活档案资料工作，要从整个企业信息管理大系统的高度，不断开拓，扩展相关业务，从多方面为企业的各项工作服务。
(1)增高企业档案部门的信息浓度。企业档案部门还可以从事企业技术标准规范管理、外文资料翻译及图书、文献资料管理。
(2)企业档案资料的社会化服务。
由于信息资源共享的特性，决定了档案、资料服务社会化的现实可能性。特别是技术密集型企业，储备了大量的科技档案资料，不仅可供本企业，同样可以为社会其它单位所用，在更大范围，发挥更大的经济效益和社会效益。
(3)专业技能的社会化服务。
档案资料管理是一项专业，利用专业技能在保证本单位任务完成的前提下，提供社会服务。例如，有关档案、资料信息方面的咨询、教学培训、学科实习指导、外文资料翻译、专用设备维修、档案资料保护、计算机管理软件开发以及案卷的整理、编目、装订等，均可进行社会化服务。
(4)利用内部设施，开展社会化服务。
一些条件较好的档案资料部门，往往配有较完善的装备和设施，为内部服务能力有余，完全有条件为社会提供服务。如缩微设备、大型工程图纸复印机以及其它复印机、晒图机、胶印机、计算机及激光打印机等设备。