深圳市地质局 518000
摘要：科学技术的发展为我国传统的档案管理工作注入了新的活力，尤其是近些年我国数字化发展的别井下，有何优化传统文书资料档案的管理和应用工作就成为了现阶段企业内部管理模式改革环节的必经之路。由此，针对这一问题，本文将通过对我国现阶段企业内部文书资料档案管理过程中信息化建设的情况进行分析，以期能够对未来文书资料档案的管理发展做出帮助。
关键词：文书资料；测绘；档案管理；应用
随着我国文书资料管理工作开展的不断推进，人们愈发的重视到实际管理过程中文书资料管理工作开展的重要性。文书档案管理的本质就是针对领导在日常的工作活动中所形成的文字文件进行转化而成的档案记录。就文书资料来说，通常具备涉及面广泛、内容丰富等特征，是开展后续社会行动研究所必须的基础材料之中[1]。近年来，随着我国城市建设的不断完善，我国开展地质勘测也已经经历的数年的时间，积累了很多的地质勘测文书资料，同时也为我国未来开展科学研究、现代国防等工作打下了夯实的基础。但是，随着文书资料档案数量的累积，针对这一部分文书材料的管理工作也就成为了现阶段档案管理过程中比较具备难度的内容，由此，在现一阶段，针对性的提升测绘单位的文书资料档案管理工作，加快数字化管理模式在日常档案管理过程中的推进，就成为了现阶段测绘部门文书档案管理工作者们关注的重点。
一、现阶段测绘单位文书资料档案管理的现状
（一）现阶段测绘单位文书档案管理所面临的情况
随着测绘工作的开展，测绘单位内部的文书档案管理工作也随之发生了很大程度的改变，这一改变不仅仅给测绘单位文书档案管理提供了发展的机遇的同时也对他提出了更高的需求，纵观以往的文书档案管理，可以发现其需求大都集中表现在业务工作所提出的需求和 社会环境发展对于档案管理工作所提出的需求两个方面：首先，就业务需求方面来说，例如，就我国某测绘院的文书管理来说，其工作的本质职能是针对以工作中的内容进行记录并保管有价值的文件资料[2]。另一方面，就社会需求层面来说，随着现阶段科学技术水平的提升，数字化的档案管理模式已经成为了未来档案材料管理发展的必然方向。由此，就目前来说，积极的发挥自身的优势，充分与数字化管理发展的浪潮相融合，是档案管理工作发展的契机和保障。由此，在这一时代发展背景下，开展单位文书资料档案管理的数字化发展需要人们予以相应的关注和重视[3]。
（二）现阶段测绘单位文书档案管理的现状
就以往的测绘文书材料档案的管理过程来说，在应用数字化的管理系统之前，大都会选择通过人工的方式进行有关资料的整理和存档工作[4]。首先，由工作人员针对拟进行归档的文件内容进行整理，并按照一定的顺序装订成册；而后，在根本不同的档案信息进行分类，从而形成系统的档案信息清册来帮助后续人员进行档案资料的查验。在这种管理模式下，如果工作人员想要针对以前某一时间点的测绘资料进行查阅，就需要从很多本资料目录清册上进行查询，查询到资料的具体位置之后，在前往档案室进行资料的查看，这种方式在很大程度上提升了资料使用者们的查阅难度；与此同时，由于很多文书材料档案储存的时间相对比较长，很多客户并不是十分清晰自己需要的资料在哪一范围之内，就需要花费更多的精力在资料查阅上，从而降低实际的工作效率[5]。
其次，就以往文书材料档案管理的目录大都通过人工的方式进行录入，这种模式就很容易由于工作人员的失误造成资料登记的错误，进而更大程度上影响后续对于该文书资料进行查找的同时增加人工查找的工作量。
二、岩土测绘文书材料档案管理系统的设计及应用
由此，根据上述研究，本文认为在实际的测绘文书材料档案管理环节，如果想要获得比较好的管理效果、在根本上方便后续人员的材料使用，就可以通过以下几个方面入手，针对其实际的文书材料管理系统模式进行优化：
首先，为了在根本上便于后续文书材料档案的管理工作，第一步就是需要将传统的纸质文书资料进行扫描，使其转化为电子版，并根据需求形成相应的电子文档，录入数据库，并在通过系统平台的作用后帮助使用者们筛选出他们所需要的文书内容，提升实际档案管理的效果同时为后续信息化管理模式的应用打下基础[5]。例如，就这一扫描过程来说，可以应用大图幅的黑白扫描设备来针对不同规格的文书档案内容进行扫描，并在完成扫描后根据不同的组织机构信息等进行划分管理。
其次，在系统结构的选择环节，就以往的文书档案管理来说，会比较倾向推荐net系统作为原始的管理系统开发环境，并通过辅助C语言、SQL数据库的方式进行有关文书档案管理系统的开展[6]。系统功能如下图一所示：
就这一系统来说，大部分都是从文书入库环节入手，涉及后续的资料检索、查询、打印、输出等功能。
第三，就单位文书材料档案管理系统的功能实现环节本文认为，第一部分，平台应该结合实际的文书档案管理需求自主的针对拟进行归档的文件进行扫描后存储，并形成相应的数据目录，方便后续检索[7]。第二部，在进行查询环节，则应充分的应用第一部分中系统平台自动生成的检索目录二进行相应内容、数据的检索，根据目录中所提示的关键词查找出符合需求的文书材料后，针对这一部分文书资料进行提取，进而优化实际文书材料档案查询工作的效果。其文书查询流程图如下图二所示：在实际的文书材料档案管理环节，为了实现上述功能，平台管理工作者们也针对这一阶段的档案管理、查询控件进行了二次的开发[8]。例如，就我国某测绘单位的文书材料档案查询系统来说，大都会应用TIF查阅控件的方式进行文书材料的查询，使其能够更加直观的查阅到实际文书档案的内容，同时根据其实际的需求进行有关文书档案的简单控制，可以根据不同的需求针对其内容进行随机的放大或缩小操作。与此同时，就这一环节，在完成文书资料的查询后，还可以通过打印控件的应用来实现针对文档内容的打印，进而帮助使用者们在查询到电子版资料，同时可以获得纸质的资料，以供后续研究使用或分享。
第四，在设计的过程中可以应用模糊查询的方式，令客户可以通过对测绘文书材料档案等通过年代、名称等基础信息的检索而得到相应的模糊数据，进而由客户自主的针对其内容进行选择；与此同时，在实际的检索过程中，还可以通过将多重查询数据整合的方式，通过系统平台的应用，帮助客户检索同时符合所有查询数据的内容，进而根据不同的文书材料档案使用者的需求来为她们筛选出最适合他们使用的文书资料档案。例如，在实际的管理胡安娜姐，可以通过设置文书档案形成年代、筛选档案文书的组织机构和档案的具体名称的方式，来帮助使用者们进行相关数据的筛选。比如，在进行19年测绘部所记载测绘档案来说，就可以在检索中分别输入“19年”或“测绘部”等检索方式，继而由系统辅助筛选出最为适当的资料内容后，由使用者在已经经由一次筛选过的内容中进行二次的筛选，最大程度上降低需要使用者筛选的内容量，同时提升实际的工作效率。
三、我国未来文书材料档案管理的发展方向
随着我国文书材料档案管理工作的开展，数字化的测绘档案管理逐渐成为了未来文书材料档案管理的必然发展方向[9]。一方面，构建数字化的文书档案管理结合已经成为了现阶段测绘工作者们一项十分基础的日常工作，所以，在实际的发展过程中，各个单位的档案管理者们都应该这对这一问题进行及时的学习和提升，从而确保在未来进行文书档案管理的过程中能够充分的贴合实际国家数字化的方针，在基于互相连通的基础上为后续构建数字化的社会网络打下夯实的基础。与此同时，传统的文书档案管理工作也逐渐朝向这为信息服务化的方式发生着转变。传统的档案管理工作重点是针对文书档案物质的管理和保护，而随着时代的变革，这一理念也随之发生了改变，现阶段文书材料档案管理工作正在逐渐朝向这材料服务化的方式前行，由此，就这一背景下，档案管理部门可以适当的选择引入具备计算机网络研究能力的人员，将传统的档案管理模式朝向这更加主动的服务性档案资料信息提供者方向发展，充分的应用计算机网络互连技术的同时搭载相对比较先进的GIS技术，实现对文书档案的资源化管理同时为后续的使用者提供更好的使用感受打下基础。
结语：
综上所述，随着我国文书材料档案管理事业的发展，科学网络技术的推行在很大程度上为这一行业的进步提供了帮助，但是，随着而来的大数据网络时代也对这一文书材料档案管理工作提出了更高的要求，由此，在这一时代背景下，合理的开展相应文书材料档案管理工作，优化其对于文书档案的管理同时帮助后续资料使用者们的应用，就成为了现阶段应该做的。
参考文献：
[1]季春梅.办公室文书档案收集与归档工作要点[J].兰台世界,2019(S1):103-104.
[2]卢劲.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].办公室业务,2019(12):120.
[3]孙咏梅.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].办公室业务,2019(11):176+187.
[4]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风,2018(35):263.
[5]郑艳燕.文书档案管理系统的设计与应用研究[J].科技创新与应用,2018(34):87-88.
[6]姚伟红.文书档案在公路建设中的重要性分析[J].办公室业务,2018(20):119.
[7]陆益.强化档案管理现代化面临的问题与对策研究[J].经贸实践,2018(19):209.
[8]李海霞.浅论测绘文书档案利用的供给侧改革[J].办公室业务,2016(09):78+80.
[9]高文超,赵春香,吴爱华.测绘单位文书档案管理与应用系统开发研究[J].北京测绘,2012(05):72-74+69.
论文作者:莫少琼
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年11期
论文发表时间:2019/9/30
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 资料论文; 材料论文; 这一论文; 管理工作论文; 《工程管理前沿》2019年11期论文;