摘要：时代在不断变革、不断发展，导致我国人力资源的相关要求也在不断更新和严苛。这是因为人力资源管理作为企业行政部门不可或缺的组成部分，是企业各方面发展的至关重要的决定性因素，而人事档案管理在人力资源管理工作中发挥着至关重要的作用。因此本文针对其所发挥的作用进行剖析，并列举出其目前所存在的缺陷，进而为这些缺陷提出相应的解决对策，以促进人力资源的发展。
关键词：人事档案；人力资源；管理
企业人事档案管理作为人力资源管理工作的核心组成部分，能够为企业人事部门进行人员招聘、人事调动等活动提供参考和依据。这是因为员工的人事档案记录了其教育背景、工作经历、奖惩情况等员工信息，人事部门可以据此查阅员工的相关信息并挖掘其潜力 ，使其能够发挥自己的才干，为企业挑选优秀的人才，促进企业的发展。
一、企业人事档案管理在人力资源发展中所发挥的作用
在当下经济和信息迅猛发展的时代下，企业人事档案管理在人力资源发展中所发挥的作用主要包括以下几点：
首先，能够使人力资源配置达到更合理的状态。企业人事部门在为企业挑选、开发人才的过程中，往往会以其人事档案作为主要的参考依据，根据档案上记录的信息，来了解所被记录人员的品行、特长、能力等特性，以便于企业在正式任用人员前，能够充分认知其品性和技能，进而及时准确地挑选人员，使所挑选人员能够在工作当中充分发挥自己的能力，为人事档案的科学、合理配置以及人力资源的开发、利用提供重要的促进要素。
其次，能够使人力资源开发得到优化。企业想要激发并培育出优秀的人才，使其为公司的发展发挥重要的作用，进而为公司提供最大的贡献，就必须掌握其详细的人员信息，根据其潜能和特长，为其安排相应的工作岗位，其才能够在自己的工作当中充分展示自己的特长和潜能。
最后，能够使人力资源需求得到明确。详细、准确的人事档案管理有助于企业高层管理人员掌握企业人力资源的配置现状，以此分析、总结、并明确出企业内部人力资源的需求，为企业人才招聘和人才开发提供参照。企业的人事部门工作者也能够通过人事档案所记录的信息来对人员的品行操守、综合素养、技能特长等进行分析，以此使人事资源的决策更加规范合理，使人力资源配置达到最优的状态。
二、企业人事档案管理工作中的缺陷
人事档案管理工作的优劣在一定程度上能够直接影响和决定企业的人力资源发展和，所以，优秀的档案管理能够为企业的管理和发展，反之，如果人事档案管理不够完善或存在某些问题，就会导致人力资源和企业的整体发展受到威胁，影响和阻碍其发展。
2.1档案信息失真
随着时代的发展，人们渐渐意识到人事档案的重要性，而企业人事部门的玩忽职守和不细心往往会给人才造假提供可行的机会。由于人事档案是企业用人和选人的重要依据，因此，有些人不惜一切代价利用档案管理的缺陷和空挡，趁机消除自己档案中的惩罚记录，或在奖励和晋升方面故意伪造、涂改信息，以此以假乱真。而企业领导对于人事档案管理的意识不够，认为该管理只是形式上的工作，因此对于档案管理人员的专业水平和素养的要求不高，导致员工人事档案信息失真的可能性更大。档案信息失真会使人力资源的配置受到影响，不够科学、合理的人力资源配置会给企业的发展带来很大的消极影响。
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2.2档案信息不够完备
整体内容齐全且个体材料真实的人事档案才能够给企业的人力资源发展提供积极的服务，而人事档案并不是一成不变的，其是会根据档案本人的人事经历及奖惩、晋升等的改变而进行补充的。人事档案信息的不完备主要由两方面造成，一方面是人事部门的相关档案审阅人员在新员工入职时没有对其进行详细的询问，也没有仔细审阅其档案信息资料，导致新员工故意隐瞒的信息不能在档案中加以体现，使得企业在收集员工信息时就缺少完备性。另一方面是企业管理者在对员工进行各方面的考察后，没有将相关的考察信息以及员工个人相关已发生但还未入档的人事信息收录到档案当中，使档案的完备性不能得到有效的保障。
2.3档案管理工作不够完善
人力资源的管理和发展目前还处于起步状态，比较落后，还不够成熟。这就导致管理工作人员还没有完全认识到档案管理工作的意义。他们认为人事档案只是信息参考的依据，并不能给公司的经济发展和经营效益带来积极的影响，且认为档案管理只是为了让这些信息比较有序可循。因此，相关管理者在档案管理过程当中都比较随意，对此并不是很上心，使人事档案管理的严谨性大大降低。
三、企业人事档案管理工作过程中的注意点
3.1加强档案信息审核与补充
确保人事档案的真实性和完备性需要从两方面着手，其一是相关档案信息审核人员应该在审核的过程中做到有据可依，并时刻保持严谨的态度，这样才能够有效避免人才造假的出现，确保档案信息的真实性。其二是档案管理者需要不断跟进和更新人事档案信息，并据此做出不断的信息补充，保障档案信息的真实性、完备性和时效性，这是档案管理工作的基础，也是至关重要的流程。
3.2加强档案管理专业性
随着信息时代的到来，相关档案管理者可以利用互联网和计算机的便捷性来简化档案管理工作，同时还能够很大程度上提高管理质量和成效。这就使得档案管理者必须熟知计算机的相关操作，并利用网络进行信息资料的审核、收集和整理等，同时还要注意信息的保存和保密，因此，人事档案管理团队必须具有专业性。这就需要加强档案管理者的专业知识和专业技术培训，或适当引进优秀的人事档案管理人才，以实现档案管理者的专业性。
3.3加强档案管理质量和制度
企业必须让人事档案管理者充分意识到人事档案管理工作的重要性，以及其对于人力资源开发与发展的决定性影响，这样才能够促进管理者去认真对待档案信息的收集、记录和补充等，才能强化他们的专业技能，并时刻保持严谨的态度参与到档案的归集与管理中去。此外，企业需要整顿人事档案管理团队，强化团队的专业性和管理水平，并建立一套科学、严谨、合理的管理制度，要求档案管理者必须按照管理制度的规章条例来对档案信息进行规整，以此确保档案信息的真实可靠性，并提升档案信息的参考价值。有参考价值的人事档案信息才能够有效促进人力资源的科学、合理的配置，进而促使企业的发展和利益达到最大化。
四、结束语
人事档案管理工作的质量是决定人力资源开发和管理工作以及企业发展方向的重要影响因素，所以企业人事档案相关管理者应该确保档案信息的真实性、完备性，并建立健全档案的后期管理制度，才能够为企业人力资源的科学、合理配置提供保障，以此促进人力资源的发展和企业的发展，在最大程度上提高企业的效益。
参考文献
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[3]顾凤来.浅谈大数据背景下的电子信息档案管理[J].信息记录材料,2018(19).
论文作者:谭诺
论文发表刊物:《基层建设》2019年第1期
论文发表时间:2019/4/2
标签：档案论文; 人事档案论文; 企业论文; 信息论文; 档案管理论文; 人力资源论文; 管理者论文; 《基层建设》2019年第1期论文;