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【摘要】公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作是企业日常工作的重要环节，是部门间沟通的主要方式，是办公室发挥其有效职能的重要载体。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度、服务水平和服务质量，更重要的是影响单位和领导干部的工作效率、作风、权威。做好此项工作，对于组织内部的工作顺利开展有着保障作用和重要意义。本文针对公文处理工作，进行阐述分析，并提出建议和措施以提高公文的处理质量。
【关键词】办公室 公文处理
一、充分认识做好公文处理工作的重要性
公文是国家机关、社会团体、企事业单位处理工作，具有特定格式的文件；是传达、贯彻党和国家的方针、政策、发布法规、请示答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具；是企业或组织确保其工作顺利开展的法律支撑。公文处理工作具有“政治性与机要性、分布性和集散性、服务性与辅助性、事务性与技术性、时效性与规范性”等特点，这便决定了其在企业行政管理活动中居于一种特殊的重要地位。
此外，公文在发挥其效用后，可以有条件地转为档案。因此，公文处理的质量与效率，不但直接影响着档案的质量与效率，还关系到企业秘密的安全与否，影响着保密工作的质量与效率。可以说，在一定意义上行政管理的过程主要是公文的处理过程，离开了高质量的公文处理工作，行政管理活动就难以有效地进行，也难以有效地提高。
二、当前公文处理工作中存在的主要问题
公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作。当前公文处理总体水平在不断提高，较好地发挥了以文辅政的作用，但由于机构改革、人事变动等因素，在公文处理中仍然存在一些不容忽视的问题，给公文处理工作造成了影响。????
（一）发文过多。由于企业改革的不断深入，事务的不断增多，加之缺乏有效的控制，致使公文数量增长过快，有形成“文山”之势。
（二）内容不精。部分公文存在情况不够清楚，观点不够鲜明，结构不够严谨，条理不够清楚，表述拐弯抹角，字词搭配不当，公文的体式、语言、标点符号、数字、计算单位及字体不合要求等问题，影响了公文整体质量。
（三）审核不严。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆部分收文者不明处理程序，只顾接收呈报公文，不审核公文内容、行文方式等，致使公文入口把关不严，影响办理质量。
（四）效率低下。由于职责不清，分工不明，手续繁琐，致使公文处理迟缓，甚至出现推诿、扯皮、积压、滞办等现象，部分公文超出办文时限，影响办事效率。
（五）校对不细。部分文秘人员对已初审和复审的文稿只粗略阅读或不再校对，忽略发文校对关，致使发文日期、版面格式等细节出现错误。
三、加强企业办公室公文处理的几点思考
（一）掌握公文的写作技巧
一要领会领导意图。从现实角度、全局角度、实践角度、从上下结合角度、从理论和政策高度看问题，增强“贴近度”，只有这样才能准确执行领导的决策部署。?????
二要遵循写作流程。在确定公文文种后，根据主题搜集真实、准确、新鲜、典型的，能反映事物本质特征的材料。拟定写作提纲，确定公文内容的组成结构、表达顺序，安排公文的首尾和衔接过渡。做到条理清晰、层次分明、衔接紧密、总体和谐，并注重文字规范、字号、排版等要求。
三要符合文体要求。如下行文应该注意既维护本级的权威，平行文要相互尊重，上行文则应该言敬语恭。对于成绩、问题或提出批评与意见，不能过于夸张，使人有言过其实之感而难以接受。若对某一问题还不够明确，确实难以把握分寸，可以用一些中性词。
（二）提高公文的写作质量
一是处理公文要务实?。公文的起草要求讲实话，一切从实际出发，分析问题实事求是，措施办法切实可行，明确主要责任部门，用准确和精简的词语去进行表达。这样才能够体现公文的严密性，方便各单位和员工对公文的理解，避免因行文问题而出现推诿责任的情况，同时公文的观点表达、思路结构清晰也能够摒弃空话连篇的不良文风。公文的审核与签发也是要注重依据、注重程序的，注重在职权范围内开展工作与活动，防止出现流程错误。
二是处理公文要精简。精简应当贯穿于公文处理工作始终，也是实际操作具体的指导原则，核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。严格掌握文件的制发规格，可以以部门文件发的，不以公司名义印发；能以函件印发的，不以公司名义印发；对必须印发的文件，要注重公文的质量和实效。公文的行文代表一定的权威，将行文职权范围规定在比较小的范围之内，确定发文权限进行控制以免被滥用。
三是处理公文要高效。效率是衡量一项工作的标准之一。对于公文的处理要求高效，是办公室职能不断完善的表现,并将直接影响到很多相关的工作是否能够顺利开展。公文处理流程规范，文书人员责任心，部门间的沟通都是影响公文效率的因素。在实际工作中，对于一些紧急公文要格外重视，做到办公“零停留”,对于不符合规范的公文及时退文重发。
（三）加强公文办理的沟通与协调
一是增强沟通信息的准确性。有些文件需要确定一些具体信息和事项，一定要做到沟通信息的准确性。例如时间地点人物等的要素信息，以及车辆和为会议提供支持的事项。
二是提高公文处理的辨识度。文件的处理需要办公室人员的能力与智慧。如领导出差，或者出现新的情况和问题时，要提高文件重要程度的辨识度，才能够按轻重缓急合理的安排，做到既不耽误又不过急。
（四）提升文秘人员的自身素质
一是树立严谨细致的工作作风。公文处理过程中接触大量的秘密事项，政治性和保密性要求非常高，如果没有过硬的工作作风，很容易发生失误，一旦出了差错，不但会造成损失，而且影响到办公室的工作水平和形象。因此，办文人员要有一种如履薄冰的意识，将严谨细致的工作作风渗透到工作的每个环节。
二是提高自身的组织管理能力。办文人员除精通公文处理的基本业务知识外，还要注重文字能力、理解能力、研究能力等方面的提升，多看报纸、尤其是人民日报之类的有关报纸。这样不仅能掌握国家的大政方针、舆论导向，更可以丰富公文写作的词汇量。还要充分利用现代信息技术，建立电子公文处理及管理系统，加强对文件传阅过程的控制，加快公文流转速度，最大程度发挥公文的效力。总之，要做到签收文件要及时，登记文件要准确，传阅文件要灵活，催办文件要勤快，清退文件要规范。
四、总结
加强公文处理是确保企业正常开展工作的前提条件，公文管理人员业务素质的提升有助于促进企业的发展和运转，每一位涉及此项业务的人员都应秉持认真负责、严谨严肃的态度，确保文件处理工作万无一失。同时，在写作公文时，也可参照上级行政机关印发的文件或媒体中的有关文章，以不断促进企业公文写作的规范化，为企业发展起到更积极的作用。
论文作者:赵宏麟
论文发表刊物:《文化研究》2018年第8月
论文发表时间:2018/8/28
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