关于企业档案信息化建设的思考，本文主要内容关键词为：信息化建设论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我国国营企业、民营企业、三资企业等发展迅速，随着现代企业制度的建立和WTO加入，市场竞争日趋激烈，企业在竞争中面临调整整合，信息资源将成为企业经济活动和生产活动的战略资源，企业在信息战中获得先机就会在商战中占据有利地位。企业信息化是社会信息化的子系统，企业档案信息化是企业信息化重要组成部分，企业档案信息化建设将关系企业的兴衰成败。由于企业的类型多样，性质多种，规模不一，效益迥异，企业档案信息化建设不可能一个模式，本文从宏观方面来探讨现代企业制度下的企业档案信息化建设。
一、企业档案信息化内涵
“企业信息化就是利用先进的技术手段、先进的企业管理思想，通过对企业内部生产经营信息和人、财、物资源的合理流动和优化配置，对企业供应链、客户关系等外部资源的整合，实现企业基础管理的规范化和管理流程的信息化，提高企业技术水平、管理水平和生产效益，从而提升企业核心竞争力。”[1]
档案信息化就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。[2]档案信息化是以科学的思想、组织、方法为保障，综合应用现代信息技术对档案信息资源和档案工作进行有效管理，使之获得最优管理效能、经济效益和社会效益的过程。“档案信息化建设就是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。”[3]
企业档案信息化是指企业在法制的轨道上，依靠科学的思想和组织管理方法，凭借信息技术、网络技术等高科技手段，对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合，使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高企业档案信息的利用效率，为企业和社会提供档案信息服务。
企业档案信息化建设的两个支柱是档案信息数字化和网络化。企业档案信息化建设的主要内容是：档案信息资源的有序整理；档案信息数据库的建设；档案信息网络的建设；档案信息资源的开发利用；档案信息化人才队伍的建设以及促进信息化建设的政策法规、标准的制定等。
二、我国企业档案信息化建设的现状
信息化使企业档案工作发生了巨大的变化，近年来我国企业档案信息化建设有了长足的发展，但是仍有巨大的发展空间，企业档案信息资源的开发利用能力仍有待进一步地加强。
(一)我国企业档案信息化建设的成果
我国为了加快信息化建设，推动和促进国民经济和社会生活信息化，实现信息资源共享，提高政府效率和透明度。1999年，中国政府启动了“政府上网工程”，中央各部委，各省、市、区、县政府纷纷上网，有力地推动了办公自动化和电子政务的开展。电子计算机的辅助设计、辅助制造，形成了大量的CAD电子文件；电子政务、电子商务的广泛开展，产生了大量的电子文件。办公自动化和档案管理信息系统广泛应用，使企业办公自动化程度提高，“无纸办公”逐步兴起，电子文件在企业的业务活动中大量形成。电子文件具有数字化信息形态，是由“比特”构成，能够为计算机操作、传输与处理，有许多与模拟方式形成的传统文件截然不同的特征。电子文件的大量产生使传统的企业文件档案形式发生了变化，一个以数字信息为载体的档案信息时代即将到来。
随着国家信息化建设的深入，企业也加大对档案信息化建设投入，企业档案信息的网络化、数字化管理已广泛开展，并在不断地完善发展，档案信息化基础设施初步形成。一些大型企业档案信息化建设工程实施早、见效快，对纸质档案信息数字化，开发企业档案信息数据库，依托企业网络化建设开发档案信息资源，提供网上档案信息的利用服务。企业档案信息数据库和档案网站的建立，为企业档案信息化建设向纵深方向发展创造了条件，提高了企业档案的管理水平，取得了良好的效果。如宝山钢铁集团档案信息化建设的软硬件设备齐全，建立了企业信息网站，开设了档案信息网页。
适应市场竞争的需要，许多企业实行了文件、档案、图书、情报资料的一体化管理发展策略，建立企业信息管理中心，集中统一管理企业信息资源，为企业发展提供完整、全面的信息。
(二)企业档案信息化建设存在的问题
近年来，我国企业档案信息化建设取得了重要进展，数字档案信息资源总量不断增加，质量逐步提高，在企业现代化建设中发挥了重要作用。但必须看到，当前企业档案信息化工作仍存在诸多问题。
第一，档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设，有些则没有，特别是一些中小企业。“1992年停止了企业档案达标活动。同时，企业的减员增效也波及到企业的档案部门，相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁。”[4]企业档案部门的生存受到威胁，信息化建设也就无从谈起。即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡，规模大、效益好的企业，档案信息化建设投入大，开展得早，并取得了较好的效益；规模小、效益差的企业，档案信息化建设比较落后或停留在计划中，只是一座“空中楼阁”。一般而言，大型企业信息化建设好于中小企业，电力、石化、钢铁冶金等效益好的企业优于其他企业，东部发达地区企业先于中西部企业。
第二，基础条件薄弱，技术、资金不足，人才缺乏。当前，企业档案信息化建设的总体状况是认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低。许多企业面临转型，认为档案信息化作用不大，不愿增加额外投资。总体上看，“硬环境”不足，缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发的深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设质量良莠不齐，“信息孤岛”大量存在。“软环境”不够理想，资金不足，信息化管理人才缺乏，对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够。
第三，缺乏统筹规划，盲目建设现象存在。企业档案信息化建设缺乏科学的规划和组织，有的企业信息化建设不成功，影响其他企业信息化建设的开展。档案信息化建设缺乏统一的规范、标准，各自为政现象普遍存在，低水平重复建设现象严重。
企业档案信息化建设对企业的发展有重要作用，但不是说信息化能解决企业的一切问题，有些企业不顾自身规模、效益、技术、资金等条件，不顾信息化建设的长期性、艰巨性和信息化对人才及档案基础工作的要求，盲目跟进，结果给企业造成了经济负担。有些企业虽已建成档案信息数据库，自建成之日起很少进行数据更新和补充，无人进行维护；企业档案信息网站只是一个“面子工程”，成了“沉睡的网站”。致使企业档案信息管理系统难以利用，档案信息无法实现资源共享。
第四，企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向，使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接，提高信息处理的能力，实现档案信息的无缝交接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络，未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接，进行文档一体化管理。
三、关于企业档案信息化建设的思考
企业档案是企业生产、经营管理活动的历史记忆，是企业最可靠、最系统、最有价值的信息资源，对企业经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。因此，应加快企业档案信息化建设，大力开发企业档案信息资源。
首先，高度重视，充分认识企业档案信息化建设的必要性。企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用。决策用档案谋划战略，营销用档案构建网络，研发用档案提高档次，竞争用档案赢得对手，应诉用档案转败为胜。为此，必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。
企业档案信息化建设是企业信息化工程的一部分，关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
其次，企业档案信息化建设是企业提高综合竞争力的重要举措，在建设中应坚持实用原则、逐步推进原则、效益原则和全面协调发展原则。(1)实用原则。企业档案信息化建设的目的是有利于开发企业档案信息资源，实现资源的便捷利用和共享，提高企业的经济效益和社会效益。企业档案信息化建设不是为了信息化而信息化，是为企业提高效率服务的，在设备配备和建设方面必须考虑企业的实际需要，既不要落后，也不要不切实际盲目冒进。从信息化的基础设施建设，到网上档案信息的管理服务及网络环境的维护等各个环节，都应充分利用不断发展的安全维护技术，建立安全防护体系，将安全威胁降到最低，保证档案信息资源的安全和有效利用。(2)逐步推进原则。企业信息化建设是一个长期的复杂的系统工程，不可能一蹴而就，一劳永逸，必须在充分论证与准备的基础上缓步推进。抓住企业信息化建设的机遇，把企业档案信息化纳入企业信息化建设中，使档案信息化与企业信息化同步发展。大胆创新，稳步推进企业档案信息化建设，在制定企业档案信息化建设规划时，必须处理好发展目标与实施过程的关系，处理好建设过程中各个阶段之间的承接关系，认真组织好、规划好，有计划有步骤地推进档案信息化建设的进程。(3)效益原则。企业的根本目的是要获得经济利益，一切都要考虑投入与产出、现实与长远、整体与局部、经济效益与社会效益等问题，如果脱离了效益原则，就会背离企业的宗旨。因此，企业档案信息化建设也应考虑经济利益。(4)全面协调发展原则。企业档案信息化建设是企业档案工作的重要组成部分，是企业生产经营和管理的一个方面，应综合考虑各方面因素，全面规划，统筹协调。在企业档案信息化建设过程中，为了确保质量和建设效率，必须与企业的信息化建设和经济基础相协调，必须与企业的信息需求相协调，必须与信息技术发展相协调，必须与全国信息化工程相协调。
第三，做好企业档案信息化建设的基础性工作。加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业文化档案等企业核心信息资源档案的收集与管理；加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动；注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。
档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、政府网、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作。目前，保存的企业档案主要是传统载体档案，数字档案信息很少，为此，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。
企业档案信息资源是国家宝贵财富和重要战略资源，只有建立在安全的基础之上，才能使其价值得以真正体现，否则将会影响档案信息作用的全面、有效发挥。为此，应从法律、法规、组织管理、技术保障、基础设施等方面统筹考虑，构建档案信息安全保障体系，制定和实施档案信息安全保障战略规划，加强管理，建立应急防范机制，运用先进的信息安全保障技术手段确保企业档案信息的安全。[5]
第四，加快档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因此，对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档案数字化，还是电子文件接收，都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。[6]使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
第五，加强信息化人才培养。档案信息化是一项技术性很强的工作，科技人才是档案信息化建设的关键。企业档案管理人员要加强自身素质的培养，加强管理科学、法律、信息技术、计算机技术等知识的学习，适应信息化建设要求；企业档案管理人员还应转变观念，面向市场，探索企业档案信息开发利用服务方式，主动出击开发企业档案中的有用信息，变“档案守护者”为“档案信息开发者”。企业档案部门要大力引进信息技术、计算机技术等方面的高素质专门人才，从资金上、技术上给予支持。尽快建立以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
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