1.山东省安丘市卫生综合执法大队 山东安丘 262100；2.山东省安丘市市立医院 山东安丘 262100
摘要：近年来，信息技术发展一日千里，这既带来了机遇，也带来了挑战，在档案管理工作中尤其明显。一方面，信息技术为档案管理提供了更好的管理技术和方法，另一方面，信息技术也给档案管理带来了新的难题和挑战。所以，档案管理人员要一改传统的管理模式，从当前新要求出发，提出新的管理思路，找到更好的管理方法和策略，才能够更好的利用信息技术，提高档案管理的效率和质量。因此，进一步研究信息化背景下的档案管理创新思路和方法十分必要。
关键词：信息时代；档案管理；创新
引言
信息时代下档案管理工作不仅要实现制度、管理模式上的革新，还要利用信息技术优势提升档案管理工作效率，同时降低工作成本。而随着现代科学技术的不断发展，档案管理人员首先要深刻认识到信息技术的重要作用，明确自身工作的滞后性，最后才能对症下药，在信息时代下实现档案管理工作的进一步创新和发展。本文拟按照上述思路进行分析，具体如下。
1.信息时代下信息技术对档案管理工作的重要性
信息时代下信息技术已经渗透到各行各业，而且在档案管理工作中扮演着非常重要的角色。总的来说，信息技术对档案管理工作的重要性主要体现在以下几点：第一，提高档案管理工作效率和质量；第二，节省管理成本，合理配置管理资金；第三，适应当代社会档案信息流通方式；第四，减少纸质档案数量，为绿色环保做贡献。
2.信息化背景下档案管理亟待解决的问题
2.1档案数据归档问题
一方面是针对归档范围在传统的纸质档案的归档过程中，档案的划分非常明确，主要是文书或者实物照片等等，所以说归档的过程中可以根据相关的规定来进行操作。在信息化背景下，特别是利用数据进行档案记载以后，很多的档案信息也具备了归档的价值，但是对于如何进行归档，如何进行分类，还存在一定的分歧。另一方面是针对归档的方法，因为业务信息众多，每一个地区所采用的归档的系统以及归档的方式都不一样，所以也就存在着很大的差别，很难形成统一的归档方法。
2.2网络安全问题
在利用信息化技术的过程中，我们必须要认识到信息化技术也是一把双刃剑，它能够提高档案的管理和利用的效率，同时也有可能给档案带来安全威胁。近年来档案信息泄露的案件时有发生，特别是上升到国家层面，对于敌对势力侵入获取相关的重要信息，从而影响国家的信息安全。所以在档案信息化的今天完善安全基础设施，积极做好网络安全是做好信息化时代档案管理的重要工作。
2.3电子档案的真实性问题
传统的纸质档案真实性较高，因为以纸质为载体，所以在记载和保存的过程中一般不容易出现虚假的情况。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是通过信息技术生成的档案变成了电子档案电子档案所具有的虚拟化很容易导致其出现各类问题，其中一个重要的问题就是真实性的问题，一方面是原始性的真实性难以确定，另外一方面是在保存的过程中，如果出现其他问题也容易影响它的真实性，即使是被他人篡改也很难察觉出来。
3.信息化背景下档案管理创新
3.1适当的减少纸质档案
首先，重要的文献资料采用“纸质+电子”形式保存。对于一些重要的文献资料来说，因为其自身价值非常高，所以在选择保存形式的时候就不能从“省钱”而是要从“安全”的角度去考虑，由于纸质档案本身容易遭虫蛀、水泡和火烧，并不安全，为保证这些文献资料万无一失，必须要采用“纸质+电子”的双保险保存形式。同时，普通的档案用电子形式保存。普通的档案由于信息量大，应用范围广，如果仅依靠纸质文件保存，那无疑是费时费力费空间，所以对于这些档案信息，可以采用纯电子形式进行保存，如果有需要的时候可以打印出来形成纸质文件副本，至于文件中重要的签章，可以使用电子签章功能进行转换和识别，避免出现章印、签字受污的情况。
3.2大范围引入配置较高的计算机
首先，适应信息时代档案管理软件的不断更迭。现代化的档案管理软件是随着档案管理工作的发展而不断改良的，所以其更新速度要远远高于计算机硬件的更新速度，为了保证在较长的时间段内硬件可以完全支撑软件的更新频率，档案管理部门要舍得花钱大范围引入配置较高的计算机。另外，保证档案的检索效率。配置较高的计算机除了是要匹配软件更新频率外，更重要的是要适应软件的各项复杂功能，保证人在使用计算机检索档案信息的时候不会出现卡顿、系统硬件故障、蓝屏、黑屏等等情况，最大限度的保障检索效率和质量。
3.3开发档案管理软件
首先，档案管理软件应适合档案管理实情。现在市面上也有不少的档案管理软件，这些集成化的软件只是涵盖了传统档案管理工作的大面，但是具体的细节处的问题并没有解决，为了保证档案管理软件符合档案管理实情，档案管理人员一定要在严选这些软件的基础上把软件功能了解全面，有必要的话，还是应当和软件企业合作，开发新软件。同时，软件功能配置应以人性化管理为标准。档案管理软件开发过程中，其中的每一项功能都必须是有用的，对于那些重复的、无用的功能可以合并或是剔除。在整合软件功能配置的过程，档案管理人员一定要把自己的需求表达清楚，自己想要什么样的功能，想实现什么样的操作方式，这些都必须要开发人员沟通好，这样做出来的软件才是以人性化管理为标准的优质软件。
3.4引入大数据技术
首先，利用大数据技术深入挖掘档案信息的价值。大数据技术的产生本就是为了解决繁杂信息无法处理的情况，而随着该技术的不断发展和完善，利用它深入挖掘档案信息的价值已经成为了可能。所以在现阶段的档案管理软件中，或是与之相配合的软件中一定要及时引入大数据技术，从而提高档案信息的利用率。另外，把大数据技术引入检索系统，提高检索率。大数据技术除了能提升信息价值外，还能被引入检索系统中，从而进一步提高检索率。实际检索过程中，档案检索的入口就像是百度首页一样，只有通过大数据技术分析成千上万的检索关键词，才能在用户模糊查询的时候及时置顶最有可能的检索结果，从而提高检索率[1]。
3.5提高管理人员的信息素养
首先，培养其互联网思维。信息时代，信息的交换方式和以前大不相同，档案信息作为信息中的一种，自然也需要顺应时代发展潮流，以全新的交换方式体现自身的先进性。而作为档案信息管理人员，只有增强互联网思维，才能助力档案管理工作的现代化发展，这是毋庸置疑的。同时，增强其软硬件使用能力。档案管理软件再好，计算机配置再高，如果没有高素质的使用人，也发挥不了作用。所以在信息时代下，提高管理人员的软硬件使用能力，能够解决日常使用过程中的一些小问题，不仅能够节省软件的运维成本，更可以节省不少的工作时间。
结论：
简而言之，信息时代下，档案管理工作需要进一步创新，才能实现新发展，迈上新台阶。当下，守信息时代的影响，档案管理工作的创新措施正在朝着智能化、集成化、多元化方向不断发展，对各种现代化信息技术的应用方式也日趋成熟，据此，本文分析信息时代下档案管理工作的创新措施，以期能为档案管理工作在信息时代中实现质的飞跃提供帮助[2]。
参考文献：
[1]孟蓉.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].中国管理信息化，2018，21（24）：185-186.
[2]刘玉红.信息化背景下人事档案管理创新思路探析[J].黑龙江档案，2018（3）：74.
论文作者:鞠怀亮1,潘涛2
论文发表刊物:《防护工程》2019年10期
论文发表时间:2019/8/14
标签：档案论文; 管理工作论文; 信息技术论文; 纸质论文; 信息论文; 信息时代论文; 管理软件论文; 《防护工程》2019年10期论文;