摘要：人事档案是企业、社会组织在人事管理活动中形成的，并经组织审查或认可的，记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格、图像、照片以及其他形式的原始记录。其作用主要表现为：是考察和了解人才的重要依据：是落实待遇：是开发人才、使用人才，进行预测及制定人才计划的重要手段。人事档案以其确凿的 “原始记录”和“历史证件”的特殊属性，在人力资源的开发中发挥着举足轻重的作用。
关键词：人事档案；审核工作；策略
1人事档案审核工作的概况
人事档案审核工作的主要内容包括：其一，确认人事档案材料是否齐全、完整，并核实档案内容是否真实、客观；其二，确认档案材料的交接手续等是否完备；其三，档案中是否存在混装、漏装以及错装的材料；其四，档案的整理过程是否和相关标准的要求。在审核的过程中，要求对档案中的内容及相关信息进行逐页、逐项审核，保证材料的完整、真实，确保信息准确无误。对于审核过程中存在的问题，必须逐项登记、查清，同时提出解决问题的措施；其五，对于档案中缺少的部分材料要逐一的进行登记，并做好收集、补充的工作，确保整个档案的完整、真实。
2完善补充材料，审核到位
我们针对材料不齐全、不规范的，按规定进行补充或说明；干部重要信息记载不一致的，严格按照相关政策规定进行认定。根据认定结果，规范填写，形成了每名干部的《员工基本情况表》（档案审核专用）》，认定有问题的，形成了《干部人事档案专项审核认定表》，由所在单位党组织进行反馈，与干部本人见面，进行签字确认。对于干部职工信息认定有变动的，耐心向他们讲清政策规定、利害关系和纪律要求，力争消除误解、打消顾虑。与此同时收集整理了学历、学位材料、年度考核登记表、评聘专业技术职务材料、党团材料、奖励材料、工资材料、干部任免材料等进行归档整理。在本次专项审核中，其中发现问题2362处，收集、补充、整理入档2258份，组织重新认定情况195人。材料整理入档后，添加新的档案目录，再按要求定做最新档案装具，并全部进行了更换。我们还借此次档案审核的契机，专门设置了人事档案工作室，配备了专门的电脑等办公设备，进一步提高了工作的规范化和管理效率，更进一步推进了干部档案信息化进程。
3 慎重对待管理工作，解决出现的问题
对于审核中出现的问题，我们严格按政策和文件规定，尊重历史的原则，对出现较多的问题，解决方法有如下几点：
3.1鉴于有的干部档案中记载出生日期的材料比较多，散见于各个类别的材料中，比如履历、自传、学历学位、工资调整表、任免等材料，我们依据档案里最早出现年龄的那份材料（一般是《入团志愿书》），同时还通过逻辑推理来核定其出生年月。
3.2对姓名中出现多音字或多名字的，请其“出示更改证明”。比如我们单位有一名职工，在档案中出现了两个名字，一个是*东东，另外一个*东，虽然从档案中我们能推断其为同一人，我们还是要求派出所出具了两名字为同一人的证明。
3.3最早期材料仅记载出生年份，没有记载月份的。按照时间顺序，如果和第二的材料记载的年份相同，则把该份材料的月份作为认定依据；如果年份不同，就不作为认定依据。
3.4对于学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料的审核，根据干部本人最新任免材料和履历材料所记载的学习经历、培训经历、任职经历，反向倒查之前的学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料是否齐全，相互印证。
4 人事档案问题整改工作措施
4.1做好个人有关材料的补充完善
将审核过程中制作的《个人需收集上交的材料》表格下发至每名员工，针对自身缺少的相关材料认真做好补充收集。将收集上交个人学历学位复印件、奖励证书复印件、培训证书复印件及照片等材料，按要求及时整理归档，充实人事档案内容。
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4.2 大力抓好重点问题的协调整改
一是针对认定“三龄一历”（出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位）等信息，进行逐人逐卷审定，对档案记载不一致的，按照有关政策规定予以确认。并按要求完成了《人事信息审定表》的填写，已由人事部门确认归入人事档案。二是针对干部任免表缺失的情况，根据审核中科级档案缺少《干部任免表》，按不同时期的表格重新制作干部任免表。通过与相关单位进行协调，仔细查找相关人员当时的任免文件，对其任免职时间从严把关、逐项查清，对档案中模糊不清的内容，想方设法地调查核实清楚，依据当时任免文号名称加盖公章补充归档。三是针对审核中存在的具体问题，特别是对因特殊原因没有及时归档的材料，从材料形成部门入手，沿着材料流转途径查找，尤其涉及员工的先进奖励文号、科研奖励文号、任免文号、职称文件等相关信息，需要补盖公章，完善相关手续，并针对相关人员缺失的职称、考核、学历材料进行咨询核实，查找有关证实性资料，或让原单位出具相关证明。确保档案材料保持历史原貌，保证档案信息的真实性。四是填写干部履历表、员工履历表。组织全体员工做好新的干部履历表、员工履历表的填写工作。为了保证填写的准确率，采取了先填写表格电子版、人事部门审核把关、再填写正式表格的做法。审核中，严格审定三龄一历、工作简历等信息，对信息不准确及时更改，最后填写形成正式表格。
4.3 完善人事档案管理制度
本着规范管理、利于工作的原则，完善人事档案管理部门和管理人员的岗位职责，建立健全人事档案管理规范，在人事档案材料的收集和归档上，及时主动与有关部门及时联系催交，对交上来的材料，做到认真鉴别，对不符合要求及手续不完备的材料及时退回归档部门，限期整改，严把“入口关”。对合格的材料，逐一进行核对、登记台帐、查号、技术加工、装盒入库，确保档案内容完整准确充实。此次人事档案审核工作切实解决干部人事档案中存在的突出问题，确保干部人事档案信息的全面准确、真实可靠具有重要意义，为加强新时期干部人事档案管理、推动人事档案信息化建设、构建人事档案管理长效机制奠定了坚实基础。
5 加强人事档案审核管理工作的策略
5.1提高意识，提高人事档案审核投入
档案管理部门应该高度重视档案审核工作，在日常工作中定期的对档案审核工作的开展情况进行检查、督促与指导。同时，还应该在档案审核工作方面进行经费与其他资源的投入。通过提高档案审核工作信息化水平、提高档案审核人员专业素质等，为档案审核工作提供坚实的保障。
5.2认真鉴别，确保档案材料的真实性
人事档案是通过“原始记录”的方式体现其价值的，只有保证“原始记录”真实才能够确保人事档案的真实，这也是人事档案存在的根本。其直接关系到人事档案的利用价值、组织部门对个人的评价与培养、关系到人才自身的利益及政治前途。在人事档案的审核过程中，要提高认识，通过认真鉴别的方式开展审核工作。基于“保持档案真实性、严禁造假、不主张重新制作”的人事档案审核基本原则，切实有效的开展人事档案审核工作。在工作过程中，若发现存在缺失的材料，首先要尽量查找原件，当原件不能及时找到时，可以通过使用“性质与记载内容相同的替代类材料予以代替”。在整个操作过程中，不得随意更改档案材料中的内容。
5.3 及时收集，确保人事档案的实时性
对人事档案进行完善、充实是整个人事档案管理工作的一项常态性工作。在人事档案的审核工作中，除了保证人事档案的真实、客观、完整之外，还需要及时的进行档案搜集，通过“主动、及时、深入细致”的方式保证人事档案的完整。由于人事档案材料的形成设计多不同区域的多个单位，在审核、整理和搜集过程中不可能坐等其他单位和部门将材料送上来，而是需要进行主动收集。而及时则是指在收集人事档案的过程中，要树立起时间观念，工作不能拖沓、材料不能积压，要积极采取相关措施尽快将新形成、发现的人事档案材料收集起来。深入细致则是要求在人事档案的审核工作过程中要具有良好的工作态度与工作作风，通过深入到相关部门进行广泛的调查和研究，积极疏通档案材料来源渠道，把握材料收集工作的主动权，通过有的放矢的方式确保人事档案完善、真实。
6 结语
总之，人事档案审核管理工作一定要从实际出发，通过“三化”管理（标准化、规范化和现代化）和创新的科学模式来提升管理的效率，促使单位内部的良性运行和社会经济的稳定发展。
论文作者:周懿君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/30
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