北安市民政局最低生活保障管理局
摘要：信息技术已经成为我国不可缺少的一个任务，以工作为例，现在很多的办公室都普及了计算机，而且在办公的时候，也基本上实现了信息化。使用信息技术办公对于办公的人来说，是提高工作效率的一个措施，属于技术突破。尽管如此，信息技术中仍有一部分还很落后，尤其是在数据处理的上面。我国的数据处理还停留在传统的处理技术上，这与现代的信息技术的特点不符，而且已经不能满足人们的使用。本文文章主要是讲述了办公室自动化中信息技术的应用，从现在的使用状况开始，谈谈信息技术在未来的发展前景。
关键词：办公自动化；信息技术；应用；现状；发展前景
当今的时代在信息技术的发展下，已经迎来了数字时代。我国的信息技术被广泛的应用，特别是办公。使用了信息技术在处理数据上，效率明显的提高。而且信息技术始终处在同一个位置，会随着技术的发展而更新。久而久之，企业办公逐渐形成了一种模式，这种模式把信息技术放在了关键的位置，而使用技术的目的就是希望使用信息技术能够保证工作的效率提高。在这个信息时代，在办公中使用信息技术则是一个必然趋势，而且使用了信息技术也能保证人们的工作要去。
1 信息技术在办公自动化应用现状分析
1.1 有效提高工作效率
信息技术在办公自动化中的应用，可以转变传统上下级以及同级之间冗杂的程序，将程序精简化，不但可以提高工作效率同时也可以降低失误存在的概率。例如可以利用信息技术在企业内部建立局域网，这样可以在一个相对安全的网络内部完成各项工作的安排与交接。并且工作过程中产生的各类文件数据可以通过信息网络完成编写与归档，形成一个完整安全的数据库，这样不但整理分析方便，同时在使用上效率也得到有效提升。另外，通过信息网络也可以对员工的工作状态进行监督检查，可以提高其工作紧迫感，进而能够提升工作效率与质量。同时，信息技术的应用，可以通过多种功能性软件的应用来解放人力资源，一般情况下一个掌握专业信息技术人员可以通过对软件的操控来完成对各类信息数据的处理。
1.2 提高信息检索效果
对于大部分企业工作中都会存在大量的数据资料，经过人工分析整理后归档保存，在后期使用时往往需要在大量材料中筛选，整个过程相对复杂，并且需要大量的人力资源来完成。而信息技术的应用，可以提高信息检索的时效性与准确性，对提高领导决策效果具有重要意义。一方面，可以结合企业发展特征，结合文档管理实际情况建立企业内部数据库，通过专业数据分析处理软件，对日常工作中产生的资料进行处理，并将其归入数据库内，以供后期工作的查阅。其中，可以根据实际情况来设定一定的权限，以此来保证档案的安全性。另一方面，可以在企业计算机上安装专业检索软件与数据检索系统，将其与其他检索引擎连接，这样就可以高效的搜索全球网络范围内的相关资料，获取的资料内容更全面，可以有效推动工作的有效性。
1.3 加强文档管理
通过信息技术来对不同类型的文档进行处理，可以保证其内容以及形式不会被破坏，并且减少了传统文档管理过程中的自然因素损坏事故，提高了文档使用的有效性。传统文档管理需要专门的管理部门，并且受文档特征影响还需要有一整套的设备，占地比较大，在管理上也会受到各种因素的影响，整个过程比较复杂。而信息技术的应用，完全可以灵活的选择文件存储方式与设备，例如可以将文档存储于移动硬盘、光盘等设备，在管理上也更方便。
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2 信息技术在办公自动化中应用趋势
2.1 无限的无线办公场所
近些年来，无线技术发展很快，无线路由器，移动WiFi等无线设备也出现，而且在工作的范围内，使用的这些无线设备也很多。办公人员在传递文件或者是办公邮件的时候，使用了无线的设备，可以实现即时通讯。而且办公室的一些会议不同于传统的会议，一部分属于网络会议，网络会议就必须使用网络设备或者是无限设备，随着无限设备的设备，也刺激了与之相关的产业发展。我国传统的办公环境就这样一点点的被取代。现在的办公环境不仅仅局限在办公室，在家里、在咖啡馆等只要是有网络的地方都能实现办公。
2.2 更灵活的工作流
在过去我们使用的办公文件一般都是纸质的文件，但是纸质的文件在传送的过程中，容易丢失，而且在保存上比较困难，需要一个特殊的空间去保存，但是随着办公时间增长，使用的办公文件也增多，而企业能够用来保存文件的地发就更少了。与之对比的就是现代使用的文件，传输文件只要通过网络就可以，文件传送的快，而且不易丢失。在保存文件上，只需要在计算机中建立一个文件夹就可以。文件不仅仅有文字，还有图片以及动画等等。尤其是在商务传递中，其优势就可以显现。商务之间传送的文件有灵活性，而电子文件正好保证了文件的灵活性。
2.3 技术革新使围墙消失
在社会技术的发展下，办公室的意义变得越来越模糊，有些企业甚至将一些休闲的场所当做是办公的地点，例如：咖啡馆、书店等等。技术的影响下，我国办公的场所也变得更加分散，而对办公室的设计也随之变化。无论是在宽度还是范围上，办公室都在扩大。而且在办公室中布置的物品都具有家的特点，让工作人员在办公的时候，可以放松心情。
2.4 办公的非专业化
当今科学技术的普及，使的现在的商务环境下，大部分的事物职员也可以熟练的处理文件。故要求办公环境需要设计更加完善，使普通的大众用户也可以通过输入数据和知识，制作出能够读取的文件，可以实现即时搜索，使信息短时间内向全世界传送。普通用户制作的数据知识相比专家而言的质量或许差些，但是用户的数量越远远的大雨专家。涉及的范围更加广，如今互联网的内容大约有万亿那么多，这样大量的数据可以通过检索进行有效的选择。
2.5 视频技术的应用
对于一些企业来说，必须具有视频技术，而且视频计技术已经成为我国现在企业中一个重要的表现形式。从影响力上看，视频技术的影响力远远大于其他技术。而且这种技术部仅仅是使用在办公室中，在其他的一些场合中也出现了视频技术。我国科技在研究视频技术还有压缩技术上投入的比较大，而且也出现了很多的成果。办公室视频会议就是其中一个重要的成果，在办公室中使用视频技术，企业的管理者即使不在企业内，也能召开会议，在会议上听员工的报告，并且指导员工的工作，真正的实现了远程操作，还可以减少很多的麻烦。
3 结束语
信息技术在办自动化中的应用是社会发展的趋势，同时也是人们工作的需求，现在已经为工作效率的提升提供了很大的帮助。为了能够更好的提升信息技术应用效果，就需要不断进行研究，结合办公自动化的需求，从多个方面对多项专业技术进行分析，并且大胆将各项信息技术应用到办公中，争取不断提高工作效率。
参考文献：
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[3]周新秋.数字化校园中的办公自动化技术研究[J].湖南理工学院学报（自然科学版），2010，（04）：51-52.
论文作者:韩兆礼
论文发表刊物:《基层建设》2015年28期供稿
论文发表时间:2016/4/5
标签：信息技术论文; 文件论文; 技术论文; 工作论文; 办公自动化论文; 数据论文; 设备论文; 《基层建设》2015年28期供稿论文;