摘要：本文主要以电子档案资料管理系统的研究与实现为重点进行阐述，以当下高校电子档案管理工作的现状为主要依据，从电子档案管理系统设计进行深入探索，其目的在于加强电子档案管理系统的应用效率，为保证档案完整性提供有利条件。
关键词：电子档案，现状分析，管理研究
1高校档案资料管理电子化的意义
档案管理一直是提高工作质量的有效方式，我们经常为此花費大量的时间和精力，实际效果却并不理想。在信息化时代的今天，各类电子软件为我们提供了很多便利，档案资料管理数字化就成为一种迫切的需求，特别是在高校管理与教学改革中，档案资料管理数字化、有序化显得尤为重要。
2高校档案资料管理系统的现状分析
随着高校的发展、教育水平的提高，档案管理已经成为了必不可少的工作。但是在实际的档案管理工作中，仍然存在多种需要解决的问题。
（1）档案管理偏向纸质化
高校的建设和教育不断发展壮大与档案管理系统发展不均衡。档案管理的信息化水平不高、管理设备及软件落后、纸质档案的管理繁琐耗费大量人工和时间，给档案管理工作造成了很大的不便。其次纸质化档案管理因人而异导致出错几率增大，档案管理的准确性降低。这些都严重阻碍了高校顺应社会的发展。
（2）没有正确认识档案管理的重要性
档案管理人员没有正确的思想意识，对于档案管理工作的重要性认识不足。由于高校目前发展条件有限，高校自身对档案数字化管理的人员和资金缺乏投入使得先进技术引入困难。
（3）档案管理工作者专业性有待提高
缺少对档案管理者的专业性培训，档案管理技术人员稀少。但在高校的档案管理工作中，相关人员需对高校的发展变化有充分的了解，对于突然事件的解决要有足够的经验，这就加大了档案管理工作的难度。
3如何实现档案管理数字化
（1）系统设计原则
安全性：档案是极具保密性的文件，电子档案的设计要尊重用户的隐私，所以要充分考虑电子档案管理系统的安全性，给使用人员分配用户名和密码，内部人员之间传输文件时要给文件做加密处理，有效防止非法访问和非法入侵。
可扩展性：由于档案随时都要做增、删、改、查的处理，如果系统的可扩展性不好将难以维护，甚至不能使用，所以在设计过程中要充分考虑档案管理系统的可扩展性。科学有效的技术设计是未来发展的必然趋势。在信息化时代的今天，软硬件的发展具有更新换代快、效率高的特点。充分考虑管理系统的可扩展性能够极大的提高管理系统的实用性。
分类方案：制定直观、有效的分类方案，并根据系统的逐渐完善及时调整。不同的数据等级要有区分，避免出现混淆。
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（2）系统功能设计
档案采集：档案制作部门收集好档案资料，并将其反馈至各院校档案室。各院校档案人员在接收到档案制作部门反馈过来的档案资料后，立刻对相关内容进行级目分类并编写好文字说明。
审核管理：档案管理部门需对著录数据进行严格的审核，将不符合要求的电子档案返回档案制作部门，要求其按照标准重新填写，符合要求的则可进入入库流程。
数据管理与维护：该操作权限必须只授予档案管理部门和专业的技术人员，决不可外泄。定时对数据进行检查和维护，发现问题及时修改以此来保护和利用电子档案。
（3）系统软硬件配置
上文提到电子档案管理系统具有可扩展性，因此系统软硬件的设置必须为其预留足够的升级发展空间，可选择相对较大的硬盘空间。为不同的系统操作人员授予不同的操作权限。安装具有较高安全性的防火墙来避免黑客入侵，以确保数据资料的安全性。
（4）加大档案管理的投入力度
信息的高速发展，国家出台的各种政策，不难发现现代化社会对于档案管理的要求已经全面提升。传统的档案管理技术不能丢，要做到共同发展，综合传统档案管理与电子化档案管理的优点，从思想上、管理上及信息等方面抓起，实现档案管理的规范化，加大档案管理的投入力度，为档案的质量提供最可靠的保障。
（5）提高工作人员的专业性
加大对档案管理人员的培训力度，不断明确档案管理的重要意义，使管理人员有高度的责任感。不断地更新专业知识，使档案的管理及时顺应时代发展的需求。
结语
档案管理是发展中不可缺少的重要一项工作，档案管理的完整性对今后单位的规划产生一定的影响，因此，一定要高度重视，建立完善工作制度，采取有效的管理方法，实现档案管理工作的科学性及规范性。
总而言之，在电子档案资料管理系统实际应用的过程中，各部门之间需通力配合和支持。当然，纸质档案的重要性也不可忽视，纸质档案的社会认可度较高，要均衡两者之间的关系。为此，档案管理部门要在不断完善系统设计的同时，积极做好宣传，并制定具有较强操作性的规章制度，这样才能推动电子档案资料管理系统提升到一个新的层次。
参考文献：
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[3]李秀云，李莉，段慧.谈电子文件的归档在我院档案管理中的影响及应用研究[J].大家健康（学术版），2014，8（12）：2-3
科研项目：山东协和学院实验室开放项目：“电子档案管理系统的设计与实现”（项目编号：2019SYKF21）
作者简介：
段梦秋，女，山东临沂，山东协和学院计算机科学与技术专业学生。
宫琳琳，女，山东青岛，硕士，副教授，研究方向：软件技术.
论文作者:段梦秋,宫琳琳
论文发表刊物:《基层建设》2019年第14期
论文发表时间:2019/7/29
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