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摘要：无纸化办公是互联网时代的潮流趋势和促进企业快捷办公的重要载体。本文阐述了企业推行无纸化办公模式的必要性，对其特点和优势进行了总结分析，并深入查找了无纸化办公模式运行过程中存在的主要问题，同时针对存在的缺陷和问题提出了建议和措施，以便更好地提升办公时效和办公质量，推动企业无纸化办公迈向更高水平。
关键词：无纸化办公；模式；探讨
1.无纸化办公模式管理概述
1.1项目背景
近年来，互联网、大数据等新型技术应用逐渐覆盖到人们工作生活的方方面面。网络办公自动化平台建设作为提高企业办公效率，推动企业迈向质量发展的重要手段，近两年来各级政府机构、企业实体纷纷将其作为管理创新的重点工作来抓，从公文无纸化办公项目入手，一方面积极与专业软件研发公司就调研论证、软件编制、流程交叉和软件测试等环节进行对接合作，另一方面通过优化系统关键节点程序、组织业务骨干专项培训和购置相应的硬件设施设备，及时解决了软件试运行阶段文件流转、领导签批、软件安装过程中遇到的疑难问题，使广大员工及时掌握了系统基本构架和操作技能，充分发挥了网络办公快捷迅速、省时高效的优势，为实现办公高效，管理精细奠定了坚实基础。
1.2.无纸化办公的特点及优势
自推行无纸化办公以来，广大员工对电子文档的认识逐渐增强，也给企业内部信息及时传递创造了便利条件。与传统文件相比，纸质文件在使用过程中容易受损且保存时间较短，影响了最终文件的使用效率，同时很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件内容信息的实用性，不利于自身使用价值的发挥。而无纸化办公系统的使用，彻底改变了传统的纸质公文办公模式，实现了公文网上阅览、信息自动传递和自动整理归档，极大降低了管理成本，使矿井行政文件时效性和工作效率显著提高。
2.无纸化办公系统运行现状
实践证明，无纸化办公系统上线运行后，文件承印劳动强度显著降低，文件流转时间有效缩短，办公效率得到进一步提升，目前正向良性发展方向迈进。但也存在以下问题和不足，主要有以下几个方面：
2.1员工软件操作达不到快捷熟练水平。
部分管理人员没有熟练掌握软件应用系统知识，不能准确填写公文信息和自由定制公文类型、内容，分不清主送、抄送部门，文稿不能熟练修改，文稿质量得不到保证，同时在使用过程中受软件系统和实际运行偏差等方面影响，出现问题时与软件编制人员信息交流不畅，造成问题在基层不能得到及时解决，同时矿现有的软件人才严重缺乏，目前仅能处理简单的业务问题，涉及到软件编程、数据修改和后期维护等工作仍依赖专业软件公司，无法保证公文持续顺利流转。
2.2软件系统软硬件配备不到位。
软件投入方面，管理制度、业务流程和员工思想意识存在不完善、不到位、不重视现象，没有制定翔实的矿井信息办公总体规划和软件应用管理制度，大多数员工没有意识到办公自动化系统不只是技术上的创新，更是在办公方式和制度上的更新和变革，亟需规范使用环境和建立文档存储制度，也对文件签批管理和档案库房建设提出了更高的要求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆硬件投入方面，部分中层干部以上管理人员受手机厂家、机型性能和版本型号不兼容影响，造成手机显示不全面，内容变形异化等导致的办公不畅等弊端，同时部分矿井受资金紧张影响，办公电脑更新不及时，存在内存偏小、日常维护不到位，极易造成网络传输质量差、转批文件速度慢，很难适应智能办公自动化的要求。
2.3无纸化办公系统优势未充分发挥。
一是流程方面，文件结转工作量几乎与传统公文处理等同，除总公司正式文件采取网上流转外，其他如便函、通知、会议纪要等临时文件，以及各级政府部门下发的文件仍要按要求进行登记后，再将文件重新扫描到电脑中才可实现网上流转。第二，时效性方面，运行期间下发文件缺乏统一的规范标准，导致无论文件重要与否、时效长短均要求实行无纸化办公行文流程，导致部分通知文件流程还未签批转发完毕，就已经延误实效，存在时效性差等弊端。第三，成本方面，扫描仪、彩色打印机等设备后期维护成本高，年末除对电子文件进行归档外，还要将电子文件全部打印出来上交存档，这在短期内很难实现降低费用成本和简化办公程序。
2.4文件签批审核制约因素多。
首先受传统思维观念影响，人员接转电子文件的意识不强。中层以上领导人员无论因事外出还是休息休假，手机需随时保持网络在线状态，关注企业文件接转信息，有时稍有松懈便很难及时阅处。同时，实际运行中受部分领导对审批签署环节不重视，出现文件批转阅处不及时现象，造成文件下发多天公文协同流程、未办结流程过多，甚至半年之久仍没有向下批转结束，无法及时进行归档，导致部分文件先执行或多次督促后再完善公文签批程序，失去应有实效性和便捷优势。其次，文件电子版利用效率不高，一般仅作为电脑或手机签署意见使用，随后仍要打印手工版进行贯彻学习，没有实现深层次利用。第三，向上级报送文件申请时，必须提前和上级单位、部门进行充分沟通申请意向，随后才能通过电子文件形式予以报送，否则很容易将文件反复退回，存在浪费时间倾向，与全面实现高效便捷办公还有不少差距。
3、主要建议和改进措施
企业信息化是现代企业精细化管理的必由之路。鉴于当前无纸化办公系统优势，需要我们不断改进优化，才能充分发挥办公自动化系统的优势，推动企业各项工作高效运行。结合自身工作实际，笔者认为要做好以下点：
3.1完善管理流程，提高办公运行质量。
当前，以互联网为依托，推行无纸化信息办公已经成为主流企业办公自动化的发展方向。对此，必须着力在优化行文流程上下功夫，确立严密高效的办公行文、流转管理部门，划分公文处理类别，严格公文处理程序，明确公文承办时限，避免部门处室行文职责不清、权限不明、审批不畅和各自为政等弊端，切实提高公文质量和办结效率，实现公文管理工作规范化、制度化和标准化运行。
3.2健全管理制度，助力办公便捷畅通。
一要制定矿井信息化建设发展规划，以延伸信息化办公发展的路径和质量为抓手，建立部门无纸办公软件系统定期登录制度，明确系统使用者、维护者、管理者职责权限，严格实行限期办结和痕迹管理，制定办公自动化工作全过程考核奖惩标准，解决各部门对办公自动化系统重视不够，不能随时登录查阅办公系统、信息处置不规范、操作人员不明确等矛盾，杜绝因电脑使用不规范造成的病毒感染严重、人为损坏等问题，保证办公自动化系统发布的各项信息能得到顺畅传达。二要强化教育培训。进一步提高广大员工的思想认识，通过开展各种形式的培训教育，规范公文流转流程、严把公文行文质量，同时要突出管理层和一般人员培训内容差别，做到内容上由浅入深、由点到面，全面提升全员无纸化办公系统的操作应用水平，确保系统运行高效规范和安全可靠。
3.3 加大资金投入，实现系统优化配置。
一是完善硬件基础系统，对企业分管领导、中层正职干部手机版本进行全面摸底测试，对各部门电脑分布、使用、型号、年限情况进行摸底统计，做好老旧电脑优化更新工作，使其达到科学合理配置，网络运行安全，确保各部门电脑及系统的安全稳定，满足办公自动化需求。二是加强文件存储管理，探索采用领先的文档权限控制、SSL传输加密技术和病毒防护技术，实行智能化文档组织和归流，方便员工按照类型进行查找，甚至可以扫描之后对文档根据个人需求进行裁切、亮度调整、色差调整、清晰度调整和自由编辑等处理，以进一步提高工作效率，为文档安全高效使用保驾护航。
4.结语
通过对企业推行无纸化办公模式的总结分析，必将进一步对企业实现精细化管理将起到很好的借鉴作用。可以预见，随着大数据等新型技术不断升级、渗透，现代化文档管理也逐步向信息化、数据化、智慧化前进，自动化办公也必将迎来更加宽广、更有前途的美好前景，持续推动矿井向信息化、智能化方向迈进。
论文作者:赵岩滨
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2019年11期
论文发表时间:2019/8/26
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