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摘要：当前的信息技术通常是依据计算机设备、数字化技术光纤设备和缩微复制存贮技术，为新形式下的档案管理工作带来了极大的便利。然而，科技有利有弊，既为档案工作带来了发展机会，又使它面临着极大挑战。我国的电子档案管理还处于起步阶段，档案管理方面还存在很多的问题，本文研究信息时代档案管理工作面临的问题及对策具有十分重要的现实意义。
关键词：档案管理；信息时代；现状；对策
前言
电子信息技术也已经深入到了我们的生活当中来了，并且我们的日常生活离不开电子信息技术。在现在的一些办公方面使用的电子信息技术的面很广，档案管理方面以前使用的是传统的纸质档案，这种档案管理起来十分的麻烦，给档案管理工作带来很多的麻烦。
一、档案数字化管理要素
1.档案管理目标多样化
数字化管理的主要表现就是管理目标多元形式。传统的档案管理就是为了以记录工作资料，来给单位发展规划做参考，给单位决策带来经验和依据，却无法为一般职员带来基础的档案服务，也无法由档案管理任务表现出单位的地位，这就是因为档案资料的调用操作程序复杂。数字化管理方式就很好的解决了这一点，能够异地调取，从网络上进行档案共享，也让人员便于调取档案，达到档案管理的服务性目标。
2.档案管理模式受到档案内容整改的影响，以往的档案监管，操作人员只用依据纸质文档的收集和归纳再采取管理就行，管理措施是不需要有改动的，然而在当前档案数字化管理进程的不断加快，和档案保存和归档有关的操作人员要求可以熟练掌握计算机的操作方法，然而这些技术又存在较大差异，比如存档和调用对计算机操作完全不一样，对音视频文件和文档文件归纳整理时要运用的软件工具也差异较大。数字信息化管理模式是在计算机网络前提下进行的，这就是档案管理模式顺应现代社会发展潮流的表现。
二、档案数字化管理现状
1.档案的管理工作管理体制不健全
档案管理工作的主要任务就是要让档案变得标准规范，但是现阶段很多的档案管理人员忽略了档案管理工作的本质。在电子网络信息化时代，不少发达先进一点的地方档案已经开始全面的电子档案管理，电子档案想要修改十分简单，对于电子信息档案的管理者来说，可以将自己需要的资料、数据、图纸以及相关信息资料进行分类、整合处理，从而变成自己所需的形式，汇总在一起这样无论是管理上还是预览查看都十分的方便。电子档案按照类别分类存放，创建一个文件夹，并注明资料的类别，在别人查阅还是管理者自己以后要添加相关信息十分方便快捷。总的来说，电子信息档案具备几大特点：管理方便、保存方便、查阅方便、灵活以及不需要占用空间。
2.档案管理人员的技能水平和数字化管理要求不适应
数字化档案管理需要操作人员具备丰富的专业技术知识，可以及时解决一些常见的软件故障问题，如电脑异常，出现死机、硬盘瘫痪、对重要的机密文件采取多重机密保护、对档案资料定期检查和归纳。在当前很多档案人员缺乏专业技能，一些工作人员年龄大，一直局限在以往的档案管理模式中，熟悉住址档案资料的管理，但是对于数字化管理前提下，显然业务能力不足，使得人员多数字化操作难以接纳，甚至不懂得计算机的操作，导致档案文件的丢失。同时一些工作人员缺乏对数字化管理的认识，觉得没意义，这也在一定程度上限制了数字化档案管理的前进步伐。
3.档案管理操作困难大，导致程序系统出状况
档案管理设计到查找资料、整合文件、存储和入档很多环节，数字化档案就是在计算机网络前提下进行的，查找资料、整合和入档通常是存在于同一个运行程序中的，要是档案资料有各种格式，就要采取二次操作，这种再次录入数据就会容易出现人为误差，无法保证档案准确性，这就需要档案文件格式和存储要求一致；并且，因档案管理程序负责，操作人员多，各个人员对档案的整理方式和次序缺乏统一性，就会导致档案被多次进行录入操作，这些问题出现就很可能使得应用管理系统瘫痪。
4.电子档案的标准化不够完善，有待提高
对于档案的全面信息化管理模式要想实现，就需要将城建档案的管理工作细致化、科学化以及规范化。但是我国的电子档案的管理还处于一个刚刚起步的阶段，和一些发达国家的城建档案信息化管理还有着很长一段距离。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆因为我国的电子档案没有统一严格的标准化，导致本来同样的电子档案，复制到其他地方不是格式有问题就是内容存在差异，和预期的效果有较大的差别。因为没有统一的城建档案标准，导致城建档案的信息化管理上有很大的困难。
5.档案文件的存档期间科技风险大
在现代化管理手段前提下，运用信息技术是必经流程，而档案管理中的信息技术又容易引起安全差错。第一，在档案管理数字化期间运行的管理软件自身或许就不够全面，有些软件是才开发不久的，运行稳定性、对病毒检测能力还无法保证，各种不确定因素的存在就可能引起档案资料的丢失；还有，员工因缺乏专业技能，在调用文件时极有可能对机密文件随意存放而导致信息泄露，在网络传送时被截获盗取等；因为网络的技术漏洞和计算机程序的更新改革，在缺乏高度保密机制和专业操作人员时，就极有可能被黑客或病毒侵害，要么就会使得档案文件丢失，要么就是档案操作系统的崩溃。
三、信息化背景下的档案管理建议
1、加大资金投入力度，健全档案信息资源管理体系
在当前社会背景下，技术发展快速，生活品质的不断提高，档案管理不能沿用传统的纸质记载保存了，都从文字记录、图表绘制过渡到影音设备、光盘应用等，对于怎样存档、分类统计，一定要结合现代信息手段来强化管理。所以要强化对档案管理的资金支持。并且，相关机构要彼此配合，协作研发出一个针对性强的数据库应用，统一运作，省时省力，为现代化信息档案的管理工作提供必要基础。档案管理人员就按照要求准确的录入相关数据资料即可，要保证时效性和准确率。
2、实现档案管理的先进性
在信息快速发展的今天，很多的陈旧思想一定要加以改观，档案工作是一种规范性很强的工作，要遵循档案需求，明确现代化观念，秉承科学理念，推动档案管理的现代化发展。首先，档案管理人员要足够重视现代信息化的档案管理。在工作期间要从管理型过渡到服务型，以服务为基础，通过服务改进管理，通过管理实现服务。其次，确立质量观念和创新思想。档案管理人员在工作期间要按照要求对档案实施全程监控，落实好每个步骤，采取质量监管措施，减少误差出现。档案管理内容要符合科技的需要和信息化要求，就是逐渐改变管理形式和方法。
3、强化对档案管理人员的技能培训。
档案管理要求顺应时代发展，才可以开创档案管理新天地。要不断健全档案管理工作，强化档案管理人员的工作责任心，推进多方面的、多功能的培训策略，结合实际，有针对性的进行培训教育。培训方式能够由各种种类的不同，选择合适的培训形式，如集中、短期、座谈会等。运用形式各样的教学活动，提高员工热情，实现他们的现实需求，发挥最佳的教育培训成果，推动档案管理工作真正实现规范化、信息化和数字化。
四．档案信息化建设的内容
1.培养专业的档案管理队伍
在档案电子发展的趋势下，要求其相关从业人员一定要具有健全的计算机技术，同时还要求管理人员在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，还要深入地了解计算机技术以及相应的安全技术。开展针对档案管理工作者的专业培训，增强自身的技能。
2.加强电子档案信息系统安全化建设
一旦档案使用了网络信息技术，就要加强这一方面的档案安全管理工作，保证档案资料信息的准确性和保密性，加强档案库的防盗系统建设，防止黑客破解，来窃取相关资料从事非法活动，同时电子网络的系统要经常更新维护，加强电子档案的安全性管理。
3.对于档案的数字化管理工作，我们要特别注意，在进行档案接收时，要严格进行把关，保证只有优质的档案才可以入库，对于后期管理，也要采取科学、合理的管理方案。
五.结语
在档案电子发展的趋势下，要求其相关从业人员一定要具有健全的计算机技术，同时还要求管理人员在熟练掌握档案管理专业技能的基础上，还要深入地了解计算机技术以及相应的安全技术。开展针对档案管理工作者的专业培训，增强自身的技能。
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[2]赵晏.探讨信息时代下档案管理工作的创新[J].科技创新导报，2012（35）：195.
[3]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014，23：150-151.
论文作者:罗莹木子
论文发表刊物:《基层建设》2016年27期
论文发表时间:2017/1/9
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