试论现代图书馆的集成管理，本文主要内容关键词为：试论论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
本文着重对图书馆如何依托Internet网络环境，运用综合集成管理方法，形成信息技术、文献信息资源、人员、机构等各方面资源的有效管理等问题进行初步探讨，旨在为现代图书馆的管理创新提供一种参考思路。
1 图书馆集成管理方式的提出
目前，我国图书馆在文献信息资源网络化建设过程中，从国家到地方都出现诸多问题，其中尤为值得重视的是文献信息网络结构的完整性问题。如果从宏观与微观两个视角来分析，突出的问题是，宏观方面：尽管国内图书馆网络建设发展较快，但新一轮各系统、各行政区之间重复组网、重复建库的情形也随之出现。各系统、各图书馆竞相发展自己的网络系统，追求小范围的完整体系，趋同状况日益突出。由此所造成的结果是，国家图书馆网络作为一个整体的意义依旧无法形成；微观方面：在单个图书馆的网络化建设中，人们往往偏重于高新技术的引进，具体建网工程的实施等，而与之相适应的观念转变、结构调整、馆员技能、设施配套、馆际协调、建库工作等要素并未形成同步变革。以致网络建成后，仍以“孤岛”的状态存在，无法发挥文献信息资源网络应有的作用。
从所述问题中，我们可以清楚地看到，正是由于在图书馆网络化系统工程建设中，缺乏统一管理，缺乏总体框架、概念模型、标准规范以及高层管理等方面的整体化研究，大大降低了图书馆网络管理的有机性，导致在网络建设时的“独立”与“盲目”。与此同时，这种情形也引发了我们对传统管理模式的思考：从一定意义上讲，图书馆现代化过程应该是由传统体制向现代化体制的过渡。然而，事实是，图书馆已经进入网络时代，图书馆的体制仍然是传统体制。图书馆实现现代化目标的进程由于时代的变迁和体制的制约造成图书馆成员的行为、观念等方面的不一致性、不连贯性，甚至造成图书馆机体的非整合性。笔者认为，在现代图书馆工作社会化倾向日趋明显的今天，图书馆“条块分割”的体制和以单馆为单位的管理形式，是导致网络建设“各自为政”的重要原因之一。这种组织结构人为地形成沟通壁垒，对于社会发展变化的反映往往比较迟缓。需要指出的是，在当今环境下，任何图书馆都已不可能在封闭状态下求得生存与发展。实现图书馆管理的有效变迁，固然离不开自力更生，但更重要的则依赖于相互之间管理经验的交流与借鉴。当前，我国各行业纷纷引进并采纳了不少先进的管理方式，其中首推在诸多大中企业采用的并取得了显著成效的现代集成管理模式。这是一种能对发展变化作出快速响应的新型管理方式，它的管理目标与图书馆的管理目标十分吻合，很值得图书馆引进。实际上，这种管理方式已经渗透于图书馆现代管理之中，如：各馆采用的图书馆自动化集成管理系统，就已使我们初见端倪。
2 图书馆集成管理的特点及目标
所谓集成从一般意义上可以理解为两个或两个以上的要素（单元、子系统）集合成为一个有机整体，这种集成不是要素之间的简单叠加，而是要素之间的有机组合，即按照某一（些）集成规则进行的组合和构造，其目的在于提高有机整体（系统）的整体功能。因此，集成可以理解为构造系统的一种理念，同时集成也是解决系统复杂问题，提高系统整体功能的方法。
图书馆集成管理，实质上就是将集成思想创造性地用于图书馆管理实践的过程。其核心就是强调运用集成的思想和观念指导图书馆的管理实践，实现信息技术、文献信息资源、人员、机构等各种资源要素的全方位优化，增强管理对象的交融度，促进各项要素、功能和优势之间的互补、匹配，从而最终促进整个管理活动的效果和效率的提高。
2.1 图书馆集成管理的主要特点：
2.1.1 整体优化。即对各集成要素进行综合协调，合理搭配， 使其形成互补、匹配的整体结构，产生功能放大的作用。
2.1.2 协同并进。集成管理的对象无所不包， 几乎涵盖了整体图书馆所有硬、软资源要素。但它的最终结果是集成对象共同得益，协同推进。在这种管理方法的指导下，凡加入集成网络中的各个图书馆都能获得不同程度的提高，表现出一种协同并进的态势。同时，突破了传统管理模式中那种以解决现状问题为着眼点的短视行为，它更加注重集成对象的长远获益状况，通过面向未来的管理运作机制来实现持续不断的发展。
2.1.3 模糊控制。这是集成管理中的一项新型的运作机制。 传统的图书馆管理系统边界是较为明朗的，但集成管理却打破了系统的边界，它要求将管理的触角横跨图书馆内外，突破了图书馆的有形界限。这是一种追求内外要素整合的思想，即图书馆的内部资源、功能及优势与外界的对应要素可以相互转化、相互协调、相互利用，形成一种“内部优势外在化，外部资源内在化”的机制。其管理本质从过去的“控制”转变为“协调”。
2.1.4 系统重组。在集成管理中，为了达到功能放大的效果， 各种要素可以按照一定的要求进行重组，形成新的更大的优势。同样，集成对象中的各种优势之间也可以进行重新组合，从而增强集成体的优势面和优势强度。
2.1.5 虚拟联合。图书馆在追求集成放大效果时， 将自身所不具备的或者较弱的功能“虚拟”出去，通过与外界其他图书馆的联盟来获取优势以弥补自身不足，从而在集成体中达到优势互补和资源共享。这种联盟的运作形式多样，但关键是要把握图书馆自身的核心资源和优势，以此作为集成的基点和吸引源，保证整个集成管理活动的顺利实施。
2.1.6 管理手段强调兼容、适应。在传统的管理方式中， 一般是根据不同的管理对象来选择不同的管理手段的。各种管理手段之间既可能互有关联，也可能毫不相关。而对集成管理来说，由于强调集成体的放大功能，因而各种管理手段之间必须保持相互协调、相互兼容的关系，唯此方能使集成对象有机地结合在一起，并实现内在的放大效应。
2.2 图书馆集成管理要达到的目标
2.2.1 开放。图书馆业务活动社会化，引导图书馆全员协作， 形成不断更新、自我完善的良性循环。
2.2.2 统一。包括（1）运作要协调统一。现代图书馆目标管理体系应该是协调、一致的。虽说有复杂的分工，但是这种多样性最终还要趋向于一个统一的总体大目标；（2）统一的用户界面。无论软、 硬件平台如何变动，只要具有统一界面，用户可以毫无阻碍地在上面运行；（3）数据库建设的合作与统一。 图书馆文献数据库建设在讲求市场规律优胜劣汰的同时，还有讲求统一、合作问题。因为，在文献信息数据库建设中，合作更适合信息生产力和更高目标下的工作效率。而统一又是合作的前提，统一（标准的统一、目标的统一）可以避免重复和浪费，避免图书馆信息孤岛的形成，以获取总体效益和多方回报，进而达到外在的因素便很难硬性将其分解，内在因素也不宜产生不正常的分离效果。
2.2.3 简洁。建立直观、简单、方便、 风格一致且品质上乘的现代图书馆综合信息网络系统。保持自身所具有活力，想方设法最大限度地略掉种种不必要的重复，以简单的操作方式完成复杂的功能，而在工作质量、工作效率和读者服务等关键性能方面能达到令人满意的显著提高。同样，现代化图书馆整体格局也应该是去掉一切无用的、不增加价值的活动，最大限度地获得积极的效益。
2.2.4 弹性。为了实现图书馆网络联机共享采编、联机检索、 联合建库等目标，达到多个图书馆共同在网络中心建立并享有一个或多个数据库，需要创建一种纵横皆可贯通联络的交互式、立体型网络结构。在这种结构中，信息的组织形式由顺序的、线性的方式转变为直接的、网状的方式，使得信息可按自身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构。信息不但可以顺利地自上而下、自下而上地传递，而且可以进行馆与馆之间的横向传递。从纵的方面来看，网络要保证多层流动机制之间的平衡。成员馆定期向中心提供自己的馆藏信息，并下载自己所需信息，各馆只需向中心进行联机查询，便可以获取包括馆藏在内的所需信息，成功地实现馆际合作，从而使信息便于管理，大大方便用户。同时，网络允许各图书馆进行正常的较高期望的追求和努力，而且还使得较高层的图书馆不会因为不断的数据库积累而膨胀。这样，既充分地调动了各层次图书馆的积极性，同时保证了各层次图书馆工作任务、开发项目相互恒定，而不至于出现壅塞（尤其是避免了重复建库、良莠共存和数据积压）现象。此外，这种网状结构也使得整个图书馆的管理控制系统更加趋于完善。它既注重自上而下的总体控制，又注重各个层面、各个图书馆的独立性，有着明显的平等和灵活性。其结果更加有利于馆与馆之间的协调统一，使得图书馆可以适应许多环境，包括图书馆内部环境和社会环境。
3 图书馆集成管理的实施要求
由于图书馆集成管理是一种新型的管理方法，在实施过程中必须做好相关的配套工作。
3.1 战略柔性化
图书馆发展战略是指导图书馆行为的总纲，它规定和制约着图书馆未来的努力方向和发展趋势。传统的图书馆发展战略都表现出较强的刚性，一经制定便难以更改，而且变更所引起的损失也往往较大；对实施集成化管理的图书馆来说，这种刚性战略模式已不适应形势的要求，为了保证现代图书馆集成管理的效果以及与环境动态变化相适应，必须增强发展战略的弹性，使之能满足各种不同集成对象的特点和要求，达到整体优化、相互协调、协同并进。战略柔性化是启动图书馆集成管理运作的首要前提。
3.2 宏观控制与微观搞活并举
在宏观上管住，在微观上放开，这已经成为各行各业在改革开放新形势下进行管理的一个基本思路，这同样也适合于图书馆。笔者认为，图书馆的宏观控制主要解决这样两个问题：（1 ）组成有国家级权威的管理与协调网络机构，加强协调。因为，协调是处理集权与分权关系的最佳方法，而且协调必须拥有较大权力才能实现；（2 ）政府有关部门通过制订一系列政策体系和措施来促进、规范、约束和完善图书馆行为，强化“权力”的有效干预，使之建立一种必不可少的有效秩序，规范核心系统与成员馆（节点）之间信息资源交换和协调，不至于使网络建设再度陷入各行其事的局面。同时，通过宏观调控可以规划整体性的信息系统；统一投资建立图书馆网络，使有限的资金投入合理使用；承担一些大项目，填补现代化进程的空白，发挥整体优势，推动后续工作开展。当然，在强调宏观控制的同时，不可忽视微观搞活。国家有关管理部门不可能什么都控制起来，毕竟全国的图书馆存在着多层结构，发展水平相差悬殊，各种关系错综复杂等问题。只有通过手段调节，做到大的方面管住管好，小的方面放开搞活，从而既在宏观上保证了图书馆整体的统一性，又在微观上保证了各个图书馆的多样性、灵活性和进取性。
3.3 建立图书馆网络体系
图书馆集成管理将打破图书馆原有的界限，图书馆边界扩大且模糊，所以，必然会引起具体管理方法的调整与变革。过去传统图书馆的组织结构已无法适应图书馆集成化管理要求，现在较为可行的应变措施是借助于网络，使图书馆管理体系网络化，形成水平的网状管理结构，减少组织结构管理层次，馆与馆之间通过网络建立起平等的合作关系，形成虚拟联盟，进而提高图书馆对外界变化的适应能力。
3.4 建立图书馆业务链管理体系
当前，Internet正在把出版、发行、图书馆、用户以及整个社会紧密联系起来，由此将进一步导致一个信息生产、传递和消费新秩序的出现。如果说图书馆组织网络化体系是集成化管理的第一步，那么随之而来的就是借助网络建立图书馆新型业务链管理体系。即：建立面向图书馆文献信息资源业务链的体系，对业务链上所有环节有效地进行管理。文献资源业务链体系可以划分为外部和内部两个支持子系统。外部支持子系统主要包括书刊发行部门、出版社以及所有与信息资源相关的社会机构等通过采访或交互网络互联的管理；内部支持子系统则是把图书馆（指整体）内部划分成相互协同作业链式结构，如：经费支持、投资规划、文献信息加工、质量控制、文献信息服务与管理、项目管理和工程技术等，还包括对信息业同行发展动态的监控与交流的管理。
3.5 重视图书馆网络化软件版本升级
图书馆网络化管理起步阶段，各馆所采用的图书馆集成管理系统网络版应用软件至关重要。因为，这是进行工作的重要工具。尽管近几年市场上图书馆集成系统品种颇多，质量也有了很大提高，但是软件之间兼容性较差，各图书馆在历次应用软件版本升级时均为数据流无法畅通流动而困扰。这种局面的确是行不通的。作为用户我们要加大对产品之间互操作性的筛选力度，对应用软件的标准问题提出严格要求，迫使图书馆网络系统设计厂家走到一起，互相协同。因为，毕竟网络计算的成功与发展方向，将依赖网络操作系统和网络应用系统的相互兼容和功能完善。此外，还应科学地处理应用软件升级换代问题。目前许多图书馆集成系统的应用仍然基于集成系统的第一代产品，即馆内业务管理自动化。但属于封闭系统，不能并入网络。尽管这些产品“很实用”，但实用不等于先进。如果为满足新需求而在旧系统上增加新功能，最终结果只会治标不治本，仍无法适应新时期的要求，所以，该换代时就应该换代。
3.6 图书馆管理者和馆员在管理中应具有的能力
3.6.1 图书馆管理者应具有的能力。21 世纪图书馆能否在网络环境下取得竞争优势，关键在于图书馆管理者是否具有组织能力、协调能力和为图书馆决策、管理、加工等各个环节提供高效运转方法的能力以及对图书馆的生存与危机意识、吸收新知识和新技术的能力和对图书馆的创新与求异能力。
3.6.2 现代图书馆员应具备的几种能力。（1）前瞻能力。未来的信息技术将具有并行化、网络化和开放化的特征，图书馆员应该有能力判断这些特征对未来图书馆发展的影响，把握机遇，争取在图书馆管理改革中有所创新、有所突破，树立起赶上乃至超过西方发达国家图书馆发展水平的勇气和目标。（2）研究能力。 图书馆员应该针对应用领域出现的新问题，设法采用新理论和新方法加以研究、探索，并不断理解和吸收知识。（3）整合能力。 要求图书馆员面对图书馆系统集成管理所涉及到不同要素的相互融合和在各种集成对象的结合过程中伴随着外来管理思想与文化的输入，既要有思想准备，又要有整合处理能力。因为，如果产生相互冲突，那它对集成效果的影响将是非常之大的。所以，需要对各种因素进行及时整合，增强他们之间的亲合度，有效地消除集成体内部的系统内耗，提高集成管理的放大功效。