摘要：由于企业员工数量多，人员流动大，业务工作复杂，工会组织管理工作难度大，传统管理方式需占用大量人力时间。将工会工作过程管理纳入信息化系统建设的并不多见。通过建立工会信息化管理系统，变革工会工作管理方式，提高业务办理效率，节省了大量人力和时间，员工满意度大幅提高。
关键词：工会；信息化管；管理系统；系统建设
前言：
国内各大企事业单位员工数量多，人员流动大，业务工作复杂，工会工作管理任务重，涵盖请假、会费、慰问、互助金、慰问金、班组建设等，事务申请种类多。多数属异地办公，传统的管理方式申请时间长；岗位轮换调动，工会管理人员变动性大；历史工会资料无法快速查询，到时工作管理效率不高，将工会工作管理纳入信息化系统建设的并不多见。随着企业的不断发展，的员工结构不断发生变化，仅仅依靠传统的工会管理模式满足不了员工的工作需求。目前，工会工作管理及时性不够、系统性不强，在帮困救助、活动组织、团队协作等方面需进一步加强。因此，借助互联网与信息化，搭建一套服务员工、满足工会信息化管理需求的软件系统，解决工会管理实际问题，实现创新管理。
1当前工会信息化建设的现状
随着国家信息化建设进程的整体推进，国内工会的信息化建设取得了一定成绩，有力促进了工会工作开展。但从整体上看，工会的信息化建设尚处于起步阶段，信息化程度不高，平台较为单一，整合力度不够。工会的信息化建设主要集中于网站的开发与维护等方面，大部分网站具有数据库，并使用建站模板，属于动态网站。但数据库的应用范围较为局限，在电子提案系统、会员管理系统、业务申请、工作平台等方面尚未全面应用。其次，网站及数据库的信息更新比较滞后，大多数工会的信息化建设侧重于网站界面的维护，忽视网站内容的更新，且缺乏专业人员维护。第三，多数网站信息量少，功能单一，主要发挥宣传作用，缺乏交互式栏目，难以实现工会与会员之间的实时互动；网站宣传的内容多为工会工作动态，涉及企业事务公开、维权帮扶等方面的内容较少。第四，信息化建设手段较为单一，虽然少部分工会建立了微信公众号，但主要用于发布通知公告和新闻报道，业务申请等方面的应用尚未展开，在内容和形式的创新方面均有待进一步提高。
2工会管理信息化系统功能研究
2.1系统整体架构设计
工会信息化管理系统采用spring+MVC模式架构设计，平台耦合性低、重用性高、可维护性高；采用Java、XML开发语言技术，具有简单性、面向对象、分布式、安全性、平台独立与可移植性、多线程、动态性、易用性等优点。通过开发数据接口，与腾讯通数据对接，实现消息实时提醒；客户端和服务器之间采用SOAP协议和TCP/IP协议。系统采用公司统一认证，严格按照用户的部门和邮箱名设置用户权限，确保用户信息的正确和安全。
2.2系统功能架构设计
系统功能主要包括互助金管理、请假管理、会费管理、慰问管理、婚育状况证明等模块，每个模块都具有流程申请、流程审批、信息查询、报表打印、统计等功能，功能框架。
2.3系统审批流程设计
为标准化工作流程，系统建设前期调研时，对各类申请流程进行统一，并在系统中定制流程，只有在流程正确的情况下申请才能继续进行。以一般员工的疗养假申请为例，首先由各基层工作干事进行员工疗养假申请，流程进行发起，基层工会主席为第一级的审批人员，审批通过后流程流转至二级审批人员处，即人事科社保管理人员审批，审批通过流程流转至三级审批人员处，即工会管理人员办结登记。
2.4工会管理信息化系统功能开发
2.4.1台账集成管理功能开发，具体信息一点即得
通过建立统一的工会工作管理平台，各基层单位工会工作人员均通过登录系统完成相关台账的录入及申请信息填写、上传相关附件，支持随时调用查看，工会管理人员及相关领导在网上进行信息核对、流程审核，所有人员的任何操作在系统中留痕保存，支持历史操作记录查询，所有信息的获得均在鼠标点击之间。再不需要通过纸质进行申请，审批通过后再由人工进行汇总。
2.4.2流程在线审核功能开发，审核结果一目了然
通过开发流程在线审批功能，申请人员及审批人员在办公室即可完成所有办公事务的申请审批操作，且系统提供逐个审批以及批量审批的功能。批量审批功能有助于审批人员快速完成审批工作，减少重复性工作，且申请审批状态通过页面一目了然，通过或者不通过，流程是否结束，显示直观清楚。
2.4.3经费使用明细功能开发，经费额度一键查询
按照工会会费管理办法第二条及第三条规定，工会会费的60%返还至各基层工会，用于基层单位工会组织各项活动。要求各单位开展文体活动一年不少二次。即60%的会费应最少分二次申请使用，不能一次全部使用完。为更好的对会费使用进行管控，系统开发费用使用明细跟踪功能，实时显示各单位每次活动经费使用情况、活动方案及奖励方案，使经费的使用有据可查，经费使用公开透明，真正做到事务公开化管理。
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2.4.4统计分析功能开发，使用情况一看即清
为了方便管理人员及时掌握各类工会工作的业务申请情况、经费使用情况，在在工会无纸化管理系统里面开发大量报表，通过报表的自动生成，帮助管理人员汇总统计，大量减少手工工作，减少人力的同时有效提高分析效率，达到了降本增效的目的[1]。通过此类功能的开发，使得工会工作管理者能够全方位多维度的了解作业区各单位各项申请、资金使用、慰问等管理的状况。
3系统应用效果
（1）建立了工会管理电子化台账，准确记录工会管理各项工作流程的申请人、申请时间、申请原因、审批人、审批时间、审批意见等信息，形成连贯、完整、闭环的申请审批记录流程信息[2]。这不仅为管理人员进行工作交接时起到很好的辅助作用，同时为每位在职员工的切身利益服务。（2）工作效率大幅提高。原有的纸质办公模式，往返油区和市区2地，业务办理时间为8小时，应用工会管理平台，业务办理仅需要30分钟，工作效率提高15倍；传统方法进行信息统计汇总，平均每项工作汇总需要2小时，应用工会管理平台的方法，汇总时间仅需1分钟，工作效率提高120倍。（3）传统的管理方式使各项工会业务的申请、审批、办理时间长。工会工作无纸化管理平台投用后，在作业区各单位应用广泛，提交申请后由系统自动发起、结束审批流程，有效减少请假申请、慰问申请、会费申请等业务办理所需时间，提高业务办理效率，节省了大量人力和时间，员工满意度大幅提高[3]。
4加强工会信息化建设的思考与建议
4.1“大数据”为工会信息化建设奠定基础
在“互联网+”时代下，各职能部门基本都建立了数据库，但尚未形成统一标准的大数据库，难以实现资源共享。要想建立快捷、高效的工会信息化平台，需要打造一个基于职工基本信息的“大数据”。为此，首先需要对接人力资源处的数据库，导入工会会员的基本信息。其次，由工会统筹，对数据库进行动态管理，围绕工会工作条块、职工服务需求进行系统结构匹配设计，为每位职工设计一份会员电子档案，建立会员信息数据库。比如，劳动模范和先进个人数据库，除基本信息外，可增加“奖项名称”“授予时间”“授予单位”“主要事迹”等栏目；困难职工数据库可增加“家庭人口”“家庭收入”“家属就业状况”“致困原因”“大病信息”等栏目，便于随时提取数据信息，规范信息采集和使用。工会可对分工会开放部分权限，由各分工会负责审核、更新部分会员信息，实现动态管理。
4.2规章制度为工会信息化建设保驾护航
为规范网络平台的管理，确保“互联网+”工会的各项工作有章可循，制定相应的规章制度十分必要。针对电子提案系统，应制定《职工代表大会提案工作条例》《电子提案流程》等相关管理办法，明确规定职工代表、代表团、分管部门及领导、工会各自的职责和权限，规范提案流程，严格按照审批、承办单位办理、单位领导核定、交付提案工作委员会核准、处理结果反馈等办理程序，抓好每一个落实环节。针对职工协会，制定协会管理办法，规范入会流程，鼓励青年职工利用“互联网+”创新社团工作[4]。
4.3利用信息化建设打开工会工作新局面
工会要以服务职工为一切工作的出发点和落脚点，强化“六心”理念，以改革创新的精神，建立服务工作新机制，促进校园和谐。通过信息化建设，工会可以创新服务方式，为广大职工提供更高效、更便捷、更贴心的服务。比如，职工社团可以利用工会APP分享各类体育运动和文艺活动的小技巧，提供各类数字图书、影像资料等，职工通过客户端即可下载观看，丰富广大职工业余文化生活；在“服务之窗”设置计步功能，把每年一度的“迎新健身走”扩大到职工的日常生活中去，倡导绿色健康生活[5]。总之，通过灵活运用工会信息化平台，创建工会特色品牌文化项目，丰富社团活动的内容和形式，提升职工参与社团活动的积极性。
结束语：
基于信息化的工会管理模式的推行，为企业工会工作的精细化管理注入新的活力。业务部门、信息管理部门形成一个团队，通力合作，明确工会信息化建设的需求和目标，通过持续应用推进工会管理与信息化深度融合，促进制度规范和业务流程优化。工会工作模式由传统的“纸质管理”变为流程在线“信息化管理”，变革工会工作管理模式，明确了职责分工，在原有人员不变的情况下有效提高工作效率。对所有立足于信息化工会工作管理的、电力、建筑等行业均具有一定的推广应用价值。
参考文献：
[1]袁龙剑.谈计算机信息化技术于工会建设中的应用[J].电脑迷,2018(09):20.
[2]王义,张福蒸,方丹丹,王海涛.微时代下基于共享数据库的高校工会信息化研究[J].中国教育信息化,2018(13):51-55.
[3]张统宣.基于智慧校园的高校工会会员信息管理系统设计[J].数字技术与应用,2018,36(09):109-111.
[4]王勤.信息化管理在电力工会工作中的效果[J].中外企业家,2017(09):124-125.
[5].转变观念与时俱进推进工会财务管理信息化建设创新发展[J].中国工会财会,2015(02):11-12.
论文作者:薛修海
论文发表刊物:《基层建设》2019年第19期
论文发表时间:2019/9/21
标签：工会论文; 系统论文; 工会工作论文; 流程论文; 信息化建设论文; 功能论文; 职工论文; 《基层建设》2019年第19期论文;