印度的小企业信息管理与信息系统模型，本文主要内容关键词为：印度论文,信息系统论文,小企业论文,模型论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
小企业是一个国家经济的支柱，在印度小企业占有很大的比例[1]，在国民经济中发挥着重要作用[2]，这也是一个国际趋势。尽管企业在商业活动中需要及时的和有价值的信息，这些信息可以使企业运行的更好，但实现企业的发展更多的是依赖于掌管企业的人。这一观点在Hanen.Allen的论文中都有体现[3]。研究的结论是：与以往相比小企业要获得高增长更加地依赖于信息，如要获得国际贸易的成功要获得充足的信息来进行市场定位和找到合适的策略[4]。Michal的观点是拥有的信息越多就越处于有利地位[5]。另一项的研究成果表明，中小企业主在利用大量的信息取得了比过去更好的成绩后，更加乐于使用信息，并对未来充满了希望[6]。Rolph和Burtna的观点是：同资金劳力和原材料相比，信息更重要[7]，信息可以转化为知识，成为针对竞争对手的有力武器[8]。Khanna也有相同的观点：信息就是力量，对任何人和任何事来说，信息是一切活动的基础[9]。
要获得必要的信息企业主需要现代技术的支持，通过运用新技术企业主可以获得持续的信息。Lee认为小企业应当利用信息来发挥自己的优势。要这样做他们需要建立信息系统来收集、处理和利用信息[10]。现代的信息管理系统能够帮助企业获得准确的信息，可是许多小企业还没有真正意义上的信息系统，而在整个行业领域内这方面的工作做的已经很多了。这是许多小企业不能生产更好的产品的一个原因。虽然在许多发展中国家，小企业也有一些信息系统，如：MIS、DSS、EIS（大企业用的较多），但有组织的信息系统应当受到像中国这样的发展中国家的中小企业的重视。本文的重点是阐述信息系统在企业工作流程中的重要性。
本文讨论小企业的信息需求、信息资源和信息利用的问题。也包括小企业在使用信息时遇到的障碍的讨论。最主要的目的是提出一个在企业内使用信息系统的模型。该模型集成了内部网、外部网及中小企业的支持系统。此外还会讨论所建立的系统的特征、复杂度和给企业所带来的收益。
1 小企业主的信息需求
小企业主需要各个方面的信息，从一开始开展商业活动的想法到有关自己产品在国际市场的情况的信息。在开展商业活动之前，企业主有许多问题需要解决。有几项调查证明了这个事实。一项调查指出，小企业主对于做出决定需要大量的信息已深信不疑[11]。Johnson和Kuehn的调查表明，小企业主的信息主要集中在有关经济条件、政府政策、发展前景、市场和技术方面，若企业想要提高竞争力和面对国际竞争，管理和生产技术的信息就更重要了[12]。这些都是基于企业拥有科学、技术和创新的需求而使他们更加认识到要发展和维持不被社会所淘汰要有技术和资源的预见性支持[13]。另外一项调查发现，小企业主对于有关市场规模、构成、批发、发展、销售渠道、风俗习惯、政治法律环境的信息感兴趣[14]。Sighn证明拥有客户信息是每一个企业成功的关键，企业收集客户信息来更好的定位产品，追踪个人需求，提高客户满意度，抓住新的产品和服务的机会[15]。
以EDI（印度企业联盟图书馆）的报告和个人的调查研究为基础，小企业的信息需求可以区分为以下几类：新的商业思想；新的计划草案；产品选择；市场潜力；制造过程和工艺；原材料；经济代理；个人收益；国内/国际贸易；政府政策信息；企业管理。
2 小企业信息的来源及获得信息的障碍
2.1 小企业信息的来源
小企业可以从许多方面获得信息，各个信息源可以有如下划分：内部信息源和外部信息源。内部信息源包括：企业主个人的经验和知识；员工的经验和知识；公司内的各种信息系统；公司的图书馆。外部信息源包括：合作方；训练计划/学习/培训班；行业发展组织；企业发展联盟或其他组织；图书馆；商业信息服务机构；数据库；出口增长协会；政府部门；私人顾问；公共媒体；Internet；国际代理机构。
研究表明企业运用内部信息源多于外部信息源[16][17]。尽管企业主可以从多方面获得信息，他还是乐于运用个人的知识和经验来做出决定[16]。
2.2 小企业获得信息的障碍
阻碍小企业获得信息的障碍主要有：信息爆炸；用于信息收集整理处理的时间比较长；缺少信息管理人员；缺少信息系统的投资；对现有信息系统的误解。
3 小企业的集成信息系统
3.1 对集成信息系统的需要
在当前没有组织的信息管理方式下，小企业是一个失败者，因为他不能使用最新的信息，这是小企业不能进一步发展和提高国际竞争力的一个原因。因此，小企业主应当认识到利用集成信息系统的必要性。从集成信息系统获得信息比从纸质文献获得的信息要多得多[18]。但企业主也要认识到提供一个可以促进信息资源共享的环境是很重要的。Pathak在它的应用信息系统中也有如此的评论。这就是本文为什么要论述建立新模型的目的，因为通过信息系统企业可以更快更好地利用信息。小企业集成信息系统模型如图1。
3.2 理想的信息系统模型的主要特点
系统是一个完成特定任务的有组织的过程集合。处理信息的就是信息系统，一个信息系统就是一系列提取、存储、检索流程的集合（一个用户界面）。在信息时代，信息系统的支柱——信息技术是任何企业都负担的起的。不断降低的硬件价格和不断运用的微机对信息化起了推动作用，因此在21世纪小企业利用IT技术可以构建自己的信息系统，理想的信息系统应当是集成外部和内部信息源的系统，这个模型系统应当从各个方面提高企业的业绩。
集成信息系统的主要特点如下：有能力处理、确认、抽取、存储大量的内外部信息，并提取出其中有价值的；迅速获得和处理来自内外部的的信息，并存储在集成信息系统中；根据其水平和习惯提供员工对集成信息系统的存取；有规范地更新信息系统并保护他免遭侵害；即便需要也是一体化的变化；定期清除陈旧的信息。
图1 小企业集成信息系统建议模型
3.3 建立理想模型的准备工作要建立一个系统
以下几个方面应当引起高度重视：
人员。要操纵信息系统需要熟练的有经验的员工，这类人员的数量取决于企业自身，集成信息系统的管理员（或专家）应当进行系统分析，设计开发工作应当由计算机人员或其他方面的专家共同完成。
设备。引入和使用集成管理信息系统，信息技术工具应当在此处得到广泛的使用，下列仪器和设备是必备的：计算机；打印机；调制解调器；因特网接口/电子邮件系统；必备的软件包；扫描仪。
集成管理信息系统也需要有一个同局域网的接口，使他的全体员工都可以利用企业的信息。此外，该系统还要留有同地区网接口的空间。
创建一个集成管理信息系统可以参考以下步骤：开始；收集与企业活动相关的信息；确定系统提供的专有服务；确定企业信息需求，信息来源和信息检索存储的问题；人员培训；同专业人员一起进行系统分析；设计，并进行系统可行性、相关性和适应性测试；作预算；购买主要设备并举行安装调试；设计和创建数据库，数据存储和检索需求分析；按系统用户需求建立信息处理程序；从内、外信息源获得信息并进行挑选、处理，并存在系统内；按不同人员、部门提供不同的接口；更新和维护；经常进行系统评估；除掉无用信息。
3.4 集成信息系统的工作模式
当提出一个新的问题时，企业主（或是企业的员工）首先优先想到利用该系统，并且查找数据库，一旦找到了就可以解决问题。若没找到，IIS系统管理员就开始发挥作用，它会查询其他内部资源库，在其他方面找到后该信息就会得到处理、归档，存入IIS，同时把该信息传送给使用者。如果内部资源解决不了，就会利用外部资源，同样的处理过程会再次运行。最后得到相关的信息后，企业主就会做出相应的决策。
3.5 模型的运用
由于该模型是中央集权的、系统化组织的系统，有许多优点和不足。优点：为小企业主提供了多样的信息入口点；帮助小企业做出有效的决策；缩小企业在国内、外的竞争差异；促进企业的进一步发展；随时发现顾客的需求并做出相应的服务；促进企业改善服务质量；避免重复收集信息；最大限度的利用资源，从各个方面提高企业的效率。
局限：需要大量的资金和准备工作；对于使用系统的用户会产生新的问题；缺少熟练的操作人员；因为是一个整体，一部分损坏就会影响全局。
4 结论和建议
尽管该集成系统对于小企业的发展是很有帮助的，但小企业如何维护它本身的数据库和信息系统是一个问题。
一个可行的简单的办法是，小企业主要经常在信息支持系统上做出决策并做出预算计划。此外，财政部门也应当确保每一项经营活动都有对应信息需求提供保障的空间。第三。企业组织在日常的活动中要充分利用信息。第四，在信息时代政府和工业发展组织应当在为全国的范围内组织起来，重视信息在企业中的运用，这就要求政府改变相应的政策。最后，信息领域的专家应当鼓励企业主发展自己的信息系统。一个可行的方式是使企业主认识信息的重要性而发展自己的信息系统。21世纪是一个信息技术主导的世界，信息领域之间应当更好地考虑在信息系统研究中挖掘信息的问题，以适应企业不断变化的要求。
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