摘要：信息化技术和理念已经成为现代社会行业发展模式构建的主要形式，信息化条件下，对档案管理工作进行有效的改进是必然趋势。传统档案管理工作为纸质形式，管理工作依赖人工，利用信息化的技术和理念能够促进档案管理水平的提升。在信息化条件下，档案管理工作改进需要强化创新性，从管理模式、管理理念、管理方法、管理人员综合素养、信息化管理安全等多方面进行优化改良，建立完善、高效的档案管理信息化结构。因此，本文将对信息化条件下改进档案管理工作的对策进行探究。
关键词：信息化；改进；档案管理；对策
现代社会建设与发展活动当中，都广泛应用着信息化技术，各行业领域在经营管理期间，也都加大力度建立信息化的管理结构。如今企业发展期间，信息数据成为发展运用的核心资源，档案管理工作的重要性逐渐显现而出。档案管理工作通过信息化的建设，将传统的纸质档案管理转换为电子档案管理模式，管理工作开展的质量与效率能够显著提升，档案信息资源的安全性和管理利用的便捷性也得到强化。向信息化方向发展是档案管理工作改进的主要方向，那么改进对策的探究就成为值得思考的重点问题。
一、将传统档案管理转换为信息化管理模式
传统档案管理模式的档案信息文件都是以纸质形式储存，而图片、音频、视频等资源也是以照片、录音、录像形式储存。管理工作开展完全依赖人工，如今档案管理信息数据量规模逐渐扩大，依靠人工的方式进行档案管理工作，工作量过大，开展难度增加，而且单纯依靠人工，失误率较大。而档案管理工作具有繁琐性特点，传统人工管理在档案整理、归档、加工、查询等方面质量和效率不高，档案资源很多被闲置。因而需要将传统档案管理转换成信息化的模式，利用信息化的设备和技术来开展档案管理工作，将档案文件全部转换成数字化的形式，将电子档案作为管理的主体，利用网络信息平台来实现档案资源的整理、分析、储存、查询、利用、归档等工作。并且利用信息化技术和系统，实现档案信息的交互利用，档案资源的利用率能够提升，进而充分挖掘和发挥档案信息的价值和效益。信息化管理模式建立时，要保证管理业务服务的多样性、便捷性和主动性，从而全方位促进档案管理水平提升，更好的适应信息化时代发展环境。
二、建立完善的电子档案信息管理系统
首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。而在电子档案使用过程中，应注意以下几点：
（1）电子档案安全性问题。计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全是关键。
（2）电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。
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（3）电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、注重强化档案管理人员综合素养
对于档案管理工作，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。最后，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。
四、注重档案管理信息化安全防护体系建设
对于信息社会环境中的档案管理工作者，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域、发展档案管理学的理论研究；完善档案信息安全管理体系。促进档案信息化建设和档案管理事业的健康、有序、可持续发展具有重要的现实意义。随着信息化时代的到来，新领域、新门类、新载体档案不断涌现，给档案工作者在素质上提出了更高的要求，同时，我们深刻认识到档案管理工作历来是一项重要的基础性工作，档案工作的责任感即档案工作者要认识到档案事业发展的必要性，要把工作的着力点转向未来，深化服务意识，树立以服务促管理，以管理完善服务的观念，充分发挥档案管理的综合功能，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，使档案管理工作真正成为促进经济发展和社会全面进步的重要保证。
五、注重强化档案信息管理和服务的水平
人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
结语：在信息化条件下，利用信息化的理念、技术、设备来对档案管理工作进行改进和优化，解决传统档案管理工作专业化不足、质量效率差、档案文件保护力度差、利用率等问题。同时，企业需要明确档案管理工作在发展中的重要意义和地位，提高档案管理信息化改进的力度，形成科学的档案管理信息系统，更好的适应信息化发展环境，为企业经营发展提供更多的能动力。
参考文献：
[1]何玉兰.信息化背景下高校档案管理建设工作研究[J].信息记录材料，2018（7）：205-206.
[2]李山菊.浅议档案信息化管理工作的问题与对策[J].机电兵船档案，2014（1）：83-84.
论文作者:牛力猛
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/20
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 电子论文; 信息论文; 条件下论文; 传统论文; 《基层建设》2019年第20期论文;