摘要：档案是一种具备凭证意义的信息资源载体，其管理形式以及工作机制经过多年的发展获得了很大程度的进步，因此在企业的发展阶段，需要档案的支撑从而实现对企业的信息资源的合理利用，其潜在价值以及决定性的作用都是不能忽视的，因此本文将从企业的产业发展、内部管理等角度出发，探索档案工作的基本作用。
关键词：档案工作；企业发展；作用探析
引言
随着我国经济的快速发展，作为企业重要基础工作的档案管理工作，越来越受到人们的重视，如何发挥企业档案管理在企业发展中的作用，成为企业档案管理工作者最关心的话题。
1企业档案管理的作用
1.1有利于提高档案管理工作的效率
在传统的企业档案管理中，很多企业的管理思想比较陈旧，并且企业没有严格审核档案管理，导致档案管理工作中不仅会消耗大量的时间，同时也会导致档案管理的效率低下。在信息化的时代背景下，利用信息化技术对档案工作进行管理，有利于提高档案管理工作的效率。真实可靠的档案在企业的建设与发展中具有重要作用，是企业建设的重要参考，在档案管理中加强对信息技术的应用，能够提高工作效率，为档案管理人员进行档案真实性和准确性的查证工作提供时间，促进档案的优化，保障档案的真实可靠。同时，利用信息化技术，能够准确掌握档案在企业中被阅读和使用的人数，为档案管理工作提供了便利性。
1.2有利于企业档案的保存
在传统的档案管理工作中，硬件管理能力不足，纸质档案是主要是保存形式，这种纸质档案的保存是有年限的，一旦过了保存的时间，就可能需要重新整理档案和保存档案，甚至会影响档案的完整性。利用现代信息化技术，能够有效避免这些问题，延长档案管理的寿命，为人们查找档案管理工作提供便利，即使在进行档案的阅读之后也不会档案造成损伤，有效保障了档案管理工作的质量。除此之外，利用信息化技术中的加密技术，还能够提高档案管理工作的安全性，为档案的安全提供技术支撑。
1.3企业档案的维权作用
现阶段的社会产业以及行业之间难免会发生一定的矛盾，对于档案工作来讲，不同的项目信息的收集与存储，是将整个项目工程的进度、资源、技术等进行集中的一个必要形式。尤其是对于部分企业来讲，市场需要进行大项目、大工程的建设，比方说建筑单位、市政工作、电力资源等。通过档案信息资源的处理能将财务、管理、责任监督通过这几个方面的工作情况获悉，从而成为一种强悍的信息资源载体，并为后期的纠纷或是矛盾提供维护权益的基本条件。由于档案当中有关工程的信息资源较多，并且直接关系着企业的正常运作以及工作模式，所以对于单位来讲，其中存在的每一个细节变动以及项目计划内容留存都是非常必要的，只有将每一个环节、每一个产品性能、技术方法等的运用都详细备案，从根本上避免项目问题或产品质量问题，才能够起到维护企业经济利益的基本作用。
1.4企业档案的情报作用
情报往往被称为是间谍才能获取的信息内容，但从现实生活中档案的作用来看，一些从事科研或开发的企业单位的档案信息资源，是能够起到情报作用的。尤其是企业的战略发展目标以及细节性的项目规划都能从中获取，会议讨论、议事时间、重大决定等都会记录在档案信息之中，所以对于企业来讲单位的工作计划以及职工的基本责任体制都是非常重要的。所以科研档案的信息参考作用，会让产品研究开发阶段的产品形式以及基本样式等，都处于一个系统性、连续性的存贮以及运用过程，对于相关工作人员来讲是非常重要的参考内容。
企业单位的科技档案数量较多，并且企业内部每天的阅读量以及借阅次数都是庞大的。其中科技类的档案资料很多，借阅者需要进行反复的推测与研究才能将科技档案内容吃透并合理利用起来。
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2企业档案管理措施
2.1建立完善的管理制度
在企业发展过程中，要不断创新档案管理的观念与方式，建立完善的管理制度，使其更好的适应企业的发展模式，不断提高管理工作的效率。所以，运用科学合理的档案管理制度，创新制度的发展内容，重点设置企业管理机构和岗位，进而推动企业创新性发展。并且，要对企业档案管理人员进行不断的约束，充分发挥出制度的约束力，使档案管理工作更加规范化。在管理制度中也要制定科学的奖惩制度，对于负责的人员要进行奖励，对于丢失、恶意篡改档案信息的人员要进行惩罚从而确保企业档案更加真实准确。
2.2提升档案管理的信息化水平
企业在开展档案管理工作时，有效的使用信息技术十分重要。在档案管理工作规程中，有效的融入信息技术，能够实现电子档案的管理模式，在一定程度上避免发生人为的错误，进而提高工作效率。所以，企业要充分利用信息技术，档案管理工作要跟随时代发展的潮流，逐步取代纸质档案。具体来说就是企业要加强档案管理中“软件”和“硬件”的信息化水平。从软件层面上来说，企业要不断加强管理人员的信息化水平，使其掌握一定的计算机知识，能够熟练的应用计算机；从硬件层面上来说，企业要购置一些电子设施，如，高速扫描仪、电脑刻录机、大容量计算机硬盘等，这样可以有效的减少纸质的使用量，使档案资料存入电脑之中，便于更好的查询、整理、记录资料等。
2.3树立知识化管理理念，将知识与档案管理融合起来
作为企业各项经营生产活动的真实记录，档案管理已逐渐发展成一项知识资源管理活动，其将企业在发展中收获的各种体验痕迹和经验教训总结在一起，并将之作为自身最重要的显性知识。所以，在企业档案管理过程中，要把档案是企业中最重要的知识资源的观念植入到员工心里，同时，把管理档案和知识管理融合在一起，更好地为企业的经营发展服务。
2.4加强档案管理工作的服务创新
为提高档案管理工作的科学化水平，在工作过程中需要对服务内容进行创新，优化档案管理基本理念。对此，我国某地区的国有企业在进行档案管理工作时，专门制定完善的档案管理条例，对工作人员进行创新服务培训，加强档案管理力度。该国有企业首先要求相关部门在进行档案管理工作时，提高整体的服务水平，加强档案管理力度。针对传统档案管理中容易出现的散漫现象，利用较为完善和系统的管理服务理念进行创新，满足不同领域和群体对于档案资源的需求内容。其次，对于档案文件等相关资源进行高效整合和统一管理，将重要资料进行备份管理，确保档案的完整性。最后，制定了《档案管理系统规范》，利用明确的管理策略和指导思想，提高档案管理工作人员的技术水平和工作能力。
2.5加强对企业档案管理的重视程度
企业档案管理工作建立健全的机制需要一定的资金投入，如果企业档案管理部门经费紧缺，无法采购相应的档案管理设备，对于档案收集、整理和保管利用都会有一定程度的影响。为了企业档案管理能够更好地发展，需要企业对档案管理工作有一定的重视程度。同时，企业上下各级都应该加强对企业档案管理的认识，认识到企业档案管理的重要性，做好宣传工作，规范上下级责任感。
结束语
企业的档案是企业发展以及进步的体现，其中包含的有价值、有积极作用的信息数量庞大。所以档案管理部门需要加强对信息资源的搜集以及分析处理的基本能力，从而为企业的高层决策以及市场定位打下良好的基础。
参考文献
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[3]谭湘萍.浅论企业档案管理工作在企业文化建设中的作用[J].办公室业务,2013(10S):107-107.
论文作者:李晓霞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第10期
论文发表时间:2019/7/4
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