文件价值论与现行文件开放，本文主要内容关键词为：价值论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号:1005-9652(2005)02-0022-03 中图分类号：G270 文献标识码：A
随着社会信息化、政治民主化的发展，政府信息公开成了近两年来最热门的话题。现行文件是政府信息的重要类型之一，对其实施有效开放是政府信息公开的基本要求。目前，全国已有1500多个档案馆不同程度地开展了现行文件开放活动，可以说，在现行文件开放中档案馆功能也有了一定程度的拓展。伴随着现行文件开放实践的出现，档案界对其有无相关档案学基础理论的支持展开了讨论，并且众说纷纭、意见不一。笔者认为，现行文件开放实践既有以文件价值理论为核心的相关理论支持，同时开放实践也呼唤着文件价值理论等档案学基础理论的创新。本文试就与此有关的问题进行初步探讨。
一、文件价值类型
1996年国际档案理事会出版的《电子文件管理指南》指出“文件是由机构或个人在其活动开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息是为其活动提供凭证的内容、背景和结构，而不管记录的形式或载体如何”。由此可见，任何一份文件都是人们某种客观需要的产物，都具有一定的价值。其中现行文件是尚处于制作和使用阶段的文件，其价值主要表现在对其制作者和使用者所具有的作用，这就是档案界通常所说的文件的第一价值。但是我国档案界有不少学者认为第一价值就是文件对其形成者的价值，开以此为基础，进一步认为现行文件只能保存在形成机关并为其所用，而不应该对社会开放。笔者认为，这种观点是片面的。
首先，要准确认识第一价值的含义。所谓文件的形成者不仅仅指发文者，还包括收文者。上述的文件定义也指出“文件是由机构或个人在其活动开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息”，这充分说明文件的接收者也是第一价值的主体。这里的收文者不仅包括在文件中直接注明的接收者，还包括那些与文件内容有直接或间接关系的自然人、法人或是其他社会组织。为了保证文件顺利而有效地实施，必须让这些文件内容的利害关系者及时了解文件的内容。这其中尤为突出的是一些政策与法规文件，其制作的目的恰恰是让社会公众执行，其具体实施对象就是公民，若不进行公开，仅仅保留在形成机关中，这份文件也就失去了它存在的意义。所以笔者认为，文件第一价值应该是指文件对于其形成者、接收者及与其内容有直接或间接关系的第三者的作用。据此，可以认为，政府机关（不仅是指政府行政机关，还包括事业单位、有关向社会提供公益服务的组织和第三部门）的相当一部分文件都应该及时向社会公开。
其次，现行文件不仅对其发文者和收文者具有作用，某些与人民利益密切相关的现行文件对其他机关及社会公众也具有作用，即具有所谓的第二价值，只不过这种价值不占主导地位。浙江大学何嘉荪教授指出：“现行文件也有第二价值，但是往往处于潜在状态”，“现行文件的第二价值能否显现并且得到实现，主要取决于文件第一价值主体（即文件的原始形成者和接收者）的态度和做法”，“文件的第一价值主体如果放弃或者失去对文件的控制权，文件的第二价值将立即增大，占据主导地位”[1]由此可见，通过各种形式进行现行文件的开放，不仅可以提高政府透明度，防止暗箱操作，还可以充分实现现行文件的潜在价值，进行最大限度的利用。
二、文件价值的变化
现代档案鉴定之父谢伦伯格在其著作《现代档案一原则与技术》中指出：“公共文件具有两种价值，即对原机关的原始价值和对其他机关及非政府方面使用者的从属价值”。“公共文件的第一价值是对政府本身而言的，它是政府的行政管理、法律和行政工作所需要的，是政府在完成其活动中所使用的基本工具。它包括了财政或法律义务的证据，为了保护政府，必须对这种证据进行保管”；“公共文件的第二价值是对政府所服务的公民而言的。它包括了关于土地、公民身份、养老金、医疗和福利服务的权利，以及许多其他权利的证据”。[2]由此可知，档案的第一价值是指其对形成单位的原始价值，第二价值是指其对社会、公民的从属价值。
1983年12月，该著作的中译本在我国正式出版发行后，文件与档案第一价值和第二价值的提法开始在我国学术界流行，并形成了具有中国特色的线性价值观：文件形成后主要对其形成者有用，即处于第一价值阶段，这时文件保存在文书处理与业务部门。随着时间的推移，第一价值逐渐弱化，第二价值逐渐上升，但其原始形成者还会有利用需要，为了方便其利用，处于该阶段的文件暂时保存在形成机关的档案室；当文件最终完成从第一价值向第二价值的过渡后，文件也相应地移交到档案馆保存，过渡的一般时限根据档案形成机关及其档案特点的不同而有所差异，这又被称为档案价值扩展律。据此就有不少人认为，存放在文书处理与业务部门的现行文件还主要处于第一价值阶段，即主要对文件形成者有用，现行文件不应该向社会开放。笔者认为，澄清这一问题的关键是要弄清第一价值和第二价值的关系。在档案价值扩展律中，通常认为文件形成后首先具有第一价值，随着第一价值的逐渐消失，第二价值才开始出现。这很容易使人产生一种误解，似乎第一价值与第二价值之间存在着必然的前后相继的时序关系。值得指出的是，谢伦伯格在其著作中并没有使用“firstvalue”和“second value”，而是“primary value”和“secondary value”，即原始价值和从属价值。这对我们或许是一种启示。它已经说明这两种价值并非继承关系，以往的线性价值观应该加以改变。其实文件的双重价值是可以并存的，只是二者在文件运动的不同阶段所占的地位不尽相同。在文件的制作和使用阶段，其第一价值占主导地位，第二价值占次要地位。当然不排除一种可能，即文件的第一价值主体如果放弃或者失去对文件的控制权，文件的第二价值将立即增大，占据主导地位。文件承办完毕后，第一价值逐渐减弱，第二价值逐渐凸现出来并慢慢占据主导地位直至取代第一价值。由此笔者认为，现行文件开放对于实现文件的第二价值（从属价值），进行文件的有效利用具有很大意义，同时它也从实践上表明了线性的档案价值观的不合理性。
三、文件价值的实现及其保障
为了保证文件价值顺利实现，必须对文件进行科学而有效的管理。自上个世纪八十年代文件生命周期理论被引入我国以来它就显示了强大的生命力。该理论在“大文件”理论的指导下，认为文件从生成到最终销毁或永久保存是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；在不同的运动阶段中，应根据文件不同的特点采取适宜的存放和管理方法。据此，我国档案学界把文件划分为三个阶段：现行文件、半现行文件和非现行文件，其中半现行文件和非现行文件就是我国意义上的档案。处于现行阶段文件的特点是其对形成机关的现行作用最为突出，机关需要频繁利用，一般保存在机关内部，服务对象以形成机关为主；半现行阶段文件的特点是其对形成机关的现行作用开始衰退，利用率也逐渐降低，但是其“残留的第一价值使形成机关希望能有一种能既满足自身需求、又能检验文件是否具有第二价值的保管机构，国外的文件中心和我国的机关档案室都是这种过渡性机构”。在这里，“第一价值丧失又没有第二价值的文件就被销毁，而显现出第二价值的文件则会冲破机关的狭小范围，转而为社会各界服务，在更大的范围内发挥作用”；[3]现行文件的特点是文件对形成机关的作用基本丧失，服务对象由形成机关扩展到社会，保存场所转移至档案馆。由此可见，该理论虽然承认“大文件”论，把文件从形成至最终销毁或永久保存看成一个完整的生命过程，但仍然过于强凋其阶段性，而忽视了文件在整个生命过程中的整体性，容易使人误以为现行文件和半现行文件就不具有非现行文件的某些特点和作用。在现行文件向非现行文件转化的过程中，文件的载体形式和信息内容都没有发生变化，只是价值形态有所改变，因此应对其进行一体化管理。
文档一体化首先表现为管理一体化，不仅要实现管理方法、管理手段一体化，还要实现组织机构、管理体制一体化。在我国，文件和档案分属于不同的管理系统，文件是由以国务院办公厅为首的政府系统负责保管的，而档案管理工作由国家档案局进行统一规划、组织协调。这种分开保管的体系显然不利于各项工作的开展。由档案馆现行文件阅览中心负责集中并开放现行文件，显然已经横跨了文件管理和档案管理两大工作系统，现行文件的集中与开放必将面临着文件与档案管理体制上的障碍。国内有相当一部分学者对此种做法已经提出了质疑，并认为档案馆现行文件阅览中心实施现行文件开放一定程度上可以拓展档案馆的职能，但其所面临的体制障碍如果得不到消除，其深入性与持久性必将受到挑战。笔者认为这种质疑确有道理。应该说，对此有关法律法规也形成了一些初步的立法思想。《政府信息公开条例》（草稿）中指出，政府信息公开（含现行文件开放）应由各级人民政府的信息资源管理部门负责。其实，所谓的信息资源管理部门在我国并未形成一个从中央到地方的完整建制，这可能就会导致公开与开放活动得不到集中有效的管理。目前全国已有1500多家档案馆现行文件阅览中心，绝大多数现行文件阅览中心在正常运作上都或多或少遇到了困难[4]，特别是在现行文件的收集机制与开放责任等问题上尚有太多的问题需要明确，这就影响了现行文件开放活动的持久发展。
其次，文档一体化还包括信息利用一体化。既然现行文件与档案的载体形式和信息内容完全相同，而档案可以开放，那么现行文件只要不涉及国家机密、商业秘密和个人隐私，完全也可以开展利用活动。现行文件与档案其实是同一事物在不同发展阶段的具体形式，现行文件利用实际上是档案利用的延伸和前移，是档案提前发挥社会效用。而这恰恰正是文件生命周期理论所忽略的。该理论仅指出根据文件不同的特点采取适宜的存放和管理方法，并未涉及文件的利用。文件管理的最终目的还是为了利用，以实现其价值。以往我们只关注档案的利用，认为现行文件尚处于办理阶段，不宜向社会开放，这也是造成有人认为“现行文件开放无理论依据”的根本原因。文件本来就是根据客观需要而产生的，其有用性毋庸置疑，所以笔者认为，对现行文件进行开放利用天经地义，文件生命周期理论的内涵也应有所拓展。
在上述背景中，档案学界有关文件连续体理论的研究应引起我们的关注。该理论起源于澳大利亚。二十世纪九十年代，澳大利亚档案学者厄普奥德(Upward)构建了文件连续体模式，并提出了文件连续体管理的思想方法。通过比较，不难发现其与文件生命周期理论的区别。文件生命周期理论是以文件为中心，坚持产品导向；认为文件的运动过程要按指定的时间顺序进行；强调文件保管的各个阶段间有明确划定的界限，现行文件与历史文件的保管形成明显的区别。而文件连续体模式以目的为中心，坚持过程和用户导向；认为文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生；其文件保管的视角在于认为文件具有包容性和多种目的，并且从形成时就同时具有现行、历史和法定价值；在文件保管的过程方面强调文件保管及其档案化过程之间应该一体化。由此可见，文件连续体理论显然是对文件生命周期理论的极大发展与完善。值得注意的是，文件生命周期理论所无法解释或解释不清的现行文件开放的若干问题都能在连续体理论中找到答案。例如，文件连续体理论认为文件从形成时就具有现行、历史和法定价值，并突出了文件运动的整体性，这就为文档一体化提供了更加坚实的理论支撑。同时它还明确指出文件管理要以目的为中心，坚持过程和用户导向，这也弥补了文件生命周期理论的缺陷，给现行文件开放以强有力的支持。
总之，现行文件开放不仅是一项具有重要实践意义的活动，还具有重要的理论意义，它推动了档案学基础理论的发展，从而体现了理论随着实践的发展而发展的基本规律。
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