摘要：随着房地产业飞速发展，不动产登记业务量和不动产档案急剧增长，传统原始档案（纸质）利用查询模式无法适应当今高频利用的现状。本文探索通过不动产档案数字化管理方式，解决不动产档案管理遇到的困难。
关键词：不动产档案 数字化 档案管理
在国家大力推动信息化建设的背景下，不动产档案管理如何顺应时代发展的新要求，紧跟数字化建设的步伐，充分发挥不动产档案的应有作用，是值得我们认真研究和思考的问题。
一、不动产档案数字化管理的发展背景
当代计算机技术、网络技术、数据库技术和多媒体技术发展日新月异，给不动产档案事业带来了新一轮的发展机遇、新的整合平台和新的升值空间。随着“数字化社会”、“数字化城市”时代的来临，不动产档案数字化建设也步入了快速通道。
不动产档案数字化就是把不动产档案纸质资料通过扫描、录入等方式将不动产登记信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。不动产档案数字化管理是信息时代的必然要求，数字化管理对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高社会效益，而且还可以大大提高办公效率。
二、不动产档案管理的存在问题
1、库存量剧增带来管理困难。
随着房地产业飞速发展，不动产登记业务量与库存档案量急剧增长。
2、沿用传统原始档案（纸质）利用模式。
由于我国实施不动产统一登记改革不久，大量接收的原房屋登记档案、土地登记档案，与新增的不动产登记档案均有待按规定进行数字化处理。目前仍以采用原始档案（纸质）利用查询模式为主体对外提供档案利用。
3、原始档案（纸质）利用查询模式无法适应当今高频利用的现状。
许多档案至今的利用率仍然很高，不可避免地使纸质档案的原始文件材料出现磨损，导致字迹模糊或纸张破损等现象发生，也容易出现档案错乱甚至遗失的可能，给不动产档案的完整与安全带来隐患。
4、管理和利用效率低。
采用人工管理，由于资料数量非常庞大，手工检索查阅不便、极为费时费力，无法满足多样化的查阅和统计需求，一份资料在同一时间只能供一个人调阅，无法实现信息共享，资料查阅的及时性无法得到保证。
5、档案保管利用成本高。
如果多个部门重复存档相同的资料档案，则须大量复印，而且要利用的资料也必须进行复印。由于历史档案量非常巨大，占用存储空间大，保管条件要求高，当需要查询多年前的档案时，需花费几个小时，甚至一天的时间，在档案室查找，影响办公。
6、档案保存风险高。
缺乏必要的原始档案备份方式，一旦遭遇不可预测的灾难（火灾、水灾、地震等），损失是不可估量的。
三、各地积极探索不动产档案数字化管理
1、全国各单位档案规范化建设正快速发展，档案正从纸质到电子化、数字化迈进。
档案数字化管理的发展，极大地提高了人民对档案查询、借阅、利用的工作效率。就全国范围来看，北京、上海、成都、浙江、深圳等一大批国土、房管单位都先后建立了电子档案系统，并实现了不动产登记档案电子化管理，取得了可观的效益，受到了上级领导和档案管理利用者的好评。
2、广东加快落实纸质档案的数字化工作。
根据广东省国土资源厅《关于全面推进不动产统一登记规范化和农村地籍调查工作的通知》（粤国土资登记电[2017]61号）文有关精神：不动产登记“停旧发新”前的各类登记档案未实现数字化管理的市、县（市、区），在存量数据迁移整合建库工作时，必须落实不动产登记纸质档案的扫描数字化工作，确保全部存量登记数据完整迁移建库。
四、如何实现不动产档案数字化
1、不动产档案数字化建设的内容。
（1）不动产档案管理标准化和规范化，推进档案数字化建设。
当前，不动产档案数字化建设滞后，其不仅涉及计算机系统，而且必须扩大到整个不动产档案信息治理。其内涵包括不动产档案管理工作的各个方面和各个环节，是一项广泛的系统工程。不断提升不动产档案管理的标准化和规范化水平，才能从根本上保障不动产档案数字化建设工作的开展。
提升不动产档案管理系统的整体水平，推进档案数字化建设。
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不动产档案数字化建设的重点是整个不动产档案管理系统，系统架构必须达到一定水平，并通过网络进行联通和传输，这样才能发挥系统的整体优势，提高系统的综合运用能力。某个重要节点的出现障碍，将可造成系统的梗阻。所以，推进不动产档案数字化建设，必须注重提升系统的整体水平，这样才能确保数字化档案管理的优质和高效。
（3）切实抓好不动产档案管理数据库建设，推进档案数字化建设。
目前，各地档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字治理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。建立数据库系统是一项长期任务，必须经过由低到高循序渐进过程，持续优化数据库管理系统，提高系统管理水平，为使用者提供更加及时、准确、全面的信息服务，从而提高档案信息的效益。
2、不动产档案数字化建设的步骤。
（1）建立数字化不动产档案数据库。
不动产档案数字化建设的核心是建设不动产档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和交流，为此，加快建立数字化档案数据库就显得至关重要。不动产档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。
（2）建立数字化不动产档案网站。
结合各地实际，切实加强数字化不动产档案信息网络建设，将不动产档案管理系统接入当地政务网站，在互联网上向政府和社会提供不动产档案信息查阅、自助查询等各种利用。
（3）提高档案管理人员素质。
不动产档案数字化管理工作是一项专业性、技术性很强的工作。这就要求从事档案工作的人员，既要钻研本专业的理论知识，掌握这项工作每一个环节的技能技巧，又要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识，以适应新形势下不动产档案数字化管理工作的需要。
（4）加强数字化档案的收集和积累。
传统的新增不动产档案进馆，只移交纸质档案和纸质文件目录，没有相关的电子文件，这不利于不动产档案数字化管理工作的开展。所以，不动产档案数字化管理必须要求不动产档案进馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，将电子文件拷贝两套，进行异地保存，并随纸质文件一并移交不动产档案馆，这样既节省了档案馆建立数据库的工作量，又推进了不动产档案数字化建设进程。具体工作内容：一是准备数字化需要有关硬件及电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件。二是要实现不动产档案管理的数字化，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中。三是对数字化后的档案进行数据索引信息的著录和挂接工作，形成电子文件。
五、不动产档案数字化极大提升档案管理水平和工作规范
1、不动产档案数字化管理与实物档案管理分离，可打破传统的实体档案管理方式，实现不动产档案数据共享，以提高民生服务质量和工作效率。
2、减轻档案库房管理的压力。
通过对不动产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的不动产登记档案数据库，大大的减少库房调档频率和次数，减轻档案库房管理的压力。
3、提高不动产登记档案管理、利用效率。
对不动产登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息；提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率；实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。
4、保护不动产登记档案原件。
不动产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。
5、确保不动产登记档案的安全。
通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保不动产登记档案的安全。
六、不动产档案数字化有效整合档案资源信息
档案资源信息化建设是政府信息化建设中的重要组成部分。不动产档案数字化建设有效整合档案数据资源，为群众提供在线、电子化的档案利用与查阅服务。有利于提高档案社会服务利用率，提高档案管理质量，减低行政管理成本。
1、实现档案资源的统一管理。
由原始的手工作业和大量纸质文件管理替换为数字化加工后的信息化管理，拓展档案信息资源利用的广度和深度，使信息资源在全社会的范围内得以利用，能更好地贯彻党和国家方针政策。
2、实现多渠道全面的数据档案服务。
建立信息资源数据库，严格按国家制定的最新标准规范和数据格式，建设一批能对主要政务工作和重大决策提供支持的数据资源库，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。为各级政府和社会公众提供快捷、优质的服务。
3、实现档案数据中心和资源整合。
将分布在各业务科室的档案信息资源加以整合利用挖掘，最大限度的发挥档案信息资源的价值，为领导的科学化决策提供强有力的支持。同时，有助于政府树立良好公开形象。
4、提高资源利用效率。
通过数字化管理，不仅实现档案业务处理过程快捷高效，提高档案管理质量，同时可以大大减轻档案管理部门人员工作量，可起到节省人力、物力同时提高工作效率的目标。
七、结论
不动产档案数字化管理，可以规范不动产档案管理，有效维护不动产档案的完整与安全，实现档案信息资源共享，提高工作效率。应积极开展不动产档案数字化建设，加快档案资源整合，不断完善档案数据库，为进一步开展档案信息化利用打下坚实基础。
参考文献：
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[6]搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略[J].刘影. 兰台内外.2019（04）
论文作者:吴佩珍
论文发表刊物:《基层建设》2019年第18期
论文发表时间:2019/9/21
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