电子文件的归档范围及其保管期限初步研究，本文主要内容关键词为：期限论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件的归档范围及其保管期限研究是电子文件归档管理中的一个重要课题。由于电子文件管理的特殊性，决定着它不同于纸质文件管理，因而，在其归档范围和保管期限上并不能与纸质文件完全等同。另外，由于电子文件形成特点和保存与阅读条件的限制，在其归档时又不得不增加了许多背景信息，因此，对电子文件的归档管理，有必要在参照纸质文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制定出专门的电子文件归档范围及其保管期限表。
一、电子文件的类别划分与设置电子文件归档范围及其保管期限的重要性
电子文件是指由计算机生成并依赖于计算机处理和阅读的文件，种类繁多，划分角度多种多样。本文主要从归档管理角度，从法律效力和双套制管理模式两个角度对电子文件作如下划分：归档电子文件在法律效力上可以划分为正式电子文件和非正式电子文件两大类；在管理上也可以划分为无纸电子文件和有纸电子文件两大类。
所谓正式电子文件，是指按照电子签名法要求和相关技术规范形成的具有法律效力的、不依赖于其他载体而独立存在的电子文件。这种电子文件从形成、办理到归档都是独立进行的，它可以转换成纸质形态，但不是为了法律上的生效。这类电子文件正在逐步产生中，为数还不多，但它所形成的电子档案，由于没有其他载体为依托，在管理和利用上没有其他档案管理可参照而显得非常重要，对它的管理，特别是在设置归档范围和保管期限上，与一般电子文件有很大区别。所谓非正式电子文件，是指尚未具备法律效力的电子文件。这类电子文件在归档和保管过程中不能独立存在，而必须有具法律效力的非电子签章的纸张或其他载体为依托，这是实施电子文件与纸质文件双轨制归档制度和双套制管理模式的主要原因。目前在档案部门，对这类电子文件的归档强调必须同时保存具有法律效力的纸质文件，对其归档范围和保管期限，则完全对应纸质文件归档要求执行。非正式电子文件在归档时，其实就是归档纸质文件的附属物，它所形成的电子档案实际上就是纸质档案的电子版。
如果从法律的角度把电子文件划分为正式与非正式电子文件的话，那么，从其形成和办理过程的角度来看，则可以把电子文件划分为无纸电子文件和有纸电子文件两大类。电子文件是随着计算机运用和网络技术的发展而产生并不断扩展的，这一运用是渐进的。电子文件的产生，其数量由少到多，其种类由简到繁，它与纸质文件同时存在，而并非是完全取而代之，因而，在现阶段，或在今后相当长的一个历史阶段，纸质文件与电子文件将长期并存，这是电子文件与纸质文件双轨制归档制度和双套制管理办法的前提因素。由于电子文件与纸质文件在产生和办理过程中，都是交织在一起的，因而使归档管理变得复杂起来。有些单位虽然尚未实施办公自动化，但计算机运用已相当普及，许多文件不仅有纸质版也有电子版。这类电子文件绝大多数有纸质可对应，但也有一些业务过程性和具体操作性的电子文件则未必有纸质对应，因而产生了有纸电子文件和无纸电子文件两种情况；而在另外一些单位，已经或正在组织实施办公自动化，电子文件的形成次序是先电子后纸质，并正在逐步取消纸质，大量电子文件已无纸质可对应，但由于法律上需要，档案部门在归档时要求凡列入归档范围的必须再生成并保存一套盖有印章或领导签字的纸质文件，而未列入归档范围的大量电子文件，就再也难觅纸质版了，成为无纸电子文件。可见，有纸电子文件与无纸电子文件在各单位都是普遍存在的，有的先有电子后有纸质，有的先有纸质后有电子，有的只有电子而无纸质，也有的只有纸质而无电子，这种混乱的局面影响着电子文件的归档和管理，简单地套用纸质文件的归档范围及其保管期限规定是远远不够的。
需要指出的是，正式电子文件与无纸电子文件、非正式电子文件与有纸电子文件是从不同角度划分的，它们是交叉的并存关系，没有必然的联系，不能简单地等同起来。当然，正式电子文件大多数是无纸电子文件，而非正式电子文件多数是有纸电子文件，在归档时要明确电子文件的上述身份，标明正式和有纸与否，以便区别对待，互相照应。凡是正式电子文件要确保相应背景信息文档一同归档并重点监管；凡是有纸电子文件则要与纸质文件一一对应，进行关联；凡是无纸电子文件则要特别标记，以防不测。
二、电子文件归档范围及其保管期限的特殊性表现
由于上述归档电子文件种类的复杂性，电子文件归档在其范围和保管期限上完全套用纸质文件只能是权宜之计，应该根据电子文件归档范围及保管期限的特殊性，制定专门的电子文件归档范围和保管期限表。那么，这种特殊性表现在哪些方面呢？笔者认为，主要有以下3点：
一是文件面广量大。较之纸质文件，电子文件的形成更加广泛，数量更多；不同版本的电子文件便于复制、转换；在办公自动化条件下的纸质文件只是电子文件中的一部分，电子文件数量与日俱增。而电子文件本身除了内容信息外，还要保存与内容信息有关，便于阅读、保存、转换的背景信息和软硬件相关信息。因此，电子文件的归档范围应该比纸质文件来得更为广泛。
二是保存空间拓展。电子文件的归档，如果不考虑纸质对应因素，其归档数量的多少，已经不是制约其归档价值鉴定的潜在的主要因素了。换句话说，电子文件的归档可以消除纸质文件归档时“涨库”的顾虑。纸质文件的归档以价值鉴定为主，而价值鉴定以文件内容重要与否为主要依据。但是，在确定哪些文件归档、哪些文件不归档时，都不得不考虑到一个严峻的现实：浩如烟海、堆积如山且与日俱增的档案文件，与保管库房的有限、保管设备的限制以及查找利用的困难是一对突出的矛盾，解决这一矛盾的传统观念，就是在归档时，要确保有保存价值的文件归档，剔除那些被认为没有保存价值的文件，因而，归档的文件只是占所有形成文件中的极小部分，许多文件没有被保存下来，这是纸质文件归档管理的严重不足，是受到客观条件限制的一种无奈之举。在电子时代，保存电子文件与保存纸质文件所处的环境和条件已发生了根本性变化，人们不再担忧保存的空间问题了，现代技术使我们有足够的空间保存更多的文件。当然，也许有人会问：凡是文件是否都需要归档？人类活动的历史记录是否都需要保存？从档案鉴定学理论上讲，决定该文件能否归档保存的因素是它的“保存价值”，而非仅指文件的自身价值。“保存价值”是由文件的自身价值、社会需要以及保管条件和人们判定认知水平等多种因素组合而成，具有较大的不确定因素，要因时、因地、因势变化而变化。例如：当人们判定某个文件没有保存价值而未列入归档范围或销毁，若干年后，情况发生了变化，这一文件恰恰具有很高的“保存价值”，这种情况在文件归档、馆(室)藏档案鉴定中时常发生。在一些单位，应该归档的文件没有归档，不应销毁的档案却被销毁了，归根到底，是我们这个时代——纸质档案管理时代的局限性问题。从根本上讲，任何文件之所以能形成、运转、办结、休眠，都有它的内在规律，其自身价值或多或少是客观存在的，都有被保存下来的权力。能否被人类所保存，取决于人类社会的技术与手段以及认可程度，人类应该在力所能及的情况下尽可能多地保存自己活动的历史记录。
三是查找快速准确。纸质文件在“涨库”的同时，还严重影响着查找利用。传统档案管理理论，就是要对档案分门别类进行管理，对档案分清玉石进行鉴定，目的就是为了既保管方便，利用时又能快速准确地查找出来。传统管理方法困难重重，数量愈多，困难愈大，因此，把好归档文件质量关显得至关重要。但是，现代技术条件下，电子文件不仅能够“海量存贮”，同时，还能够通过目录和全文检索，快速查找，准确提供利用。通过索引和关联，通过计算机的快速搜索，从浩瀚的电子文件中查找利用者所需的那份文件已不再像手工检索那么困难，这就为电子文件归档解决了后顾之忧。当然，电子文件的快速查找利用并不是自发的，需要我们在归档时做好大量基础工作，从技术和管理两个层面保证归档电子文件有序、有效。一旦做好基础准备工作，电子文件的归档就可以更好地满足人们对更多文件的保存和利用需求。
三、设置电子文件归档范围及其保管期限的原则和要求
设置电子文件归档范围及保管期限应遵循以下6个方面的原则和要求：
1、一致性原则。即与纸质文件属于完全相同的同一内容文件，其归档范围及其保管期限的确定应与纸质文件归档要求保持一致。因此，电子文件归档范围及保管期限表的制定，必须在纸质文件原有归档范围及其保管期限表基础上进行，而不是另起炉灶，自搞一套与纸质文件毫无关系的归档范围与保管期限表。
2、归档范围适度放宽原则。即电子文件归档范围要比纸质文件的归档范围来得更加广泛。如果说，在纸质文件归档时，若遇到可归可不归的一类文件，在电子文件归档时，应毫不犹豫地加以归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档。此外，除内容拓展之外，由于系统和设备的需要，归档的电子文件往往还要附带一些产生电子文件和办理过程的背景信息以及其他相关信息随同该电子文件一起归档，在制定归档范围和保管期限表时要予以充分考虑。
3、期限适度延长原则。由于电子文件的优越性，决定了它归档后既能海量存贮，又能快速查找，解决了档案的保管和利用问题，所以，在电子档案的保管期限上较之纸质档案可以适当延长。处理原则是：在归档时，同一内容的电子文件保管期限可以与纸质文件一致，也可以适当延长，但不能缩短。在保管期限的划分上，文书档案习惯使用的永长短三分法正在改革之中，电子文件的保管期限划分可以先行改革，总体上划分为两大类，即进馆与不进馆两档，在不进馆一类中再按年划分若干档次，一般认为划分10年、30年、50年三档较为合适，但这不是绝对的，各单位可以视其具体情况而定。
4、价值鉴定的综合性原则。归档文件的鉴定主要取决于文件的价值，文件价值主要由其来源、内容、形式等因素决定。纸质文件归档主要看文件内容，但电子文件的归档除了内容因素之外，还有其他各种因素要结合起来加以综合考虑。在确定其保管期限的时候，也要从多方面考虑，尤其是要更多地考虑系统和软硬件设备的因素，还要考虑信息载体的因素等等。由于电子文件具有易逝性、可更改性和拷贝不走样等特点，决定了电子文件的保管期限具有综合性因素，它一方面可以反复拷贝，无限期地保存下去，但另一方面，又受到数据源信息真实性和可读性被破坏的担忧和限制。解决这些矛盾，既要靠先进的技术手段做保障，同时，又要有严密的管理措施和强有力的组织实施，二者缺一不可。
5、电子文件归档“以我为主”原则。电子文件的归档，特别是在一个办公自动化系统平台上，各应用单位的电子文件归档应当实行归档文件合理分工，明确主次，以避免重复归档，尽量减少重份电子文件(即内容完全相同的同一份电子文件)。解决这一问题的基本思路是按照文件的产生部门，实行“谁形成，谁归档”、“以我为主”的电子文件归档办法。文件有收文、发文、内部文件之分，在归档时，一个单位的文件不外乎有两大类：自己形成的文件和外单位的文件。传统的归档方式是考虑到相关联文件的组合，而不论自制还是他制的文件一并组合归档，以便查找和利用。这对于若干个文件相互交流的单位来说，各自都要归档双方的文件，而对于上级下发到下属成百上千个单位的文件，一旦被贯彻执行，或转发，或传阅，或办理等而留有办理痕迹，势必归档，这对各单位来说，查找方便，利用及时。但若干年后，移交给档案馆，从馆藏档案结构总体上来说，同一内容文件比比皆是，重份文件“充实”了馆藏量。这在纸质时代是老大难的管理问题。虽然客观存在但也感到无碍大局，迫于无奈也寻找不出解决问题的办法。但是在电子时代，如果让这一问题继续下去，矛盾将显得十分尖锐，因为在一个网络平台上和同一个服务器中，各单位重复归档着同一个电子文件，而且还导致难以确定哪一个文本才是正本——籍以凭证的“正宗”的电子文件，所以这是完全没有必要的，绝不能照搬纸质文件归档办法。各单位电子文件的归档，一定要贯彻“以我为主”的原则，尽可能地减少来文电子文件的归档。但“以我为主”并非摒弃来文电子文件所有信息。来文电子文件除原有内容正文信息外，承办单位在办理过程中形成了与该电子文件密切相关的承办信息，有时，这些信息还依附在来文电子文件上，需要把来文电子文件的著录信息(除正文外的基本信息)与承办信息一同归档，这是既要“以我为主”同时也“兼顾他人”的相结合的处置方法，而不是简单地一概否定来文信息的做法。特别需要指出的是，在网络化尚未完全覆盖、文件办理双轨制同步的情况下，许多来文本身就是纸质的，或者虽是电子版的来文，却由于领导和经办人员习惯于转换成纸质文本再进行办理，在来文正文文本上留有大量承办信息，再经过秘书人员等用计算机扫描，又转换成电子版，然后办毕归档，你能将此类文件置于归档范围之外不顾吗？这类文件的归档，来文正文信息不是主要的，主要的是承办信息，由此而造成电子文件内容的重复也是不可避免的。
6、电子文件的鉴定和销毁宜采用“销而不毁”的原则。电子文件经过鉴定同样也会有失去保存价值以待销毁的档案文件。与纸质文件所不同的是，对档案文件销毁的方式存在着差异。纸质文件的销毁，其物质形态将被彻底毁灭，虽然也有一个待销毁阶段，但不能长期搁置。这种一步到位的不可逆转的档案物质销毁，一旦发生失误，将造成无法挽回的损失，因而档案部门慎而又慎，久而久之，成为档案管理上一个“敢言而不敢为”的工作环节。而电子文件的归档管理及其鉴定和销毁将打破这一僵局，可以先于纸质档案在鉴定与销毁上做尝试和探索。电子文件经过鉴定，对确无保存价值的可以在时间上实行“永久性”销毁，但可以在技术上把它们从“前台热门”打入“后台冷宫”，在物质形态上继续存在而又不影响系统正常运转，一旦需要，即可恢复，重登“利用舞台”。这种销毁，可以称为系统的“逻辑销毁”，而非物质销毁，可以在线，也可以脱机。对系统来说，实际是“销而不毁”；对利用者来讲，被销毁的电子文件，只不过是被“终结”的电子文件。它们可以被人们从物质形态上“根本性”销毁，但是，它们毕竟不像纸质文件那样占据着大量的空间，它们的存在看不出有任何的危害，为什么一定要非清除不可呢？从这个意义上讲，归档的电子文件即电子档案将会是“永生”的。
四、设置电子文件归档范围及保管期限需要注意的几个问题
1、在传统的归档范围和保管期限表基础上增加相关归档类目。现有归档类目主要针对文件内容，电子文件归档类目除文件本身之外，还要增加相关背景信息类和其他相关信息文件类目作为必备的归档范围并规定其期限，要研究并制定出这类信息的详细类目。
2、做好电子文件归档时的各种标记和关联，并在归档范围和保管期限表上明确要求。要做到归档电子文件与相应纸质文件的关联，归档电子文件相关内容之间的关联。
3、开发电子文件归档范围与保管期限表嵌入相应计算机应用系统的管理模块。电子文件是由计算机生成的，它们的归档管理也应该由计算机来进行，要把研究并制定的电子文件归档范围及其保管期限表录入计算机应用系统，让其自动识别，在人工干预下，自动进行电子文件归档工作。因此，电子文件归档管理系统要具有以下几个功能：第一，自动标识功能。即自动标识正式与非正式、有纸与无纸电子文件类别，进行关联，便于管理；第二，自动归档功能。即对办公自动化或文档一体化等应用系统产生的电子文件，进行分门别类，自动组合，实时加以接收并转换，完成归档接收工作；第三，划分保管期限功能。即对照录入的保管期限表，所有电子文件由计算机进行对号入座，自动划分保管期限并显示；第四，自动鉴定功能。即对照保管期限表，剔除无须归档电子文件，同时，对归档的电子文件，一旦保管期满即行自动鉴定，集中显示以供处置；第五，数据恢复功能。即对已经鉴定并在系统中作出销毁处理的电子文件，既能做下载处理，又能完全有效地加以恢复。
综上所述，电子文件与纸质文件在归档管理和保管期限划分等方面，既有联系又有区别，电子文件在归档管理上的特殊性，决定了电子文件的归档范围既要参照纸质文件，又要在此基础上有所拓展；在保管期限设置上，既要与纸质文件一致，又要在此基础上适当延长；在电子文件鉴定和销毁上，既要划分价值区别对待，又要充分利用现代技术手段，销而不毁，以防不测，以备万一。鉴于上述考虑，制定专门的适用电子文件的归档范围和保管期限表是必要的，也是可行的。只有制定出明确的电子文件归档范围及其保管期限表，才能使电子文件归档管理更有操作性，既防止遗漏，又避免重复，既便于电子文件归档，也有利于纸质文件归档，并相互照应，形成科学规范、安全有效的电子文件归档管理机制。