聚焦企业档案工作——南通市大中型工业企业档案工作调查与思考，本文主要内容关键词为：南通市论文,档案论文,工作论文,工业企业论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
改革开放以来，我国企业改革经过了放权让利、承包经营、股份制改造和抓大放小等阶段，目前正按照党的十五届四中全会作出的《中共中央关于国有企业改革和若干重大的问题的决定》（以下简称《决定》）向纵深层次发展。在风起云涌的企业改革浪潮中，企业档案管理的现状如何？遇到哪些挑战和机遇？档案主管部门应该有什么应对策略和措施？带着这些问题，最近我们对全市167家大中型工业企业档案工作进行了调查，调查面达82%。被调查的单位包括国有独资企业、集体企业、股份制企业、三资企业及中央和省驻通企业等。调查采取了市、县（市）整体联动的方式，市档案局制定了统一的调查提纲和表式，各调查小组分别深入到每个被调查单位进行了实地了解和座谈。调查具有较强的客观性，一定的代表性和较大的涵盖力。
一、目前企业档案工作的现状
从南通市调查的情况看，大致可分为四种类型。
（一）难中求进型，占24%。现行的企业档案管理体制、管理模式、管理手段和方法（包括一些业务标准）大部分形成于计划经济时代，而近年来企业改革发展变化的速度比较快，企业档案工作难免存在不相适应的方面，难免会遇到一些困难和问题。难能可贵的是，即使在这样的情况下，仍然有不少企业难中求进，使企业档案工作在原有基础上得到新的发展。主要表现为：(1)企业档案管理措施与企业的改革结合得较为紧密。如：如皋动力机厂根据企业分块承包、租赁的实际情况，由厂部下发了《分块承包、租赁后档案管理若干规定》，将双方契约、租赁合同接收归档，有效防止了档案的流失；(2)企业档案部门的参与意识进一步增强。南通醋酸化工厂档案科长徐奎生同志认为：只要与档案工作有关联的，企业需要的，都应视为自己的职责。为此该厂档案科组织档案人员积极参与企业的技术改造、专利申报、贯彻ISO9000质量标准等项工作，把档案工作做到企业改革发展的前沿；(3)档案收集工作更具针对性和时效性。南通玻璃股份有限公司是1999年我市唯一被国家经贸委推荐为债权转股权的企业。债权转股权是一项政策性很强的工作，牵涉面广、工作量大。该公司档案人员完整无缺地收集自债转股工作开展以来的各种档案材料，及时准确地为债转股领导小组提供服务，在公司摆脱困境、扭亏为盈的过程中发挥了重要作用；(4)企业建档方式有了新的变化。如：江苏东源电器集团股份有限公司，紧密结合市场经济的特点，根据不同用户所需电器产品的需要，建立“一户一档”，及时掌握市场行情、搞好市场销售和售后服务。该公司董事长兼总经理孙艳同志说：我们就是依靠档案搞好服务，赢得用户，争得市场取得效益的；(5)企业档案人员的作用日趋明显。如：南通江山农药股份有限公司，机构变化频繁，人员精简幅度大。但该公司从兼并、改制到现在准备股票上市，每次改革在组建工作班子时，企业领导都点名要档案人员参加，档案人员成了企业改革工作班子的常设代表，既是企业各项改革的参与者，又是文件材料的收集者和提供利用的服务者。
（二）渴望提高型，占24%。这类企业又分两种情况。一是档案工作已经具备了一定的基础，希望进一步改进和提高；二是虽然基础较差，但改变现状的愿望比较强烈，希望本单位的档案工作朝着规范化、标准化、科学化管理的方向迈进。这类企业接到我们开展档案工作调查的通知时，都非常欢迎，寄希望档案主管部门在调查中能帮助解决一些实际问题。如：南通自来水公司各种门类的档案都比较齐全，档案管理比较规范，有关制度的执行也比较严格。由于该公司档案工作与市政建设和市民生活密切相关，因此对如何运用现代化手段，方便快捷地利用档案，如何对档案资料进行深层次加工等问题有着十分迫切的内在要求，希望档案主管部门给予经常、及时有效的指导。再如：由上海宝钢控股的三资企业——南通宝钢新日制钢有限公司，虽然对档案工作相当重视，但由于档案人员缺乏专业知识，把企业形成的所有文件材料不加区别地全部收进档案室，给档案管理带来一定的难度。该公司领导十分希望在业务上得到地方档案主管部门的帮助和指导，以提高本单位档案管理工作的水平。
上述类型的企业希望档案管理水平在原有的基础上得到提高，既不是上级主管部门的硬性要求，也不是出于档案行政管理部门的推动，更不是为了达标定级的需要，主要是源于企业生存和发展的内在要求，这从一个侧面说明企业档案工作有着旺盛的生命力！
（三）维持现状型，占43%。调查显示，这类企业大部分具有档案管理达标定级奠定的基础，包括思想基础、管理基础、业务基础、人员基础、物质基础等，不少企业的档案管理已形成了一定的规模和体系，尽管这种规模和体系有不适应企业改革发展的一面，但给企业带来的作用是显而易见的，因此企业档案管理仍然保持着达标定级时的状态。显然这类企业独立的档案机构绝大部分已不复存在，但档案工作仍然有分管领导、分管机构，档案人员仍然存在，档案仍然实行集中统一管理，有关制度仍然能贯彻执行，每年一度的组卷工作也能正常进行，案卷质量也基本符合标准化、规范化的要求。但对于档案工作如何与企业的改革同步发展，如何多层次开发档案信息资源，为企业各项工作提供优质高效的服务，显得比较茫然，缺乏应有的办法和措施。例如：江苏大生集团股份有限公司，现已建成一个由国家控股，直接面向市场的大型企业集团，集团除母公司外还包括18个子公司。对于母体公司的档案管理该公司还沿袭了原来的一套做法（原为档案管理国家一级企业），对于子公司的档案管理目前则比较松散。
（四）滑坡下降型，占9%。在调查中我们发现，有些企业或因领导者和档案人员变换频繁，或因产权变动比较大，或因生产经营不景气，档案管理呈现滑坡下降的趋势。特别是原来达标定级的企业，有的连集中统一管理档案的原则都不能坚持，档案开始分散管理。还有些企业档案保管条件比较差，档案散失比较严重。上述情况虽属少数，却应引起我们的高度重视。
二、企业档案工作面临的机遇与挑战
南通市企业档案工作调查表明，在风雨兼程的企业改革历程中，企业档案工作仍然显示出蓬勃的生命力和良好的发展前景，但存在的问题也不容忽视。目前企业档案工作困难与希望并存，挑战与机遇同在。
根据党的十五届四中全会《决定》的精神，今后企业的产权制度改革将进一步深化，其具体形式主要有：一是国家必须保持绝对控制地位的领域应采取国有独资形式；二是国有经济保持控制地位，但可以吸收部分非国有资本加入的领域宜采取国家控股的形式；三是国有经济应保持主导地位的领域和国有经济需进一步加强的领域可采取相对控股形式；四是国有经济需要退出和自由进退的领域可采取多样化的产权模式。企业产权制度的这种改革取向，对我们传统的企业档案管理模式提出了新的挑战。很显然，那种对企业档案工作采取统一的管理模式、管理标准、评价体系的做法已不能适应当今企业改革的要求，这是挑战之一。
挑战之二：新一轮地方政府的机构改革即将启动，今后工业主管局将会撤销，传统的采取条块结合管理企业档案工作的方式将不复存在，今后档案主管部门将直接面向企业，实施档案管理监督指导职能。以南通市最近建立的纺织行业管理办公室为例，其通政发[2000]77号通知明确规定“信访、档案、工会、共青团、妇联等职能由市相关部门直接承担。”并要求“市各有关部门和单位要据此及时做好工作上的衔接，根据各自工作实际，转变工作方式，直接面向企业，实施有效的业务指导和管理。”对于地市级的档案管理部门而言，如何对面广量大、形式多样的各类企业实施有效管理，无疑又是一个新课题。
挑战之三：目前国家经贸委、信息产业部正在组织实施企业上网工程，现在南通市已有600家企业上网。根据省里要求，今后南通上网的企业要达到9000家。据有关专家介绍，企业上网不仅仅是运用计算机等现代技术手段为企业改革发展服务的问题，也是企业管理思想、经营方式和组织体制的一次革命。企业上网后，企业不仅可以了解信息、发布信息，而且可以在网上直接进行业务洽谈和营销活动。企业经营管理活动文件材料的电子化已初露端倪，并将成为一种趋势。如何收集、整理、保管、开发利用好企业形成的电子文件，不能不引起档案主管部门的高度重视。
企业改革的深化使企业档案工作面临着许多新的课题和挑战，同时也为企业档案工作的改革和发展带来了新的机遇。一是党的十五届四中全会的《决定》强调，必须高度重视和切实加强企业管理，实现管理创新。根据这一精神，针对近年来不少企业存在着重改革轻管理的倾向，国家经贸委把2000年定为“管理年”，各有关企业也把加强管理、苦练内功作为提高企业竞争力的重要措施。档案工作作为企业管理的重要组成部分，在这种大背景下，只要我们顺势而为，就可以赢得新一轮的发展机遇；二是随着我国加入“WTO”日期的临近，经济全球化的趋势日趋明显，今后企业将直接面向国际市场参与竞争，在竞争中产品质量无疑是一张过硬的王牌。目前不少企业正是贯彻ISO9000质量标准，这是企业走向国际市场的通行证。ISO9000质量标准体系的认定工作与企业档案管理有着天然的联系，其中程序文件的控制是质量认定的必备条件，与档案工作密不可分，不少企业的程序文件管理办法就是由档案部门负责起草的。这无疑又为改进和加强企业档案工作提供了新的机遇。三是企业改革与企业的制度创新、管理创新、技术创新是紧密相联的，而“三个创新”都要以利用档案为基础，特别是技术创新，如果没有完整、齐全的科技档案作支撑，就会成为空中楼阁。以南通国际纵横股份有限公司为例，该公司在技术改造中仅1999年科技人员利用档案就达200多人次，1000余卷次。可以预计，随着企业改革的深化，企业档案的利用率将会出现上升的趋势。这对改进和深化企业档案工作又是一个良好的机遇。
三、搞好企业档案工作的思考和对策
首先，要把握企业档案工作的发展趋势，随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善，企业逐步向“自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展”的独立的商品生产者和经营者转变。企业在人、财、物、产、供、销等方面都有了相当的自主权。企业管理的目标、内容、方法以及相应的组织结构、规章制度等也发生了深刻的变化。很显然，企业档案工作从指导思想到管理模式，从工作内容到工作手段等也会随之发生变化。从某种程度上讲，企业档案工作与企业的前途和命运结合得将更为紧密。如果说计划经济时期，企业档案工作的建立和发展在很大程序上取决于巨大的行政推动力的话，那么在建立社会主义市场经济体制的今天，企业档案工作的改革和发展则主要源自企业提高在国内外市场竞争力的内在需要。今后企业档案工作，将会在遵守档案法律、法规的前提下，朝着具有自身特点的、逐步与国际接轨的、管理模式多元化的方向发展。
第二，进一步增强搞好企业档案工作的信心。南通市大中型企业档案工作调查表明，有43%的企业在档案管理达标定级工作中取得的成果基本得以巩固。目前虽然企业档案工作还存在不少困难和问题，但我们认为这是我国社会主义计划经济向市场经济转变过程中出现的正常现象，是企业档案工作由传统走向现代过程中出现的阵痛。企业档案工作根植于企业生存、改革和发展的沃土，有达标定级奠定的良好基础，有一批思想业务素质良好的骨干队伍，有不断完善的档案法律法规，有党和国家的关心和重视，就一定能在新的历史条件下重现生机和活力。
第三，明确现阶段档案主管部门对企业档案工作监督指导的基本思路。南通市档案局通过对企业档案工作的调查认为，现阶段地市级档案行政管理部门，对企业档案工作监督和管理的基本思路可以用5句话20个字概括。一是抓大带小。这里的大包括两个层面。一个层面是指规模和影响比较大，国有资产所占比例比较大的企业。另一个层面是指档案主管部门对企业档案工作的监督和指导要善于抓住和抓好大的方面，不宜管得过细；二是分类指导。在符合档案法律、法规和业务规范大的原则前提下，对国有独资、国家控股和相对控股及其它多样化产权模式的企业应该采取分门别类的指导办法，不强求统一的模式和标准，应该求大同存小异；三是因企制宜。应根据企业的性质、规模，形成文件材料的多少，企业领导者对档案工作的认识，企业档案人员素质等情况，灵活多样地决定档案管理的具体办法；四是典型引路。要善于在不同种类的企业中，抓好典型，放好样子。典型可以起到综合示范的作用，有利于企业档案工作的交流和协作，形成相互促进，共同发展的良好氛围。能否抓好典型也是对档案行政管理部门是否坚强有力的检验；五是整体联动。搞好企业档案工作是一个系统工程，需要整体推进。一方面在档案主管部门内部要形成档案业务监督指导与档案行政执法、档案宣传教育、档案学会等项工作相互协调，整体联动的动作机制。另一方面档案行政管理部门要与其他相关部门整体联动。特别要加强与体改部门及财政、税务、工商、计经委等综合经济管理部门的沟通和联系，使国家关于企业档案工作的法律、法规和业务标准，在上述部门出台的规范性文件中得到体现，从而从外部增强搞好企业档案工作的推动力。
第四，着力抓好企业法人档案意识的增强和档案人员素质的提高。企业档案工作建立和发展的历程表明，企业法人的档案意识和档案人员的素质是两个极为重要因素，二者对于搞好企业档案工作缺一不可。对于增强企业法人的档案意识，除了加大宣传力度外，还应采取必要的措施，把企业档案工作的有关规定列入对企业法人培训、考核和审计的内容，使档案工作与企业法人的经济利益和社会形象直接挂钩。对于企业档案人员素质的提高，除了分门别类的进行业务培训，开展继续教育外，还应从全面提高企业档案人员整体素质出发，开展形式多样的在职学历教育。同时要逐步建立企业档案人员持证上岗制度，努力建设一支思想作风过硬、业务素质优良，适应企业改革发展需要的职业化的企业档案工作者队伍。
第五，转变观念、转换职能，营造企业档案工作发展的新优势。地市级档案行政管理部门要从转变思想观念入手，着重抓好职能的转换工作。一是要由原来的行政管理为主向以法制化管理为主的方向转变，加大档案行政执法的力度。对企业档案工作成绩突出的单位和个人，要依照《档案法》和《实施办法》的规定大力表彰，对企业违反档案法律、法规的行为要严肃查处。同时要通过制定档案行政规章和行政措施，及时规范企业档案工作行为，把企业档案工作纳入法制化建设的轨道；二是要由原来的直接管理为主向间接管理为主的方向转变。通过建立档案事务所等中介机构和行业档案工作者协会等自治组织，使档案行政管理部门有限的人力从大量具体琐碎的事务性劳动中摆脱出来，集中精力从宏观上把握企业档案工作的走向、原则、方法和业务标准。特别是要密切关注企业改革发展的新动向，加大对企业档案工作新情况、新问题的研究力度，努力提高研究质量。我们不妨借鉴企业“产学研”结合的发展思路，邀请高校档案专业和相关专业的科研机构、专家学者一起参与对企业档案工作的研究和探讨，选择相关课题，集中力量进行攻关。这样一方面可以加强地方行政管理部门的研究力量，使企业档案工作的研究成果更具前瞻性和普通适用性。另一方面也有利于高校档案学术研究和理论教学与档案工作实际的有机结合。
企业是社会主义市场经济的微观基础，在先进生产力发展和先进文化建设方面具有重要地位。搞好企业档案工作是档案部门为经济建设服务的重要内容，是贯彻党的十五届四中全会精神，实践江总书记提出的“三个代表”重要思想的具体行动。只要我们解放思想、大胆实践、勇于进取，一个富有生机和活力的企业档案工作新机制必将建成，企业档案工作在社会主义市场经济的海洋里必将扬帆远航……