电子文件及其管理，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、电子文件
随着办公自动化和CAD计算机设计的普及， 越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境，人们进行交流的手段也将从纸质走向电子媒体，多数文件的部分生命将以电子形式度过，由此档案工作人员将不得不关注并尽早介入电子文件的管理。
对我国档案工作者来说，随着我国金卡、金桥、金关、金建工程的发展，以及国家“九五”计划要求到2000年CAD设计在机械、电子、 航天、航空、汽车、船舶、纺织、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达100%或90%，电子文件和档案的管理问题将日益突出， 从现在开始我们应该充分重视电子文件及档案的管理问题，否则我们将难以迎接信息技术给我们带来的挑战，难以对付电子文件给我们带来的难题。
电子文件在1993年出版的《美国联邦文件管理术语手册》第二版中的定义是“其存储形式只能由计算机处理的文件，也叫机读文件和自动化数据处理文件”。在1995年澳大利亚出版的《记录未来—电子文件管理的方针和政策》一书中的定义是“其所载信息的形式适合于用数字计算机进行检索、加工和交流的文件”。所谓电子文件，在笔者看来是指其形成和利用均依赖于电子环境和技术的文件。
二、电子文件的特点
1.依赖性与不可识别性。电子文件相对于纸质文件而言具有信息与载体相分离，不能直观阅读的特点，必须依赖于技术（软件和硬件）才能识别和利用。
2.所用技术的不稳定性。电子文件的有效利用必须依赖于一定的技术和设备，然而设备和技术的寿命一般都不超过10年。技术环境在短期内快速变化，用户难以及时了解和掌握这种变化。
3.载体形式多样性且体积小。电子文件的载体可以是磁带、磁盘、光盘等形式，相对于纸质文件而言具有体积小，节省存储空间的特点。
4.载体不稳定性且寿命短。电子文件相对于纸质文件而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年。载体脆弱且不稳定。
5.信息的易控性、可变性与易丢失性。电子文件相对于纸质文件而言，可以直接由计算机进行处理和更改，一方面省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理高效、便捷。但另一方面电子文件也随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险，很难给电子文件划定固定的保管期限，文件的可靠性和真伪性确实不如纸质档案直观可见或有迹可查。
6.信息的可共享性与无原件概念。电子文件不象纸质文件一样具有唯一性，利用排它。它不受时间和空间的限制，能够提供多用户检索，实现信息共享。
7.动态性与虚拟文件特征。电子文件以电子形式存在具有动态性特点，是一种虚拟文件。其逻辑结构（字、句、段）和物理关系（格式）是独立分存的，只有在用户发出查寻和检索操作需要时才会结合到一起。这种文件是软件把各种类型的数据（文本、图形、数字计算、声音等）有机结合成的产物，看似文件，其实它是一种虚拟文件。一按键盘便可存储、删除、发送他人、返回时可修改、编辑、可在其上更新版本。传统的档案保存和管理方法将不再适用它。
三、电子文件管理中的几个主要问题
1.更新传统保护观念，迎接电子文件永久保存和永久利用的挑战
传统档案保护工作十分强调工作的目标是对档案载体如何“延年益寿”，因为载体与所记录的信息就是一体，有了载体就有了可用的信息。对电子文件而言，载体的耐久性可以通过再生性保护手段，无限延长其寿命。然而其载体与信息相分离，必须依赖于一定的技术（软件和硬件）才能识读，仅保存载体，离开了电子文件的工作环境，载体的保存将没有意义，其上的信息无法进行利用，等于没有保存。因此传统的保护观念必须更新才能适应电子文件的挑战。
众所周知，任何文件和档案保存的最终目的都是供人利用。因此电子文件和档案的保护观念应该是首先树立如何保护所存信息能被长久或永远的安全可用。其保护工作的构成要素因而包括以下几个方面：载体的保护、技术（软件和硬件）的保护、工作环境的保护、保障数据安全（数据可靠、真实、不丢失、不被篡改）。
目前针对技术容易陈旧，理论上有三种保护对策：一是将电子文件的阅读设备和软件保存到某种技术博物馆，这种方法因要求定期鉴定和费用昂贵而被排除。二是在纸质或缩微片上制作拷贝，这种方法只适用于结构简单的文档，不适用于GIS及其他复杂信息系统文档， 虽可保证信息的永久保存，但计算机处理的便利也将丧失。三是将电子文件尽可能的转化成中性格式的文档。这种方法运用最多，但是否适用于复杂文档还有争议。
而针对上述多方面因素，目前国外电子文件的保管方式主要有：电子文件办公室保管、数据仓库保管和数据档案馆保管三种方式。
2.电子信息系统并非电子文件管理系统，必须尽早明确电子文件管理系统的功能要求，建立电子文件管理系统或将电子文件管理系统的功能要求纳入电子信息系统
电子文件与纸质文件一样是文件存在的一种方式，是由机关、组织、机构、个人在其职能活动中产生形成的作为活动凭证保存的记录信息。与一般信息所不同的是它是活动的伴生物，是具有凭证特征的原生信息。电子文件系统是电子信息系统众多类型中的一种，但与其他信息系统所不同的是它是一种文件保管系统，同纸质文件的保存方式一样是文件的一种保管体系。我们保管纸质或电子文件的目的都是相同的：安全可靠地保护文件活动者的活动记录，维护形成者的活动历史或记忆。但是由于电子文件具有上述若干特点，是一种虚拟的动态文件，传统保存和管理文件及档案的方法不再有效。电子档案或机读档案都具有档案的价值，属于档案部门的管辖范围，但这种职责必须置于文件的生命周期中去考察，电子档案的管理必须从电子文件产生之初开始进行业务监督，以确保信息的持久性并对信息产生环境有所了解。因此文件管理的要求也就发生了变化。
电子文件系统是电子信息系统中的一种特殊类型，它需要考虑保存文件的各种特殊需要，这些需要包括文件的产生、跟踪、检索，把其作为活动凭证安全存储，保护那些具有持续价值的档案能够不断被提供利用。在建立电子信息管理系统时应明确下列问题：
①当电子信息系统用于完成事务活动时，如何确保其活动的记录伴随形成？
②如何确保这些记录能被收集进入文件管理系统？
③在超过一定的时间后如何越过硬件和软件的变化传送电子记录？
④如何在超过规定时间后仍能收集和传送全部活动记录（包括内容和结构）？
⑤如何保证电子文件作为可靠凭证的真实性、完整性？
⑥如何使电子文件满足众多要求及适应21世纪的要求，能易于检索和被利用？
设计电子文件管理系统应有如下一些功能要求：
①对文件形成机构提出的要求及其承诺：明确与文件管理有关的各种法规、将文件管理方针纳入形成机构法规。
②文件管理体系的任务：应履行的职责、任务落实及可靠性保障。
③文件记录的收集：记录产生的条件、记录的可辨性、完整性、可用性、权威性。
④文件记录的维护：保护记录不受损害、具有可审计性、可更改性。
⑤文件记录的可用性：可输出性、可检索性、可提供利用、可表达再现，具有凭证作用、可编辑或修订。
电子文件管理系统的建立要考虑许多因素：电子文件管理与事务活动的过程、职能、机构规划有关；涉及技术、安全、法律、经济领域；信息查询自由与保护隐私权，信息交流超越国界涉及政治、经济、国家主权问题，信息的开发利用涉及商品化开发与加工成本保障等问题；与文件的形成者、文件和档案的管理者、部门的决策者、法律制定者和实施者、其他信息工作者、专业学会、教育和培育机构、工业软件公司等人员的工作有关。必须建立多领域、多专业、多学科的合作，并建立相互可共同遵守的标准、规定、制度和法律责任与义务及承诺，才能共同完成人类保护电子工作环境产生的记录／记忆被永久可以利用的历史责任。
3.档案工作者应该培养后保管意识，重新定义自己在信息时代的位置，迎接信息时代的挑战
电子文件问题的提出及问题的解决，笔者认为是档案工作者如何适应信息时代的档案工作要求的问题。加拿大档案工作者T ·库克在第十三届国际档案大会的报告中指出的信息时代档案工作的后保管模式，对我国档案工作者迎接信息时代的挑战，提供了有益的借鉴。“后保管”模式将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管，这种保管模式因此被称为“后保管模式”。具体体现在以下几个方面：
①档案事业的关注焦点将很快从文件实体转向文件形成过程；
②从分散的个别文件的性质和特征转向更好了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程；
③从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映它们最精华的文件永久保存；
④从文件实体的整理、编目和保管转向了解信息系统和形成者在相关文献之间的有机联系；
⑤从档案馆作为一个希望与文件形成机关合作的“恳求”机构转变为一个监督形成者、维护和保管在其管理下的档案文件活动的审计机构；
⑥从档案馆建筑作为文件保管基地转变为一个便于公众利用的由数百个形成者控制的系统内各种文件的中央信息中心；
⑦从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实际来源转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能业务活动为重点的概念来源；简而言之，从由此产生的文件或产品转向文件背后的创造活动或创造意图。
综述，电子文件将给档案工作带来众多挑战，档案工作要适应未来的工作环境迎接这种挑战，必须从现在开始加强对电子文件管理问题的研究，并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术适应未来档案事业的发展。