摘要：以事业单位的人事档案管理为对象展开了管理制度和模式的探索，认为现阶段事业单位的人事档案管理制度与模式存在着较大的问题，一方面是缺乏规范化的管理制度，另一方面是由于信息化水平较低。为此提出了相应的创新途径，认为首先需要做到专人专岗，提高档案管理人员的准入门槛，构建更加高素质，高水平的档案管理团队；其次，则需要通过逐级审批的方式来规范档案的借阅与归还流程，在这一过程当中，需要融入更多的信息化技术手段，使得档案能够更加真实地反映出个人的基本情况。
关键词：人事档案管理；信息化；审批；事业单位
【正文】
人事档案管理是关系到事业单位内部人员的人事关系和个人资料的重要工作，是一项十分繁复的工作。我们在开展人事档案管理这项工作的过程当中，需要根据事业单位的实际情况和人才的发展模式，进行相应的调整，制订出更加先进的人事档案管理制度。和西方发达国家相较而言，我国的人事档案管理规章和相应的学术理论起步较晚，发展的时间尚短，为此我们更需要以积极的态度去面对这项工作，通过更加人性化的管理模式为人才的发展提供便利，为人事档案管理的高效化提供途径
一、人事档案管理制度与模式的问题
1.1缺乏规范化的管理制度
无论是从现有的管理制度还是责任人界定上来看的话，大部分事业单位在人事档案管理方面都存在着一定的模糊性。一方面，事业单位人员数量在机构编制精简的情况下呈现逐年走低的趋势，档案管理人员能够做到专人专岗的数量较少，大部分还都是其他岗位员工的兼职管理行为。所以在档案内部不可避免地会出现一些空挡和死党的问题，由于权限的不明确，导致人事档案管理工作难以有效地开展，查档借阅和归还制度的不明些时的很多档案一旦被借出去，那么再归还回来以后就很有可能发生遗漏和缺失的内容的问题。与此同时，由于管理的不规范，使得人事档案缺乏一定的安全性，甚至是在收集和撰写的过程当中存在着一些随意性。举例来说，每年度事业单位参加评奖评优的人员都可以将其受奖励情况记入到档案内容当中去，但是由于档案管理制度的不明确，使得档案管理人员有空隙可循，可以不将这些内容加入到档案当中去。
1.2信息化水平较低
事实上，人事档案管理是一项历史性的工作。在我国古代就有通过户籍限制的方式来建立起地方人事档案的方法，而进入现代社会以后，各个事业单位为了能够更加全面的了解到人才，同时也是为了能够丰富人才的档案内容，所以建立起了新型的人事档案管理制度。然而在所采取的手段上，仍然是沿用了以人力为主的管理模式，相对来说工作压力比较大，管理方法较为陈旧。在人事档案的资料收集方面，基本上还是围绕家庭成分家庭成员海外关系以及工资、奖惩开展的由于信息化水平较低，盲目地依靠人力所开展，甚至一些单位的人事档案管理室是可以随意进出的，这就导致个人可以任意的篡改自己的人事档案，尤其是对于其中的学历和奖惩部分，通过个人的主观意愿可以增添一些虚假的记录。如此一来，事业单位是不可能依靠人事档案来了解到人才的根本情况的，而档案也丧失了反映个人实际情况的这一主要职能。
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二、创新人事档案管理制度与模式的途径
2.1专人专岗，提高档案管理人员准入门槛
事实上，事业单位如果想要创新人事档案的管理制度的话，那么首先就需要保证专人专岗，需要做到一人一岗一责，明确档案管理的职责与权限，与此同时，还需要提高档案管理人员的准入门槛，并不能以事业单位内部其他岗位的人员作为兼职，而是需要在招聘活动当中聘请专门的保安管理人员参与到事业单位内部的人事档案管理工作当中来，举例来说，在人事招聘活动当中，人力资源管理部门需要特别的设置一个岗位。求应聘的人才需要具备档案管理的工作经验和学历以及相应的资格证书，通过提高行业准入门槛的方式来保障人才，再进行人事档案管理工作的时候，能够具有更多的科学依据，能够利用自己的专业化知识开展管理工作。除了配备专门的档案管理员以外，事业单位内部的人事档案管理团队也需要组建起来，需要尽可能的为他们提供更多的培训机会，提高他们的信息化馆长水平。另外，还需要加强职业道德培育课程的比例，使得他们都能够以高昂的责任心去面对人事档案管理工作，这是因为人事档案管理是关系到每一名员工切身利益的工作。同时，只有管理人员具备较高的思想觉悟和责任感，才能够保证这项工作的有效开展，才能够在档案的借阅和归还等多个环节当中做到有章可循。在培训活动的开展过程当中，不仅仅需要强调对业务能力的培养和业务素质的提升，同时也可以结合事业单位内部员工的实际工作情况，为他们提供更加多样化的培训机会，不仅需要开设相应的讲座和面对面试的培训活动，更加需要利用多媒体信息技术和信息化手段。交一些培训的视频录制下来，投放到事业单位的工作群和官方网站上，让人事档案管理的相关工作人员可以随时的进行观看视频。
2.2逐级审批，规范档案借阅、归还的流程
在前文中已经提到，由于管理规章的不严格和不规范，导致档案在借阅和归还等种种流程当中，很容易被人进行人为的篡改和增添一些不实的记录。为此，事业单位目前就需要建立起更加系统，科学的人事档案管理制度，通过逐级审批的方式来规范档案借阅和归还的流程。对于绝大部分事业单位来说，目前都已经能够通过OA办公系统完成日常的各项工作流程和审批工作，这时候，我们再进行人事档案管理和借阅归还流程审批的时候，同样可以利用OA办公系统，这一信息化手段来完成，例如，如果某个员工想要查询自己的人事档案的时候，那么，首先需要在OA系统上提出相应的审批申请，由自己的主管领导签批以后，直接上传至人力资源管理部门、档案管理部门以及事业单位主要领导的OA账户当中完成逐级审批以后，由当事人自己拿着审批单前往档案管理部门出具领导签字和签批单，档案管理人员再与OA办公系统当中的信息进行比对。当比对一致以后，要求申请者和档案管理人员共同前往档案存放时，一起查阅人事档案，在查阅的过程当中，要尽可能地保障当事人的回避原则，而这就需要提起申请的，查阅人员在申请当中写明查阅的内容，由档案管理人员进行查阅，并做出相应的反馈，相关资料可以复印件的方式提供给申请人。通过这种方式，就可以使得个人与自己的人事档案最大限度的保持距离，避免出现暗箱操作的情况，同时也可以避免人为的在档案内部撤销一些不良记录或增添一些虚假的信息，使得人事档案的内容更加真实有效，更加能够反映出事业单位员工的实际情况。对于那些因公需要借阅档案的人员来说同样如此需要以部门为单位提出相应的审批申请做好逐级审批工作将审批单与OA系统当中的电子申请进行再次的核对，由档案管理人员进入档案借阅时，将档案给予申请人尽可能的在档案借阅室完成档案的借阅，避免他们将档案带走。每一次的档案查询和借阅工作，都需要按照人事档案管理规章制度进行相应的记录，由审批人责任人以及借阅人进行签字，再归还以后再进行撤销处理。
【结束语】
我们之所以说人事档案管理工作是一项重要的工作，这是因为人事档案兼具着完整反映个人信息和成长工作情况的职能，只有保障了人事档案管理的规范性，才能够使得人事档案具有真实性和有效性。总而言之，人事档案目前应当摒弃传统的管理方式，应当采取更高的信息化手段，更规范的管理制度对其进行约束，而这不仅仅需要我们构建更高素质，高水平的人事档案管理团队，同时也需要我们出台相应的管理规章制度，通过逐级审批的方式来严格的把控管理流程。
参考文献
[1]李宇彤.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].才智,2019(18):230.
[2]王珊.创新人事档案管理制度与模式的探索[J].中外事业单位家,2019(06):116.
论文作者:杜蕾
论文发表刊物:《知识-力量》2019年10月42期
论文发表时间:2019/9/27
标签：人事档案论文; 档案论文; 事业单位论文; 管理制度论文; 管理人员论文; 档案管理论文; 自己的论文; 《知识-力量》2019年10月42期论文;