黑龙江省双鸭山市宝清县民政局 宝清 155600
摘要：基层单位档案管理影响单位工作的继承和发展。阐述了基层单位档案管理工作的意义，从档案管理制度化、规范化建设的要求出发，强调了公文质量的重要性，论述了充分利用现代科学技术和手段，提高档案管理人员的综合素质，从而实现档案管理现代化的途径。提出了创新工作思维，充分利用档案的价值的思想。
关键词：基层单位；档案管理；建设
前言
档案管理工作只有坚持与时俱进，不断适应新形势的需要，不断开创新的工作局面，才能达到科学规范的目标。基层单位的档案管理工作，是档案管理全面工作的一个方面，必须提升管理水平。由于基层单位工作简单的特点，有些人认为档案管理工作无足轻重，对档案管理工作的重要性缺乏深刻的认识，使档案工作远离单位中心工作，发挥不了应有作用。
1.加强基层单位档案管理工作的作用
1.1作为考察依据的作用
在一个单位中，档案管理无疑是单位协调、有序、高效运行的有效保证。作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的、档案具有法律的效应。由于档案所具有的自身特点及自然的形成方式，使档案的记录更具客观性，成为更容易令人信服的证据，因此，档案作为真实凭证而存在。
1.2作为参考的作用
由于档案属于最可靠的参考材料，没有被篡改过，很多都涉及亲笔签名或是手稿，有些还包含着照片或是录音带等，因此是反映历史最为客观的材料，是最有利的实事凭据。同时，档案的参考性和内容非常广泛与丰富，任何地区或公司等都有自己的档案管理工作室。所以，当所涉及的难题需要参考档案的时候，只要到有关档案工作室就能找到答案。由此我们可以知道档案管理工作的重要性。作为档案管理工作的工作者，要定期接受和保管好档案，在树立法制观念的同时做好档案的保密工作，并热爱档案管理工作等。
1.3组织工作活动的真实记录
基层单位不可再生的宝贵财富，档案涉及的范围广泛，具有丰富的内容，是翔实可靠的凭证，较之其他信息，具有自身非常大的优势。随着我国社会经济的发展，信息技术和网络技术逐渐走进人们的工作生活，我国的档案管理在取得发展的同时，也面临着巨大的挑战。我国传统的档案管理是以档案实体的保管和利用为重心，社会的发展使档案的管理逐步走向以档案信息存储和利用为重心，走向规范化和信息化。
2.基层单位档案管理存在的问题
2.1档案管理的投入不足
由于受到各方面的限制，基层单位对于档案工作不是太重视，因此，对于这方面的投入也是有限的，造成在技术和管理上往往都比较落后。随着信息技术的发展，计算机网络技术等逐渐在一些大档案的管理中得到运用，但是基层单位运用计算机网络技术的比较少，还停留在手工收集、检索的阶段，档案的信息量较小，档案的利用和开发不够。
2.2基层单位的档案开发不足
很多基层单位档案部门的内部管理自成体系，相互之间没有积极地沟通和联系，使得各部门间较为封闭，一些馆藏的信息很难实现资源的共享，造成了“各自为政”的尴尬局面，档案管理的信息功效没有充分发挥，档案的管理效率和利用的效果不足，这是当前一个亟待解决的问题。
2.3档案管理工作氛围的缺失
档案管理工作氛围的缺失极大地影响到档案管理工作人员的工作热情，影响到单位档案管理工作的质量，从而影响到单位工作的继承和发展。基层单位要重视培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，以适应档案管理工作的新形势，使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的轨道。
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3.加强基层单位档案管理的建设工作
3.1档案设备要现代化
完善内外部硬件设施是保管好档案的必备条件。在做好档案的保密过程中，我们加强了档案室的管理，对档案室进行了调整。一是将单位的基建档案、文书档案、人事档案、会计档案搬到较高楼层，解决档案容易受潮、发霉的问题。二是根据国家、省市有关保密规定安装了“三铁二器”。
3.2档案管理要计算机化
利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷，编号、制作检索工具、存储、查找调阅，其中最基本的就是要利用档案管理软件，将档案内容分门别类的输入计算机，形成档案信息数据库，这样可以使检索方便、快捷、准确，既节约了时间，也避免了手工检索可能出现的失误，且电子文件出现后，它的积累和归档工作也需要计算机来完成；
3.3档案载体要现代化
从纸质载体开始到出现感光材料、胶片、磁带、磁盘、光盘等新型档案载体，它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储等优点，因此，传统的纸质材料将逐步让位于新型的现代化档案载体；第四，要充分利用计算机网络，利用网上信息量大、传递速度快的优势，共享档案资源，还可以利用网络进行档案工作的宣传等。当然，这里要注意档案信息安全，树立网络安全意识，特别是不能将单位的重要机密档案信息存入网络，否则会造成机密档案被窃取或毁坏。
3.4提高档案利用的效率
作为档案部门最主要就是为用户提供相关档案资料的服务，提供准确的信息是最基本的业务要求。因此，基层档案部门必须将最基本的服务做好。档案的管理就要打破传统的模式，创新管理的环境，营造开放的工作氛围，获取多渠道的信息，同时要重视本行业之间的沟通交流，搭建与其他档案部门之间的桥梁，多多向本行业的优秀部门学习，借此提高自己。除此之外，还要向社会开放档案的信息，提高公众对于信息共享的参与率，加强宣传，提高服务。
3.5先培训后上岗
继任档案人员，要做到先培训再上岗。在工作交接中由前任档案人员向继任档案人员介绍单位档案工作的基本情况、传授工作经验和方法。档案工作做得越久，经验越丰富，前任档案人员的经验往往能让继任档案人员少走弯路。因此，要更多地给予继任档案人员提前了解档案工作的机会和时间，尽快地熟悉档案工作。
3.6提高事业单位档案管理的信息化程度
现代社会向信息化发展，档案工作也应该适应时代潮流向信息化发展，这就要改革传统档案的管理模式提高档案管理的信息化程度。
3.6.1要建立健全档案数据库，规范化管理事业单位档案的数据和信息，只有在规范化的前提下才能实现信息化。
3.6.2在录入档案数据的时候坚持统一的原则，使事业单位档案管理模式更加规范，进一步实现档案信息化。
3.6.3根据具体状况对内部档案的资料进行分类，编写目录索引，编排档案，设定搜索的关键词。在以上环节结束后把信息输入到计算机，在以后查找档案资料的时候可以利用计算机搜索相关信息。
做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以使档案事业保持可持续发展，为经济发展和社会进步做应有的贡献。基层单位要避免档案管理的消极因素的影响，全力做好档案管理工作，为单位提供高效的档案服务。
3.7档案的保管
档案保管是一项非常严谨且责任重大的工作，也是实现档案科学管理的重要内容和重要环节，做好档案保管，既要有硬件，也要有软件。所为硬件，是指有良好的库房，标准的装具，以及必要的保护设施。档案管理人员对档案的保护知识、保管方法、保密意识和需要认真执行的档案管理制度。
基层单位的档案保管硬件往往因为条件的限制而比较简陋，这就更需要档案管理人员注意日常的巡查，注意档案库房的温度、湿度的控制与调节，注意防盗、防水、防火、防霉变、防虫蛀、防有毒有害气体等各种因数对档案的危害。
4.结语
总之，基层单位档案管理是档案管理的基本细胞，档案法律法规体系也逐步完善，人们的档案意识不断增强，基层单位搞好档案管理，应根据本行业特点和需要，切实做好档案的收集、鉴定、整理、保管和利用等环节的工作，以发挥档案的价值和作用。
参考文献：
[1]王敬霞.浅谈如何做好企业档案管理的保密工作[J].科技信息.2014年第19期
[2]刘丽霞.保密工作在企业档案管理中的重要性[J].办公室业务.2013年第21期
论文作者:徐智
论文发表刊物:《基层建设》2016年4期
论文发表时间:2016/6/13
标签：档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理工作论文; 基层单位论文; 单位论文; 信息论文; 《基层建设》2016年4期论文;