摘要：随着信息技术的发展，电子信息技术逐渐应用到了包括档案管理在内的多个领域。电子信息技术在档案管理中的应用有利于提高档案管理效率，提升档案管理水平。本文主要分析了电子信息技术在档案管理的应用过程中存在的问题，提出了改革建议，期望能够确保电子信息技术在档案管理中作用的发挥，推动档案管理事业的健康发展。
关键词：电子信息技术；档案管理；应用
档案管理是指档案管理部门对档案或档案信息进行管理，为档案使用者提供服务的一项工作。随着社会经济的发展，档案信息呈几何式增长，传统的档案管理很难适应这一要求，暴露出了诸多问题，不利于电子信息技术的应用。本文对此开展了讨论，希望能够进一步发挥信息技术在档案管理中的应用，推动档案管理水平的提升。
一、电子信息技术在档案管理中的作用
电子信息技术是技术发展到一定程度的产物，例如计算机、网络技术等。电子信息技术的使用使档案管理工作发生了巨大的改变，其作用主要有以下几个：①存储载体。电子信息技术以计算机网络通信技术为代表，各种数据信息都可以实现时时传递，电子文件逐渐取代了纸质文件，能够储存在计算机中。另外，电子文件的查询、修改等也更加方便，极大地提升了档案管理的效率。②档案分类。档案信息的种类多，传统的人工分类消耗了大量的财力、物力。通过电子信息技术中的模块化管理能够方便档案分类，更加便捷地对档案类目进行调整。③接收和保存。在传统档案管理工作中，管理人员的将大量的时间浪费在了整理档案中。而在电子信息时代，管理人员的工作变得省时省力，档案接收和保存变得十分简单，只需要点击鼠标即可，管理效率得到了极大的提升。
二、电子信息技术在档案管理的应用中存在的问题
电子信息技术的发展给档案管理工作带来了机遇和挑战，它不仅降低了人工工作量，而且也减少了管理失误，使档案信息更加开放，档案信息的利用程度进一步提升，有利于社会事业的健康发展。但电子信息技术在档案管理的应用中还存在着一些问题，第一，最突出的问题就是档案信息的“安全性”。档案信息的安全问题不仅表现为数据丢失后难以恢复，同时也表现为档案信息容易被窃取。因此就需要信息加密技术防止档案信息被盗取，保障档案信息的保存、传输安全。第二，信息技术还对档案管理人员的信息技术素养提出了更高的要求，但当前档案管理人员的信息专业素质低，难以开展有效的操作。第三，由于信息技术在档案管理中的应用刚刚起步，在未来很长一段时间内，电子档案和纸质档案会并存。因此就需要更加严格和规范的制度对管理工作进行指导，保障管理效率。第四，电子信息技术方便了信息交流，档案管理所能掌握的信息也越来越多，需要进一步提升信息的提取和归类能力，以提高工作效率。最后，在传统信息档案转变化信息档案的过程中需要大量的人工采集和录入工作，因此就需要加大资金投入、优化管理人员结构。
三、电子信息技术在档案管理中的应用
1.在档案管理基础工作中的应用
第一，在档案搜集中的应用。在档案电子信息系统中有数据搜集模块，能够使用扫描仪扫描档案，并将其储存到计算机中，极大地方便了档案搜集工作。另外，电子信息技术还解决了纸质档案的空间占用问题，延长了档案的保存时间。
第二，在档案分类中的应用。档案的种类多，只有分类归档才能够有效保存档案、方便档案挂历和查阅。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆使用电子信息系统可以按照时间或具体内容进行分类，提高了分类效率和准确度，提高了档案管理效率。
第三，在档案查阅中的应用。电子信息技术的应用也使档案查阅方式发生了改变，可以使用查阅软件，为使用者提供多样的、便捷的查询服务，只要按照系统所提供的项目，一步一步操作即可，过程简单、耗时短。
第四，在档案编辑与调取中的应用。档案的种类多，在档案收集过后会将去储存在系统中的一定位置，但有写档案不能直接储存，需要经过修改后才能输入。在传统的档案管理工作中，档案编辑十分繁琐，需要先找到纸质档案，然后修改，然后重新归档。在电子信息技术的支持下，档案的编辑变得十分便利，管理人员只需要对数据库进行检索，找到档案后编辑保存即可。电子信息技术也为档案调取提供了便利，使用者只需要搜索档案，找到后打印或复制到移动硬盘即可，保障了档案的完整性和安全性，有利于保护档案的使用价值。
2.使用电子信息技术开展档案宣传
档案是各项工作的重要参考。要不断创新档案管理思路，利用电子信息技术对静态的档案进行动态的宣传，例如在校园内部建立网络信息平台，引导师生丰富档案信息，还可以帮助教师优化教育教学思路。利用电子信息技术开展档案宣传重在对档案的灵活运用，而不是将其放在电脑中不闻不问，以此推动档案管理效率的提升。
3.使用多媒体提高档案质量
档案管理水平是单位管理水平的重要窗口，要认为档案管理质量的重要意义。应充分使用多媒体技术提高档案质量，逐步推动档案字体、格式的统一化。应多使用多媒体保存档案，如视频、音频等档案的使用，丰富档案形式，提升档案质量。
4.保障档案的安全性
电子信息技术与档案管理的结合虽然有极大的优势，但其弊端也很明显，其中，档案的安全性备受关注。档案储存服务器很容易受到黑客的攻击，导致数据丢失或被盗取，造成难以挽回的损失。为了保障档案安全，要做好以下几方面工作：一是使用安全软件，定期对所有终端和服务进行木马和病毒扫描。二是设置防火墙，在联网终端上设置防火墙，降低病毒入侵几率。三是提高档案管理人员的安全意识，不随意登陆不知名网站，养成开关机杀毒的习惯。
5.提高档案管理人员的电子信息素养
电子信息技术的使用是通过档案管理人员来实现的，应加强培训，提高档案管理人员的电子信息素养，使他们掌握扎实的电子技术，更好地使用电子信息技术开展档案管理工作，优化档案管理的工作思路、工作方法。
结语
在信息时代，电子信息技术的优势有目共睹，简化了档案管理的过程，提高了档案管理的效率，充分挖掘了档案的价值。在未来，电子信息技术将进一步提升，将会在档案管理中发挥更大的作用，推动档案事业的健康发展。
参考文献：
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[3]戴丽丽.电子信息技术在企业安全管理中的应用[J].科技风，2018（23）：85.
论文作者:杜燕
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/7
标签：档案论文; 档案管理论文; 电子信息技术论文; 管理人员论文; 信息论文; 效率论文; 信息技术论文; 《基层建设》2018年第34期论文;