巧用数据库软件轻松采集转换会计核算中心数据，本文主要内容关键词为：巧用论文,会计核算论文,轻松论文,数据库论文,数据论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
现场审计实施系统软件（以下简称AO）推广应用以来，它在转换、归集、分析、交互数据资料等方面的实用、方便已逐步被广大审计人员所接受。但由于各地使用的会计核算软件不同，特别是会计核算中心使用的软件复杂多样，目前AO提供的数据采集模板还不能满足审计的需要，数据的采集转换仍然是制约AO使用效果的瓶颈。
经过几年的摸索，发现巧用Microsoft SQL Server、Access数据库软件，再配合使用AO，可以很便捷地采集转换数据，事半功倍，大大提高工作效率。下面以2010年武汉市某区教育系统审计调查项目为例，具体说明如何采集转换会计核算中心数据。
一、背景
武汉市某区教育系统会计核算中心（以下简称中心）使用的是用友网络财务软件V9.33（Web）版，后台数据库为Microsoft SQL Server。用友网络财务软件V9.X系列是基于浏览器/服务器（Browser/Server）计算模式的集团型财务管理系统，适合于地域分布较广的集团型企业进行集中式财务管理以及行政事业单位垂直化财务管理。该中心自2002年成立以来，系统所有单位的会计核算数据都保存在Microsoft SQL Server的一个数据库中，只能整体备份数据，不能按年度、单位直接导出备份数据；有效数据分别存于4个表中，也不能直接应用AO转换。而审计调查需要抽查多个单位多个年度的会计账簿，如果逐一转换，工作量和难度相当大。
二、思路
基于中心数据的特点和审计要求，结合Microsoft SQL Server、Access数据库软件和AO各自的优点，把数据采集转换分为三个步骤，分别应用三个软件具体实施。
1、采集筛选数据。（1）应用Microsoft SQL Server采集分析数据库，找出审计需要的包含有效字段的表。（2）因为所有单位的有效数据都存放在4个表中，要生成一个单位的电子数据就有必要对数据进行进一步筛选，先对一个抽查单位的相关年度的数据进行筛选，形成4个新表。
2、整理数据。由于筛选出的数据表不是导入AO的规范格式，需要进一步整理，Microsoft Access数据库的直观性、查询灵活性以及同AO很好的兼容性，正好符合这一需要。先将筛选出的四个新表导入一个Access数据库文件，再根据表中字段分布的特点和AO导入数据的要求，对导入的原表进行整理，生成符合需要的新表。再应用生成表查询功能保持查询的字段结构不变，导入的原表若内容不同就能生成新的查询结果表，为多次整理同一类型的数据提供便利。
3、转换数据。因为AO具有生成采集转换模板的功能，就是只要转换一次数据生成模板，以后只要变化数据源的数据内容，应用模板，可以轻松快捷地转换新的数据，生成新的电子账簿，这正是便于抽查多个单位数据需要解决的问题。
三、具体方法
1、采集筛选数据。（1）为了减少对被审计单位数据库的影响、保持数据的完整性，首先对中心的数据库进行完全备份。在审计人员的电脑上应用Microsoft SQL Server，建立同名数据库HSJW，应用还原数据库功能，导出备份数据建成同被审计单位一样的数据库。（2）通过分析找到审计需要的表。ZZ-KM表，包括DWBM单位编码，KMBM科目编码，KMMC科目名称，KMXZ科目性质，YEFX余额方向等字段；ZZ_PZ表，包括GLH关联号,DWBM单位编码，KJND会计度，KJQJ会计期间，PZBM凭证编码，ZDRQ制单日期等字段；ZZ_FL表，包括GLH关联号，DWBM单位编码，FLH分录号，KMBM科目编码，ZYNR摘要内容，DFKM对方科目,JFSE1借方数额1，DFSE1贷方数额1等字段；ZZ_YE表，包括DWBM单位编码，KMBM科目编码，KJND会计年度，KJQJ会计期间，QCYE1期初余额1，JFSE1借方数额1，DFSE1贷方数额1等字段。（3）以筛选单位编码为‘12025’，调查年度为‘2008’的相关数据，形成SKM、SFL、SPZ、SYE4个新表，SQL语句如下
①select distinct DWBM，KMBM，KMMC，YEFX.
into SKM
from zz_KM
where dwbm=′12025′
②select distinct GLH，DWBM，FLH，KMBM，ZYNR，JFSE1，DFSE1，DFKM.
into SFL
from zz_FL
where dwbm=′12025′
③select distinct GLH，DWBM，KJND，KJQJ，ZDRQ，PZBM.
into SPZ
from zz_PZ
where kjnd =′2008′and dwbm =′12025′
④select distinct DWBM，KMBM，KJND，KJQJ，QCYE1，JFSE1，DFSE1.
into SYE
from zz_ye
where kjnd =′2008′ and dwbm =′12025′
2、整理数据。新建一个Access数据库ZL.MDB，将筛选出的4个表格SKM、SFL、SPZ、SYE导入ZL.MDB。根据AO导入数据的要求，对导入ZL.MDB的表进行整理，生成符合需要的表。（1）凭证表PZ。通过分析发现，凭证有关数据分别存放在表SFL和表SPZ中，通过GHL关联号对应。具体步骤：第一步，通过GHL创建表SFL和表SPZ的关系。第二步，新建生成表查询CPZ，选择有效的字段。SQL语句如下：SELECT SFL.GLH，SFL.DWBM，SFL.KMBM，SPZ.KJND，SPZ.KJQJ，SFL.ZYNR，SFL.JFSE1，SFL.DFSE1，SPZ.PZBM，SPZ.ZDRQ INTO PZ FROM SFLINNER JOIN SPZ ON SFL.GLH=SPZ.GLH；或者直接在设计视图中选择上述字段。第三步，运行生成表查询CPZ，生成凭证表PZ。（2）余额表YE。通过分析发现，余额表有关数据分别存放在表SYE和表SKM中，通过KMBM科目编码对应。具体步骤：第一步，通过KMBM创建表SYE和表SKM的关系。第二步，新建生成表查询CYE，选择有效的字段。SQL语句如下：SELECT SYE.KMBM，SYE.KJND，SYE.KJQJ，SYE.QCYE1，SYE.JFSE1，SYE.DFSE1，SKM.YEFX INTO YE FROM SYE INNER JOIN SKM ON SYE.KMBM=SKM.KMBM；或者直接在设计视图中选择上述字段。第三步，运行生成表查询CYE，生成余额表YE。
3、转换数据（括号内为对应字段名）。（1）应用AO的采集转换—财务数据—财务软件数据库数据—采集数据功能，新建电子数据名称—抽查学校1，添加ACCESS数据源—ZL.MDB，选择表SKM，PZ，YE，选择导入方式为源数据凭证表为一个表。（2）定义会计期间为2008年（KJND）。（3）辅助导入科目余额表，源科目余额表选—源YE，存储方式为分别存储余额（QCYE1）和余额借贷方向（YEFX），借贷方向对应值分别为1和2，科目余额按月存储（KJQJ）。（4）辅助导入会计科目表，源会计科目表选—源KM。（5）科目设置为编码格式规则。（6）辅助导入凭证表，源凭证表为PZ，分别选择凭证日期、凭证流水号、源凭证号（ZDRQ，PZBM，GLH），选择分别存储借方发生额（JFSE1）和贷方发生额（DFSE1）。选择摘要和科目编码字段（ZYNR，KMBM）。（7）保存设置，生成模板—抽查单位，保留数据源。（8）账表重建，生成一个抽查单位的电子账簿。
4、同理生成其他抽查单位的电子账簿。（1）筛选数据：在Microsoft SQL Server数据库HSJW中，先把原来筛选出的4个表删除，应用相同的SQL语句，只需改变筛选条件中的单位编码、年度，就可筛选出需要的新单位的4个数据表SYE、SKM、SPZ、SFL。（2）整理数据：在Access数据库ZL.MDB先把原来的所有表删除，但保留生成表查询，再导入新筛选出的4个表，直接运行生成表查询，就可得到整理好的表PZ、YE。（3）转换数据：应用AO的采集转换—模板管理—使用模板采集转换功能，新建一个电子数据，选择自动导入模板—抽查单位，选择源数据ZL.MDB，可直接转换生成新的电子账簿。
这种结合使用多种数据库软件采集转换数据的方法，充分利用了各软件的优势，是采集转换数据方面的积极尝试，事实证明尤其适合从会计核算中心取得多个单位数据的需要。