摘要：房地产估价档案随着房地产估价行业的迅速发展而不断引起人们的重视。 论文运用实地访谈 、问卷等多种调研方式与手段，对房地产估价行业的档案管理状况进行了全面、细致地调查与研究，掌握了我国房地产估价档案管理的发展现状，分析了其中存在的问题与制约因素，提出了相应的解决措施，旨在促进房地产估价档案管理工作健康有序地发展。
关键词：房地产估价；档案管理；调研报告
20 世纪 80 年代末，我国房地产估价行业兴起并迅速发展，房地产估价档案应运而生，估价档案管理活动也由此展开。当前我国房地产估价档案管理的整体水平不高，难以满足估价机构内部及社会各方面利用估价档案的需要。为此，江苏鑫洋土地房地产评估有限公司与南京大学信息管理系共同承担了“估价档案管理要求 ”课题的研究 ，本文系该课题调研报告。
1 课题调研方案的总体设计
根据课题研究的任务、目的与要求，我们确定了包括国内外估价档案管理制度、研究文献与实际状况在内的总体调研方案。限于篇幅，这里仅对以问卷调研和实地访谈为主要内容的实际调研略加阐述。问卷调研的目的在于掌握全国范围内的房地产估价机构档案管理工作的基本情况，为此，我们拟定了《房地产估价机构档案管理现状问卷调查表》，调查表内容分为四部分：
⑴房地产估价机构基本情况；
⑵估价业务流程及形成文件的管理情况；
⑶估价档案管理情况；
⑷估价档案工作支撑条件状况。
问卷调查表于 2010 年11 月20 日由中国房地产估价师与房地产经纪人学会发放至 214 家拥有一级资质的房地产估价机构，截止 2010 年 12 月 16 日问卷调研结束时，共回收问卷 33 份， 回收率为15.42%。
2 房地产估价档案的概念与特点
2.1 房地产估价档案的概念
目前关于“房地产估价档案”还没有明确统一的定义，在房地产估价法规文件中称其为“房地产估价报告及相关资料[1]”，有的文献资料中则称之为“房地产估价资料[2]”。笔者认为，明确房地产估价档案概念是十分必要的，这既是开展理论研究的基础，也是规范房地产估价档案管理的前提。参考城建档案、房地产权属档案等概念，并结合房地产估价活动特点，我们将房地产估价档案概念完整表述为：房地产估价档案，是指房地产估价机构在其房地产估价业务活动中直接形成的、与房地产估价业务相关的、对房地产估价机构和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
2.2 房地产估价档案的特点
房地产估价档案具有专业性、项目成套性、高度保密性的特点。专业性是房地产估价档案最基本的特点，这是由房地产估价活动专业性决定的，主要体现在估价档案的形成领域、形成过程、记录方式、内容性质等方面。项目成套性，是由于房地产估价活动都是围绕一个个独立项目为对象开展的，评估过程中规律性地形成了一系列相关的估价文件，它们因共同记载和反映估价活动而构成一个密不可分的有机整体，即房地产估价档案，这就要求在收集、整理、分类、保管等管理工作中都要保持一个项目档案材料的齐全成套。
3 房地产估价档案管理现状分析
3.1 房地产估价档案制度建设状况
从行业整体来看，至今没有专门针对房地产估价档案管理的法规文件出台，仅在房地产估价业务文件与部门规章中有某些条款涉及房地产估价报告及相关资料的整理与保管。从机构个体来看，因《房地产估价机构管理办法》要求，房地产估价机构均制定了内部估价档案管理制度，规定了估价档案日常保管、借阅利用等内容，但制度体系较不完整且内容不全面，可操作性差。
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3.2 房地产估价文件与档案管理状况
调研结果显示，大部分估价机构都是由业务人员兼职进行估价档案管理，其弊端主要是档案管理各环节操作不规范，估价档案案卷质量参差不齐。收集方面，各机构的估价档案归档范围不一，估价文件积累收集工作受业务人员主观因素影响较大。整理方面，估价档案分类笼统且逻辑体系性不强，案卷编号多由汉字、数字与字母组成以致繁琐冗长，案卷目录编制率较低。
3.3 房地产估价档案管理支撑条件状况
档案管理人员配备方面，估价机构一般设立兼职档案员，兼职档案员通常由内勤人员、估价师、部门秘书、行政人员、打字员、财务人员等担任。在实地访谈的九家估价机构中，只有一家设立了 1 名专职档案员。估价机构的档案工作一般由办公室领导。不同估价机构的档案管理经费投入差距较大，调查结果显示，经费投入最少的为每年 0.1 万元，最多的每年达到 30 万元。档案管理经费基本用于租赁档案库房、购买档案装具以及人员薪酬等方面，规模较大的估价机构还会有临时性投入，主要是进行档案信息化软硬件购置、设备维护和更新、 库房装修等。
4 我国房地产估价档案管理存在的问题
4.1 对房地产估价档案管理工作的重视程度不够
房地产估价档案管理工作还未引起估价行业、估价机构以及估价人员的重视，这主要是由于对估价档案的作用与意义认识不足，简单地将估价档案理解为房地产估价活动中产生的附属物，没有对其进行有效地管理与利用。就房地产行政主管部门来说，对估价档案管理工作的指导监督力度不够，未形成相应的考评机制来推动估价档案管理工作。就估价机构而言，调研中曾遇到某些估价机构将估价档案成捆、成箱地堆放于地下室，未采取任何防护措施，存在很大的安全隐患，与档案管理工作的要求相距甚远。
4.2 未建立完整的房地产估价档案管理标准规范体系
房地产估价行业至今没有形成完善的估价档案管理法规制度与标准体系，仅有的几条估价档案管理规定零星散落在业务规范中， 远远难以满足估价档案管理实践需求。如《房地产估价机构管理办法》规定房地产估价报告及相关资料应自估价报告出具之日起保存不少于 10 年，但对于不同类型的估价档案具体保管期限未作详细说明，也未谈及保管期满后如何鉴定处置估价档案。
4.3 房地产估价档案管理工作专业化程度低
目前房地产估价行业的档案管理水平整体偏低，首先表现为估价档案管理的科学化、专业化、规范化程度较差，远远达不到档案工作的各项要求。例如，估价机构进行估价档案编号时，常常使用公司名称、项目负责人等不具有分类特性的类别标准，使得编号结构冗长、体系庞大，既无法简明扼要地反映估价档案内容，也不便于后期利用。
4.4 房地产估价档案信息化建设滞后
房地产估价行业的档案信息化建设较为滞后，主要表现在基础设施、档案管理软件、电子文件管理等方面。在信息化基础设施建设上，部分估价机构局域网建设才刚起步 还无法利用内部网络进行估价档案管理。估价档案管理软件方面，只有个别估价机构使用专门档案管理软件，多数机构都是通过在业务管理系统上集成档案管理模块的方式进行估价档案管理，后者的弊端在于业务管理系统主要是按照估价业务需求来研究开发的， 其档案管理内容设置相对简单、功能性较差，无法有效地实现对电子文件的前端控制与估价档案的全程管理。
4.5 对分支机构与撤销机构的估价档案管理缺失
房地产估价行业中一级资质估价机构设立分支机构的情况较为普遍，分支机构有固定的经营服务场所，可以独立开展估价业务活动，在管理上需接受总公司的统一领导。
结语
房地产估价档案是新兴经济领域产生的、专业性很强的档案门类，档案管理的一般原则与方法虽对其管理有一定的指导意义，但这远远不够。我们在调研中所发现的各种问题，如估价文件的形成、积累、整理、归档，估价档案的分类、编号、鉴定，估价档案管理系统的开发、运营、维护等，都充分说明了这一点。
参考文献：
[1]中华人民共和国建设部：《房地产估价机构管理办法》[建设部令第 142号]，2005年12月1日。
[2]沈良峰，樊相如. 房地产估价资料收集的要求与思路[J]. 技术经济，2003
[3]中国房地产估价师与房地产经纪人学会.房地产估价理论与方法[M].北京：中国建筑工业出版社，2009.
论文作者:王新果
论文发表刊物:《基层建设》2017年第12期
论文发表时间:2017/8/18
标签：房地产估价论文; 档案论文; 档案管理论文; 机构论文; 管理工作论文; 问卷论文; 业务论文; 《基层建设》2017年第12期论文;