摘要：乡镇档案，是乡镇机关及其部门在业务活动过程中形成的各种文件、图片等资料，档案的价值从利用中体现出来。安宜是宝应县城关镇，是由原城镇、城郊乡、中港乡、沿河乡四个乡镇合并而成，常住人口近25万，经济等综合实力在扬州市各乡镇中排名前10位，辖42个村（居）委会。乡镇档案涉及拆迁、民政、婚姻、村建、城建、社会保障等内容，大多数内容与村（居）民的生产生活息息相关，因此，民生档案是乡镇档案的重要内容，笔者以安宜镇为例，探讨一下乡镇档案服务和利用存在的问题及对策。
关键词：乡镇档案 利用问题 对策
一、乡镇档案服务和利用存在的问题
1、档案管理人员素质不高。乡镇档案工作与其它工作相比，因不产生经济效益而地位排后位，档案管理人员一般都是办公室副主任兼任，而办公室工作任务多、事情杂，只有空余时间才能做档案工作，并且档案工作人员经常发生变动，往往是刚刚熟悉岗位，又换其它人员从事档案工作；因此，档案管理人员的档案业务水平普遍不高。
2、档案服务和利用设施不完善。受经济条件及办公用房的影响，档案库房、阅档室、档案工作人员办公室未能实现“三分开”，甚至没有固定场所，档案室经常变动；电子文件管理所必需的设施严重缺乏，计算机等设备一般是其它科室淘汰下来的旧设备，其检索速度慢，存贮空间小，维修周期短；空气除湿机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜等相关档案保管利用的设备更是条件受限。
3、档案管理水平和效率低。乡镇档案权服务于镇机关，一般不对广大居民（村民）开放，只注重保管不注重利用，档案收集手段落后，不是各部门主动把档案资料移交到档案室，而是档案工作人员多次上门催要档案，往往是到了归档时间档案资料还未收集齐全。
4、对档案工作的重视程度不够。乡镇干部对招商引资、企业做大做强等经济工作重视，而档案工作没有创收，重要性认识不到位，对档案工作的经费投入较少；首先未能认识到如果乡镇党委政府为档案作创造好的环境，提供足够的人力、财力、物力，档案反过来也为经济工作提供广泛的宣传和参考资料，推进经济更快地发展，其次，乡镇档案是维护村（居）民自身利益的根本保障，也是化解矛盾的调和剂，曾经发生多次借助档案而化解村民矛盾，避免进省、进京上访的事情。
5、档案管理制度不健全。因管理制度缺少相关的标准，档案收集整理、分类完全凭档案员个人的感觉作为评判，没有归档范围保管期限表，使乡镇档案的归档范围模糊，档案收集不完整，文件材料内容单一。
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二、改进乡镇档案服务利用的方法和措施
1、转变思想观念。档案工作是社会事业和经济建设密不可分的，它顺应了社会的发展要求，把为人民服务当作拓展社会功能的一条途径，以新的服务观念武装头脑，改变“重保管、轻利用”的观念，保管的目的是利用，且不仅服务于本单位，还服务于广大民众。
2、提高的业务技能和水平。根据乡镇档案工作的需求和《乡镇档案管理条例》中的规定，开展档案人员上岗技能培训，提高档案工作人员的业务素质。
首先利用各种会议广泛宣传档案工作及档案法律法规，在镇机关干部中增强档案意识；其次参加市、县档案行政管理部门举办的培训班，量身定制适合乡镇档案业务的内容，在理论培训的基础上，增加计算机等实际操作的内容，围绕工作需求，提高业务水平和信息化技能，同时组织镇区部分档案人员互相交流、观摩学习、制定一系列规范标准；再次，定期组织档案业务技能比武，提高档案员实际动手能力；最后，针对乡镇工作人员普遍兼职、任务重、头绪多、业务不熟、时间无保证的特点，采取以乡镇为单位，每年在全县范围内组织一次“三集中”归档方法，即集中人员、集中时间、集中地点的方法，既可帮助档案员解决业务上的难题，又保证了档案整理的时间。
3、增强服务意识。经济社会发展引入了人员的流动、拆迁安置、社会保障、入伍退役及各类信访纠纷等问题，使与村（居）民的生产生活的相关的文件、证书等资料倍加珍贵，在经济活动的过程中也体现了其价值，要不断扩展档案载体多样，创新服务方式，拓宽服务范围，围绕重点工作，主动提供服务，特别是涉及到婚姻、住房、就业、养老等关系到民生的内容，更要注意收集；因此，服务于民生是档案利用的主要内容之一。
4、改善档案保管条件。档案保管条件的好坏严重影响其安全和工作效率，把档案库房、阅档室、档案工作人员办公室“三室”分开，如果奖牌、奖杯等实物档案多，还要增设荣誉室；其次，配足档案橱柜、计算机、打印机、数码照相机等硬件设备，另外软件上购置专用的档案软件，制定一系列规章制度，使乡镇档案逐步走向制度化、规范化、信息化轨道，发挥档案管理、档案利用、文件收发、政府信息公开、文化教育等多种功能。
5、加强乡镇档案的创新。乡镇合并使档案工作任务成倍增加，加上目前村（居）民法律意识增强，查档的频次逐年提高，同时随着社会的发展，传统的查档方式已经不能满足需要，多元化、信息化、网络化的方式已成为查档方式的趋势，要转变传统的档案利用方式，使现代化网络技术成为利用的手段，并保证档案的安全和保密；首先，要增加档案工作人员数量，至少配备2名专兼职档案员，提供人力保障；其次，将档案工作经费纳入乡镇财政预算，提供财力保障；再次，指导所属村、社区、部门单位的档案工作，提供技术保障。
结束语
综上所述，作为乡镇档案工作者，要把档案收集、服务、利用的范围进一步扩大，不仅是全镇范围，要扩大到全县、全市，甚至更大；服务利用的手段要不断更新。人工查阅、计算机查阅、网络查阅等要统筹进行，视查档对象、查档内容而区别对待。因此要不断学习专业技术，熟练掌握档案方面的理论和实践技能，才能适应信息时代档案管理工作的要求。
论文作者:曹吉勇
论文发表刊物:《基层建设》2019年第22期
论文发表时间:2019/10/31
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