摘要：随着社会技术的不断发展，电子档案在工程项目建设中得到广泛应用。电子档案是指利用计算机技术形成，通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相互对应、相互关联，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。当前，档案信息化作为档案管理现代化的核心内容，实现电子档案从形成到长久保存、有效利用的全程控制正成为发展趋势。本文对勘察设计电子档案管理与利用进行分析研究，以供参考。
关键词：勘察设计；电子档案管理；存在问题；加强措施；利用
1电子档案的特点与电子档案管理理念
以计算机应用于档案管理的时间和程度作为界定标准，档案管理模式的演变过程可以分为三个阶段：第一阶段是前计算机阶段，手工模式进行档案分类和资源查询；第二阶段是电子目录阶段，在计算机辅助之下进行档案的分类编目和目录查询；第三阶段是电子文件阶段，在网络环境下实现全文信息检索。
电子档案具有接收方便、归档及时、存储密度高、存储方式多样、共享性强等优点，但同时也具有对计算机软硬件环境依赖性强、信息易丢失、易被无痕迹更改等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、保存时间长、内容不易被修改等优势，但又具有文件形成周期长、检索不便、整理难度大、存储密度小、共享性较差等不足。因此，对电子档案与纸质档案进行整合管理可扬长避短，形成优势互补的良性发展关系。目前，我国电子档案管理实践中实行电子档案与纸质档案整合的管理理念，即实行电子档案归档时将相同内容的纸质档案一并保存的方式，这样既可以保存具有真实性、可靠性的纸质档案，又可以充分发挥电子档案在检索、利用等方面的优势。
2工程勘察设计电子档案管理存在的问题
2.1管理模式不规范
由于电子档案在工程行业应用的时间相对较短，没有形成统一的档案管理模式，电子档案管理的内容不符合工程档案管理的要求。尽管工程行业已经意识到了电子档案管理对工程行业发展的重要性，并且也在企业内部运用了该系统进行档案管理，但是对各项功能了解得不全面，电子档案的优越性没能充分地展现出来，相关的档案管理模式不规范，导致电子档案在应用过程中出现档案破损、失效和泄密问题。
2.2管理人员专业素养差
电子档案管理相对于传统的纸质档案管理存在着较大的差异，对管理人员的专业技能要求较高。但是工程行业的电子档案管理人员却普遍存在着专业技能差的情况，还在沿用传统的档案管理方法，不能理解电子档案的管理内容，没能充分发挥出电子档案管理的优势，造成档案管理的工作效率低下，没能将企业的资料及时计入电子档案中，阻碍了电子档案的发展。
2.3电子档案缺乏系统性、完整性
工程勘察设计与其它行业的工程设计存在着较大的差异性，设计的主要内容是由勘测、规划、施工图设计和竣工图设计组成的，规划的时间相对较长。在进行档案管理时，通常将档案管理的时间设置在工程结束阶段，日积月累，会造成档案的大量堆积，增加档案整理的时间，给档案整理造成较大的困难。在档案整理过程中，一旦遇到机器出现故障，就会造成档案保存不完整，档案资料丢失现象的产生，会给企业造成较大的损失。
3加强勘察设计电子档案管理的措施
3.1加快档案管理信息化建设
以企业综合管理信息系统为平台，构建计算机档案信息管理系统，针对勘察设计企业档案管理与利用的行业特点，开发满足设计人员和档案管理人员工作需求的特色功能，革新勘察设计企业档案管理方式和管理内容。将档案管理人员从传统档案管理方式下繁琐的手工操作中解放出来，用更加高效的方式推进电子档案管理和利用，提升管理质量。利用互联网将传统与现代化的档案信息传播技术手段和方法结合起来，使勘察设计企业电子档案信息资源的开发利用跟上时代发展的步伐。
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3.2增强创新意识
当前科技日新月异，各行各业不断涌现出新的设备和技术手段。勘察设计企业对电子文件从归档、保存、管理到利用等各环节的管理也应增强创新意识，积极借鉴先进行业和先进单位的电子档案管理经验与技术，例如扫描条形码归档技术、磁盘阵列备份技术、数据加密技术、数据库检索技术等，不断提升档案管理现代化水平。要严格要求，明确电子档案制作过程的职责。电子档案制作人员应对其制作的电子档案的真实性以及保管、保存负有责任。明确职责范围更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员各负其责。
3.3严格执行电子档案复制审批程序
电子档案复制应先由借阅人提出书面申请，拷贝一个子项或专业图纸时由借阅人部门、档案形成单位和档案归口部门领导审批后方可进行。拷贝完整项目时除上述流程外，还须企业负责人或授权人批准。
3.4图档系统对用户进行权限设置
使用图档管理信息系统的授权功能可控制用户档案浏览和操作权限，依据系统分配的用户角色和权限，用户登录系统时须进行身份认证，进入图档系统后只能查询到被授权的档案信息，并且不能对信息进行删除和修改。
3.5信息发报软件加密
由于电子档案具有易复制、易扩散性，所以其利用过程中发生泄密的风险较大。电子档案外发送已经成为工作中必不可少的方式，为有效控制外发文件的风险，保护机密数据和敏感信息二次扩散，企业对多种数据安全产品进行了调研和分析比较。获知当客户需要将涉密文档外发给客户人员时，须利用外发控制产品生成外发文件发出。当外发文件打开时，用户需通过身份认证，方可阅读文件。同时，外发文件可以限定接收者的阅读次数、使用时间和禁止对文件进行编辑或打印输入操作、拷屏和设置自动销毁等细粒度权限，从而有效防止了企业重要档案信息被非法扩散和流失。
4电子档案管理系统的具体利用
我国某省城建设计研究院采用了电子档案管理系统来管理宝贵的资料。在进行资料管理过程中采用了BS/CS的系统构架模式，BS端是由用户使用的，通过网页来查询相应的资源，CS端是由电子档案管理员管理，从CS端上传资料、分类管理、分配用户权限和确定用户角色等。在对设计文件管理时，将历史工程文档扫描成PDF后装入档案中心库，新产生的工程设计文件是在工程设计人员电脑上安装管理软件，能够自动转换成DWG格式的设计图纸，并贴上相应的条形码，用电子识别信息进行资料的流通。由于该省城建设计研究院的电子档案管理有着复杂的工程数据，在管理这些资源时要对权限进行详细的分配。资料的等级分为三级，每一个级别可以查询或者下载的人员是不一样的，而本单位的人员结构也在不断的变化，系统管理员根据实际的情况对人员进行时刻调整。
结束语
综上所述，随着信息技术的不断发展和广泛应用，勘察设计企业在生产过程与日常管理中产生了大量依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文件。在这些电子文件中，具有自主知识产权的勘察设计文件、科研成果文件是企业的核心商业秘密，是信息保密的重要对象，关系到企业的核心利益。因此，必须做好电子文件归档和电子档案管理是新时期企业档案工作的新课题。
参考文献
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论文作者:苏洁玉
论文发表刊物:《基层建设》2018年第31期
论文发表时间:2018/12/18
标签：档案论文; 电子论文; 档案管理论文; 勘察设计论文; 文件论文; 企业论文; 纸质论文; 《基层建设》2018年第31期论文;