科技档案利用规律和情报服务研究，本文主要内容关键词为：情报论文,规律论文,档案论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
利用是档案工作永恒的主题，又是档案工作的最终目的。利用有它的规律和评价指标，掌握了它就会取得最佳效益，忽视或存在认识上的偏差，就不能取得应有的效益，甚至会取得负效益。因此我们必须研究档案利用的规律、利用效益及其评价指标，并在此基础上开展档案情报或信息服务工作。这里要说明的是，科技档案的利用规律和效益与文书档案相比，有许多不同之处，本文要研究的主要是科技档案利用的有关问题。
一、科技档案的价值规律
1.科技文件的生命周期
科技文件的生命周期是指导科技档案利用的基本规律。对科技文件生命周期的研究，应从科技文件实际的生命运动出发，而不能套用一般文件的生命周期理论。因为一般文件生命周期的初始研究对象并不包括科技文件，因而我们没有理由事前就肯定他们的生命周期一定一致。因此必须从科技文件本身的价值规律出发，专门地、独立地进行研究，才能得出正确结论。
科技文件对形成单位而言，从形成到消亡，要经过形成阶段、特定任务阶段、广泛应用阶段和历史应用阶段。由于科技文件的成套性，科技文件就整体而言，形成周期较长，一般中型项目科技文件的形成是3～5年，大型科技项目的形成时间有的可达到十几年甚至更长时间。科技文件的特定任务阶段时间较短，从形成后到鉴定、验收，需要半年到一年的时间。对形成单位而言，鉴定合格了，经过验收，特定任务即告完成。但是对于投资者即委托单位而言，验收后的科技文件，即成果性文件，又成为投资单位或利用者的工作起点。广泛应用阶段指科技文件现实的科学技术社会应用阶段。科技文件形成归档后21～26年间，具有广泛的科学应用价值，不但对形成或投资单位具有参考、套用、查考价值，而且可进行社会交流和技术转让等。当然，社会交流、转让的科技文件是档案文件的复制件，或主要科技信息。科技文件在形成21～26年后，其广泛科学应用价值逐渐消失，历史价值开始增强。科技文件的历史价值阶段是无期限的，直至文件最后自然消亡或销毁。科技文件的历史应用阶段与一般性文件基本相同，但其历史价值小于一般性文件。从军队某档案馆对形成25年以上的档案文件的利用统计看，科技档案的年平均利用率只有3.6‰，平均227年利用一次，而国外一般性历史档案平均60年利用一次。
从科技文件的生命周期看，与一般文件相比：第一，科技文件的形成周期长；第二，科技文件的特定应用阶段，不但在生命周期的直线运动中极为重要，而且常有主要文件(成果文件)的转移现象，成为另一单位工作的依据和起点，因而它构成科技文件生命运动的独立阶段；第三，科技文件的广泛应用阶段，具有明显的信息辐射作用，成为社会科技发展的动力之一，具有重大的社会意义，也应成为科技文件生命周期运动的独立阶段；第四，科技文件不存在明显的半现行期，更不需要设立一个科技文件中心进行存放；第五，科技文件的历史运动阶段基本与一般文件的历史运动阶段相同，但有转化为现行科技文件的可能。总之，科技文件的生命周期较为复杂，简单地套用一般文件生命周期现象来研究科技文件的有关问题并不恰当。
现在可以设想，科技文件在形成后，如果不进行科学管理，其生命过程在大多数情况下是不能完成的。因为不科学的管理状态，常常会造成科技文件的丢失、散失、损坏等情况，甚至会因无故销毁而“夭折”。只有运用了当代档案工作原理，初始科技文件实现了“归档”，并纳入档案管理方式，科技文件的生命周期才能完整地实现。这样，科技文件的生命周期又可这样描述：初始科技文件(形成者管理阶段)——现行档案文件(档案室阶段)——历史档案文件(档案馆阶段)。根据科技文件和科技档案的管理特点，科技文件的生命过程主要是在科技档案阶段中度过的。
这里有必要说明，科技文件的归档，决不像有的档案学家讲的那样，要度过现行阶段或半现行阶段，而是形成后不等特定任务完成或特定任务完成后立即归档。这一事实既是科技档案工作的现实存在，又是国家科技档案工作法规所要求的。归档后的科技文件有些既具有特定价值，又具有广泛应用价值；有些只具有广泛应用价值，而不具有特定价值。因而，科技档案的价值规律与文书档案相比，有很大不同。
2.科技档案现行价值衰减规律
科技档案生命周期，表示了科技文件从形成到消亡的各个生命阶段，但它表示不出科技文件价值衰减的速度，也表示不出科技档案现行价值的具体规律。文献价值的衰减规律，我们从有关知识中知道，是以负指数规律衰减，但是这一规律如何得出，并无详细介绍。科技档案是科技文献的一个新的类型，前人在研究科技文献价值衰减规律时，其对象并不包含科技档案。因而，科技档案价值的衰减规律，我们没有理由断定它一定符合一般文献的价值规律，必须从科技档案利用价值本身去探索、研究，然后才能得出结论。西北核技术研究所科技档案室会同该所的科研人员，于1993年根据本所30年来形成的3.4万多条共100多万字的科技档案利用记录，利用统计和数学方法对科技档案的价值规律进行了研究，获得了可喜的成果(该成果获原国防科工委科技进步三等奖)，其初步报告在原国防科工委首届档案学术研讨会上发表，得到了与会的知名专家的高度称赞。
该成果证明了科研试验档案(因包括十几个专业，实为综合性档案)的价值衰减规律可以用一般文献价值衰减规律公式(1)表示：
Y=ke[-mt](1)
式中y为应变量；t是时间(年)，是自变量；k是常数；m是衰减系数。
研究前期，他们并没有采用这一结论，而是把历年利用过的档案，根据形成年代编成了6组，然后把每个组的数据，即年利用量随时间变化的数据绘成了曲线。结果表明6条曲线的形状不但极为相似，而且符合负指数曲线特征，这样才有理由断定它符合公式(1)的数学表达式。
研究至此，他们请教了李晨生研究馆员(他指出利用本单位的数据可得出公式(1)中的k、m值)，并和科研人员合作，利用微机及数学方法求出了“西核所”科技档案利用的
，
值：
=0.715=0.175
然后得出了“西核所”科技档案价值衰减的公式：
Y=0.715e[-0.175t](2)
然后根据这一公式利用微机绘出了“西核所”科研试验档案现行价值衰减曲线(图一)。“西核所”是个具有综合学科的大型研究所，且科技档案工作极为正常，在全国科技档案利用中具有典型性，因此，这一成果具有普遍意义。
这里有必要说明k、m值的意义。m表示的是衰减率，不同的专业，因其技术老化的速度不同而有差别，例如电子学专业，因其科学技术成果新旧交替较快，其m值要大一些；相反，如数学、化学专业，其科学技术成果新旧交替较慢，其m值要小一些。K值实际上表示的是t=0时，也就是科技文件形成归档后，当年的档案利用率数值，它与多种因素有关。首先，与归档文件的质量有关，质量高，利用率就高，质量低，利用率就低；第二，与检索工具的适用性和档案情报工作有关。检索工具实用性强，科技档案情报工作好，档案利用率就高。所以k值实际上反映的是一个单位科技档案工作的综合水平。
根据公式(2)还可以计算出科研试验档案的相对衰减数值，如下表：
科研试验档案现行价值相对衰减数值表
t/年 Yt/年Yt/年Y
0 1.00 11 0.14622 0.021
1 0.83912 0.12223 0.018
2 0.70513 0.10324 0.015
3 0.59214 0.08625 0.013
4 0.49715 0.07226 0.011
5 0.41716 0.06127 0.009
6 0.35017 0.05128 0.007
7 0.29418 0.04329 0.006
8 0.24719 0.03630 0.005
9 0.20720 0.030
100.17421 0.025
科技档案现行价值衰减规律的研究对科技档案学理论和实践有着重大意义。首先，它是科技档案学研究的重大课题，反映的是科技档案价值变化的基本规律。目前，揭示科技档案基本规律的研究课题还不多，尤其运用数学的方法进行研究的还没看到。科技档案现行价值衰减规律的研究，无疑开创了科技档案学研究的新方法、新思路。它也证明了科技档案学是有一定理论性和深度的。第二，该规律的研究，尤其是利用科技档案利用本身的数据和数学方法得出的规律，它不仅说明了这一规律的可靠性，同时也可以证明上述科技档案生命周期论断的正确性；第三，它可以证明科技档案与一般文献资料的关系。一般文献资料的衰减规律前人已经作了研究，但科技档案毕竟不同于一般文献资料，二者的关系是什么，我们不能只是凭感觉，而要有理论证明。该规律表明，科技档案利用的衰减规律与一般文献资料大致相同，证明二者存在的共性是基本的。但是从科技档案价值衰减的曲线看，21～26年后成平滑状态，证明了科技档案历史价值的存在；第四，它可以指导我们的服务利用工作。衰减数值说明，科技档案存在柜子里5年不用，其现行价值将衰减58％；10年不用其现行价值将衰减83％；20年不用，其现行价值将衰减97％……这说明了提供利用服务的急迫性。第五，科技档案衰减规律还为科技档案进馆的时间提供了依据。传统管理经验对科技档案的进馆时间大致定为科技档案形成后20～30年，但其依据是什么？它只是感性认识。有了衰减规律后，可以使我们认识到科技档案现行价值基本衰减后，才是科技档案进馆的最佳时间。从科技档案衰减数值看，形成21～26年后是科技档案进馆的最佳理论数据。这一理论数据符合传统上的进馆时间。这不但说明了这一规律自身的可靠性，也为传统意义上的科技档案进馆时间提供了理论依据。遗憾的是，该成果虽然其初稿在原国防科工委档案学术研讨会上获得国内知名专家的高度评价，并获一等奖，但是论文1993年发表后，并未引起档案界的广泛关注。
二、科技档案的利用效益
档案工作的最终目的是提供利用，但是这句话还没有说到底，如果说到底，就是为了取得利用效益。“西核所”科技档案室1992～1994年对借出的2499卷(册)科技档案利用者的收益情况进行了调查和统计(深度利用，借出时间1～2个月)。结果表明，73％的科技档案使利用者在执行科研试验任务和预研工作，以及撰写论文、著书立说中获得了较大或一定收益；11.3％的档案为科技人员技术职务评定，申报奖励和技术管理提供了依据和经验；8.3％的档案为研究生和新上岗的大学生提供了一般文献中得不到的知识；2.4％的档案为科技成果的取得或所史展览、编写所史提供了依据；3.5％的档案为技术开发、转让和设备维修创造了直接的经济效益。这说明了利用科技档案可使科技人员从多方面获得收益。但是在一个单位，不管什么收益，均可用节约经费或节约科研时间两项指标表示，而节约科研时间又可转换为节约经费。所以，在科研单位，利用科技档案的收益最终可以用经济形式表示。如果从整个社会而言，科技档案利用的贡献更是多种多样，而且还会产生不易用经济数字表示的形式，如利用科技档案对社会物质文明和精神文明建设的推进等等。这部分为社会做出的间接贡献，我们可以称之为社会效益。科技档案被利用后的收益和效益不同。收益不考虑利用档案付出的成本，只考虑收获；效益是去掉利用成本以后的净收获。科技档案利用是有成本的：如形成科技档案的附加费(高质量载体的增支费，档案整理鉴定费)，档案保存和保护费，复印、邮寄费等。根据国家档案局1991年公布的对档案工作的投入和产出(即利用卷次)计算，每利用一个卷次的档案，其成本为21.6元。实际上，其成本比该数据还要高，因为每个省市或政府部门，对档案工作都还有一定的投入。科技档案的利用成本，据“西核所”计算，每利用一个卷次的档案约50元。因而，档案的利用成本也是一个不可忽视的数据。
科技档案利用的经济效益公式为：
w=
b-c(3)
w为利用科技档案后的经济效益，b为利用科技档案后增加的综合经济效果，a为利用科技档案的经济效益系数，c为利用科技档案的成本。
这里需要说明的是，由于利用科技档案后的效益是隐含的，且与多种因素有关，如果表示科技档案本身对综合效果的贡献，必须用b表示。值实际上是隐含的，不能直接用数据表示，一般采用专家评估法，也就是请利用科技档案较多的有经验的专家，分别给出a值，最后求出平均值，即，也就是效益系数。
科技档案的社会效益是利用科技档案后的社会增值，或对社会科技或文化发展的贡献，它虽不易直接用数据表示，但它是科技档案效益中的重要成分。
研究科技档案效益的目的是从深层次上认识科技档案对科研、生产和建设等方面的作用；另一方面也使我们认识到科技档案的利用是需要成本的。档案人员欲获得科技档案的最大效益，一是要最大限度地增加利用档案的次数，二是最大可能地减少档案利用成本。
三、科技档案利用评价指标
由于科技档案利用效益的复杂性和隐含性，决定了其评价指标也是多方位的。
1.科技档案利用率和动用率
利用率是评价档案利用效益的最基本的指标。档案利用率的公式是：
档案利用率=(被提供利用档案的数量(卷次)/馆藏档案总量(卷))×100％(1)
这个公式表明的利用档案的数量是卷次，它表明了在馆藏总量中，在一定时间内，被用过的档案卷次越多，其利用率就越高。这种定义下的利用率，被国内外图书馆、文献馆广泛利用。但是我国档案界采用的利用指标，不是上述定义，而实际上是具有另一内涵的动用率。
档案动用率=(被提供利用档案的数量(卷)/馆藏档案总量(卷))×100％ (2)
上述公式(1)、(2)只有一字之差，但其意义或内涵却有重大区别。公式(1)被利用的档案单位是卷次，而不管某卷档案是初次利用，还是重复利用，只要利用一次就算作一个卷次。公式(2)被利用的档案单位是卷，它不管某卷档案用一次还是多次，只要用过就算一个卷数。因此，公式(1)表示的是具有真正意义上的利用效果大小的数学表达式，而公式(2)表示不出档案利用的全部效果，只能表示出馆藏档案在一定时期动用过的百分数。所以我们把它称之为动用率。动用率的大小，可以一定程度地说明归档文件的范围是否适当，动用率小，说明没有利用价值的档案较多；动用率高，说明有用档案比例大，档案质量高。公式(1)、公式(2)的意义不同，但各有其用途。目前档案界对这个问题并无多少认识，这不能说不是认识上的空白。
2.科技档案利用的产出与投入比
科技档案的产出，有经济效益，也有社会效益，经济效益可用具体数字表示，社会效益不易用经济数据表示。我们这里研究的是科技档案利用后的经济投入和经济产出的问题。科技档案利用的经济投入，通过计算方法，可以获得准确数据，但利用科技档案后增加的经济收益，与多种因素有关，如科技人员本身的创新能力的发挥，仪器设备的贡献等；同时这种收益又是隐含的、潜在的，如科技人员思想受到启发，丰富科技知识，等等，无法直接用经济数据表示。但是采用专家评价法，利用多个有经验、有分析能力的专家，凭借利用科技档案后对可节约的有关经费或科研时间的认知，可得出大致意义上的经济数据。“西核所”1995年请了107位专家对该所利用科技档案的产出做了评估，结果表明，利用科技档案可节约科研经费的比率为14.1％，可节约科研时间的比率为19.4％。这两个数据可能有互为包含的成分，若以节约经费计算，其产出与投入比最低为23.5；若以节约时间算(科技档案人员的人力投入为科技人员的0.46％)，其产出与投入比为42.17。我们前面讲过，“西核所”是个综合性大所，其档案利用在全国具有普遍意义。同时我们再结合全国科技档案利用的上百例典型事例报道计算，科技档案利用的产出与投入比，大致为21～60，即产出是投入的21～60倍。如果具体化，在我国利用一卷次的科技档案，其效益价值大约平均为1000～3000元。这与国外文献利用有关数据接近。
3.档案利用拒绝率
表示档案拒绝率的公式为：
拒绝率=(一定时间内未满足合理需要的档案卷次/一定时间内所提合理要求的总卷次)×100％ (3)
拒绝率在图书利用上是个常用的重要评价指标，但在档案利用评价上并不常用，实际上它也是很重要的。拒绝率的高低除反映归档范围是否适度外，还反映检索工具编制的完善性和合理性。馆藏没有的档案固然不能提供利用，但馆藏本来就有的档案，检索工具不完善或标引错误，也必然导致拒绝率上升。
4.利用服务应急能力
指解决急用或满足重大事件的档案利用服务能力。应急能力在执行大型任务或战时显得更加重要。应急能力的基础是平时利用服务工作的优劣，但具有一定的应急方案，能够及时地投入较强的人力，亦是关键。
上述档案利用指标，以档案利用率最为基础，最为重要，它的使用也非常简便，是任何档案部门必须采用的评价或年终统计指标。其它利用指标各有自己的评价功能，一定情况、一定期间或进行深入的利用服务研究时，可以采用。
四、科技档案情报服务工作
传统的档案在功能观念上主要是凭证性和依据性，在管理特点上主要是保密性和内部利用性，在利用方法上是等待式。随着信息化社会的到来，人们认识到档案也是一种信息，科技档案的利用范围不但大大拓宽，而且提供利用的手段也日益数字化、情报化。所谓数字化、情报化，是以计算机为手段，主题信息快速传递内容或全文信息为提供对象的全方位档案服务方式。
1.拓宽利用观念——认识科技档案的成果性和资料性
任何科技工作都有它的特定目标，任何科技文件的形成都是为了完成某一特定任务。因而，任何科技文件都是有着不同技术含量的科技成果。在我国，科技任务完成后，有的是特定任务完成后科技文件才归档；有的是科技任务刚刚结束，不等特定任务完成，其形成的科技文件立即归档。这样，科技档案实际上就是最完善、最准确、最系统化的成套科技成果。科技文件归档这一程序，不仅使科技文件得到系统整理，还使整个科技文件经过了“去伪存真、去粗取精”的过程。因而，档案这一概念在科技档案工作中应重新审视。科技档案概念已冲出了传统档案概念的框框，它不但是档案，还是最完善的具有现实作用的科技成果。科技档案有它记录性的一面，而且由于形成人员档案意识的增强，它也是最完善的科技工作记录，但它的第一性仍然是成果性，其次才是记录性。例如某一型号飞机的研制档案，它首先是一种重要的科研成果，其次才是研制记录。这样，科技档案从利用角度谈，首先应确认它是一种科研或科技成果，利用它，也主要是利用它的科学技术含量，而非记录性的一面。然而，科技档案在现行作用基本消失后，它的记录性的一面就突出为第一位。这就是说，科技档案在档案室阶段发挥的是最主要的作用，是它生命的重要阶段。这一状况完全不同于传统观念对档案室和档案馆的评价。传统观念认为档案馆是档案工作的主体，它实际上并不正确，它没有看到我国基层档案室，当然也包括科技档案室的重大作用，其主要原因是没有看到在我国科技档案室的巨大数量，以及科技档案的价值变化规律。实际上，文书档案在我国的数量不但庞大，其现实功能也是很强的。广大国家机关、企事业单位行政管理的运行，主要靠的是文书档案或文书档案室。这里没有轻视档案馆工作的意思，但是档案馆工作在我国只是档案工作的一个方面军，或一个主要环节，从功能上讲，主要是为历史研究提供依据，称为“主体”似乎不合我国的国情。
科技档案成果性的实质，被越来越多的人认识，科技档案资料性一面，却被传统的“档案”观念所掩盖。档案是依据，是凭证，这是它的独特功能，加之档案的内部利用性和保密性，增加了它的封闭性和神秘性，从而大大影响了它的交流性或广泛的社会应用性。而实际上，在现代社会上广泛交流的科技图书资料、期刊论文，均为脱胎科技档案的文献资料。科技成果中的无密学术论文、技术报告，发表后就是文献资料；有密的技术报告、数据报告、实验报告……解密后亦即转化为文献资料。可见，对社会而言，科技档案又是一种文献资料，不过它的价值和应用性更强。
我们研究科技档案成果性、资料性的目的，就是探讨如何让科技档案发挥它的应有作用。成果性，证明科技档案可以进行成果转让，为本单位创造经济效益，也为社会科技发展服务；资料性，证明它具有广泛的社会意义，它是推进人类社会科学技术发展的重要动力。因而，科技档案利用要打破封闭性，促进交流性，要走出档案室，不但为本单位服务，也为全国和全社会发展服务。这便是当今社会的“科技档案利用观”。但是，当今社会由于国际斗争、社会竞争等原因，科技档案有个保密和知识产权问题。档案人员必须具有有关知识和分析处理有关问题的能力，不然，充分地发挥科技档案的作用、广泛地为社会服务利用，便是一句空话。
2.实体档案和数字档案利用相结合
当代的档案从形体上可主要分为实体档案和数字档案两类。当今的科研单位仍然主要形成实体档案，也同时伴生部分数字档案，如科技总结报告、论文等的电子版。在科研试验中，也产生少量原生数字档案，如记录卫星运行状况的磁带等。从长远和利用方便考虑，在相当长的时期内，科研单位应实行以实体档案为主，数字档案为辅的双轨制，即既征集实体档案和原生数字档案，又征集实体档案的电子版。这里有一个现实问题，对过去和历史上形成的实体档案要不要数字化呢？笔者的观点，没有必要全部数字化，只有利用率高的那部分档案，比如，年利用率在1％以上的档案，同时又在保密准许的情况下才有必要数字化。档案部门也是要考虑人力和资金的节约的。当然，对于较早形成的档案，其载体寿命接近尾声，为了保留其信息内容，是应该不惜成本的。对于声像档案，从利用出发，最好能及早数字化。过去对声像档案向上级档案馆移交的问题，是个极大的难题，声像档案数字化后，可以圆满地、轻而易举地解决这个问题。
实体档案有它的绝对优势，不但过去已经形成的实体档案有着很大的历史价值和文物意义，人类必须十分珍惜，就是当今的信息时代，实体档案的形成和利用在相当长的历史阶段仍占核心地位。但是，信息是可以浓缩的，档案服务人员可以把有关档案信息根据利用者的需要加以编辑、浓缩，使广大用户方便地在有限的时间内获得大量的档案信息。当然，浓缩的档案信息，特别是重要的信息，一定要注明出处，以便利用者在必要的情况下利用原件。浓缩信息还可以根据一定需要采用专题形式，以题名或“题名+摘要”的形式，传达利用线索，使利用者能够开阔视野，选择利用。
3.重视半档案情报服务
什么是半档案？这是一个新的概念，它是指与本单位有关的具有档案意义的信息报道或图书资料。一定单位或个人在社会或一定的业务领域总是会有一定影响的，在社会上常常有一些新闻报道或有关评价、评论等等。这些报道、评论、评价虽以情报信息、图书资料形式出现，但对有关单位说，却具有一定的档案和历史意义。例如：某研究室被中央军委授予标兵单位，某同志被评为中科院院士，某研究成果在国际上具有重大影响，某科研试验的国外评论……对这些报道材料有关科技档案单位应全面收集，它对本单位往往是最具权威的综合记录，反映的是一个单位的综合发展史和荣誉史。半档案材料没有保密问题，可在本单位的网站上开辟专栏，广为宣传，供新上岗的大学生和有关人员广泛了解，成为激励斗志、爱岗敬业和发扬优良传统的有效教材。
4.要有两套检索工具
检索工具是利用者和馆藏档案联系的纽带，也是利用者利用档案的入口。电子检索是当代最主要的检索手段，但档案部门也应有一套手工检索工具。电子检索工具检索途径多，但是它不像图书馆那样，可供利用者任意利用，它的使用，尤其在保密单位，是受限制的。公开和内部级的档案是可以和本单位内部人员直接见面的，秘密以上的档案目录信息也是保密的，加之计算机信息易拷贝、外泄，所以在保密单位不宜联网，只能在一定地点有限制地使用。但是档案室在严格管理的条件下，应自备一套完善可靠的电子检索工具，以便协助利用人员或在有紧急任务情况下使用。手工检索工具查找速度虽然较慢，但直观性强，如编排合理，也有许多方便之处，深受广大利用者欢迎。所以，在当代社会，档案部门除应具备一套电子检索工具外，仍然应有一套手工检索工具，这是档案情报服务最基础的手段。
5.档案人员要参与成果管理和对外交流
我们前面讲了，科技档案实际上就是最完善的科技成果，它的原件或浓缩信息，对社会而言，又是资料。所以，科技档案不仅能为本单位利用，还是整个社会科技发展的动力。科技档案中，有些内容是保密的，为了国防安全和知识产权保护，一定时期内不能对外交流。但是，随着时间的推移，它总是会被降密或解密，能够被社会利用。另外，科技档案中的部分成果并不具有国防保密性质，可以直接为社会提供利用，有些具有知识产权，可以进行技术转让。由于管理体制问题，技术转让在某些单位可能并不是档案人员的职责范围，但是科技档案既是科技成果，技术转让工作就离不开档案部门。档案人员要把技术转让看作是一种十分重要的档案利用服务，主动、积极地参与成果转让。每个单位在社会上还有一些业务性质相同的单位，有的关系还相当密切，或具有有机联系。在这种情况下，科技档案便成了相互协作、交流的纽带，档案人员便有了直接掌握和控制这一纽带的功能。所以，档案信息的交流，在可能的范围内，把有关档案信息“送”出去，把有用的档案信息“拿”过来，就可能为国家节约大量资金，同时双方都可取得加快发展的效果。这种档案信息的相互交流、相互利用，是一般科技情报工作者难以涉足的。
总之，科技档案部门必须改变观念，既把科技档案作为档案，为科技管理和历史研究服务，又必须充分认识科技档案的成果性和资料性的属性，拓宽服务领域，不但为本单位的科技发展服务，还必须为全社会科技发展服务。在服务手段上，变被动服务为主动服务；在利用上开展实体档案和数字档案的双轨制服务，并以浓缩信息或主体信息(主题信息)为导向，引导对实体档案的利用，努力提高档案利用率和利用效益。