摘要：电力设计档案是电力系统建设的重要资源库和无形资产，它是指在电力工程建设过程中的工程开工竣工报告、用电环网引接、变压器施工容量、勘察设计合同、设计变更等档案资料。这些档案能为工程的竣工验收、交付使用、维护管理、改建扩建和解决经济纠纷提供重要的依据。因此，做好电力设计档案管理在电力工程建设中具有十分重大的意义。本文探讨了电力设计档案管理存在的问题，并提出相关应对措施。
关键词：电力系统建设；电力设计档案管理；问题；应对措施
1电力设计档案的特点及档案管理的重要性分析
1.1电力设计档案的特点
（1）工程设计种类多。随着电力工程的发展，其种类在不断的增加。除了常见的水力发电站、火力发电站、变电站和输送线路工程设计外，越来越多的电力工程设计单位涉足核电站、风力发电站、环境评估、工程监理等多个方面。与此同时，所产生的设计档案种类和数量也都随之增加，呈现出多样性特点。（2）涉及专业面广，专业性强。除了电气、热工自动化、采暖通风、输变电等以外，还涉及建筑结构、计算机技术、岩土工程、水文气象、环境工程、技术经济等多个专业。（3）工程档案管理形式多样。随着市场变化的需要，电力工程设计院所充当不仅是一个工程设计者的角色，还经常会充当业务工程师、合作伙伴或是技术咨询师等角色。
1.2电力设计企业档案管理的重要性
作为提供人类各项活动证据的档案，以保存历史文件的形式保护了人类的记忆，是人类科学发展、社会进步的真实写照。相对于其他企业而言，电力企业有比较长久的历史背景，近几年一直保持着相对稳定的发展。电力设计企业的档案记载着投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等各个环节的真实图片和记录，反映了整个电力工程项目过程的全貌及细节，为工程各项工作的有效进行提供了各种依据，例如为项目的合法性的依据、为项目设计提供依据、为项目施工提供依据、为竣工结算提供依据等，其高效管理和精品质量直接影响到企业的经济效益和社会效益。如何快速有序地管理好电力设计企业档案，既是电力档案工作的核心任务和本身的需要，也是电力企业可持续发展的重要支撑。
2电力设计档案管理存在的问题
2.1规章制度管理体系不健全
电力设计企业档案管理工作科学性、管理性、可操作性的实现需要一整套完善的管理规章制度的保证。大多数电力设计企业都设有专门的档案管理部门，但随着电力系统的改革，档案管理人员的奖惩制度出现了许多漏洞，原有的档案管理机制也出现了各种各样的问题，不能适应电力设计企业当今现状的发展，导致档案管理工作难以顺利进行。
2.2归档管理不及时、不准确
工程档案资料归档应该从签订合同准备开工直至项目竣工验收后移交资料止，但现实情况是年度立卷归档时，迟迟不上案卷。往往在等到工程项目快完工的时候，才手忙脚乱地进行归档，本应该立卷归档的文件找不到在谁手里，回忆补记现象多，从而造成文件材料的收集、整理工作滞后，文件材料的系统性、完整性、规范性、准确性难以确保，文件材料积压、未整理现象严重、业主对移交给的工程档案归档也不满意。对归档范围不明确，分不清楚档案与资料的界限，一些该归档的没归档，一些不属归档范围的材料却归档，总之对归什么不归什么，什么时候归档等不清楚。
2.3档案管理工作中数字信息化程度不高
随着信息技术和办公自动化技术的不断发展，电力工程设计的成品越来越多的采用电子文档的形式，电子文档的归档也随之增多。但是目前档案管理的数字信息化建设仍处在探索和发展的阶段。信息管理系统、资源管理系统CAD/CAM方面的建设还比较滞后。并且在保存下来的设计档案中还含有大量纸质的原始底图、专题图、各种地形图、相关文献资料。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这些纸质的材料都还没有经过数字化的处理，无法在需要的时候为人们提供准确快捷、全面直观的服务。
3电力设计档案管理问题的应对措施
3.1规范档案管理制度
良好的制度是信息时代档案管理工作审核的标尺。为了更好地规范档案管理人员的工作行为，创造一个良好的工作氛围，国家相继出台并制定了一系列的相关档案管理法规。电力设计企业工程参建单位较多，项目档案管理工作面广，各施工单位归档工作的要求和做法不尽一致，档案管理面临着很多的挑战，因此各地电力设计企业首先应做的是以国家电子档案管理要求为基础，结合自身档案管理实际情况，在原管理标准的基础上，制定适应信息时代发展要求的档案管理制度，对文件材料的形成、收集、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求，将各项制度贯彻落实到整个工程的每一个环节，力求做到职责分明、有章可循，有效地控制档案的归档质量，发挥档案管理的重大作用。
3.2加强档案管理人员队伍的自身建设
加强在职人员专业培训，可以定期组织进行业务知识培训，了解管理档案的重要性，增强责任心。认真学习规范，掌握工程档案在接受、整理等方面的质量要求以及竣工图的编制方法等。特别要加强档案管理人员信息化培训，实现高质量的档案信息收集、开发、传递。优先引进计算机、信息、外语等专业人才，采取接受其他专业与档案管理专业并重原则，实现其他专业人才同档案专业人才知识互补，适应当前档案管理工作的需要。配置专（兼）职人事档案管理人员，落实档管人员待遇。严格执行条例规定：妥善地解决档案管理人员职级待遇问题，按国家统一规定评定专业职务，保持队伍的相对稳定。对做出贡献者，应给予表扬和奖励；对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
3.3加快推进数字信息化进程
电力设计档案数字信息化不仅包括信息资源的有序整理和开发利用、数据库的建立、网络建设和人才队伍的建设，而且还包含着为做好以上各项工作制定的标准、规范。要加快推进数字信息化进程，首先要制定出相关的章程，详细的规定出在数字化建设中每一项工作的操作、管理方法。还要做好电力档案管理数字化的基础工作，包括：修复受损的档案、对没有加工的档案进行补充，然后进行统一的扫描和数字化入库。利用现有的较为成熟的软件和网络技术，建立文件、档案和文档交换三方面安全与管理体系。并且实行统一登录和用户权限管理，用户随时随地都可以方便快捷的查找所需的档案资料。
4结束语
电力设计档案管理工作是一项综合性工作，涉及到系统论、控制论、信息论许多知识领域，我们应从目前电力设计档案管理存在的一些问题入手，积极采取相应的应对措施，规范档案管理制度，加强档案管理人员队伍的自身建设，加快推进数字信息化进程，在实际工作中不断地探索和解决问题，进而提高电力企业的信息化管理水平。
参考文献：
[1]浅谈如何在电力档案管理工作中实现经济效益[J].程平.科技与企业.2014（12）
[2]档案管理社会化问题初探[J].韩开元.才智.2016（36）
[3]浅析档案管理技术的创新[J].冯晶.办公室业务.2017（03）
[4]办公室档案管理创新的途径分析[J].谭艳艳.企业改革与管理.2017（08）
作者简介：
马艳（1986.12），女，安徽池州人，西南民族大学，电气工程及其自动化专业，本科，助理工程师，单位：池州电力规划设计院，研究方向：电力设计.
陶建新（1973.12），男，安徽池州人，安徽电力职工大学，电力工程及其自动化专业，专科，工程师，单位：池州电力规划设计院，研究方向：电力规划及设计.
论文作者:马艳,陶建新
论文发表刊物:《电力设备》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/24
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