试论对国有档案资产的管理，本文主要内容关键词为：试论论文,资产论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
建立社会主义市场经济体制的中心环节是建立现代企业制度，建立现代企业制度的关键是建立适应社会主义现代经济的产权制度，产权制度的改革是建立现代企业制度的必由之路。
随着改革的深入，明晰产权关系，解决权属问题，使国有企业真正成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的商品生产者和经营者已到了攻坚战的时候了。
当前正在进行现代企业制度的试点，政府主管部门和理论界对企业产权制度改革十分重视，发表了不少有开拓性的专著和学术论文，提出了许多实施的举措。但是，至今国有档案的资产问题，还没有引起全社会和政府主管部门的重视。本文就国有档案管理问题发表粗浅的意见，目的是呼吁档案界同仁都来关心、研讨国有档案的资产问题，政府有关主管部门赶快着手制订国有档案资产管理的规章，制止国有档案资产的流失。
一、国有档案资产的含义
档案是人们社会实践活动的历史记录，是人们劳动智慧的总汇，是社会文化建设和经济建设极为宝贵的财富。
档案是财富，这一点在社会上人们是有共识的。财富也，字典曰：“一个社会所拥有的全部物质资料也。”广义说，对社会发展有意义的都广称为财富，如图书是精神财富，人的经验是宝贵财富，老干部是党和国家的财富。资产则不同，资即是财物，产是指产业（家底），它与经济直接挂钩。上海财经大学教授严学丰说：“资产最一般的定义，是指某一单位拥有或者控制的能以货币计量的经济资源，包括各种财产、债权和其他权利。”根据资产的定义，可以引出其特征：
1、资产是一项经济资源， 这项资源能够直接或间接地提供未来的经济利益。
2、作为一项资产，必须为某一单位所拥有或控制。
3、作为一项资产，可以是有形的，也可以是无形。
4、作为一项资产，必须是可以用货币计量的。
对社会发展有很大作用的财富，如不为企业所拥有，不能为企业提供未来的经济利益，不能用货币加以计量的，不能作为企业的资产。
国有档案是从档案所有权上划分权属，但是并非国有档案都是国有资产。国家行政机关和国家事业单位公务活动形成的档案都是国有档案，但是不具备国有资产的性质和特征。国有档案，作为国有资产的组成部分，必须具备下列条件：
1、由国家拨款、贷款、 组织收入的企业单位或事业单位实行企业化管理的单位。
2、单位对其档案拥有实际的控制权和收益权。
3、单位档案中能够产生直接或间接经济效益的那一部分档案。
4、档案产生的直接或间接经济效益能够用货币计量的。
国有企业档案有十大类，除一部分档案能够产生社会效益外，还有部分档案还能够产生经济效益。其中如基建档案、设备仪器档案虽然能产生社会效益和经济效益，由于它依附于房屋、设备仪器，而房屋、设备仪器已列入固定资产，所以基建档案、设备档案不能重复列入国有资产。
国有档案资产作为国有资产的主要是指技术型的无形资产档案和非技术型的无形资产档案。我国1993年7月1日起施行的《企业财务通则》和《企业会计准则》规定“无形资产是指企业长期使用但是没有实物形态的资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等。”无形资产大都是智力劳动的成果，它比普通劳动成果要付出较高的教育费用、较多的劳动时间，因此具有较高的价值。无形资产没有实物形态，但是主要的载体是档案，技术型无形资产档案，顾名思义，含有直接相关技术内容的、不依附于固定资产的档案材料。具体有：法定的专利权、发明权、工业版权和非法定的专有技术，包括设计图纸、加工工艺、材料配方、技术管理经验等。非技术型无形资产档案是指由技术和经营派生出来商标、商誉、特许权等档案材料。
二、国有档案资产流失严重
长期以来，人们对无形资产缺乏认识，无偿或低价让渡相当普遍。虽然新老会计科目都设有无形资产科目，但是许多单位视而不见，这项科目始终是个空白。国有档案中含有国有资产成分更是没有察觉，随着国有档案不规范的利用，国有资产悄悄地大量流失。
目前，国有档案资产流失表现在：
（一）无偿利用。由于长期计划经济的影响，企业是国家的，档案也是国家的。因而产生提供利用档案越多，对国家贡献就越大的片面思想。有的单位提供利用档案仅收纸张工本费，复印消耗材料、晒图机复印机损耗、电费、劳务费全部由提供档案的单位开支，更不用说计价档案记载的内容价值和长期档案管理付出劳动的价值。这样就产生了提供档案信息越多，单位开支越大的怪现象。利用档案得到效益的单位也不记得档案效益功劳，利用档案参考借鉴产生间接效益的，早就掩埋在科技人员的劳动之中。即使档案在关键时刻直接产生效益的，但是它必须依附于某个工作或某个项目，它又溶化在科技人员的成果之中。这里提供利用档案对国家的贡献，已经转化为科技成果对国家的贡献，国家没有从档案中得到直接的效益，如果利用档案的单位是亏损企业，国家连间接效益也没得到。我们档案界有些同志存在着“档案工作体现在服务上，不能计较赢利”的错误思想，没有意识到在市场经济条件下国有企业对国家都有各自的经济责任，不能“吃大锅饭”，必须“分灶吃饭”，国有企业对国有企业档案利用必须按市场经济规律实行有偿利用。我国现行的产权制度是国有经济、集体经济和私有经济并存，不同所有制经济的档案利用，更需要按市场经济规律实行有偿利用。试想，全市或全国的国有企业无偿利用档案（含收纸张工本费）的人次统计汇总，这是一笔数额巨大的国有资产，却白白流失！
（二）产权不分。过去国有企业是100%的全民所有制产权结构， 改革开放后产权结构起了变化，国有企业办合资企业、集体企业、个人承包经营的已是相当普遍，由于国有企业与新办的经济实体有割不断的“脐带”关系，“你中有我，我中有你”，产权关系混乱。国有档案利用吃“新的大锅饭”，一个“大家庭”的都可以利用。合资企业利用国有企业的档案，集体企业利用国有企业档案，国有企业档案成了人人可摘的桃树，摘下的桃子各自归己，种桃人却一无所有。有的企业领导人在“支持、扶植第三产业”的思想支配下，将一些设计图纸、加工工艺、材料配方交三产企业生产经营。现在从国有企业分离出来的分厂、分公司、子公司背靠母体，财务独立，实际是将国有资产流入非国有企业的金库里，因此这些分支机构的经济效益都明显好于国有企业。
（三）帐目不清。即使实行档案有偿服务的单位，每一笔帐都开税务统一发票，入了帐册，但是单位财务总收入上还是没有列上这项帐目。有的单位将档案收入列入三产帐目，有的单位将档案收入列入职工技协帐目，总之将这笔国有资产收入做了种种的“技术处理”。
三、应当明确的国有档案与国有资产的关系问题
国有档案不等同于国有资产，这在国有档案资产的含义的一节中已作了讨论，本节主要讨论国有档案与国有资产的关系。
1、国有档案是国有企业资产评估、产权归属的原始凭证材料。 国有资产有实物形态的和无实物形态的，无论哪一种形态的资产都有其记录材料的存在。固定资产的购置要经过一定的审批程度，申请报告、可行性报告、咨询报告、批复文件等都会随之产生。土地、房屋、建筑物资产生的材料更多，详见基建档案归档范围。研究、开发产生大量的科技文件材料。这些伴随着国有资产形成的档案材料记录了资产形成的时间、过程、规模、数量、投资主体，它和固定资产帐册、入帐凭证等财会档案材料一起是国有资产归属和评估的最令人信服的依据。当清产核资过程中出现帐物不符时、产权发生争议时，唯有档案材料才能作证。
2、国有档案是无形资产评估的唯一依据和直接体现。 无形资产由于无实物形态的特点，它的载体是档案材料，评估的唯一依据也是档案材料。法律确定的专利权、发明权、商标权、特许权等都有国家有关部门颁发的证明文件和拥有单位提出的申请材料及其有关原始档案材料。非法律确定的设计图纸、加工工艺、材料配方、技术管理经验等，是智力型劳动的直接成果，它既是档案材料又是可以用货币计量的技术资源。
3、国有档案的利用能够产生经济效益。 国有企业形成的国有档案中记录生产技术过程和水平的材料，一旦被实际工作和生产利用，就能减少不必要的重复劳动、节省生产劳动的时间、促进技术水平和产品质量的提高。生产技术发展的继承性和连续性，必须依靠档案材料传递，如引进新的生产流水线、发展新产品都要利用原有的档案材料，否则要拖延时间，浪费人力物力。生产技术水平的交流，必须要有档案信息中介，如将记载先进技术的档案复制件转让给另一方，不仅受转让方受益，而且转让方经济上也得益。
国有档案是国有资产的原始凭证，直接体现和资产增值要素之一，任何将国有档案与国有资产割裂开来的观点是错误的。在加强国有资产管理中，忽视国有档案应有的作用，忽视国有档案中有一部分含有国有资产成分的作为，都是有害的。
四、加强对国有档案资产的管理
1、企业法人要树立档案资产的观念。 企业法人是具有民事能力的企业组织，国有企业的法人对国有资产负有保值和增值的责任，在建立社会主义市场经济体制的今天，这种观念已经普遍树立，因此经营管理、财务管理、物资管理得到了加强。但是国有档案资产的问题，许多企业法人尚未意识到，国有档案在国有资产中的作用没有充分发挥，国有档案资产继续在大量流失。当务之急，档案行政管理部门和国有资产管理部门要联手采取措施督促企业法人社会重视企业档案资产问题。比如发出紧急通知，将此项工作提到议事日程上。再如召开企业法人座谈会，通过交流，启发企业法人对企业档案资产的关注。除了面上的工作外，还应着手调查，用典型事例教育企业法人。条件具备时，请有关专家向企业法人讲授档案与资产方面的知识。总之，要通过各种有效方法，使企业法人迅速树立档案资产的观念。
2、档案人员要参与无形资产的评估。 资产评估在我国尚处在起步阶段，无形资产评估更是“凤毛麟角”。无形资产评估的人才，不仅要有科技方面、经济方面、法学方面的人才，还应当有档案理论知识和实践知识丰富的人才，这样可以避免资产构成中对档案作用的忽视。档案行政管理部门应着手与科技管理部门国有资产管理部门联系，为档案人员参与无形资产评估开辟路子。
3、就国有档案资产管理问题组织学术研讨。 国有档案资产管理问题是个新形势下急需解决的新课题，国有档案资产的定义、档案与资产的关系、档案价值与资产价值的联系与区别，如何用货币计量形式确定档案资产价值，如何规范企业与其分支机构的档案流向和档案利用等问题都值得好好研究和讨论。档案刊物上可展开笔谈会，档案行政部门、学术团体可举行中小型研讨会。
4、国有档案资产管理办法应尽早出台。 国有档案资产管理问题虽然是个新课题，需要调查、需要研讨，但是不能慢慢来，早一天出台行政法规，可以早一天避免国有档案资产的流失，我们期待着政府主管部门有关国有档案资产管理方面的文件早日问世。
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