摘要：在社会现代化的进程中，人力资源管理在现代企业管理中的重要性越发突显，是企业管理过程中不容忽视的重点。其中，人事档案管理作为人力资源管理的重要组成部分，与人力资源管理工作质量好坏密切相关。基于此，本文从人力资源与人事档案的区别出发，重点分析了人事档案管理与人力资源管理的相互作用，最后提出了怎样有效提升人事档案管理在人力资源管理中的作用的建议措施，以期提升人力资源管理的质量水平。
关键词：人力资源；人事档案；作用；管理；建议
人事档案管理就是指对人事档案进行收集、整理、保存、鉴定、统计以及提供利用的活动。人事档案的形成是在人力资源管理的过程中形成的，因此与人力资源管理密切相关。人事档案记录和反映了个人的经历、才能、德行，一般一个人为单位进行建立，也可以看做个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励惩罚的原始记录。是个人参加社会工作方方面面的记录以及自身情况的真实反映，是人力资源管理活动中重要的组成部分。人事档案管理是一项非常严谨、细致的工作，在人力资源管理过程中，要对其作出适当的调整，使其完整规范。从另一方面而言，人事档案也是人力资源管理的基础，没有人事档案提供的数据资料，人力资源管理就好比无米之炊。因此，评析人力资源管理中的人事档案管理有着重大的现实意义。
1.人力资源管理概述
人力资源管理的范畴比较广，主要目的是为企业发展战略以及是单位发展要求选拔和培训人才，满足企事业单位的人才需求，最终促进企事业单位发展目标的实现。人力资源管理实际上是对人力资源进行合理的配置，通过招聘、培训、使用、考核、激励以及调整等一系列方法手段，将人力资源调配至最适合的工作岗位，从而最大限度地发挥人才优势，实现企业人才管理的目标。事实档案就是在为人才建档的过程中形成的，是人力资源管理的基础。人事档案管理会对人力资源管理工作质量产生最为直接的影响。
2.人事档案管理对人力资源管理的作用
人事档案管理作为人力资源管理的基础，其记录资料信息的完整性、真实性就显得至关重要。如果人事档案建档过程存在信息不真实、不完整的情况或者在人事档案管理中存在马虎大意、工作不严谨的情形，就会对人力资源管理产生不利影响。在实际工作中，由于对人事资料准确性以及完整性方面的忽视，导致人事档案与实际情况存在着一定的偏差，使基本信息资料失真。比方说，出现内容前后不一致，对个人年龄越写越小，学历填写不真实，有的只是为了应付填满，并不在乎填写内容的真实性。还有的员工在进行资料考核时，只看见有点，而不见其缺点，这都会对人力资源管理产生误导。随着信息技术的不断进步，电子档案管理的优势越发突出，改善了传统档案管理的不足。当前，通过在网络上建立一个完整规范的档案资料库，并对其进行及时的更新，就能够是人们及时的了解到档案的动态信息。对于人力资源管理的归档、档案查查询、变动以及更新方面都提供了极大的便利，有利于提高人力资源管理的工作效率。但是这都要建立在人事档案信息资料完整、真实的基础之上。
人事档案管理对人力资源管理工作有着非常积极的作用。人事档案基本上记录了员工的一生的经历及发展过程，用人单位通过人事档案能快速的了解到一个人的经历，从而发掘其潜力，以至于人才不会被埋没。此外，用人单位通过人事档案记录的相关信息，可以大致判断出该员工在职的稳定性。在新经济时代，以人为本的管理理念得到了社会各界的广泛认可，人才对企业事业单位发展的作用不容忽视。现阶段的人才流动非常频繁，促进了人才质量的提高。而随着政治体制的改革与深化，人事档案的社会化开发式管理模式将更加普及与通用。
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3.有效提升人事档案管理在人力资源管理中的作用的相关建议
首先，完善人事档案管理。人事档案是人力资源管理工作能否顺利开展的重要前提，因此，完善人事档案管理是人力资源管理不容忽视的重点。完善人事档案管理应从以下几个方面着手：一是确保档案信息资料收集的真实性、完整性。信息资料的收集是人事档案管理的第一步，做好这一环节的工作是至关重要的。对每一位即将入职的员工的档案进行收集，并核实信息记录的真实性以及完整性。与此同时应保证查询工作的系统性。二是建立完善的管理制度，明确相关管理人员以及工作人员的职责，细化分工，要求相关管理人员以及工作人员在工作过程中始终保持严谨的工作态度，并严格的按照相关的管理制度来完成自身的工作。比方说，只要出示相关证件或者许可的人员才能查询或者翻阅档案资料。对于程序缺少的人员坚决不让其随意查找翻阅档案。只有正规党员才有对相关档案材料翻阅的资格，如果查找的资料中有涉及本人的部分，亦不能进行查询，牵涉到与本人先关的亲属人员时候，查询行为也要被止。三是规范细致地对档案进行归类整理，并严格地进行档案的筛选与信息校对工作。在这一环节中，工作人员应认真仔细地对档案资料进行细致的归类、编码以及记录编排，装订整版。此外，在整理筛选过程中应对出现破损或者内容缺失的档案资料进行规范与完善，装订应规整，文字应清晰完成，资料的内容不能随意变动，最大限度地保护原版的内容。对档案进行归类整理是而实现档案工作体系的整化与规范化的重要步骤。四是人事档案管理人员应具备良好的综合素养，主要包括自身的职业素养、较高的政治素养以及良好的道德品质。随着社会经济的不断发展，知识技术更新比较快，这就要求人事档案管理人员已与时俱进，不断拓宽自己的知识领域，提高自身的工作能力。只有这样，才能满足当前全新的档案管理模式的对管理人员的要求。同时，我们要提高档案管理人员的服务意识，好地为人力资源管理和高层决策提供有效的服务。
其次，具备先进、科学的人事档案检索工具。随着现代科技信息技术的飞速发展，人事档案检索工具告别了传统的检索方式，充分利用了现代计算机信息技术，实现了人事档案检索工具的多种类、高功能、高效率等特点，充分的满足了人事档案检索以及档案信息保存的要求。结合当前社会发展对人事档案检索以及信息保存方面的需求，人事档案管理人员应组织相关技术人员简历档案数据库，并根据数据库的情况建立档案的检索目录。检索工具要设计得简单快捷、方便使用，这样才符合人事档案使用的习惯，符合档案内容资料和形式特征。此外，对于人事档案管理工作应得到领导的重视与认可，这是人事档案管理相当重要的一点。
4.结束语
综上所述，人事档案管理是人力资源管理的基础，人力资源管理与人事档案管理密切相关，二者相互作用。完善人事档案管理制度以及选用先进、科学的人事档案检索工具是提高人力资源管理工作效率的重要方法。随着人力资源管理的重要性越发突出，人事档案管理的作用也越来越重要，相关管理人员和工作人员应以严谨的工作态度去对待。
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论文作者:陈静
论文发表刊物:《基层建设》2017年第18期
论文发表时间:2017/10/16
标签：人力资源管理论文; 人事档案论文; 档案管理论文; 人事论文; 档案论文; 工作论文; 管理人员论文; 《基层建设》2017年第18期论文;