现代档案管理功能论，本文主要内容关键词为：档案管理论文,功能论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于社会全面开放，民主自由的进步快速，科技产品机具日新月异，档案一词，已被广泛地引用。但对于档案的真义与特质是什么？档案与资料有何不同？文书处理与档案管理有何区别，众说纷纭，莫衷一是。更以为电脑与光碟，可以解决档案的一切问题，对于现代档案管理功能，尚未获得一定的了解和重视，“档案法”之诞生，遥遥无期，而各地的档案事件层出不穷，不法流弊丛生，合法权益受损，严重地伤害了行政当局的威信。本文即在抛砖引玉，建立共识，共同为档案法而催生。据以建立完整档案管理制度，发挥现代档案管理功能。
文书处理完毕的案件，即已构成档案，包括本文与附件，无分载体的类型材质与内容，这是档案形成的自然规律。办公自动化，也是文书处理，用电脑作业者，产生电脑档案，用光碟机作业者，产生光碟档案。所以，只有电脑档案管理或光碟档案管理。并非电脑管理档案，也不是光碟管理档案。一如视听档案中之录音带、录影带、唱片、电影片等，无论管理和应用，都需要相应的设备工具和方法。
档案，是以完成文书处理手续为要件，无论公私文件，未完成文书处理手续者，不能归档。完成文书处理手续者，必须归档。凡归档案件，必须统一编号。这也是现代档案管理的基本原则。其功用，就在争取行政时效，杜绝不法流弊，保障合法权益，维护档案完整。
文书处理程序和档案管理程序，是一条线，两阶段。文书处理是自收文盖章给据、编号、登记、分文、分办、签收、拟办、会办、呈核、呈判、缮校、用印、封发、归档等。而档案管理则是对于归档案件的点收、立案、编目、整理、微缩或扫描、典藏、应用、保护、清理等步骤，每一步骤均各有其必具之作业手续，不可省略漏误。照此程序作业，则案名档号适当，内容连贯专精完整，目录索引齐备，查调应用便捷。而微缩、电脑、光碟档案，与原案完整一致，建立网络系统，可以共享档案资源讯息。
切莫鱼目混珠，误认资料就是档案。档案是资料，没错。使用档案的专家学者，都称其为第一手资料，视为珍宝。但资料并不一定都是档案。档案和资料，最大的区别，就是：档案是“原始”的，而资料则是“复制品”。无论任何资料发生了错误、疑问、争议、误解或曲解等，都以档案的记载为凭来解决或更正。
“档案功用是档案价值的认识标准，要审核要衡量有无归档点收、移转接管、或保存的必要，用‘价值’二字，显得太笼统。”如果要看它有无“行政稽凭”功用？有无“法律信证”功用？有无“学求研究”功用？有无“史料供证”功用”，就比较具体而容易。但档案的功用，必须要借现代档案管理功能才得发挥出来。
现代档案管理功能，可以减轻承办人员负担；促进行政工作效率；维护档案完整安全；便利文化学术研究；保障合法权益；杜绝不法流弊。根据实践证明，这是绝对可以肯定的。
发挥现代档案管理功能，唯一的要件，就是先要具备一部发动机。这一部发动机是什么？简单地说，就是一套完整的档案管理制度。建立完整档案管理制度的基本条件是什么？就是要有完备的档案法令规章为依据。
档案管理工作，犹如逆水行舟，不进则退。即使，主其事者，专业的企图心旺盛，费尽全心全力，运用行政命令，建立了良好的作业规范。但是，没有法律的保障，由于人事变动频繁，成果依然很难保持。
“档案法”，是全体国民权益的保障，应该是行政机关、公私立学校、公民营机构、社会团体等，共同通用之档案根本大法，依法治档，可以长治久安，所以都有使用档案法的权利，保障其合法权益，发展其事业前途。
档案管理，负有行政支援和文化服务的双重使命，在原单位时，为“行政优先”，非有特殊必要，不对外服务，避免妨碍行政。在档案馆时，以“公开服务”为主，非有特殊理由，不得拒绝，以便利学术研究。因为档案馆，是独立的文化事业机构。而机关档案管理，则是行政体制内的一个部分。两者迥然不同，千万不能混淆。遇有特殊需要必须查证资料者，应循主管业务系统办理。
发展档案事业，建立完整档案管理制度，为现代国家文明之象征，发挥现代档案管理功能，可以落实心灵改革，振兴国之四维，树立廉能政风，再造政府的新形象，重建国正天心顺，官清民自安，贤妻夫祸少，子孝父心宽，国泰民安之祥和社会。
档案是文化的纪录，也是文化的根源，档案事业特别具有文化的特质，而又具有影响行政措施利弊的功能。各级民意代表、行政官员、主管文化复兴和文化建设的相关部门，宏观档案时代潮流，建立档案共识。发展档案事业，就是为社会人民造福。唯有建立完整档案管理制度，才能发挥现代档案管理功能。
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