云会计环境下行政事业单位会计档案电子化管理探析
李伟郴 广东省国土资源技术中心
摘要： 从当前我国行政事业单位发展情况来说，传统的档案管理方式已经不能满足其发展需求，应该结合时代发展，优化档案管理方式，并把电子化管理理念运用其中。只有这样，才能有效的提升档案管理效率，减少不必要问题出现，并引导我国行政事业单位稳定发展。基于此，本文通过对云会计环境下行政事业单位会计档案电子化管理的必要性的阐述，意识到电子化管理在行政事业发展中起到的作用，并以此为依据，提出云会计环境下行政事业单位会计档案电子化管理措施。希望在提升行政事业单位档案管理质量的同时，可以助力行政事业单位长效发展。
关键词： 云会计；行政事业单位；会计档案；电子化管理
随着信息化时代的来临，传统档案管理方式逐渐朝着信息化管理方向发展，电子化档案管理对行政事业单位档案管理发展有着重要意义，电子化档案管理可以把文字信息转换成电子信息，有效的提升了信息应用效率，延长档案存储期限，把行政事业单位档案归集到统一系统中，便于档案信息应用和核查，利于提升行政事业单位档案管理水平和效率。在云会计环境下，行政事业单位应该严格按照自身管理要求，优化档案管理方式，加强档案电子化管理，极大限度的提升档案管理质量，给行政事业单位健康发展提供数据支持。
一、云会计环境下行政事业单位会计档案电子化管理的必要性
(一)节约成本
在云会计环境下，其凭借自身强化计算及保存功能，让用户不用投放诸多资金用于服务设施建设，单位人员可以把更多时间和精力放在其他业务上，减少成本投放，提升工作效率。传统行政事业单位会计档案管理采用的方式主要以由下至上为主，管理不全面。而随着云会计时代的来临，会计人员能够借助云端核算等设施，降低中间环节的影响及各个部门的干预，防止中间层舞弊行为出现，让单位各项事务得到充分处理。所以，云会计的应用，在减少成本投放，给单位发展提供服务上起到了重要意义。
(二)安全需要
传统会计档案管理是采用人工方式实现，相关人员对计算机操作技能认识不全面，使得档案管理不彻底，行政事业单位各项信息大量流失，影响单位今后发展。所以，构建完善的云会计管理体系是行政事业单位更好发展的重要举措。云会计背景下会计档案管理人员可以把档案信息保存在云端中，安排专业人员进行安全管理，有效地防止因为会计工作安全意识不高而导致的安全问题，并且还能有效的缓解会计人员工作强度，让其把更多精力和时间放在财务管理和财务分析等业务上。云会计下的档案管理体系，更具安全性和保密性，能够有效的保证行政事业单位会计档案信息安全。
二、云会计环境下行政事业单位会计档案电子化管理措施
(一)健全安全制度
首先，在云会计环境下，行政事业单位领导人员应该明确会计档案管理的必要性，深刻认识档案信息中蕴藏的价值，及档案在行政事业单位运营发展中发挥的潜力。在此情况下，掌握各种会计信息档案管理标准，强化档案管理人员思想意识，采用一系列方式，营造良好的会计档案管理环境。建设完善的会计档案电子化管理体系，把管理职责分配给每个工作人员，合理分配管理职责及范畴。会计工作人员应该做好自身管理工作，加强档案核查，在单位内部设定安全管理部门，优化安全管理框架，在内部组建安全管理小组，相互引导和监管。根据《会计档案管理办法》要求，把档案信息立卷、管理等内容和工作职责体系充分结合，从而引导人员工作行为。要想避免发生档案信息丢失现象，单位领导人员还要转变档案管理思路，根据可能出现的问题提出应急预案和对策。
其次，行政事业单位还要把新的会计档案管理方案当作主体，结合行政事业单位实际状况设定对应的安全管理体系，落实职责机制，从而规范会计档案管理人员工作行为。在此过程中，行政事业单位还要全面落实好会计档案管理流程，例如，行政事业单位应该根据有关标准优化会计档案销毁流程，由之前因职责承担问题而导致的不销毁等现象转变成规范性销毁，有效提升会计档案管理的合理性和安全性，防止由于其他因素使得会计档案数据丢失或者损坏。以广东为例，2018年1-12月，广东省直各行政事业单位及下属单位共有659家在省级财务核算系统进行会计记账核算，实时监管。每季度对各单位记账情况进行统计和通报。结合《广东省省级财务核算信息集中监管改革管理实施细则》得知，根据国家预算管理及会计管理相关法律法规，并在总结改革经验与征求专家意见的基础上，省财政厅制订并印发《广东省省级财务核算信息集中监管改革管理实施细则》，明确了改革实施原则、业务操作流程、会计科目使用规定及综合考评办法等，通过统一会计核算规程和会计科目体系，既满足了改革单位的会计核算需求，也规范了预算单位财务管理工作。通过优化完善财务监管系统功能，将电子会计档案纳入财务监管系统，设定电子档案备份体系，让会计档案和云会计充分结合，及时做好电子档案信息备份工作，在特殊条件下网络财务档案需要和其读取平台一同备份，加强磁盘管理，防止出现不必要的安全问题。应用规范的电子会计档案模板，保证其满足电子档案管理要求，设定电子会计档案和相关联其他纸质会计档案核查关系的电子档案管理系统，从而保证电子会计档案应用安全。
(二)创新管理方式
契约是地位平等、意志自由、坚守诚信、勇于担当负责的双方、多方之间的双赢、多赢行为。只要是双方或多方之间基于平等、自由、诚信、责任担当的行为都适用于或必须适用于契约行为。
如，2017年3月，云南省科技厅引入4600万元科技金融政府风险补偿基金增信，运用“政府增信+N”的担保机制，对接农行“科创贷”产品。截至9月末，农行云南省分行“科创贷”余额1.97亿元，其中，科技型小微企业贷款余额占51.8%，科技型小微企业户数占87.5%。云南农信社、民生银行昆明分行与省工商局合作，实施企业注册登记全程电子化，提升工商注册效率，并及时获取企业信息，为银行发掘潜在客户。
其次，档案管理自身作为一项为民众服务的工作，自身存在较强的服务性，特别是在云会计环境下，行政事业单位给会计档案管理提出了新的标准，需要全面提高档案管理水平。在这种环境下，行政事业单位需要培养管理人员良好的创造思路，在落实档案管理工作的过程中，创新思维模式，其不但是档案管理工作顺利进行的依据，更是档案管理服务水平提升的重点因素。管理工作人员应该具备大数据思维，优化管理思想，给予行政事业单位档案管理工作高度重视。转变档案管理理念，在电子化环境引导下，目前档案管理由内部资源管理逐渐朝着共享体系方向迈进，需要全面提升和社会发展的能力，具备超前思想意识，给行政事业单位稳定发展提供条件。并且，优化档案管理流程，全面展现出档案管理服务特性，明确管理流程，提升档案管理效率，从而让服务更加合理性和规范性。
这次培训，对华西医院干部的触动很大，回到成都后，医院领导班子对干部提出了“学习走在前、工作努力干、生活不特殊、遵纪作模范”的要求，而干部也以身作则，提出了“干部无功就是过、平平淡淡就是错”的理念，不仅在业务上提质增效，而且在工作生活中起到模范作用。例如，门诊部主动取消了中午休息时间，采取连续坐诊，让患者少等两个小时。
在云会计环境下，社会资源逐渐朝着信息化趋势发展，行政事业单位内部出现了诸多电子文件及纸质文件，档案管理难度及强度随之增加，在这种情况下，应该迎合时代发展需求，优化档案管理方式。首先，科学设定档案管理规划，从行政事业单位实际发展角度入手，优化档案管理方式，根据档案管理需求，合理编制档案管理方案。并且，利用计算机系统，设定专业的档案管理网站，在云会计环境下，档案电子化水平逐渐提升，需要建设一个和行政事业单位档案管理要求相迎合的网站。这样不但能够便于单位职工信息查询，同时还能及时发布单位各种公告，让单位各个部门人员及时对档案信息进行更改，真正促进行政事业单位档案信息应用水平提升，实现单位内部会计资源传递和共享。结合《广东省省级财务核算信息集中监管改革管理实施细则》得知，通过实现省级财务监管改革，促进单位财务收支与财政指标、国库支付信息之间的挂接和匹配，可以将之前预算部门会计核算和预算编制脱离问题进行处理，保证预算执行结果的合理性和规范性。并且，借助监管系统给出的数据，能够对改革单位会计核算情况进行监管，及时找出问题并处理，强化财政监管职责。
最后，新的会计档案管理方式中，应该具备明确的电子会计档案法律效力。因此，在云会计背景下，需要全面推进行政事业单位电子数据深度开发及应用工作。一方面，行政事业单位需要深入普及电子会计档案，引导会计工作人员采用电子会计方式进行业务核算。例如，行政事业单位可以通过采用电子报账体系，从而减少纸质发票、纸质凭证的数量。另一方面，提升电子档案信息安全性。电子会计档案主要是借助计算机等系统进行工作，在网络背景下，行政事业单位计算机将会面临一些风险隐患，所以，行政事业单位应该做好网络环境监管工作，例如安装防火墙和杀毒软件、加强档案登陆密码管理等。
(三)完善人力资源
首先，加强高能力、高素养管理人才的引进，行政事业单位需要做好人力资源管理工作，特别是针对部分档案管理人才，更好给予高度注重，保证档案管理工作能够顺利落实。并且，根据行政事业单位现有人才情况，定期开展专业培训工作，不但要引进部分高素养人才，同时还要对现有管理人员进行专业继续教育，通过开展专业培训，让其更好的迎合时代发展需求。其次，在新会计档案管理要求下，行政事业单位不管是会计档案管理内容上，还是档案管理方式上，都发生了一些改变，所以，针对会计档案管理人员来说，应该具备良好的工作态度，增强自身综合素养。会计档案管理人员需要全面学习计算机操作技能，特别是学习大数据知识。在互联网背景下，实施无纸化办公是当前行政事业单主要工作内容。所以，针对会计档案管理人员，应该掌握一些计算机操作技巧，从而更好的迎合电子会计工作要求。
(四)引入先进技术
随着科学技术水平的不断提升，档案管理电子化及信息化已经成为可能，大多数行政事业单位都设定了档案室，要想全面提升档案应用效率，转变档案注重保存忽视应用的状况，应该全面加强档案管理信息化水平，把基础业务建设逐渐朝着信息化方向发展。所以，从硬件及软件等层级入手，强化会计档案信息化管理。首先，配备充足的档案设施，例如计算机、打印机等。其次，给档案室计算机配备电算化软件，同时建设档案信息网络，促进单位部门之间信息传递和共享。最后，连同各个部门，实现部门之间的交流，提升单位档案管理水平。因为会计档案管理共组环境的改变，其电算化方式和传统工作方式之间无法充分匹配，甚至发生冲突状况。根据《广东省省级财务核算信息集中监管改革管理实施细则》得知，省级财务监管改革的初衷的目的在于强化预算单位财务管理，保证财务管理结果的真实性和合理性。改革通过建设统一会计规章和会计科目体系，通过监管系统及时找出违反财政财务政策法规的现象及行为，减少预算单位会计核算和会计科目设置的随意性和不合理性，提升了预算单位财务管理与会计核算工作水平。在未来的发展中，将会计在线核算信息和会计档案电子化进一步结合起来，利用大数据，甚至可以实现在线审计、实时审计功能，彻底告别审计时复印大批财务档案和凭证、大箱小箱搬运原始凭证和账簿的历史。在云会计和会计档案电子化的基础上，审计材料也可以完全电子化，既减少了纸张的使用，也大大减轻会计人员和审计人员的负担。
三、结束语
总而言之，随着科技的稳定发展，信息技术在社会发展中应用逐渐普及，在行政事业单位会计档案中应用更产生了明显的效果，是今后单位档案管理发展主要方向。行政事业单位应该充分认识档案管理的必要性，结合云会计发展需求，给予会计档案管理高度注重，健全安全制度，创新管理方式，完善人力资源，引入先进技术，全面提升行政事业单位会计档案管理水平，引导行政事业单位稳定发展。
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