鉴定思路与方式的重要转变——析档案宏观鉴定方法，本文主要内容关键词为：鉴定论文,思路论文,方式论文,档案论文,方法论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
北京市1999年度档案科学技术研究项目《档案宏观鉴定研究》，不久前通过专家鉴定。这是一种什么样的鉴定方法，有何特点与优越性？根据档案工作的不同需要，如何具体应用？为便于了解掌握这一新的档案价值鉴定方法，笔者作为该项目负责人对此简要介绍和阐明如下。
一、宏观鉴定的由来和研究背景
随着经济科技的迅速发展，我国档案事业在跨入新世纪之初，正面临由“数量型”向“质量型”的重大转变。如何适应和积极促进这一历史性转变，其中一个重要问题就是重新认识档案鉴定在档案工作中的地位和作用，尽快改变鉴定理论和实践滞后的被动局面，研究实行更加科学高效的鉴定理论和方法。
江泽民在建党80周年庆祝大会讲话中指出：“我们对社会未来发展的方向可以作出科学的预见，但未来的事情具体如何发展，应该由未来的实践去回答。”这为我们科学地进行档案鉴定，指引了一条宏观思路。档案鉴定就其实质而言，是一项前瞻性工作——根据档案的来源、内容和形式特征，对其显示和长远利用价值作出科学评估和预测。档案工作实践证明，这种评估和预测最好是宏观思路，而且要用客观标准作依据，否则就会“陷入不切实际的空想”。直接鉴定方法虽在一定意义上比较简捷可靠，但由于依赖文件实体和强调审阅文件内容，因而既不适合电子文件鉴定，又陷入了内容标准弹性大的困境，使档案鉴定质量和效率难以得到普遍提高。为了适应档案管理现代化和信息时代的要求，档案鉴定的思路和方式必须改变。在宏观鉴定思想的指导下，根据来源原则和档案工作发展规律，一种以文件来源为核心，以文件有机联系为基础，兼顾文件产生背景、时效和完整程度等多种因素，全面系统地进行档案鉴定的方法问世（加拿大档案学者T·库克在第13届国际档案大会报告中对此作了重点阐述）。这种新的鉴定方法，在一些欧美发达国家已开始推广应用，在我国档案工作实践中也能找到其雏形。其深入研究和广泛应用，不仅能够有效改善档案鉴定工作和提高鉴定质量，而且对档案工作的整体发展还会产生积极而重要的影响。
二、宏观鉴定的内涵和特点
该课题借鉴吸收国际档案界最新学术成果，结合我国档案工作实际，对宏观鉴定理论和方法进行了系统阐述和论证。通过研究我们认为，宏观鉴定的理论依据、基本方法和特点是：
宏观鉴定的理论依据，是档案学的基石——来源原则。来源原则认为，档案是社会活动的产物，并为社会活动的持续进行提供信息服务。由此可见，社会活动既是档案产生的唯一源泉，又是档案发挥作用、实现其价值的必由之路。于是近年来欧美一些国家提出并奉行“档案价值取决于社会结构，通过社会职能体现出来”的“新来源观”。社会实践进一步证明，人类的各种社会活动是按照一定的组织和分工进行的，档案形成者的组织、职能、社会地位和活动，是导致档案价值产生和发展的主要因素。因此，档案鉴定只有以来源原则为依据，正确认识和把握档案形成者的组织、职能和活动，才能追根溯源，对档案价值作出科学分析和判断。
宏观鉴定的基本方法，是系统分析档案形成者的组织、职能和活动，通过对其社会地位、作用和产生文件性质、类别的认定，根据档案形成机制和有机联系，从源头上全面系统地评判档案价值。与直接鉴定相比，不仅实行了档案鉴定对象和重点的转移，而且表现出宏观性、系统性和超前性等特点，因而能较好地适应档案现代化管理和时代发展的要求，为各国档案界所关注。
（一）宏观性。
宏观鉴定的首要特点，是鉴定对象的改变——由文件档案改为文档形成者，导致了鉴定方式由具体到宏观的转变。鉴定人员主要面对的将不再是繁多复杂的文件材料，而是比较系统规范的立档单位和生产、科研、基建项目等。鉴定对象的改变，为档案鉴定以来源为核心，进行客观分析和宏观评价奠定了良好基础，从而具有以下优越性：
1.显著增强档案鉴定的可操作性。
立档单位与科研、生产、基建项目等社会活动的主体或客体，不仅具有一定的组织结构和职能分工，便于我们了解和统一掌握，而且其社会地位和作用又有公论或易于评价。档案鉴定以此为对象，既能降低鉴定难度同时又减少了工作量，使档案鉴定的可操作性显著增强。
2.能够统一档案鉴定标准。
鉴定文件内容，由于人们的认识能力和理解不同，往往出现多种结论；内容标准弹性大，使统一鉴定标准难以实现。鉴定对象改变后，对档案形成者的组织、职能和活动分析成为重点，所使用的鉴定标准（行政组别、职能性质和活动规模）一般都比较客观，既能减少和避免主观随意性，又为统一鉴定标准、实行档案鉴定规范化和法制化创造了有利条件。
3.便于全面进行档案鉴定。
鉴定方式由具体到宏观，不仅简便易行和客观合理，而且便于鉴定人员依据档案形成规律和特点，对影响档案价值的各种因素，如档案产生年代和社会背景、档案形成者的社会职能、地位和活动，以及所产生的文件性质和特征等，逐一进行考察、鉴别和分析，从而拓宽了档案鉴定的思路和范围，便于实现对档案价值的全面鉴定。
（二）系统性。
宏观鉴定的另一主要特征，是实行了鉴定重点的转移——由逐份分析文件内容及其潜在价值，转向系统分析文档形成者的组织、职能活动和产生的文件类别，从而导致鉴定方式由个别到系统的转变。鉴定工作从此可以摆脱繁重的文件审阅和困难的利用预测，改为依据文档形成机制和有机联系简捷高效地进行。因为文档形成者的职能活动通常是有组织、有分工、系统有序进行的，由此产生的各种文件必然按照职能分工和活动进程保持有机联系，并形成不同的文件组合和系列。例如会议文件，从通知到召开按照会议进程要形成一套完整的文件。再如任务性文件，从任务下达、执行到检查、总结也会形成一系列文件。这些文件组合和系列既是一个有机的整体，共同记载了该项活动的全过程和历史面貌；又因其形成者的社会地位、职能性质和活动规模的差别，而具有不同的现行作用和保存价值。宏观鉴定正是基于社会实践和文档形成的这种规律，通过职能分析并按照文件的有机组合，客观而不是随意地、系统而不是个别地进行鉴定，从而在提高档案鉴定质量的同时，还能显著提高鉴定效率，成为一种科学高效的鉴定方法。
（三）超前性。
随着鉴定对象和重点转移，档案鉴定方式不仅发生了由具体到宏观、由个别到系统的根本性转变，而且实现了由滞后到超前的重大突破。由于宏观鉴定主要依据文档来源和形成机制进行，因而能够脱离文档实体和打破时空限制，根据鉴定需要随时随地进行。宏观鉴定的这种超前性和机动性，既较好地适应了电子文件的鉴定需要，有利于加强对电子文件的控制、保护和管理；又能增强鉴定工作的指导作用，促使档案人员走出馆、室深入实际，掌握档案形成规律和提高归档质量；还能促进档案工作拓宽领域和增强功能，进一步密切与各项工作的关系，更好地为改革开放和现代化建设服务。
综上所述，宏观鉴定是以文件来源为核心，以文件有机联系为基础，综合分析文件产生的社会背景、职能性质、内容和形式特点等因素，全面系统地进行档案鉴定的方法。由于宏观鉴定主要依据文件来源和形成机制进行，因而能够脱离文档实体和时空限制，广泛适用于各种类型的档案和档案工作的不同发展阶段。
三、宏观鉴定的实施和应用
档案鉴定是一项综合性系统工程，不仅鉴定对象及其职能活动多种多样，而且社会对档案的利用更是复杂多变。因此，人们对档案价值的认识需要逐步完成，根据档案工作不同发展阶段的特点和要求，宏观鉴定一般应按“归档”、“进馆”、“期满”3个阶段分别进行。3个阶段要各有侧重，互为补充，共同实现对档案价值的全面评价。
（一）室藏鉴定。
是针对立档单位及形成的文件材料所进行的划分归档范围和保管期限的工作。由于电子文件鉴定还要求提前进行，因此宏观鉴定应成为室藏鉴定的主要方法。其具体应用可分为先期鉴定与归档鉴定：
1.先期鉴定。
是在文件产生之前，对其归档范围和保管期限所作一般推断。全国通用或专用的文件归档范围和档案保管期限表，是先期鉴定的普遍形式。这种鉴定虽具有较强的通用性和指导意义，但其实施和科学标准的制定难度很大，目前尚存在按文件内容设置类目多了细了易于操作但不全面、少了粗了又不便于参照执行等问题。如采用宏观鉴定方法，可以依据职能分析和文件产生、运转过程，运用文件来源、性质和时效等标准系统有效地进行。文书档案的先期鉴定使用宏观鉴定方法，可参照如下模式：
收文
(1)普发文件，一般短期保存或不归档；
(2)针对立档单位组织机构和主管业务来文，其中长期有效的永久保存，短期有效的长期保存；
(3)针对立档单位其他工作来文，根据文件时效和重要程度，相应确定其保管期限。
发文
(1)立档单位决策性、指令性文件，其中关于组织机构和主管业务的永久保存，其他方面的长期保存；
(2)立档单位制度性、法规性文件，其中长期有效的永久保存，短期有效的长期保存；
(3)立档单位计划性、总结性文件，其中整体工作年度及年度以上文件永久保存，整体工作年度以下、局部工作年度及年度以上文件长期保存，局部工作年度以下文件短期保存；
(4)立档单位奖惩性文件，其中内容重要和影响大的永久保存，其他一律长期保存；
(5)立档单位执行性、知照性和宣传性文件一般短期保存，个别重要者适当延长保管期限。
内部文件
(1)立档单位的会议文件，包括会议记录、纪要和成套文件，其中大型、总结会议文件永久保存，专项重要会议文件长期保存，专项一般会议文件短期保存；
(2)立档单位的统计、调研文件材料，其中年度和内容重要的永久保存，年度以下和一般内容的短期保存；
(3)立档单位签定的各种合同、协议，其中关于重大事项长期有效的永久保存，重大事项短期有效和一般事项长期有效的长期保存，一般事项短期有效的短期保存；
(4)立档单位形成的其他凭证性、原始记录性文件材料，其中作用持久、广泛的永久保存，作用有限的长期保存；
(5)立档单位形成的各种荣誉性、纪念性文件、声像和实物材料，其中内容重要、意义深远的永久保存，内容、意义一般的定期保存。
2.归档鉴定。
是在归档整理过程中，针对各种文件材料所实施的鉴定。文书档案归档鉴定采用宏观鉴定方法，可按以下步骤进行：
(1)文件组合。
在分类的基础上，将归档文件材料按性质和作用，进一步分类和组合，如组成指令性、决策性、法规性、制度性、计划性、总结性、凭证性、奖惩性等文件类别，以充分体现文件形成的有机联系（逻辑联系），并为系统成套地进行鉴定创造条件。
(2)来源认定。
依据职能分析，对体现文件性质和作用的各种文件有机组合和系列，分别进行来源认定：首先认清文件形成者的社会地位，即立档单位和所属机构的级别或隶属关系；其次要判定形成文件的职能性质，是总体还是分项职能，是主要职能还是辅助职能；最后还要了解产生文件的活动规模和作用，从而为确定文件的保存价值提供客观依据和标准。
(3)综合判定。
在文件按性质和作用进行有机组合的基础上，依据对其来源认定所确定的各项鉴定标准（文件形成者的级别、职能性质和活动规模），并灵活兼顾影响文件保存价值的其他因素，如文件的完整性、时效性和载体特征等，从而实现全面系统地鉴定。
（二）馆藏鉴定。
馆藏鉴定是从社会长远利用出发，对档案价值进行的多方面、专门化鉴定。宏观鉴定方法对其具体应用，仅就进馆与分级鉴定作一说明。
1.进馆鉴定。
进馆鉴定，一般是在归档鉴定的基础上进行的再鉴定。运用宏观鉴定方法，主要是把鉴定对象由档案转移到立档单位上来。首先应通过职能分析，选好承担移交档案的立档单位，从源头上控制和提高馆藏质量。对辖属范围内的立档单位，要根据行业和职能特点，从中选出能够代表和集中反映本地区、本系统历史进程与主要文明成果者，作为进馆对象并承担档案移交任务。然后，再根据室藏构成和特点，选择确定移交进馆档案的种类、数量和成分，以达到既优化馆藏又丰富馆藏的目的。
值得重视和需要指出的是，目前我国档案馆建设正由数量扩张为主，向提高质量的方向转变和发展。片面重视馆藏数量，对移交单位不加选择，到期一律接受的进馆方式应予改变，否则，不仅馆藏结构和质量得不到根本改善，而且势必阻碍档案馆事业的创新和发展。
2.分级鉴定。
按照馆藏分级管理的要求，实施宏观鉴定的方法和步骤是：以馆藏为对象，以进馆鉴定为基础，运用档案产生年代、存世数量、社会价值、形式特征和形成者的职能、级别等标准，按照全宗划分与组成，采取“分层鉴定，逐步深入”的方法，以适合馆藏数量大和分级要求高的特点。
(1)年代分级。
以年代为标准，根据档案产生的时代特征和存世数量，由国家统一设定档案禁毁年限；并结合档案馆的级别分工和馆藏数量，运用分级鉴定的一般标准，进一步确定各历史时期馆藏的分级比例。
(2)全宗分级。
以职能为标准，按馆藏全宗构成和立档单位的级别、职能特点，灵活运用分级鉴定的具体标准，适当划分一、二、三级档案的对应范围。
(3)案卷分级。
以档案特征为标准，对照全宗分级的对应范围，结合案卷的保存利用状况，具体确定其鉴定级别。
馆藏鉴定的一般标准和具体标准，可以参见《档案宏观鉴定研究报告》。
（三）期满鉴定。
是针对馆室保管期限满的档案而实施的存毁鉴定，要求全面准确地判定档案价值，确保不错销档案。宏观鉴定由于思路开阔、方法灵活，能够充分利用已有条件和全面鉴定，因而适合用于期满鉴定并能收到快捷可靠的效果。
1.利用已有条件，简化鉴定程序。
期满鉴定已有归档和进馆鉴定作为基础，一般无须逐卷逐份地详细审查。但为了达到准确无误，可以运用宏观鉴定方法，首先按全宗划分和组成对到期档案进行整体鉴别，主要看所定期限是否与形成者的社会地位和职能作用相符。其次，分别对照案卷目录与全引目录进行系统审查：一看案卷保管期限，是否与案卷标题所揭示的文件内容性质和作用相符；二看组卷是否合理，卷内文件是否属于同一问题或类别。最后，针对以上审查发现的问题，通过直接鉴定对有关案卷和文件进行妥善处理。这样，既能宏观系统地把住档案鉴定的质量关，又能有效地提高期满鉴定效率。
2.综合考虑各种因素，全面保证鉴定质量。
经过一定时期的保存利用，档案的现实价值消失后，其历史价值和社会价值更容易判定。要充分利用这一有利条件，运用宏观鉴定方法全面认识和把握影响档案价值的各种因素，如档案利用范围、次数和效果，档案载体特征和耐久性，以及档案保管投入产出比率等进行全面分析和鉴定，从而对档案价值及其发展变化作出准确判断，确保有历史和科学研究价值的档案得到妥善保存，同时及时清除失去保存价值的档案，以利于优化馆藏。
总之，宏观鉴定是依据档案来源和发展规律，从宏观上全面分析和把握影响档案价值的各种因素的鉴定方法。它与直接鉴定相辅相成，可以更好地适应时代与社会发展的需要，促进档案鉴定步入科学化、规范化、法制化和专业化的轨道。但是，这一新的鉴定理论和方法还不完善，需要广大档案工作者通过进一步研究和应用，予以不断丰富和改进。