试论机读文件归档，本文主要内容关键词为：试论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
机读文件指的是只能由计算机写入和读出的文件。随着办公自动化的逐渐普及与提高，机读文件会日益增多，其地位会明显提高。但是，这种变化总是渐进的，不可能一夜之间变成机读文件世界，也不会出现绝对的无纸办公，全部成了无纸文件和无纸档案。尽管如此，既然目前已产生了机读文件，就必须认真研究机读文件的归档问题，而且这种研究要着重针对目前已经出现的情况和急需要解决的问题，而不是把主要精力去研究“未来世界”。
根据目前情况，机读文件大致上可以划分为两种类型：一是程序类，二是数据类。这两类机读文件性质不同，管理方法也不一样，需要分别研究。
一、程序类机读文件的归档。程序是指用计算机语言表达计算机所处理的一系列步骤。程序类机读文件是指载着程序的计算机盘片，把它按照不同用途来划分，又可以分为系统程序（也叫系统软件——下同）和应用程序（也叫应用软件——下同）两类。系统程序是为了有效地利用计算机资源和方便用户使用计算机而设计的，通常由计算机硬件厂家或专业软件公司提供，如语言处理系统、数据库管理系统等等。应用程序是计算机用户根据计算机硬件和系统软件编制的、用于解决各类实际问题的程序。如档案部门研制的《文件、档案、资料一体化管理程序》、《档案主题词自动标引程序》等等。
程序类机读文件从归档的角度来研究，要分清下述两种情况，区别对待。
（一）自行研制的程序。各单位自行研制的程序（无论是系统程序或是应用程序——下同），都应当视作科研成果，由此所产生的文件应当如同其他课题研究成果的成套文件一样处理。这就是把机读文件与相关的纸质文件作为一个整体，一起整理归档。按照一般情况，研制开发一个程序总要经过四个阶段。即系统功能定义阶段，设计阶段，开发实施阶段和测试鉴定阶段。与这些阶段相适应，除了产生机读文件之外，还会产生下列纸质文件：（1）程序开发计划和可行性研究报告；（2）程序设计说明书和程序流程框图；（3 ）用程序设计语言手写的源程序；（4）用户手册；（5）程序开发总结；（6 ）测试报告和鉴定验收文件等。对于需要申报专利或申请奖励的研制程序，还会形成一套专利文件或申报和批准奖励的文件。档案部门应当协同并督促程序研制小组，把一套文件（包括机读文件和纸质文件）收集齐全、统一整理归档。
（二）外购程序。向外单位购买供本单位使用的程序，总是以机读文件为主，附有少量纸质文件。机读文件就是载着程序的盘片，它能扩展计算机硬件的功能，可以说是计算机的软件设备，是计算机的有机组成部分。纸质文件主要是用户手册之类的文件，说明程序的使用和维修方法等内容，可以说是计算机软件设备的档案。当今一些计算机专家和计算机用户，对于外购程序的机读文件是否作档案保存有分歧。不同意作档案保存的主要理由是：系统程序或是应用程序既然都是计算机的软件设备，就不是档案，也就不应当作档案保存。这种观点不无道理。但是，大家也有一种共识：对于那些补充复原比较困难的程序类机读文件，应当始终存有“备份”，即一份上机使用，另一份备查，当上机使用的那一份受到损坏时，应当复制一份再使用，避免“孤本运行”的局面。可见，争论的实质只是这类“备份”保存在档案部门还是保存在计算机使用部门。那是无关紧要的，可以从容地再研究。
二、数据类机读文件的归档。数据，是用数字、图形、字母（或汉字）等方式所记载下来的事实。数据类机读文件就是记载着事实的、只有计算机才能写入和读出的文件。在我们档案工作领域中，录有档案内容的盘片就是档案数据机读文件。现在我们习惯上的所谓“档案数据库”，其实只录有档案的文件级或案卷级目录，没有录入档案内容，严格地说只能叫做档案检索系统而不是档案数据库，不属于本文所研究的范围。
根据目前的客观实际，真正属于数据类的机读文件的归档，要分清三种情况，区别对待：
（一）与相同内容的纸质文件一起归档，形成多套保存的格局。这种机读文件主要是根据纸质文件全文输入于计算机之后形成的。例如，人口普查工作，先是汇总成一套纸质的人口普查报表，然后组织力量把报表的全部内容输入于计算机，形成与纸质报表内容相同的机读文件。归档保存这种机读文件的意义在于：（1）便于检索， 提供利用原始数据；（2）便于对内容作自由编排，提供编研成果；（3）便于复制。那么为什么还要保存纸质文件呢？（1）纸质文件是原始文件， 一旦对机读文件中的数据发生疑问，就要与纸质文件校对，以纸质文件为准；（2）在机读文件的法律凭证作用尚未得到确认之前， 还得依靠纸质文件起法律凭证作用。
（二）把机读文件转换成纸质文件归档。当今有许多单位用计算机起草文件（含图表——下同），但是没有用计算机网络传递文件。于是文件形成的全过程就出现了机读文件与纸质文件交替转换的特点。这就是：用计算机起草文稿，产生机读文稿→把机读文稿全文打印在纸介质上，形成纸质文稿供审核和签发→根据审核和签发中产生的意见，修改机读文稿→通过打印或照排等手段印出纸质文件发出。根据这一形成过程可以看出，若是归档保存纸质文件，可以完整地看到文件的修正稿、定稿和正本的全貌，若是仅保存机读文件就看不到文稿的基础，也看不出文件审核和签发的过程。所以理所当然地要归档保存纸质文件。而且，在这种情况下，机读文件转换成纸质文件是在文件形成过程中自然地完成的，不是为了归档而人为的，因此是符合文件形成规律的。但是，在当今的实际工作中，归档保存这种由机读文件转换的纸质文件，存在着一些不可忽视的疏漏，影响归档文件的质量。这就是在计算机打印出供审核签发的纸质文稿时，没有附上一页符合GB826—89 《发文稿纸格式》的稿头纸，以致在归档保存的底稿中没有可供拟稿人、审稿人、核稿人、会稿人和签发人签署的栏目，有的签署不规范，有的根本没有签署，有的虽有比较规范的签署，也难以分清他的身份，不知道他是拟稿人还是核稿人等等。还有一些单位不注意选择计算机打印设备，打印出来的文件和文稿的字迹不稳定持久，不能作为档案保存。解决这些问题的办法并不复杂，一是为每一份用计算机起草并打印出来的纸质文稿粘附一页标准稿头纸；二是选用合适的打印设备，提高打印件的质量。
（三）机读文件补充纸质文件归档。这就是说，机读文件与纸质文件没有重复的关系而是相互补充的关系。在这种情况下，机读文件成为立档单位全部档案的有机组成部份，缺了这一部份，立档单位的档案就不完整。只不过，这种机读文件除了在程序类中能见到的之外，在数据类中尚难举出实例。一般地说，数据类机读文件独立地归档，成为立档单位全部档案的有机组成部份，需要具备两个条件：
（1）机读文件可以通过计算机网络直接传递， 不必转换成纸质文件。在这样的条件下，人们就不会仅仅为了归档而把机读文件转换成纸质文件；同时也必然会为了档案的完整而归档保存这类机读文件。
（2）解决了机读文件的凭证作用问题。以磁带、 磁盘为载体的机读文件可以自由删改而不留痕迹，即使采取了一些措施，也难挡住蓄意要删改的行为。所以，机读文件的凭证作用不是仅仅通过法律认可就可以解决的，而是首先要解决它的这一物理性能问题。据一些计算机专家说，用光盘作载体的机读文件可以解决这个问题。究竟如何，还是要请教法学界和计算机界的专家们。在这一问题尚未得到圆满解决之前，对于那些无重要凭证作用的机读文件（如技术性的和纯粹反映情况的文件等），还是可以直接归档的。
上述两个条件，随着办公自动化的深入发展是必然会解决的。所以数据类机读文件直接归档的数量一定会逐步增多，它在档案中的地位也一定会越来越重要。
三、机读文件的归档要求。机读文件的归档有着与纸质文件不同的特殊要求，无论是程序类机读文件或是数据类机读文件都是如此。这方面要研究的内容也十分丰富，本文仅扼要地归纳如下：
（一）载体质量要求。当今机读文件的载体基本上是磁带、磁盘和光盘。国家对于这些载体材料已经制订了质量标准，归档保存的机读文件的载体应当符合规定的质量标准。
（二）记录格式要求。作为档案保存的机读文件，其记录格式最好有比较统一的明确要求。比如，每一盘、带的开头应当有什么标识，每个文件之间应当如何间隔等等。
（三）作必要的文字说明。前面提到，机读文件的内容是不能用人眼识别的，所以在文件形成之后必须立即作必要的文字说明，才能方便于对这些文件的使用。文字说明的主要项目有：（1 ）为盘片内容概括确切的题名，类似于案卷题名，当然其内容必然远比一个案卷丰富；（2）文件的形成单位和起迄时间；（3）盘片内的文件目录；（4 ）盘片的使用有无限制条件；（5）盘片使用的硬件和软件要求等。