试论档案馆宏观馆藏建设，本文主要内容关键词为：档案馆论文,试论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
结构合理、内容丰富的馆藏无疑是各级各类档案馆开展各项业务工作不可或缺的最重要的物质基础；加强馆藏建设，则是档案馆主体建设最重要的基础工作。目前的馆藏建设正凸现出由微观向宏观发展的趋势，并由此派生出一系列亟待我们研究与探讨的新问题。本文旨在对档案馆的宏观馆藏建设问题作一个初步的探讨，以期引起同行们对这一问题进一步的关注与思考。
一、档案馆宏观馆藏建设的必要性与可能性
馆藏建设，是档案馆根据本馆的任务和社会利用需求，系统地规划、建立和发展馆藏结构、体系的全过程。过去的档案馆馆藏建设往往着眼于本馆馆藏的丰富与优化，局限于一地一馆馆藏的“小而全”、“小而优”，我们可称之为“微观馆藏建设”。在改革开放不断深入发展的今天，在计算机网络不断渗透人们生活的各个方面的今天，在信息资源共享日益成为现实的今天，这种仅仅依靠有限的人力、财力、物力支撑起来的一地一馆的“微观馆藏建设”，是很难适应新形势的发展的。因此，我们必须改变原有的思维方式，把思维的触角伸向更广的地域和更大的范围去探求加强档案馆馆藏建设的可能性。我们把这种在更广的地域和更大的范围里的档案馆馆藏建设称之为“宏观馆藏建设”。
就一个档案馆而言，“微观馆藏建设”的目标是通过大量的征集、接收、整理等一系列工作，使已进馆的档案资料组织成具有特定功能的档案信息体系。而“宏观馆藏建没”，则是一个地区，乃至整个国家的众多档案馆根据本地区和全国社会各方面对档案信息的利用需求，系统地规划、建立和发展馆藏结构、体系的全过程。它的目标是经过精心选择与组织，在全地区，乃至整个国家形成一个庞大的具有特定功能的档案信息资源体系。现在，传统的一地一馆的“微观馆藏建设”正在向一个地区或整个国家的“宏观馆藏建设”发展，这是由客观社会对档案信息利用需求的变化和档案馆自身发展要求综合作用的结果，从而体现了这种发展的必要性。
馆藏建设的主要目的是最大限度地满足社会各方面对档案信息资源利用的需求。可是，在改革开放不断深入发展的今天，我们档案馆所面临的新形势有了很大的变化。人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的利用趋势，档案馆单一的馆藏结构和有限的馆藏内容难以满足人们的这种需求。而要真正满足利用者的种种需求，档案馆势必要投入大量的人力、物力、财力，目前要做到这些，显然还有很多的困难。
另一方面，档案馆内大量沉睡多年的档案资料需要寻找新的用户。有人曾经作过这样的调查：地方综合档案馆被利用过（哪怕只有一次）的案卷仅占全部馆藏的5%，也就是说，95%的馆藏档案资料天天在那里睡大觉，天天在那里占据着库房十分宝贵的空间，天天在那里消耗档案工作人员的时间和精力、消耗着国家有限的档案经费。这些沉睡多年的档案资料需要在更大的地区和更大的范围里寻找新的出路，否则最终只会落得一个化为纸浆的下场。
我们还应该清醒地看到，目前图书馆专业、情报信息专业改革开放的形势咄咄逼人。当我们还在这里一本正经地争论装订案卷是报告在前还是批复在前，建立双套制文件是搞复印件好还是制成缩微胶片好的时候，人家早已在进行网际交流、信息网络建设了，全国性的文献信息资源共建共享计划也正在付诸实施。如果档案部门再不紧跟形势，抓紧做好档案信息资源的共享共建工作，那么档案部门就很有可能被飞速发展的信息时代淘汰出局。
档案馆的宏观馆藏建设完全是必要的，同时也是可能性的。这是因为：
1.信息资源的共享性是档案馆宏观馆藏建设的理论基础。信息资源有许多不同于物质资源的特性，最重要的一点就是它的共享性。档案信息是信息大家族的重要一员，同样具备信息资源的共享性。因此，档案馆所保管的信息可以像所有的信息一样以极低的成本进行“克隆”，也就是无差别的复制。同时，档案信息的共享与其他所有信息资源的共享一样常常是双向的，档案信息的提供者同时也是档案或其他信息的获取者。档案信息资源的可交互性使档案信息在共享的交互过程中不断升值，最终使所有档案馆宏观馆藏建设的参与者都从共享中得到最大的收益，从而获取一种“双赢”的结果。
2.通讯技术和网络技术的飞跃发展为档案馆的宏观馆藏建设提供了坚实的技术基础。特别是近年来，光纤通讯的发展突飞猛进，宽带每半年便增加一倍，现已成为构建宽带网络的基石。同时，卫星通讯、移动通讯等技术的飞速发展，使得在地球上任何一个角落都可以进行通信的梦想基本实现。如今，各级各类档案馆的馆舍条件、硬件设备、技术力量都有了很大程度的改善，远非十几年前可比。更重要的是，档案部门的各级领导与工作人员的思想观念有了脱胎换骨的更新，档案系统也不乏开拓创新、锐意进取的时代弄潮儿。因此，在信息大家族插上高科技翅膀腾飞的今天，作为这个家族重要成员的档案信息同样应该去享受人类创造的高科技成果，完全可以通过档案馆的宏观馆藏建设使档案信息资源共享成为现实。
二、档案馆宏观馆藏建设体系的整体布局
档案馆的宏观馆藏建设是一个庞大的系统工程，它的整个体系的布局问题自然应该成为这一系统工程最重要的题中之义。需要说明的是：这里所说的档案馆宏观馆藏建设体系的布局，并不是指档案馆建设的网络体系，而是指的是众多档案馆所保存的档案信息资源经过科学的、合理的配置而形成的新的档案信息资源整体布局。现阶段，这个整体布局应由三个体系构成：
其一、各专业档案馆的行业档案信息资源体系。主要指根据本地区乃至全国各专业档案馆的行业档案信息管理特点组建的紧密型或松散型行业档案信息资源共享体系。目前紧密型的如城建档案馆、房地产档案馆、高校档案馆等，集中本行业的各类档案资料，对档案信息进行综合管理，整体开发，形成行业档案信息“拳头”优势，为本行业服务。各专业档案馆之间形成的档案信息资源共享体系则可视为松散型的档案信息资源体系。
其二、各地区综合档案馆的档案信息资源体系。主要指建立本地区（以地市级城市为主）综合档案馆为中心，辐射各所辖县（市）区综合档案馆的馆藏档案信息资源共享体系。在一个地区中，统一管理模式，统一开发手段，统一软件开发，实现档案信息资源共享，形成区域性的档案信息资源体系。
其三、全国各级各类档案馆的馆藏档案构成的国家档案信息资源体系。在行业专业档案馆和地区综合档案馆档案信息资源体系的基础上，组建以国家档案馆为中心的国家档案信息资源共享体系，形成自上而下，纵横交错的国家档案信息资源体系。
以上三级档案馆的档案信息资源体系，将形成一个既便于进行有效的宏观控制，又能充分调动国家、地方和行业系统档案馆馆藏信息资源体系网络的积极性。这个信息资源体系网络最终应该全部纳入全国或相应的地方和行业系统文献信息资源体系（当然，这里有一个有条件共享与保密问题）。
三、档案馆宏观馆藏建设应采取的措施与方法
档案馆宏观馆藏建设可采取的措施与方法是多种多样的，各级各类不同的档案馆应该根据具体情况采取不同的措施与方法，一般说来主要有以下几种：
1.建立档案目录中心。这一工作前几年就已经启动并且取得了一定的成效，过去曾建立过明清档案、革命历史档案目录中心，一些档案馆工作搞得较好的地区，已经建立了多种本地区的专题档案目录中心。现在的问题是，要充分发挥已建目录中心的作用，还应逐步建立其他门类档案的目录中心并发挥其作用。如南通市档案馆与崇川、港闸区档案馆联合建立了婚姻档案目录中心，并已开始使用，在其中一馆便可查到其他馆的婚姻登记信息，免除了不少查档者徒劳奔波之苦。另外，还应该很好地研究一下，各地档案馆前几年制作的大量著录卡片如何和现在的计算机检索系统接轨，不至于使原先付出的大量人力、物力白白浪费。
2.建立馆藏联合目录。馆藏联合目录是揭示和报道档案文献信息资源体系内各单位文献信息资源状况的重要手段，是社会各方面利用者共享一定体系内文献信息资源的重要工具。这种联合目录可以是不同地区、不同行业的档案馆的联合目录，也可以是档案馆和图书馆、博物馆及有关纪念馆共同建立的联合目录。后者往往更受利用者的欢迎。南通市档案馆曾与该市的图书馆、博物馆编印过一册《馆藏张謇资料联合目录》便很受张謇研究学者的欢迎。
3.加强馆际交流。这里的馆际交流自然是指一个地区的乃至全国的各级各类档案馆之间的档案信息交流，同时也是指档案馆和图书馆、博物馆及有关纪念馆等文化事业单位之间的文献信息交流。需要注意的是，档案馆之间或档案馆与其他馆之间的馆际交流，和图书馆等文化事业单位之间的馆际交流有所不同，档案馆不可能以信息载体原件（即档案原件）参与交流，而只能以档案复制件或档案信息进行交流。提供档案复制件还应特别注意提醒利用者必须遵守国家有关的档案法律法规，执行著作权保护法，不得擅自全文公布有关档案资料，更不得擅自用于商业行为。
4.更新馆藏建设方法。开展档案托管寄存业务便是近几年来出现的一个行之有效的馆藏建设办法，如果条件具备，能建立档案托管寄存中心则更好。这是一个缓解馆藏结构单一、内容贫乏的一个过渡性的好办法，这种方法打破了一地一馆的界限，可以达到“不为我有可为我用”的目的。现在，全国有许多家档案馆已经开展了这项业务工作，并普遍受到寄存者的欢迎。深圳市于1998年8月率先在全国成立了首家档案寄存中心，在社会上引起了较大的反响。现在的问题是，有关方面应尽快制订相应的政策法规来规范档案托管寄存业务的开展，如寄存中心性质的认定、寄存双方的权利与义务、收费标准的确定等问题都需要加以明确，以确保这一新生事物不断发展壮大。今后，档案托管寄存业务可以扩展到馆际之间相互开展，以确保某些条件有限、设备简陋的档案馆（或图书馆、博物馆、纪念馆等）保管的珍贵的有价值的档案文献得以妥善保管。
5.数据资源共享。数据资源共享是较高层次的文献资源共享方式，也是目前档案馆宏观馆藏建设应追求的最高层次，它不同于传统的档案信息资源共享方式，是先将馆藏档案信息资源转换为计算机可用数据，通过现代化通讯手段和计算机检索利用档案资料信息，其特点是快速、准确，能在更大的范围里（包括整个国家或全世界）实行档案信息资源共享。在这方面，图书、情报部门已经明显地走到档案部门的前面，众多网上图书馆、网上书店的开通，大量电子出版物的出版发行便是明证。我们档案部门应该抓紧工作，努力跟上时代前进的步伐，但还应充分考虑到档案与其他信息的不同特点，考虑到内外有别，部分档案尚需保密的需要，在加速档案馆宏观馆藏建设的同时，要切实做好档案信息的划控及安全保密工作。可以分期分批、分步分级地实现档案信息资源共享，可先上政府网或上行业局域网，再上中国档案信息网（据说在建设中），待条件成熟时再上国际互联网。但是，当我们在互联网上建立自己的网页或网站之前，我们是完全可以利用互联网获取大量的对我们工作有用的信息的。至于档案信息资源共享的级别可分为目录级（又可分为案卷级目录和文件级目录）、全文级两种。对全文级共享，应在网上采取适当的控制措施（如必要的注册、申请、收费等），以防止发生不必要的法律纠纷。
四、档案馆宏观馆藏建设的政策性保护
为使档案馆宏观馆藏建设得以健康有序地进行，还得依靠国家与地方政府的各级领导为其提供政策性保护，为其保驾护航，而这一任务自然落在了各地档案行政主管部门的肩上。现阶段各地档案行政主管部门应在深入调查研究的基础上，制定出有关法律法规或规范性文件，着重解决好以下几个问题：
1.确定档案馆宏观馆藏建设发展战略目标与分步实施计划问题。党的十五届五中全会通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》指出：“大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。以信息化带动工业化，发挥后发优势，实现社会生产力的跨越式发展。”作为信息大家庭重要成员的档案部门在我国信息化进程中应该有所作为，而档案馆宏观馆藏建设则是重要的基础工作，其发展战略目标应与我国的经济建设和社会发展相适应。而实际情况是，档案部门的信息化进程明显落后于图博情报部门，有关方面应组织力量，在调查研究的基础上，确定档案馆宏观馆藏建设发展战略目标与分步实施计划，争取在5年内完成档案馆宏观馆藏建设网络体系，在10年内面向社会全体公众全面实现档案信息资源共享。
2.解决档案馆宏观馆藏建设业务工作标准化、规范化问题。档案馆宏观馆藏建设、档案信息资源共享离不开现代化的技术设备，但如果业务工作没有实现标准化、规范化，再先进的技术设备也不能发挥应有的效益。过去国家档案行政主管部门对档案馆业务建设制定了一系列规范、标准，这些规范、标准的颁布与实施，为我国档案馆业务建设的标准化、规范化提供了十分重要的依据。今后还应着重抓好两方面的工作：一是加强行政监督，切实保证已经制定的有关标准的严格执行；二是针对档案馆宏观馆藏建设的需要和信息技术飞速发展的新形势，及时制定出新的标准与规范，为实现档案信息资源共享创造业务条件。
3.档案信息资源共享与档案资料的所有权及著作权保护问题。过去，我国各级各类档案馆馆藏档案的所有权问题比较单纯，但是随着档案部门改革开放的深入，随着档案馆档案寄存、档案托管业务的开展，以及个体私营企业档案的进馆，使得这个原本单纯的问题变得复杂起来。这里必须注意将档案的利用权与档案的所有权相分离，将档案的利用权与档案的著作权相分离。特别要对档案信息用户加强保护著作权教育，切实维护档案形成机关或著作权人的合法利益。
4.档案信息资源共享与保管档案原件的关系问题。一般档案利用者只要利用档案的内容（即档案实体所承载的档案信息）就可以了。在人们越来越看重档案信息的时候，作为档案工作者仍然要十分注重档案原件的保管，那种认为把档案制作成电子文件档案原件即可销毁的说法，不仅是愚蠢的而且是十分有害的。在某些必要的或关键的时刻（如在法庭举证时），能起到关键作用的往往是档案原件的凭证作用。档案部门承担的“维护党和国家历史真实面貌”的神圣使命，最终还得靠妥善保管档案原件，最大限度地延长其寿命而得以完成。
5.档案信息资源的开发利用与档案资料的安全保密问题。加强档案馆宏观馆藏建设，实现档案信息资源共享，无疑会给档案资料的安全保密带来新的问题。一方面，我们要确立“保守机密，慎之又慎”的观念，紧紧绷紧安全保密这根弦；另一方面，我们决不能因噎废食，要进一步加大档案信息资源开发利用的力度。其实，主动权仍然掌握在我们手中，特别是档案信息上网，要做到分期分批、分步分级，同时要抓紧进行网络安全保密软件的研制与应用，以确保档案信息上网的绝对安全。
6.档案馆宏观馆藏建设“复合型”人才的培养问题。进行档案馆宏观馆藏建设需要大批有较高素质的“复合型”人才来承担。在思想素质方面，工作人员除了具有良好的职业道德，热爱本职工作外，还应该具备锐意进取、开拓创新的精神，敢于破除因循守旧的传统观念，树立档案信息资源共享意识，能够积极主动地为社会各方面提供档案信息服务。在业务素质方面，工作人员不仅需要具备档案专业知识，而且应该具备相关专业知识和计算机应用技能，还应至少掌握一门外语。目前在档案部门，这样的“复合型”人才还太少。解决的办法：一靠培养，二靠引进。而当前则可采取灵活多样的措施，借用外系统、外单位的计算机人才与信息处理人才，协助各级各类档案馆实施宏观馆藏建设计划。当然，要做到这些，还需有关方面予以政策上的扶持。