改进文书档案保管期限表的几点建议，本文主要内容关键词为：文书论文,期限论文,几点建议论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案鉴定是档案管理中一项必不可少的工作，它对于档案的存亡、国家档案财富的构成以及档案的科学管理有着重要的意义。我们知道，文件能否成为档案首先要通过鉴定，文件被确定为档案才会产生相应的其他管理业务，档案的保管期满之后，是保存还是剔除销毁也要通过鉴定，所以说鉴定是档案管理的起点和终点，并贯穿于档案工作的全过程。
尽管鉴定工作在整个档案业务管理中具有非常重要的地位和作用，然而在不少档案馆(室)却没有把这项工作列入日常档案管理业务，大都处于可有可无的状态。原因何在呢？笔者认为除各级档案管理部门不重视这项工作之外，还与我国档案管理组织形式和保管方法以及鉴定标准上存在的一些问题有着直接关系。本文仅就在档案鉴定标准上存在的问题和如何改进文书档案保管期限表谈一些个人见解。
鉴定标准是鉴定工作的依据，直接影响档案鉴定工作和档案的形成及档案的质量。从上个世纪50年代开始，国家档案行政管理部门就颁发了一系列档案鉴定标准，从而明确了各类档案的归档范围和保管期限。但是档案鉴定标准中存在的一些问题也影响了实际工作的开展。比如全国机关文件归档范围和保管期限表修订过几次，起初保管期为永久和定期，定期再分年限，但因实际工作中划分年限难以掌握，在1964年以后，机关文件保管期又分为永久、长期、短期三档，在条款划分标准中有“重要、一般”之分。其中，长期保管期是16年至50年。由于时间相差长达34年，通常不会到16年就做鉴定工作，而是往往延至满50年再鉴定是否要销毁。同时，重要与一般是模糊性标准，在可长可短情况下往往从长划定，这样造成的后果就是有大量使用价值不大的文件在档案部门长期保存。我国各档案部门长期只进不出，积重难返，低值档案充斥，但又迟迟不进行销毁鉴定，其中有一个重要原因是档案鉴定标准上存在的问题。
全国通用的机关文件保管期限表影响面相当大，它不仅是全国文书档案的保管鉴定依据，而且也是科技档案及其他专门档案的保管期限表的“带头羊”，仔细观察各种档案保管期限表，一般都是“永久、长期、短期”三档，企业产品档案不管产品型号持续时间长短，按重要性通常也作“长期”保管。“长期”档的保管期对中国档案鉴定工作进展迟缓有很大关系，其负面效应不可忽视。
近年来，我国档案界一些人士虽然在档案鉴定理论和实践方面提出了许多有益的见解，档案鉴定工作在不少档案部门也提到了议事日程，但总的来说，我国的档案鉴定工作还是比较薄弱，没有特别得力的措施，也没有形成一套完整的理论。笔者认为，要想推动和促进档案鉴定工作的发展，首先，各级档案部门要重视档案鉴定工作，并把它作为一项重要业务提到议事日程。此外，应对档案保管期限表作实质性的改革，增强其实用性和操作性。这是因为档案保管期限表是档案鉴定的重要依据，是档案鉴定理论与实践的重要结合点，是鉴定工作的导标，它的质量高低直接关系到档案鉴定工作质量的高低。
一、档案保管期限表应增强其实用性
保管期限表应将鉴定的原则、标准及方法很好地融入其中，将鉴定理论与实践紧密结合起来。这是修订和完善现有档案保管期限表的关键。鉴定的全面原则、历史原则、发展原则，以及对档案价值的分析法、对主体需求的分析法以及目前广为提到的职能鉴定法等，都是理论上的、比较抽象的、不好操作的。要很好地将其运用到工作实践之中，需要鉴定工作人员有较高的专业水平和综合能力，而目前我国档案鉴定工作人员的专业水平和综合能力普遍还不高，这就需要鉴定理论和实践的结合点——档案保管期限表充分发挥作用。各级各类档案保管期限表的制定和完善，都应该始终将理论与实践紧密结合作为一项重要原则来遵循，将鉴定理论充分体现在保管期限表中，并且要通俗易懂，易于掌握，不应造成理解上的歧义和偏差。抓住这一关键环节，就可以大大降低档案价值鉴定的难度，并容易统一认识，避免个人认识的局限性、片面性，从而提高工作质量和效率。
二、应分级分系统制定档案保管期限表，建立完善的档案鉴定标准体系
目前我国档案保管期限表比较单一，这不符合档案价值鉴定的规律。由于档案价值是多方面的，档案形成者在现实社会中的职能、地位和作用有大小、轻重、主次之别，所以其所产生的档案对社会的整体价值也就有差异。因而档案价值鉴定的标准也应具有多元性，不要搞大一统，也不能将文件的第一价值和第二价值合并起来，既将其作为各单位鉴定档案价值确定保管期限的依据，又将其作为档案馆优化馆藏的依据。因此，各行业、各系统应以国家档案行政管理部门颁发的档案保管期限表为依据，结合自己的特点和实际情况制订各自的档案保管期限表，建立由国家鉴定标准、行业鉴定标准、系统鉴定标准相结合的鉴定标准体系，各种标准相互协调，各司其职，并且随着现实条件的变化而不断完善和发展。
三、变档案保管期限“三分法”为“标时法”，缩短保管期限，减少操作弹性
目前档案保管期限划分为永久、长期、短期三个档次。永久保存的档案进馆后保存多少年没有限制，造成进馆档案有进无出，不利于优化馆藏。长期保存的档案其保管期(16—50年)拉得过大，在划为长期保存的档案中，有许多档案可能只需要保存20年、25年、30年或40年，但在实际工作中划为长期保存的档案几乎都按50年保管，再加之在鉴定中还把介于短期和长期之间的档案划为长期保存，这就使得被划为长期保存的档案中有许多档案被多保存了10年、20年甚至30年，不可避免地会浪费许多人力物力。采用标时法划分档案的保管期限，可根据实际情况，5年或10年一个档，使得不同价值、不同保管期限的档案各有一个明确的保存期限，保存期满复查(鉴定)后可对失去保存价值的档案及时销毁。这样，档案的再鉴定工作也就可以有的放矢，除特殊情况(单位撤并)外，再鉴定的对象就主要放在期满档案上，从而使档案的鉴定成为一项日常性的管理工作。当然，由于档案价值的特点，采用标时法划分档案的具体保管期限时，难度比较大，但从方便档案的鉴定和处置方面考虑，还是具有明显的优越性。如果说以卷为单位，整理档案不太适合用标时法划分档案的保管期限，那么采用新的《归档文件整理规则》后，以件为单位整理档案的方式将为采用标时法划分档案保管期限提供了有利的条件。
四、档案保管期限表要有较强的操作性
操作性是评价档案保管期限表质量高低的重要指标之一，是其生命力的重要表现。从1956年到1987年，国家对档案保管期限表修订了五次，每修订一次，条款就减少一些，这与档案种类的日益增加和国际上文件处置标准日益细化的趋势是背道而驰的。另外在用词上界限不明，语言模糊，过于概括，因而操作性较差，实现标准化比较困难，已是不争的事实。因此，档案保管期限表在内容上要条款具体、用词准确、界限分明、有血有肉，含混不清的应加以注释或举例说明，使得鉴定时主观随意空间越小越好，便于操作，达到鉴定人员拿着一份档案，对照保管期限表，就能比较容易地准确判断出这份档案的价值大小和保存期限。