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摘要：档案信息化是一种普遍的趋势。尤其是现如今档案管理工作不断发展，档案管理工作的水平和效率都在不断提升。档案管理部门通过应用先进的管理技术，提升了档案管理工作的效率。档案信息化建设的内容和档案管理工作之间存在着较为密切的关系。因此，本文主要对档案信息化建设和档案管理工作的相关内容进行分析。
关键词：档案管理；信息化建设；改进；建议措施
1、档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设的内容有着广义和狭义之分的，广义的信息化就是要将各种信息融合在一起，广义的档案信息化是将经济、政治和文化建设结合到一起，通过档案将各种信息都结合到一起，让人们能够分享和利用到这些信息，这就是档案信息化建设的广义理解。档案信息化的狭义理解就是档案资料并不包括其他的资料，仅仅是档案内部资料的信息化。档案资料已经变得越来越丰富，如果没有将档案信息化建设做好，就会影响档案的可持续发展，无论是广义的档案还是狭义的档案，都需要将档案管理建设的更好。档案信息化建设从科学的角度来说，档案内容是真实的，真实的档案内容就是将先进的技术与档案真实性结合在一起，信息也具有时效性，让档案的价值得到了大幅度的提升。
1.1数据的异构性
在档案进行传输的过程中，通常已经由过去的纸质档案转化为电子档案，这一形式的转化能够进一步促进档案传输的安全性，有效的缩短了时间，在此基础上，各级单位在进行档案传输的过程中，不同的单位具有不同的数据库，这些数据库中包含着众多的档案信息，并且具有各不相同的属性，在无形中对档案的分类与整理造成了一定的难度，与此同时，要相对档案的内部结构进行整理，其过程也是相当复杂的，所以为档案信息化的建设造成了一定的困扰。档案无论是对于个人来说，还是对于企业、单位来说，都具有重要的意义，但是档案中不同的差异性导致了在进行的信息化建设的过程中形成了一定的阻碍。这是一个普遍性的难题，在今后的发展过程中，我们应该加强对这一问题的管理并且找出相应的方法加以解决，减少不同单位的那杆之间的差异，最终促进我国档案信息化的发展与建设，使档案管理事业得到进一步的发展。
1.2高度的分散性
高度的分散性是影响档案信息化建设的另一项难题。我国是一个人口的大国，在发展建设的过程中，需要对档案进行有效的管理，档案是一种有效的记录与凭证，但是不同地区的管理方式与管理水平都参差不齐，我们无法使用统一的标准对其进行衡量这样就在一定程度上影响了档案管理事业的发展，阻碍档案的信息化建设。虽然当前我国的发展与建设达到了崭新的高度，但是如果没有能够对档案加以管理，就会在一定程度上影响到我国经济的发展建设，所以我们应该充分利用经济发展带给我们的便利性条件，加强科学技术的发展，将档案的信息化建设得到进一步发展。可是这只是一种理想化的效果，实际情况下，档案建设所具有的分散性阻碍了档案的信息化建设，各个部门之间在进行材料交接的过程中具有重复性，没有将资料得到优化整合，最终就会影响对文件进行有效的管理，信息重复冗杂，缺少精炼性，数据的准确性也存在质疑，这些问题都会影响到进行档案的建设。
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2、改进档案管理的建议和措施
2.1提升管理人员的服务意识
在实际的档案管理工作中，工作人员工作的性质是为社会的发展提供一定的服务，也就是说，档案管理工作严格意义上来说服务性质可以和服务业相比拟。工作人员需要明确认识档案工作的目的，以为大众服务为己任。但是，在改变工作意识的过程中可能会遇到一定的难度，因为，传统的档案管理工作主要是以档案内容的收集、整理和保管为主，不重视档案的利用，属于单相的档案管理。现如今，档案管理工作需要打破传统的管理弊端，扩宽档案管理的范围，明确档案管理工作的服务性质。所以，档案管理工作人员也应该对这一问题进行明确，从观念上进行转变。更重要的是管理人员的工作意识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进社会发展的进程。
2.2提高档案信息管理水平
随着社会的不断发展，信息化技术逐渐融合到档案管理工作当中，电子档案也是一种比较常见的形式。计算机管理工作为现代化的档案管理工作做出了重要的贡献，不但提升了档案信息管理工作的水平，同时也推进档案管理的现代化和信息化的进程。从档案文件的作用上可以看出，其属于一种价值很高的信息资源，同时也是社会发展过程中的重要财富。档案管理工作虽然不能够直接产生任何经济效益，但是却可以提供一定的社会效益。所以，提升档案信息管理的水平是提升档案管理水平的重要内容，也是一个不可避免的重要问题。选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3加强电子文件归档管理
档案信息化建设和档案管理工作绝对不能一味的采用保守方式来进行，同时也不能太过冒进，极端的方式对两项工作会产生非常大的消极影响。本文认为，首要的工作在于加强电子文件归档管理，同时有效的提高档案信息化管理水平。第一，各个地区在进行档案信息化建设的过程中，要将着重点放在管理方面，遵循档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换。由于目前的工作量较大，因此在时间上可以向上级申请宽限。第二，加强对本单位电子文件积累、鉴定、归档一系列的工作，保证产生有保存价值的电子文件真实、完整。此项工作是总体工作当中重点，并且对后续工作具有很大的影响，如果因为一时心急或者某些主观上的因素，导致后的价值缺失，势必对档案管理造成很大的负面影响。
结束语
档案的信息化建设，可以促进档案管理水平更好的提升，利用先进的信息化技术，可以有效的提高档案收集与整理的效率，也可以提高档案信息的准确性与真实性。通过档案信息化的管理模式，有效的提高了档案信息的价值，为相关人员浏览以及借阅档案信息提供了很大的方便。为了促进档案管理更好的发展，档案管理的工作人员一定要提高自身的素质与技术，从而更好的推动档案信息化发展进程。
参考文献：
[1]王磊.浅谈档案资源和法制建设及其现代化管理[J].科技创新导报，2013（34）.
[2]胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊，2014（7）.
论文作者:杜雅霞1,刘璠2,冀占军3
论文发表刊物:《基层建设》2017年第9期
论文发表时间:2017/7/21
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