中外文件生命周期划分依据比较研究，本文主要内容关键词为：生命周期论文,中外论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件生命周期理论的核心和最为直观外现的是如何对文件运动的各个阶段进行划分。由于研究方法和切入点的不同，中外档案学研究者在文件生命周期运动阶段的划分依据方面，既有相同或相似之处，也存在着一些差异。本文主要就国内外具有代表性的几种划分依据进行比较研究。
一、传统文件生命周期划分依据比较研究
(一)国外传统文件生命周期的划分依据
1、以文件价值形态为划分依据
加拿大档案学研究者蒙特利尔大学教授卡罗尔·库蒂尔和J·V·卢梭在他们1982年出版的《文件生命——档案与文件管理综合探讨》一书中，以文件价值形态的变化为依据，将文件生命周期划分为三个阶段：第一阶段，现行文件，包括内部和外部形成的文件，第一价值极大，保存在机关范围内；第二阶段，半现行文件，在半现行期内第一价值开始减小、衰弱甚至消失，同时又可能具有第二价值，保存在半现行文件中心或中间档案馆；第三阶段，非现行文件，经过文件中心的“炼狱”，销毁价值较小或无价值的文件，第二价值较大的则移交到档案馆保存。
2、以文件存留地点为划分依据
一般的机关单位都设置了专门保管、存放文件的机构。其中文件管理机构是实现文件有序管理或馆前管理的组织保证，它是临时保存机关现行文件，主要是半现行文件的场所。阿根廷档案学研究者安娜·施雷歇依据文件的留存地点，在《文件生命周期——一种引起档案学变革的概念》一书中，将文件生命周期划分为：在承办单位存留阶段；在文件中心存留阶段；在档案馆永久保存阶段。
3、以文件作用为划分依据
在档案学专业术语中，档案的价值和作用一般指档案的用处。而在使用时，“作用”多指档案的具体用处，“价值”则是从总体上讲档案的意义。
阿根廷档案学研究者巴斯克斯教授在1982年、1988年先后出版了《文件的选择》和《现行—半现行—非现行概念的滥用》等论著，专门研究文件生命周期理论。他认为文件的作用有现行和非现行之分：文件的现行作用是文件内容针对的活动正在进行之中，文件对其形成者(或使用者)的作用；文件的非现行作用则是文件内容所针对活动的结束。文件对其形成者(或使用者)的作用，显示的仍是第一价值；文件对其他利用者进行社会活动显现的作用是文件的第二价值。巴斯克斯根据文件的作用对生命周期进行划分：文件承办形成阶段，又可称之为文件的办理形成阶段(含计划期和办文期)；文件的行政利用阶段(包括文件的现行期和文件的安全保存期)；文件的历史阶段。
4、以文件管理程序为依据
前美国档案与文件局局长詹姆斯·B·罗兹在《档案与文件管理在国家信息系统中的作用》一文中以文件的管理程序为依据，将文件生命周期划分为四个阶段：文件的形成阶段，保存在原机关；文件的利用与维护阶段，保存在原机关或文件中心；文件的鉴定选择阶段，保存在原机关或文件中心；档案管理阶段，保存在档案馆。
(二)国内传统文件生命周期的划分依据
我国档案学研究者对文件运动阶段的划分，具有代表性的观点为：
1、以文件存留地点为依据。曾三同志把文件(档案)的运动过程依次划分为三个阶段，即文书部门阶段、档案室阶段和档案馆阶段。
2、以文件价值变化规律为依据。陈兆祦教授在总结我国文件、档案运动理论和借鉴外国文件生命周期理论的基础上，以文件价值的变化规律为依据将文件生命周期划分为四个阶段：第一是文件制作(产生)阶段；第二是文件现实使用阶段或称文件现行效用阶段；第三是文件暂时保存阶段；第四是文件永久保存阶段。
3、以文件价值形态和文件存留地点为依据。黄存勋先生认为，根据我国的实际情况，应将文件(包括档案)运动周期划分为三个阶段：现行文件阶段、机关档案阶段和档案馆档案阶段。
4、以档案价值形态为依据。刘东斌认为文件生命周期理论不适合我国档案工作实际，进而提出了档案运动周期论，将档案运动过程划分为现行档案阶段、半现行档案阶段、非现行档案阶段和档案永久保存阶段。照此划分，再加上文件归档前阶段，实际上是将文件生命运动过程划分成了五个阶段。
5、以文件价值形态或文件作用为依据。黄坤坊、张仲仁、翁航深等的主要表达模式是：现行文件阶段—半现行文件阶段—非现行文件阶段，或者是文件的承办阶段—行政用途阶段—历史阶段。
6、以文件自身生命周期特点为依据。文件的生命过程不应该以其保存场地的不同来划分，而应该以其自身的生命周期特点来划分。这样，文件从产生到最终消亡或被永久保存的整个生命过程可划分为文件制作形成阶段、文件现行阶段、文件非现行阶段。
(三)传统文件生命周期划分依据之比较
尽管各国对传统文件生命周期的划分采用了不同依据，但并不能否定其中具有一定的相似之处。首先，从国外传统文件生命周期的划分依据来看：第一种划分依据根据文件价值的不同，确立不同的保管场所及相应的管理方式。第二种以文件存留地点为划分依据，其实也包含有文件价值的变化：保存在承办单位主要是为机关自身服务，也就是文件主要具有第一价值；当文件形成者不需要经常利用时，即第一价值减小，第二价值也可能具备，在文件中心保存；那些没有研究价值的文件则被销毁，而第二价值较大的在档案馆永久保管。第三种以文件作用为划分依据体现了价值与作用的关系。文件对形成者的作用，显现了文件的第一价值；文件对其他利用者的作用，显现了文件的第二价值。第四种以文件管理程序为划分依据的模式揭示了文件的“工艺流程”和价值形态的转化。
其次，再来比较我国传统文件生命周期的划分依据。第一种以文件存留地点为划分依据与国外第二种划分依据(即阿根廷档案学研究者安娜·施蕾歇采用的划分依据)是相同的，其中也包含着文件价值的变化。后几种划分方式很明显也都包含有文件价值形态变化这一依据。虽然第六种以文件自身的生命周期特点为依据没有明确提出，但文件生命周期的自身特点就是按照文件价值形态的变化呈线性运动，这一点已基本达成共识。
通过以上分析，我们不难看出文件价值形态是传统文件生命周期最主要、最根本的划分依据。何嘉荪教授在《电子文件运动阶段管窥》一文中也阐释了这一观点。他认为文件价值是由文件客体属性与人们的主体需要这两种要素相互之间的矛盾运动规定的，与文件的运动存在着一种内在的关系，是文件运动至一定阶段的标志。因此，以文件价值为观察文件运动状态、划分运动阶段的主要依据，然后通过探寻文件生命过程中其价值属性的变化，正确地确定恰当的保管场所与管理方式，是一种普遍的、经济合理的划分依据，也可以说是一种符合人类认识规律和特点的科学思维方式。同时，这也正好符合谢伦伯格提出的“文件双重价值论”是文件生命周期理论的理论基础这一说。文件在从孕育、形成、成长直到销毁或永久保存的整体运动过程中，先后对人们所具有的价值以及所发挥的作用是有差异的。正是这种差异性才使得文件的运动过程表现出明显的阶段性。无论国外还是国内的划分依据均包含了文件价值的变化，这表明文件价值在对传统文件生命周期的阶段划分中占有相当重要的地位。
二、电子文件生命周期划分依据比较研究
(一)国外电子文件生命周期的划分依据
1、以电子文件管理流程为依据
国际档案理事会电子文件委员会制定的《电子文件管理指南》提出了与传统文件生命周期理论内涵完全不同的电子文件生命周期概念。它主要着眼于电子文件的技术形态，以电子文件管理系统的设计为开端，追踪电子文件从孕育、生成到存在的过程，并借鉴了计算机技术中“软件生命周期”之说，把电子文件划分为三个阶段，即设计阶段(概念阶段)、形成阶段和维护阶段。其中设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生的过程；维护阶段则是指形成后的电子文件的技术维护和保管。
2、电子文件运动的连续性
20世纪90年代，澳大利亚档案学研究者弗兰克·厄普沃德等从另一个角度对电子文件生命周期作了描述：即“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”。他们打破了原来文件生命周期理论阶段中截然分开的界限，取而代之的是连续保管模型。该模型通过构建一个多维坐标体系来描述文件的运动过程。这一多维坐标体系包括四个坐标轴——文件保管形式轴、价值表现轴、业务活动轴和形成者轴。其中文件保管形式轴是核心轴，它的变化带动其他坐标轴的相应变化，揭示出文件的四维运动过程。
3、以电子文件的鉴定和处置为中心点
原国际档案理事会秘书长、中国人民大学档案学院外籍客座教授凯斯凯姆蒂博士则倾向于两阶段说，即以文件的鉴定和处置为中心点，之前是一个阶段，之后是另一个阶段。他提及的三阶段说是基于文件中心的考虑，在半现行阶段，把文件移交到文件中心；第三个阶段再移交到档案馆。这种划分方法是为了满足工作实践的需要。对于电子文件来说，他个人认为档案人员关注的是电子文件在不同阶段如何处置，这涉及未来档案的管理问题。
(二)国内电子文件生命周期的划分依据
随着我国信息技术的不断进步，电子文件的不断产生，一些研究者认为有必要重新对传统“四分法”所界定的各运动阶段的具体含义注入新的理念，以解释电子文件的运动过程。基于这一点，何嘉荪教授在《电子文件运动阶段管窥》一文中提出了“四分法”的重新诠释，并赋予各个阶段以新的内容：第一阶段，文件的孕育形成阶段，是文件制作者从设想、设计到最终草拟、制作正式形成文件的过程。这个过程又可细分为“孕育期”和“形成期”两个运动层次。其一，孕育期，即孕育文件，使之能够在将来诞生的时期，本时期是电子文件整个生命周期中最重要的阶段。其二，形成期。电子信息系统设计完毕以及人们在办理事务过程中对行将诞生文件筹划活动的结束，意味着电子文件孕育期的结束和形成期的开始。第二阶段，现实使用阶段，即现行阶段。此时，电子文件作为社会活动的工具，起着交流思想、表达意志、传递信息的现行作用，显示的是现行价值，故供文件原形成者(包括文件制作者，也包括其接受者)利用的第一价值最强，第二价值较弱，但也同时存在。第三阶段，文件的暂时保存阶段，国外有学者称之为“休眠”阶段。这一阶段的文件具有过渡性、中间性，有一个第一价值逐渐减弱而第二价值逐渐增强的过程。对文件形成者来说，文件除了继续对他们的现行活动具有证明其作出的决策和办事进程的价值以外，更多地具有参考价值。同时，社会上的其他利用者也有了利用本阶段文件的要求且越来越强。第四阶段，文件的永久保存阶段或历史阶段。该阶段文件的显著特点是，第二价值也就是供整个社会利用的价值占绝对统治地位，主要表现为历史价值或科学文化价值，机密性也大大降低。
(三)电子文件生命周期划分依据之比较
国际档案理事会的划分依据从总体上来说，是根据电子文件管理活动先后历经的过程进行的。这种划分方式的出发点在于强调电子文件管理应实行“超前控制”，一些管理要求应该在设计阶段即加以考虑，尽可能设计到系统中去。弗兰克·厄普沃德连续保管模型的意义在于说明电子文件各阶段的相互关联、相互影响以及相互转化的可能性。提出文件、档案工作者应以整体的、联系的观念管理电子文件，提倡档案工作者早期参与或介入电子文件管理工作，把档案管理的要求和手段向前延伸到电子文件管理工作之中。凯斯凯姆蒂博士以文件的鉴定和处置为中心点对文件与档案进行划分，而无论是纸质文件还是电子文件，其鉴定与处置的根本依据仍是文件价值形态。同时，凯斯凯姆蒂博士也提出，档案人员关注的是电子文件在不同阶段如何处置，这将涉及到未来档案的管理问题，也说明前端文件控制对电子文件管理的非常意义。
我国电子文件生命周期的划分依据依旧是文件的价值形态。首先依据文件是否具有现行性或者现行价值对文件运动的第一、二、三阶段进行区分，在第一阶段内又根据文件现行价值的孕育和形成过程的不同进行划分；在现行价值消失后再根据文件的第一价值和第二价值的消长情况对第三和第四运动阶段进行划分。同时，此种划分方法也涵盖了国际档案理事会电子文件委员会的划分依据。如“四分法”中第一个阶段内，包括“设计”和“形成”两个小阶段(详见阿根廷档案学家巴斯克斯的划分法)，这实际上就是“电子文件三分法”所特别强调的“概念”和“形成”阶段；而“电子文件三分法”所谓的“维护”阶段，则与“四分法”中的“现行、暂存和历史”三个阶段相对应。其实，国际档案理事会电子委员会在《电子文件管理指南》中也认为，电子文件在维护阶段内，前后表现的作用或者价值是存在差异的。如在文件的维护阶段，即文件产生之后直到销毁或永久保存的整个过程，如果不依据文件价值又何以确定哪些文件应该销毁，哪些文件应该保存呢？由此可见，中外电子文件生命周期的划分依据并不是完全不同的，而是彼此有着交叉、重合的部分。
综上所述，无论是国际档案理事会、弗兰克·厄普沃德还是凯斯凯姆蒂博士都是以文件价值形态作为划分电子文件生命周期的基本依据。但根据电子文件的特性，电子文件生命周期的划分除了要以文件价值形态为依据外，更应遵循计算机信息系统的规律，注重从电子文件的技术形态入手，加强对电子文件的前端控制与全程控制，以保护电子文件的真实性、完整性和长期可读性。
三、小结
通过对中外文件生命周期划分依据以及文件生命周期理论与其他相关理论的比较研究，可以得出以下几点结论：
从横向来看，各国的文件生命周期划分依据多种多样，从而导致划分模式的差异、文件管理机构的区别。但各种依据只是代表了观察问题的不同角度，并不是互相矛盾、孤立的，可以同时使用两种或两种以上的依据进行划分。此外，各国档案学研究者对文件生命周期理论的内涵及文件生命周期理论的普遍意义也都具有共识：(1)文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的生命过程，这也是文件生命周期理论的精髓。(2)依据文件的不同价值及其作用形式，这个完整过程可以划分为几个不同的阶段。(3)文件在每一阶段因其特定的功用和价值而与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。
从纵向来看，电子文件生命周期的划分除了要以文件价值形态为依据外，还应遵循电子文件管理流程的变化规律，加强对电子文件的前端控制与全程控制。文件生命周期理论作为对文件运动过程及规律的科学揭示，总的来说仍然适用于电子文件，只要对文件生命周期理论的基本内容进行部分调整和修正即可。而近年新提出的电子文件生命周期理论和文件连续体理论，一方面具有与文件生命周期理论的共性，另一方面这两种理论选择全新的研究角度、运用全新的研究方法，深入揭示电子文件的连续运动过程，展现电子文件各阶段相互关联、相互影响和相互转化的可能性，在一定意义上说是对文件生命周期理论的补充和发展。所以，我们应该在结合这几种理论的基础上制定适应电子文件的管理理论以扬弃的科学态度对待中外文件生命周期理论。