图书馆知识管理的实施方案研究，本文主要内容关键词为：实施方案论文,知识管理论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
知识管理源于企业，国内外众多的企业都将知识管理作为企业管理的重点和难点。中国工程院院士、北京工业大学经济与管理学院教授李京文指出，目前知识管理已经成为西方企业管理的热点和重点。许多跨国公司，尤其是高科技公司，如微软、英特尔等，都将知识管理理念、方法引入自己的企业，并且产生了非常显著的效益。很多企业建立了自己的知识管理战略，如世界500强大企业中已经有一半以上建立了知识管理体系，推行和实施知识管理。
在图书馆界，虽然知识管理已引起了大家的重视，但就目前而言，在图书馆的管理实践中却没有一家图书馆把知识管理摆到一个重要的位置上。因此，我们只能从企业的知识管理实践中去吸取经验。笔者通过研究、分析国内外几家比较有影响的公司（如HP公司、三九医贸、施乐公司、北大方正等）的知识管理实施方案，从中总结出了图书情报机构在实施知识管理过程中可以借鉴的一些好的经验与方法。
1 实施方案构建的前期准备工作
（1）组织内部知识管理的成功实施首先要得到管理层的支持，只有得到了领导的支持，才能在人、财、物等方面得到有力的配备，这是最基本的前提。图书馆要顺利实施知识管理，不仅要有馆领导的支持，还要有主管校领导的支持，只有这样才能在资源配备上免除后顾之忧。
（2）明确组织对知识管理的需求，要有针对性，并且有具体的目标。图书馆作为一个公益性机构，其实施知识管理的目标与企业实施知识管理的目标是迥然不同的。企业只为追求经济利益，而图书馆实施知识管理则一方面要实现图书馆学学科理论与实践的创新与发展，另一方面还要构建一个全方位的以知识的积累、生产、获取、共享和利用为核心的战略，形成有利于知识创新的图书馆文化与价值观，与其他科技工作者一道实现知识创新与科技创新。
（3）要选择一种有力的知识管理工具。虽然技术问题并非知识管理中最关键的因素，但是却是必不可少的因素，只有选择了合适的工具才可以使知识管理得以顺利实施。
（4）一项新的管理措施的实施，需要得到组织内部多数员工的认可，尤其是核心人员的赞同，知识管理也不例外。要想让馆员支持知识管理的开展，就必须先得到他们的认同，尤其是图书馆中层领导干部的认同，这对知识管理的成功实施起着关键的作用。
（5）要选择一种合适的知识管理实施策略。知识管理实施策略主要有两种：编码化策略、人格化策略。组织在选择知识管理策略时，既不能孤注一掷，完全依赖某一种策略，也不能两种策略并重，而要从自身实际情况出发，选择一种主要的知识管理实施策略，辅之以另外一种策略。研究表明，主次模式以80∶20较为合理。
（6）确定知识管理要达到的目标。对于图书馆这种公益性的社会机构而言，实施知识管理的最直接目标就是要促进图书馆自身及图书馆内部员工掌握好图书馆工作的知识和方式方法，不断提高工作质量和工作效率，更好地为读者服务。
（7）建立图书馆知识管理网站。在图书馆内部网上建立一个图书馆知识管理网站，该网站应包括的信息有：图书馆正在进行及正准备进行的知识管理项目介绍；图书馆内部关于知识管理的研究；图书馆知识管理小组可以向馆员及读者提供的服务内容介绍；还应提供一个图书馆内部知识管理的网上论坛；对参与知识管理活动，促进知识共享的馆员的奖励机制等，促使全体馆员都来关注馆内的知识管理活动，并积极参与进来。
（8）建立知识管理体制，成立知识管理项目小组并指定知识管理项目负责人。为了充分开发和利用图书馆的知识资源，必须建立一套连续、系统和精心设计、行之有效的体制来确定、获取、组织及在图书馆知识网络上传播相关的知识；要给予足够的资源（如资金、人员、技术、设备等）来支持知识管理活动的深入开展。作为知识管理小组的负责人，首先必须给予足够的领导地位和调动资源的能力。另外，还必须要具备知识管理的知识，懂得如何调节冲突，有能力承担项目的管理、规划和工作协调，能够尽快地获得并保持上级领导和用户的支持。对于知识管理小组的成员也要具备特殊的专业技能；具备足够的有关图书馆的专业知识和经验；具备能代表该部门意见的能力；能够投入必要的时间；能够与不同背景的人合作；能够促进团队的增效作用；熟悉基本的术语和框架；有能力处理负责的问题；具备良好的人际关系和团队工作技能，能够迅速进入角色。
（9）建立图书馆知识库。知识库的内容包括：图书馆的人力资源情况（包括馆员的职务、职称、所属部门、业务特长、科研成果等）；图书馆内每个职位需要的技能及评价方法（针对馆员的不同职位，详细列出其应履行的职责及对其工作结果的评价方法）；读者资料（读者的专业、年级、所借图书、读者疑难问题等）；馆员共享社区（馆员业务经验互相交流、业务知识互相学习、疑难问题寻求帮助的园地）。
（10）建立知识管理技术基础设施。为了获取、组织和传递知识信息，图书馆要充分利用现代信息技术，尤其是计算机网络技术、通讯技术，并籍此建立一个能够与异地图书馆进行资源共享的技术基础设施，促进知识信息的流通。成功的知识管理技术基础设施能够在适当的时间以适当的方式将适当的知识传递给适当的员工，并可以大大减轻员工离职造成的损失。因为员工拥有的知识技能已经存贮在图书馆的知识库中。
（11）培育以知识共享为核心的新型图书馆文化。在知识管理活动中，培育一个以知识共享为核心的新型组织文化是最重要且最困难的。因此，要建立促进和鼓励知识共享的图书馆文化，消除馆员隐藏知识以保持个人地位与利益的动机，制订相应的措施激励馆员进行知识共享，营造图书馆知识共享的文化氛围。
（12）建立知识管理项目评估体系。要制订合理的知识管理评价体系，定期对图书馆知识管理的实施情况进行评估。将实际达到的目标与预期目标进行对比，寻找差距，以不断完善知识管理实施方案，使知识管理活动能顺利开展下去。
2 实施方案的制订
（1）选取某一业务部门作为图书馆知识管理活动的试点部门。IBM知识管理研究院的负责人Lany Prusak认为，一个组织其实施知识管理的重点既不应该放在单个个人也不该着眼于整个组织，而是那些具有相似的背景知识，某一主题任务的小组。另外，由于知识管理活动需要大量的资金作后盾，因此不可能在馆内各部门同时开展。因此，我们选取某一个业务部门为代表，从小范围内着手开展知识管理活动，待知识管理取得实效后再逐渐向全馆推广（在这里我们选取采编部作为图书馆知识管理活动的试点部门）。首先对采编部（以哈尔滨师范大学图书馆为例）实施知识管理的基本条件做一分析：采编部是图书馆的一个主要业务部门，采编工作随着图书馆的产生而产生，随着图书馆的发展而不断向前发展。因此，采编部经历了图书馆管理发展的各个阶段，具有一定的管理基础。从技术基础看，采编部是图书馆最早配备计算机的部门之一，并且这些计算机目前都能与Internet相连，具有较好的网络基础，基本符合知识管理对硬件的要求。在人员结构上，采编部的工作人员学历都在大专以上，而且年龄平均只有30岁左右，这样一个群体比较容易接受新事物，同时具有较强的合作意识。最后，整个图书馆的大环境也在不断优化，宽带网的推广应用，整个图书馆数字化进程的加快等，都有利于知识管理活动的开展。从以上分析我们可以看出，在采编部开展知识管理活动，具备了天时、地利、人和的有利条件（以下所论述的所有方案的制订均针对采编部而言）。在选定部门后，要在该部门召开一个知识管理实施的动员会，向部门全体人员分析知识经济环境下图书馆面临的机遇与挑战，图书馆引入知识管理的必要性及前景，选中该部门的原因等，充分调动起大家的热情。知识管理小组人员首先要同该部门的全体业务人员进行协商，争取取得他们的信任与支持，取得他们的配合，这是知识管理活动能否成功开展的关键。一个相互信任与开放的气氛及促进和激励共享的部门文化会促进知识管理活动的顺利实施。
（2）确定在采编部实施知识管理的具体目标。我们可以通过采编部的业务流程图来分析一下其实施知识管理的具体目标。
图1 图书馆采编部业务流程图
在上图中，图书采访工作主要通过图书征订书目、互联网、零购等方式进行；图书验收主要是通过手工与计算机联合完成；对于图书的加工主要包括盖章、卡号、书目数据录入、贴条码、贴磁条等工作；读者需求图书征订数据主要通过两种方式获得。一种是通过图书馆自行印刷的图书征订单，一种是通过图书馆内部网上的“图书征订”栏目获得。
通过上图我们可以看出，对于采编部而言，在其内部实施知识管理的目标应该有两个。一方面是使部门内部人员能共享采编业务知识，提高工作质量和工作效率，另一方面是使采编人员能更好地了解读者的需求，做好图书采购工作。
（3）分析采编部现有知识资产。通过采编部的业务流程图可以看到，采编部所包含的数据大致有几下几类。
①图书采访数据。这类数据是在进行图书征订时对照征订书目将其输入图书采访数据库中，待图书到馆后将数据调出进行图书验收。即将图书的实际数据与先前对照征订书目录入的数据进行对比，按图书实际数据进行修改，然后将这些数据转存入编目数据库中，供编目人员做图书编目用。
②图书编目数据。这部分数据的来源有两种，一是通过互联网与其他图书馆实现资源共享；另一种方式是若在其他馆没有查到同一种书，则将采访数据进行加工，补充进图书的详细信息，生成编目数据。编目数据最后存入图书总数据库，供流通部门人员进行图书流通及读者检索图书使用。
③读者图书需求数据。这类数据一方面来自馆内印刷的印刷型图书征订单，一方面来自图书馆内部网上的“图书征订”栏目。所征集到的数据都是读者急需的各类图书。这类数据在图书购回后就没有多大的作用了，可留到年终作图书零购数据统计使用。
（4）选择合适的知识管理策略。知识管理的策略主要有两种，编码化策略与人格化策略。编码化策略是指将知识与知识的开发者分离，达到知识独立于特定的个体或组织的目的。然后再将知识进行分类、提取、进而编码，储存于知识库中，供人们随时反复使用。编码化策略主要依靠显性知识，强调投资信息技术，以便开发能迅速收集、传播知识的管理系统，然后通过这些知识的重复利用获得回报。这一模式中的知识可以极为迅速、无限多次地重复利用，它节省了工作时间，减小了信息交流成本，使产品和服务的成本十分低廉，规模经济显著。人格化策略指知识与其开发者紧密连接在一起，人们主要通过与知识开发者直接的面对面接触来共享知识。人格化策略主要依靠隐性知识，强调投入人力资源，大量引进国内外一流的专家、学者，积极花费巨资鼓励他们直接与机构其他人员进行交流，以便传播他们的知识。我们在选择某一种策略时一定要从自身的工作目标及知识管理目标出发来进行。另外，不能完全依赖于一种知识管理策略，也不宜将两种知识管理策略并重，没有主次。研究表明，主次模式以80∶20为宜。通过反复分析，我们选取以编码化策略为主，人格化策略为辅的知识管理策略。
（5）建立采编部内部知识库。知识库中应包含图书采访数据，读者图书需求数据，还要设立“馆员天地”，鼓励馆员将自己的业务学习心得、积累的工作经验在上面发表，与大家共享。馆员在工作上有什么问题，也可以发表在上面，待其他馆员协助解决。对每位馆员的发言次数要进行统计，对积极参与其中，公开与大家分享知识的馆员要给予适当的表扬和奖励，以此促进部门内部知识共享。对于读者图书需求数据要定期（比如一周或两周）进行统计，在经费允许的情况下要尽量满足读者的需求/对于图书采访数据要及时更新，让读者能及时了解到图书馆的新书订购情况。知识库要有专门的人员对它进行维护（可由知识管理小组选派一名人员与采编部负责人共同承担），定期更新数据、总结馆员沉淀下来的知识，删去不必要的信息，以此使知识库更加完善，在知识管理活动中发挥更大的作用。另外，对不同的人员要给予不同的访问知识库的权限，每个人只能访问与自己权限相当的数据。
（6）建立采编部知识管理系统模型。针对采编部的具体业务工作，我们建立如下的知识管理系统模型（见图2）。
图2 采编部知识管理系统模型
这一模型的建立以采编部内部知识库为核心，知识库的内容分为三大块。
①图书采访数据。通过这些数据可以了解到图书馆最新订购的图书，这一部分数据需定期更新，这项工作由采编部馆员完成。其目的就是要将最新的图书采访数据及时更换上去，让读者能及时了解到图书馆的新书订购情况。
②读者园地。包括读者所需图书的征订数据及读者提出的问题。这部分数据要由采编部馆员来管理，要定期（比如一周或两周）统计读者所需的图书，在经费允许的情况下对读者的需求要尽量予以满足。对读者提出的问题要及时答复。同时，对于这一版块上的冗余信息、过期信息，馆员有权做出处理。
③馆员天地。提供一个馆员可以自由谈论，互相交流，互相学习的地方。馆员可以将自己的工作心得、学习体会发表在上面与大家共享。有什么疑问也可以在上面求助，等待其他馆员给予答复。
知识库与其他模块的关系大致是知识管理人员负责对知识库的维护及监督馆员执行知识管理工作的情况。知识管理人员要统计馆员在知识库中的发言次数，以此分析出他对知识管理活动的贡献，并制订一系列奖励制度，对积极参与知识管理活动，参与知识库建设的馆员给予奖励。
采编部馆员与知识库的每一部分都有着密切的关系。他们首先提供图书采访数据并负责定期对其更新，还要对“读者园地”的读者图书需求数据进行统计，对读者提出的问题予以答复；同时，他们还必须负责“馆员天地”栏目的建设。
读者对知识库的采访目的无非有三：①查询图书馆订购的图书；②输入图书需求信息；③提出疑难问题。因此，读者主要对“图书采访数据”与“读者园地”两部分发生兴趣。
图书馆总的知识库则通过对采编部内部知识库的访问，了解采编部的工作情况及其开展知识管理活动的情况。
（7）必要的评估。实施方案建立并投入使用后，还要定期对其实施效果进行评估，主要是评估模型中各模块的作用发挥情况。比如，对“图书采访数据”模块来说，主要是监督其中的内容是否全、新，即监督图书馆采编人员是否及时把图书馆的新书订阅情况及时更换上去，读者从中能否了解到图书馆的最新图书订购情况等。而对于“读者园地”模块的监督主要是查看读者对这一模块的利用情况及馆员对读者问题的回复情况等。对于其它模块的评估也大多是依据其具体内容不同而有不同的标准。
通过这一系列的评估，可以不断将知识管理的实际目标与预期目标进行对比，寻找出二者的差距，不断完善知识管理实施方案，使知识管理活动能顺利开展下去。
（8）方案运行的前景预测。我们可以预见，该知识管理系统投入运行后，将会使采编部全体成员更好地掌握整个采编过程的知识及工作方法，知识共建、经验共享，从而提高整个部门的工作质量和工作效率。另外，通过“读者园地”获得的读者对图书的新的需求，可以通过图书零购及时满足读者的需求，减少因读者在图书馆找不到所需的图书而带来的矛盾。同时，也减少了图书馆一线工作人员与读者的矛盾。整个采编部工作质量及工作效率的提高必将获得图书馆全体馆员对知识管理活动的认可，从而有利于知识管理活动在全馆的进一步开展。
以上就是我们以采编部为例制订的知识管理实施方案。待知识管理活动在采编部取得一定成效后，就可继续在馆内其它部门实行。最后从宏观上制订全馆实施知识管理的具体方案，从而使知识管理活动在整个图书馆全面展开。