中外企业档案馆建馆条件的比较研究，本文主要内容关键词为：档案馆论文,中外论文,条件论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、关于企业规模。
在中国，企业规模的大小已成为企业能否建馆的重要条件。从政策来看，国家有关部门要求并鼓励大型企业建立自己的档案馆。1987年发布的《国营企业档案管理暂行规定》第33条要求：“有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心”。1992年经国务院批准、由国家档案局发布的《全国档案馆设置原则和布局方案》规定：“按国家统一标准确定的大型企业和部分建立时间长的中型企业，根据实际工作需要经企业领导批准，向同级档案行政管理部门备案，可成立企业档案馆”。从实践来看，我国建有档案馆的近250 个企业几乎均是大型企业，其中有不少还是特大型企业或企业集团。例如，我国钢铁工业的骨干企业之一——鞍山钢铁公司，职工达40万人，是典型的特大型企业。又如，首都钢铁公司，有职工18万人，下设8个公司、98家厂矿， 还有一批国内国外的联营、合资企业，经营范围涉及钢铁、电子、机械、建筑、航运等15个行业，已发展成以钢铁业为主，跨行业、跨地区、跨国经营的大型企业集团。
在西方国家，由于企业的私有制性质，企业档案机构并无固定的模式，没有大型企业才能建馆的规定和要求。据1981 年统计， 美国约有210家大大小小的工商企业建有档案馆。但从笔者掌握的资料来看， 能够真正建立较为正规、较有影响的档案馆的，还是大型企业。例如，世界著名的游乐公司——美国的沃尔特·迪斯尼制片公司，在世界游乐园行业中排名第一，有员工约6万人，该公司建立的档案馆配备了4名档案人员，设有1500平方英尺的展览、阅览、办公用房以及8000平方英尺的库房。
笔者认为，企业规模的差异大体反映了其经济实力的大小、管理工作的繁简、档案数量的多少以及生存稳定的长短，因而对企业档案馆的建设是有直接影响的。所以，重点考虑和优先考虑大型企业建馆既是必要的，也是可行的。但是，企业规模作为建馆条件不宜绝对化：其一，企业规模不是建馆的唯一条件。即使是大型企业，也应综合考虑其他条件才可决定能否建馆。有的同志设想，我国的大型企业在90年代都建成档案馆，这是不现实的。其二，企业规模不是建馆的必备条件。大型企业可以建馆或者说建馆有优势，并不等于中小型企业就不能建馆。特别是一部分其他条件较好的中型企业，如陶瓷、刺绣等工艺美术制品行业中有代表性的中型企业，建馆的作用和意义并不逊于大型企业。
二、关于企业“年龄”。
企业“年龄”是指企业组建的历史。在我国，曾有同志认为“老龄”企业适于建馆，有的专业主管机关也曾提出30年以上的企业可以建馆。《全国档案馆设置原则和布局方案》规定“部分建立时间长的中型企业”可以建馆，但对大型企业未做“年龄”上的限制。在我国的企业建馆实践中，企业“年龄”问题并未严格成为建馆的条件之一，历史悠久的企业在建馆，新兴的企业也在建馆。比如，创建于本世纪初的本溪钢铁公司、鞍山钢铁公司等“老龄”企业相继在80年代后期设立了档案馆，而兴建于70年代末、正式成立于1985年的宝山钢铁总厂同样也在80年代后期建了档案馆，有的企业在刚刚规划、兴建时即已设计安排了档案馆库房的建设。
在西方发达国家，企业档案馆的设置从表面上看，并不直接考虑企业本身的历史长短。但是在这些国家，企业的文件与档案管理是基本遵循文件生命周期理论进行的：形成的文件先在承办部门保存几年，再送文件中心保存约5～10年，然后将其中需要永久保存的1%～6 %左右的文件移交给企业的档案馆或专门负责保存档案的商业性公司。所以在观念上，新兴的企业只有文件的管理（日本有的企业称为“资料管理”），在一定时期内并不存在档案的管理。加之保存的档案比例极小，数量不大，积累到一定规模需要专门建立档案馆时又已经过了相当长的时间。所以，企业“年龄”自然地成为了这些企业建馆的因素和条件。例如，世界著名的日本三菱财团，创建于1870年，正在建设的三菱史料馆计划于1996年左右建成，正式开馆时三菱财团的“年龄”已达120 多岁了。
笔者认为，将企业“年龄”作为建馆条件之一，必然会使一批积极要求建馆的新兴企业受到限制，但这样做是有益无害的。在我国，档案界之所以产生一些对企业档案馆的非议，企业档案馆之所以在档案馆网中处于尴尬的境地，一个重要的原因就在于建馆的企业“年龄”不够，历史太短。企业的历史太短，其档案馆自然就很难成为利用档案史料的中心，很难在真正意义上将馆藏向社会开放。这样的企业档案馆仅能行使档案室的职能、文件管理的职能，必然是有名无实、不伦不类的。所以，“年龄”问题或称历史因素理应成为企业建馆的一项基本条件。从我国的情况来看，笔者主张，“年龄”界限在现阶段宜划在“文革”前，即1965年以前创立的企业可以建馆。这样的企业都有30年以上的历史，积累了不少有价值的档案史料，具备了在一定程度上、一定范围内向社会开放馆藏的条件和基础。
三、关于企业档案工作基础。
所谓企业档案工作基础，主要指管理体制、人员状况及库房设备条件等因素。就管理体制而言，我国建立的企业档案馆一般有这样几个特点：一是实行高度的综合管理（企业档案馆被称为企业档案综合管理机构的最高形式）；二是档案馆、处、室三位一体，一个机构，多种职能；三是大都作为企业的直属机构存在。我国企业档案馆的人员数量相对来说较有保证，一个馆少则十来人，多则几十人，大都达到了县级综合档案馆以上的人员规模；人员结构也较复杂，有普通档案人员，也有科技人员，还有负责晒图、打字等工作的辅助人员。就库房、设备而言，未建馆的企业档案部门的条件往往参差不齐，有好有坏，但有建馆愿望的企业，大都乐于为建馆提供一笔可观的资金，好的就可专门修建一座新馆，差一点的也能增加库房、添置设备。
国外的企业在建馆时常常将“基础”问题放到次要的地位，并不是所有的企业都能意识到保管档案会给自己带来好处。所以，国外也有不少将企业档案馆设在地下室或条件较差的办公室的情况。美国的档案工作者曾指出，许多企业的档案馆仅仅是堆积旧文件的场所。一个公司的档案馆能够提供证实公司价值和实力的材料越多，该公司才越有可能向其投入资金和人力。
在管理体制上，国外的企业档案馆大都与文件管理部门（文件中心、资料课等）分别设置，作为两个机构对待，这样，档案馆成了比较单纯的史料中心。并且，档案馆往往划归企业的一个具体部门管辖，一般未成为企业的直属机构。例如，以经营牛仔系列服装著称、在世界服装业排名第1的美国利维·施特劳斯公司， 其文件中心归公司安全部管辖，档案馆由公司事务部管辖。日本的雪印乳业株式会社也是分别设有资料课和史料馆。
国外的企业档案馆在人员配备上有一个显著特点：量少质高。由于文件管理部门与档案馆分设，工作人员的效率又较高，所以档案馆一般只有一、二人，多的也不过四、五人。如果工作任务重，忙不过来，则可通过雇请若干志愿人员来解决。人员虽少，素质却较高。比如，美国企业档案馆的工作人员一般都是研究生或本科毕业生，日本企业史料馆的工作人员也大多有本科文凭。因为专业素质较高，这些工作人员不仅能做好档案的收集、整理，也能从事档案史料的研究和企业史志的编纂。
从我国的企业及企业档案馆的现状来看，应当坚持馆、处、室三位一体的管理体制。在现阶段，试图将企业档案馆建成单纯的史料中心是不可取的，既无助于精简机构，也会使企业档案馆的建设脱离现实，难以立足。对企业档案馆以及其他企业档案机构的工作人员，应在稳定数量的前提下，着重考虑提高素质的问题，使其进一步适应馆、处、室多项职能工作的要求。