新形势下我国档案利用工作的对策，本文主要内容关键词为：新形势下论文,对策论文,我国论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
改革开放以来，我国的档案事业得到了迅猛的发展已成为不争的事实，档案工作者在开发档案信息资源，为我国经济建设和社会发展的服务中取得了非常显著的成绩。但是，我们在欢呼已有成绩的同时，还必须清醒地看到：随着社会主义市场经济体制的确立，以市场机制为动力，以现代高新信息技术发展为手段的知识经济时代的到来，使国我传统的档案信息资源开发利用工作正面临着前所未有的挑战。档案信息资源开发利用工作如何适应这一新的环境变化，又怎样走出传统的思维和工作模式，进而全面准确地把握社会变革的脉搏，增强档案信息资源开发利用工作的前瞻性，是我们每一个档案工作者都必须面对的崭新课题。我们应当采取哪些对策来切实搞好新形势下我国档案利用工作呢？笔者认为，必须着重把握以下几个方面。
一、丰富并改善档案信息资源的结构，建立档案信息资源保障体系
馆藏量的丰富和优化与否，是实现档案利用者利用需求的前提条件和必要手段。档案部门要加强档案的接收和征集工作，千方百计地扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源保障体系。为此，可以从以下几个方面努力：1.从档案室来说，当前重点应是切实改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。有条件的单位也可以设立信息中心，实行档案、图书、情报一体化管理。2.从档案馆来说，当前重点应是坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，不仅要接收本级党政机关的档案，而且要接收直属企事业单位的档案，不仅要接收一级单位的档案，而且要适当接收典型的、有代表性的二级甚至三级单位的档案。另一方面要对接收档案的质量进行控制，根据档案自身的价值，对不同级别的全宗分别采取全部或部分进馆的方式；3.要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，要想方设法收集散存在社会上和个人手中的历史档案资料，以增大馆藏档案的时间跨度，弥补馆藏历史档案资料的不足。4.对保存在各单位的会计档案、科研档案、诉讼档案、地籍档案、税务档案以及涉及公民个人的出生、死亡、婚姻、户籍、医疗、选举、兵役、合同、家谱、族谱等方面的档案，应主动宣传，加强协调，争取早日接收进馆，以改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面。5.对一时不具备进馆条件的，或已建立专业档案馆的单位，要加强联系，掌握馆藏情况，经过协调，征集接收其案卷目录、专题目录或档案缩微品等，以达到综合档案馆对接收范围内各单位和个人档案信息资源的宏观控制，实现馆室结合，馆室交流，资源共享，服务于社会的目的。
二、改进和更新档案利用的方法与技术，加强检索工具体系建设，建立档案目录中心
随着档案信息资源的急剧增长和现代社会对档案利用的愈来愈频繁，传统的档案利用方式与方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息资源加工工作的实际需要，它们都要求能够及时、准确、全面、系统地将档案信息进行有效的浓缩和有效的存贮，以便于广泛地提供利用。因此，要消除新形势下我国档案信息资源开发利用工作的障碍，就必须大力改进和积极更新档案利用的方法，并尽可能地使用现代科学技术，特别是计算机技术和现代缩微技术。
近几年来，各级各类档案部门都比较重视档案的基础工作，从而有力地促进了档案信息资源的开发利用工作。但是档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低的现象普遍存在，加强档案检索工具体系建设和建立档案目录中心已成为十分紧迫的任务。笔者认为，档案检索工具首先必须具备四大功能；一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容功能；三是对档案进行科学管理功能；四是进行信息交流功能。其次，应该注意三个问题：一是应该根据档案馆（室）的不同层次决定编制检索工具种类的多少。二是馆藏性、查找性、指导性检索工具应该配套，使之呈现出三大优点：突出检索工具的有效性特征；突出检索工具的兼容性特征；突出检索工具的存储性特征。各个种类的检索工具要配套、并存，并能把馆藏档案的内容特征、形式特征和储存地点揭示出来。馆藏性检索工具每个档案馆（室）都已编制，当前档案馆（室）应以编制查找性检索工具为主，以适应高效地提供利用的需要。同时，还应力求编制指导性检索工具，以拓宽开发档案信息资源的渠道。值得注意的是，无论编制哪个类型的检索工具，都要力戒形式主义，突出实用性原则。三是编制检索工具应着眼于当前，兼顾未来。由于人力、物力和财力的限制，部分档案馆（室）应以编制手工检索工具为主，但考虑到机检是档案检索的发展方向，因此，在编制检索工具时，应力求符合规范标准，在将来稍加处理即可输入微机。如果条件许可，另一部分档案馆（室）还可以考虑建立档案目录中心，将本地区、本系统乃至全国各有关单位保存的档案资料，通过实体分散、目录集中的方法汇集起来，以最大限度地实现档案信息资源的共享。
三、正视现实，转变观念，拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围
观念是行动的先导，要有效地开发利用档案信息资源，首先必须转变过时的观念，确立全新的观念，即新形势下档案工作者应确立以下5个观念：1.主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。2.开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，参与社会，并了解、把握普通公民的档案利用需求，才能增强应变能力，有效地开发和传递档案信息。3.竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强优患意识，在档案部门之间、档案部门与其他信息部门之间广泛地开展竞争，由此才能产生“时不我待”的紧迫感，从而产生开发提供档案信息的强大动力。4.协作观念。“广、精、快、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求，要满足这一点，单独的档案部门已难以做到。因此，档案工作者必须确立协作观念，走整体化协调发展之路，以实现档案信息资源的共同开发。5.市场观念。在市场经济条件下，一切必须以市场需求为导向。因此，档案工作者确立市场观念十分必要。
在市场经济发展过程中，档案信息资源开发利用工作必须与市场经济相适应，为经济建设和公民个人需要服务。在这种情况下，档案馆（室）作为存史和储存档案信息资料的基地以及社会各方面利用档案信息的中心。必须认真做好以下几个方面的工作：1.在继续搞好档案信息资源开发利用工作为党政机关、人民团体和企事业单位服务的同时，切实关注普通公民的个人需要，使档案信息这种文化资源能够真正走进千家万户，为更多的普通公民所利用，一句话：“新世纪的档案工作，要走近社会、走进人民”。2.要改变以往单纯依靠档案部门进行信息开发的做法，走联合开发之路，切实增强参与意识，自觉扩大档案部门的社会接触面，并注意把握不同时期社会各方面的中心工作和动向，结合档案部门实际，确定不同时期档案信息资源开发的重点，以使开发出来的成果更符合实际需要，避免做“无效劳动”。3.在档案信息的传播手段上，要打破常规，充分利用档案部门信息开发可信度高的优势，通过各种有效的传播手段，潜移默化地扩大档案馆（室）在社会公众中的影响。4.要注重档案馆（室）新的社会功能的开拓，为新的形势下社会主义精神文明建设服务。档案信息具有文化属性，档案事业的本体是文化事业，在社会主义精神文明建设中发挥着重要的作用，占有着不可替代的地位。档案馆（室）更主动介入爱国主义、社会主义和国情教育的宣传活动中去，及时确定选题，以富有特色的馆藏及时向社会提供档案信息服务，不断扩大档案信息资源开发利用工作的社会影响，使档案信息开发成果在各项活动中迅速地显现出来。
四、切实加强现代高新信息技术研究，努力造就新型档案专业人才
现代社会是知识经济占主导地位的社会，而信息产业又是知识经济的基础，现代高新信息技术的蓬勃发展已经并将继续对档案信息资源开发利用工作产生巨大的影响。面对电子文件归档、电子档案管理以及电子数据处理，如果我们现在还无动于衷，不迅速地赶上去，将会使各级各类档案馆（室）在信息资源开发利用方面准备不足，甚至处于措手不及的被动地位。因此，从现在开始，我们应重点抓好以下几个方面的工作：1.高度重视信息技术的规范化，大力扶植相关的基础理论研究。近年来，我国档案界在信息技术的研究方面作了不少努力，并取得了可喜的进展。但当前还有许多与档案信息资源开发利用工作休戚相关的内容，仍需要我们去研究、去探索。比如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库设计几个方面的规范化等等，在未来相当长一段时间内需要我们花大力气去研究、去引导、去扶植。2.积极推进档案部门计算机管理系统的建设。档案馆（室）作为区域性或专业性的档案信息中心，只有通过计算机管理系统，才能把馆藏档案所记载的信息资源迅速高速地由静态转化为动态，并将它揭示出来，服务于社会各方面的需求。最终实现档案的价值。在目前档案部门人员较少而馆藏量大的情况下，运用先进的计算机技术代替人工对馆藏档案信息进行检索、编研、统计，必将大大提高工作效率和档案信息开发效益。随着计算机网络技术的发展，档案信息资源实现区域性联网，在技术上已没有多少障碍，而利用者只有通过计算机才能实现广泛意义上的资源共享。所以，只有积极推进档案部门计算机管理系统的建设，档案馆（室）的信息开发功能才能真正体现出来。3.要努力提高档案信息开发人员的素质。现代的档案信息开发工作涉及到信息、科技、语言等多元知识结构，这就要求档案信息开发人员应拓宽知识面，优化知识结构，成为复合型人才。从档案信息开发的性质和特点来看，决定开发工作水平和质量的关键因素就是档案信息开发人员的业务能力和知识水平。因此，要切实加强档案信息开发人员的素质提高工作，并将其作为档案部门一项长期的战略任务抓紧抓好。
五、灵活多样，广泛求实，搞好档案宣传工作，为档案信息资源的开发利用创造良好的社会环境
开发档案信息资源，必须唤起社会的档案意识，特别是社会利用档案信息的意识，为档案寻找用户，扩大服务对象。因此，档案部门在宣传《中华人民共和国档案法》的同时，还应加大力度，采取灵活多样的形式，加强档案信息的社会宣传。首先，要加强有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道档案是什么，档案与经济建设、社会发展和人们生活的关系，档案有哪些方面的作用，能解决些什么问题，给公民个人带来过哪些好处，从而唤起人们对档案的重视，激发人们利用档案的愿望与热情，引导更多的人利用档案。其次，要加强有关档案利用工作的宣传，宣传怎样利用档案，如何使用检索工具，查找自己所需要的档案，从而引导人们用好档案。再次，要加强对开放档案目录或开放档案信息内容的宣传，并尽可能地通过广播、电视、报刊、信息台等舆论媒体向社会广泛宣传，或者将开放档案的目录编印出版，使广大公众知道哪些档案部门收藏有什么样的档案，以便逐步了解熟悉档案收藏单位及其收藏档案的内容，并进而有针对性地去利用档案。在此，需要强调的是：无论采取何种宣传方式，都应当因时、因事制宜，讲求实效，切忌不分时间、场合、方式的空洞说教。
六、修正并完善档案利用的政策与法规，逐步扩大档案利用或开放的范围，简化利用手续，改善利用环境
毫无疑问，保密与限制利用，以及档案的封闭等皆不利于档案利用工作的开展，而合理的政策与法规则对档案信息交流环境具有较大的改善作用。因此，档案部门要主动适应社会发展的需要，从满足公民利用国家档案是其民主权利这一高度出发，竭尽全力地做好开发档案信息资源的工作。第一，档案部门要依法把可以开放的档案尽快地开放出来。第二，建立档案解密制度，凡属非秘密或已失去秘密的档案都应通过各种形式向社会开放，为全体公民服务。第三，档案部门要积极主动地调查了解社会需求，尽可能地开放对社会利用面广、利用量大、利用频率高的档案，以便尽快使档案产生经济效益和社会效益。第四，提高开放档案的社会效率。档案部门要简化利用手续，特别要简化普通公民个人利用档案的手续，要增加开放时间，开展咨询服务，增加档案复制件，方便利用。并且，要在此基础上修正并完善我国现有的档案利用政策与法规，从根本上形成与国际档案界接轨的、有中国特色的、系统的档案利用法规体系，以便为我国档案信息资源开发利用工作提供必要的法律保障，形成开发利用档案信息资源的良好外部环境。
七、加强对档案利用者的需求动机与行为心理研究，减少服务的盲目性
档案利用者的需求动机是多种多样的，但一般可分为两种：第一是寻找能够解决实际问题的凭证，第二种是寻找参考依据。上述两种需求动机是促使档案利用者利用档案信息的直接原因，它在档案利用者未开始利用档案信息时就已产生，并一直伴随到利用活动结束之后才消失。
档案利用者需求的行为心理是复杂的，不同年龄、不同性格、不同职业以及有无利用档案信息的经验等，造成了他们在档案利用活动中不同的心理状况，其行为表现也各具特色。尽管如此，档案利用者需求的行为心理还是有共同点的，一般表现在：1.具有求尊的行为心理。2.具有求快的行为心理。3.具有求简的行为心理。4.具有求全求准的行为心理。5.具有习惯的行为心理。
八、积极探索档案利用规律，建立灵敏的档案利用信息反馈系统
档案作为一种信息资源，不仅要开发利用，而且要注意掌握利用效益信息的反馈，最好能建立灵敏的档案利用信息反馈系统。只有这样，才能取得档案信息资源开发利用的最佳效果，并进而探索出档案利用的规律。
档案利用信息反馈系统，按照范围可分成两类：第一，档案利用工作系统的外部信息反馈是一个开放系统，需要档案工作者主动去收集。例如，档案工作者通过对档案利用者调查、询问等形式，主动收集档案利用者对档案信息的需求意见，并及时反馈给档案利用部门，以便针对客观现实而采取相应的对策。第二，档案利用工作系统的内部信息反馈是一个闭路系统。例如，在档案利用工作系统内，档案信息资源的加工过程中出现的新问题，各组成要素或环节的不协调状况，等等，都要及时将情况反映给档案利用部门，以便其通过调节手段而达到新的平衡。
要建立档案利用信息反馈系统，必须遵循以下原则：1.档案利用工作系统的信息反馈系统和管理系统应构成一个统一整体。应当注意到，对信息的需求和确实能满足这种需求，将对档案利用工作系统如何决策产生重要的影响。2.应保证需要决策的各个环节或组成部分得到最必需的、切实可靠的信息资料。3.信息的收集、处理、贮存和传递，都应密切结合档案利用活动和组织机构建制进行。4.档案利用工作系统的信息储备，应能系统地满足各管理层次对信息的实际需求。5.在各类档案利用工作系统中，档案利用活动的方式就其内容和组织来说，有很大的不同，因而应考虑到各类档案利用工作系统的不同规模以及利用活动的组织和管理水平的差别等。6.在档案利用工作系统内部也要从实际出发，防止片面理解系统概念，一下子将摊子铺得太大。最好先从问题较多、影响力较大的方面着手，先抓点，取得实效，总结出适合自己特点的系统设置模式和方法后，再逐步扩大范围。这们，可以较快地收到效果，从而提高建立信息反馈系统的信心。