摘要：随着时代的进步和科学技术的发展，事业单位的办公室文书档案管理工作将会变得越来越先进，结合传统的文书档案管理工作，新时代下也对此提出了新的要求，在各种系统和控制软件的协助下，提高了办公室文书档案管理的安全性和稳定性。本文针对新时期企事业单位办公室档案管理工作存在问题，提出改善措施，这对于提高办公室档案管理工作质量及效率具有积极意义。
关键词：档案；信息化；风险
在新的发展时期，网络技术、信息技术不断发展，各个企业单位所处的办公环境将会产生巨大变化，尤其是公司单位内的各类管理活动，各部门、科室的管理职责都开始产生变化。档案管理工作是企业单位管理活动中的重要工作之一，现如今，企业单位的管理工作开始进入微机控制时代，办公室档案管理过程中出现各类问题，在新的发展时期，部分企事业单位办公室档案管理仍然采用传统落后的管理办法，如果不针对这些问题进行创新改善，将会对企事业单位管理工作造成不利影响。针对这些问题，本文提出新时期背景下办公室档案管理工作的创新办法。
一、办公室档案管理的基本原则
（一）灵活性与规范性的统一
无论是在企业或者是单位、公司中，管理制度必须要符合国家政策及各类法律法规要求。企业单位必须严格遵守档案管理制度，才能够保证档案管理工作的规范化、有序化，这样办公室档案管理工作才能够遵照各类制度要求有序开展。而且在管理方法上应当体现灵活多变，这是因为不同性质的单位，其的档案资料管理方式也会存在一定差异，因此，不同的企业单位应当结合自身性质，选择与自身情况相符的管理办法，最终制定出一条规范化、科学化的档案管理条例。
（二）责任和利益的统一性
单位、公司的管理者必须要密切管理办公室檔案工作当中所存在的一切问题，时刻进行监管和责任的有效落实，对于档案管理工作当中所存在的各类问题，加以记录，并且要明确自身的职责，将档案进行分类管理，最终将工作质量和员工绩效挂钩，实现责任和利益的有效结合。在管理过程中，企业单位要在发展过程中制定出一条奖惩合理的管理办法，明确办公室档案管理工作人员的责任，使其工作根据积极性。
二、新时期办公室档案管理工作存在的问题
（一）档案管理机制和管理组织还不完善
根据实际调查发现，公司、单位的办公室档案管理工作主要是由行政单位兼职管理，并没有独立的人员进行专门管理，那么也就不存在与之相匹配的管理制度和方法，这导致办公司档案管理工作缺乏明确的责任划分，工作当中缺乏有效配合，影响了档案的使用和存储。同时，由于管理机制缺乏，导致实际工作当中缺乏有效的保密观念，档案的查阅和使用没有完善的规章制度，对档案的完好率造成了不利影响。
（二）办公室档案管理缺乏信息风险意识
在网络技术不断发展的背景下，办公室档案管理工作理念开始产生巨大的变化，也使得办公室档案管理工作处于一个更为开放的环境中。在信息技术环境条件下，存在着黑客攻击、网络病毒侵入等恶意技术行为，这都为办公室档案管理工作带来了巨大的信息风险，一旦遭受侵害，就会为企业单位带来巨大损失；如果说企业内部管理人员缺乏足够的安全管理意识，那么各类机密泄露事件也将会不断出现。
（三）办公室档案管理工作仍然采用传统落后的管理办法
就目前来讲，部分单位企业在档案管理工作中，仍然采用传统落后的管理方式，在加上前期资金投入严重不足，导致部分单位办公室档案管理存在经费紧张的情况，还有部分企业单位在档案管理工作方面几乎没有投入，这就导致办公室档案管理工作存在配置不足的问题，尤其是在当下电子信息技术、网络技术高速发展的背景下，硬件设施、软件设施的缺乏都会对办公室档案管理工作造成不利影响，最终导致办公室档案管理模式落后，工作效率无法得到有效提升，最终无法适应新时期社会发展要求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
三、新时期创新办公室档案管理工作的建议
（一）提高办公室档案管理工作的信息安全管理意识
办公室档案管理工作必须要树立正确的信息安全管理意识，提高对办公室档案管理工作重要性的认识，尤其是在信息数字化管理的背景下，办公室档案管理工作针对信息泄露问题，必须要制定完善的信息安全管理措施，确保档案文件和档案信息的安全要求。首先要正确的评估和分析档案信息安全风险，充分的了解办公室档案信息安全需求，并且制定档案管理条例和管理组织，从而能够提高信息安全管理水平；其次办公室档案管理部门必须要针对信息安全问题制定快速反应机制，以能够快速发现可能存在的信息安全问题，并制定具有针对性的应对策略，保障办公室档案信息的安全性。
（二）完善办公室档案管理机制
首先，完善的制度化管理机制是保障企事业单位办公室档案管理工作有序开展的重要基础，因此，对于办公室档案管理工作，必须要加强相关管理制度和机制体系的构建和完善，促进办公室档案管理工作的创新。在档案管理机制的构建过程中，加强相关规章制度的制定非常重要，必须要将其纳入到档案管理工作体系当中，避免各项规章制度流域形式、其次，对于办公室档案管理工作的上层领导，为了能够确保各项规章制度的有效落实，应当构建一套信息监管体系，从而能够对办公室档案管理活动进行有效引导及约束。
（三）加强办公室档案管理工作方面的投入，实现信息化管理要求
首先，要在企事业单位内部建立优秀组织文化，必须要有优秀的工作人员，因此，招收及引进优秀人才势在必行，根据单位实际发展要求，进行高薪引进人才，建立一支具有专业管理能力的团队，实现办公室档案管理要求，保障档案信息的完整性和有序性。其次，加强管理工作方面的物质资金投入，以完善办公管理设备，这是办公室档案管理工作开展的物质基础和社会发展要求；第三，要想提高办公室档案管理工作质量和效率，必须要适合社会发展要求，与社会现代技术相结合，进行网络管理、模块设计，使办公室档案信息更为完善，管理更为有序。
（四）建立办公室文书档案检索系统
在事业单位办公室文书档案管理工作中，使用检索系统时主要有两个要求，第一个要求是保证文书档案管理的完整性和安全性，第二个要求时检索系统要方便档案查找与归档处理。办公室文书档案检索系统中主要有普通文档和重要文档之分，其中普通文档中只需要建立时间、名称，将经手人的姓名和存档的地点进行记录即可，工作人员想要针对某个档案进行查找检索的时候，只要根据办公室文书档案检索系统中显示的文件柜编号和对应的号码即可；与普通文档不同的是，重要文档文件在保证纸质原始文件存在的同时，还要建立起电子版文件备份，部分事业单位利用办公室文书档案检索系统还会备份文件的扫描件，这些文档的保密层级高，价值大，甚至会涉及到版权。事业单位办公室重要文档的扫描文件，主要用于事业单位内部工作人员的查询使用，原件需要存在保险柜中，如果需要的话必须有主管领导签字，得到批准后才能借走保险柜中的原始文件。
结束语：
总而言之，办公室档案管理工作作为企事业单位管理工作的重要组成部分，在某种程度上会对企事业单位各项工作的开展产生影响。在新时期背景下，必须要提高办公室档案管理工作的信息安全管理意识，加强各类信息技术的有效应用，建立健全各项办公室档案管理机制，并加强办公室档案管理工作方面的投入，不断的完善信息化建设，提高档案管理工作质量和效率，才能够更好的符合社会发展要求。
参考文献：
[1]李军.办公室档案管理存在的不足及完善策略[J].办公室业务，2017（10）.
[2]高艳琴.企业档案的规范化管理及其建议[J].办公室业务，2017（04）.
[3]田鑫.关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2018（11）.
[4]马荣.论事业单位加强办公室档案管理的创新思路[J].中国市场，2018（08）.
论文作者:杨立莉
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/25
标签：档案论文; 办公室论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 单位论文; 信息安全论文; 文书论文; 《基层建设》2019年第3期论文;